Неограниченный учет

MSC09 5222
1 университет Нью-Мексико
Альбукерке, NM 87131

Физическое местонахождение:
1650 University Blvd NE
2700 этаж, офис XNUMX

Телефон: (505) 272-6266
Факс: (505) 272-0159

Узнать

Ниже приведены презентации LEARN, сделанные сотрудниками HSC Unrestricted Accounting и других связанных отделов / организаций. Эти презентации предназначены для того, чтобы предоставить вам важную информацию о нашей деловой практике, которая поможет сделать неограниченный бухгалтерский процесс максимально безболезненным. Презентации LEARN проходят в разное время в течение года, и вы можете посещать их без предварительной регистрации. Тем не мение. пункты ниже представляют собой презентации и раздаточные материалы для презентаций LEARN, которые проводились ранее. Не стесняйтесь просматривать их и знакомиться с материалом - многие ответы, которые вы ищете, вероятно, содержатся в них.

Chrome River

Chrome River УЗНАЕТ (Требуется сетевой идентификатор и пароль UNM)

ЧТОБЫ ПРОСМОТРЕТЬ ПРЕДСТОЯЩИЕ КУРСЫ ОБУЧЕНИЯ, НАЖМИТЕ БАННЕР НИЖЕ:

Узнать расписание

Это открытые мастерские. Предварительная регистрация не требуется.
Заказать обратный звонок Синтия Эллисон, 272-3628 чтобы получить больше информации.

Эта страница доступна для поиска!
При вводе в поле поиска ниже результаты будут отфильтрованы. как вы печатаете!  Jпросто введите слово в поле, и наблюдайте, как отфильтровываются нерелевантные презентации.

Понимание индексов расходов на обеспеченные и необеспеченные средства

Ведущий: Синтия Эллисон
Дата: 10-09-2019

Презентация - PowerPoint
Презентация - PDF

Наем и расходы на переезд

Ведущий: Джон Брандт
Дата: 10-04-2019

Презентация - PowerPoint

Советы и хитрости Chrome River

Ведущий: Лаура Путц
Дата: 05-23-2019

 

Баннер 9 Обучение NSAR

Ведущий: Лаура Путц
Дата: 03-16-2018

Презентация - PDF

Политика в отношении путешествий - звоните вам!

Ведущий: Лаура Путц
Дата: 08-16-2017

Вы делаете звонок

Ведущий: Лаура Путц
Дата: 03-22-2017

Презентация - PowerPoint
Презентация - PDF

Река Хром: начало пути

Ведущий: Джейсон Галлоуэй
Дата: 01-31-2017

Роли и обязанности отдела

Горячие темы в администрировании контрактов и грантов HSC

Ведущий: Джейсон Галлоуэй, младший контролер контрактов и грантов HSC
Дата: 11-15-2016

Презентация - PowerPoint
Презентация - PDF

Рекомендации отделаРоли и обязанности Компенсация для студентов / внештатных сотрудниковДелегатыПредварительное одобрение для командировокУтвержденияПоддержка персоналаИсполнительная отчетностьСоглашения по именованию отчетовУстановить ожидания согласования плат PCardСправочные руководстваПодготовка

Хромированная река готовится к запуску

Ведущий: Лаура Путц, Джойс Чавес, Трэвис Барнетт
Дата: 08-25-2016

Роли и обязанности отдела

Учет государственных ассигнований

Ведущий: Дезире Гатингс
Дата: 02-09-2016

Презентация - PowerPoint
Раздаточный материал - PDF

  Учет государственных ассигнований, подготовленный Desiree Gathings 2/9/16 СОДЕРЖАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ПРИОБРЕТЕНИЙ 4 РЕВЕРСИЯ ФОНДОВ 4 РЕВЕРСИЯ ФОНДОВ 5 ВОПРОСЫ БЮДЖЕТА 5 ПРЕДПРИЯТИЯ И АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ЗАТРАТЫ (F&A) РАСЧЕТНАЯ ПЛАТА 5 ОБЪЯСНЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ОТЧЕТНОСТИ 6 ВОПРОСЫ ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ 6 ПРИЛОЖЕНИЕ 6 - ИНСТРУКЦИИ ПО ОТЧЕТУ О ВЫПОЛНЕНИИ ПРОГРАММЫ 6 ПРИЛОЖЕНИЕ 7 - ОТЧЕТ О ЗАКРЫТИИ ФИНАНСОВОГО ГОДА 7 ПРИЛОЖЕНИЕ 1 - ФОРМА ЗАКРЫТИЯ ОТЧЕТА FY8 2 ПРИЛОЖЕНИЕ 15 - ИСПРАВЛЕНИЕ ОТКРЫТИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОТЧЕТА 9 ПРИЛОЖЕНИЕ 3 - ОПРЕДЕЛЕНИЯ HED 15 ПРИЛОЖЕНИЕ 12 - УКАЗАНИЯ ДЛЯ ГОСУДАРСТВ 4 ПРИЛОЖЕНИЕ 17 - ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПИТАНИЯ 17 ПРИЛОЖЕНИЕ 5 - КОНТАКТЫ С БЮДЖЕТНЫМ ОТДЕЛОМ 17 ГЛАВНЫЙ КАМПУС 19 ЦЕНТР ЗДРАВООХРАНЕНИЯ 6 ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ПРИБОРЫ Государственные ассигнования в УНД представляют собой средства, полученные от государства на определенные цели. Это финансирование сопровождается множеством руководящих принципов и регулируется законами, регулирующими его расходование. Не все государственные ассигнования имеют одинаковые руководящие принципы. Учебные и общие (I&G) ассигнования предназначены для образования и поддержки образования. Другие государственные ассигнования предназначены для других конкретных проектов и могут иметь другие руководящие принципы. Как правило, государственные ассигнования считаются неограниченными средствами. Это означает, что ассигнования не настроены в системе бухгалтерского учета с помощью Fiscal Monitor. Несмотря на то, что ассигнования считаются неограниченными для целей бухгалтерского учета, существуют ограничения на использование средств. Бюджеты главного кампуса и филиала включают 222 миллиона долларов государственных ассигнований на 2015-2016 финансовый год. Из них 213 миллионов долларов - это средства I&G, или 96% ассигнований на основной и филиал кампуса. Бюджеты HSC включают 99 миллионов долларов государственных ассигнований, из которых 66 миллионов долларов, или 67%, составляют фонды I&G. Государственные ассигнования на 2015-2016 финансовый год Учебный и общеобразовательный и общий процентный основной кампус 201,101,300 192,500,200 96 долларов США 99,368,700 66,216,200 67 долларов США 20,972,000% Центр медицинских наук 20,972,000 100 321,442,000 долларов США 279,688,400 87 9 долларов XNUMX% Кампусы филиалов XNUMX XNUMX XNUMX долларов США XNUMX XNUMX XNUMX долларов США XNUMX% Всего XNUMX XNUMX XNUMX долларов США XNUMX XNUMX XNUMX долл. США XNUMX% ассигнований not I&G предназначены для исследований и проектов общественных услуг и называются RPSP. RPSP и некоторые проекты I&G являются статьями в Законе об общих ассигнованиях. Каждая из этих программ по позициям имеет особые требования к отчетности и должна отслеживаться отдельно. Есть три типа государственных ассигнований: текущие операционные фонды, единовременные операционные фонды и капитальные фонды. Когда вы получаете новые ассигнования, обратитесь в соответствующее бюджетное управление (см. Приложение XNUMX) для получения инструкций по настройке ассигнований в Banner. ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ИЛИ НЕОБХОДИМЫЕ СРЕДСТВА Как правило, раздел закона об общем присвоении, в котором находится ваше ассигнование, определяет, является ли ваше ассигнование повторяющимся или единовременным. Если ваше ассигнование является единовременным, у вас может быть только один год, чтобы потратить средства. Ваш бюджетный отдел может помочь вам определить продолжительность времени, в течение которого вы должны потратить единовременные ассигнования. Имейте в виду, даже если ваше ассигнование является «повторяющимся» ассигнованием, будущий законодательный орган может отменить ваше ассигнование, поскольку один законодательный орган не может обязывать будущие законодательные органы к расходам. Кроме того, губернатор штата Нью-Мексико имеет право вето в отношении ассигнований по статьям. Законодательный орган может профинансировать ассигнования, а губернатор отменить их с помощью вето по статье. ОБРАЩЕНИЕ СРЕДСТВ Иногда государство забирает (возвращает) часть денег, которые были ассигнованы на программу. Рекомендации относительно того, когда это произойдет, сложны и могут меняться из года в год. Возможно, программе придется вернуть неизрасходованные или неизрасходованные средства. Если у вас есть конкретные вопросы, обратитесь в бюджетное управление (см. Приложение 9). ВОПРОСЫ БЮДЖЕТА Департаменты могут помочь правильно отчитываться о государственных ассигнованиях. Уникальный программный код используется для всех государственных ассигнований в Центре медицинских наук. Если департамент желает изменить индексы для государственных программ, ему следует связаться с соответствующим бюджетным управлением до внесения каких-либо изменений. При корректировке средства должны оставаться в правильном программном коде. В идеале фонды должны оставаться в одном и том же индексе в течение финансового года. Когда государственные ассигнования корректируются во время законодательных сессий, бюджетное управление является областью, которая отслеживает изменения. По завершении периода подписания законопроекта и после того, как Департамент высшего образования завершит распределение компенсаций, бюджетное управление предоставляет подробную информацию в UNM Banking, чтобы убедиться, что ваши индексы получают соответствующие суммы распределения от государства. Корректировки могут включать, но не ограничиваются: увеличением компенсаций, увеличением операционных расходов, программными сокращениями и отменой ассигнований. Кроме того, законодательные органы иногда «шлифуют» или «сокращают» ассигнования. Шлифовка и бритье являются повсеместным сокращением всех ассигнований в рамках конкретного раздела закона о ассигнованиях. Обычно шлифование представляет собой небольшие порезы. Примером «шлифования» является сокращение ассигнований на 01% по всем направлениям. Бритье - это значительная экономия средств, например, сокращение ассигнований на 5% по всем направлениям. ОБЪЕКТЫ И АДМИНИСТРАТИВНЫЕ РАСХОДЫ (F&A) В настоящее время расходы на F&A оцениваются только по ассигнованиям HSC. Новые регулярные государственные ассигнования на HSC оцениваются в 6% F&A, из которых 5% остается в HSC, а 1% передается в главный кампус. Для получения более конкретной информации обратитесь в ваше бюджетное управление (см. Приложение 9). В настоящее время F&A не взимает плату с государственных ассигнований на главный кампус или филиал. РАСХОДЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УТВЕРЖДЕНИЙ Государственные ассигнования должны расходоваться в рамках установленных государством руководящих принципов, часто называемых законодательными намерениями. При расходовании государственных ассигнований важно помнить о соответствующих инструкциях и ограничениях. Общие правила штата приведены в Приложении 7. ДОЛЯ СТОИМОСТИ Обычно участие в расходах за счет государственных ассигнований не допускается. Расходы на разделение затрат могут быть допустимы, если они соответствуют законодательной цели выделения. Если предполагается оплата долевого участия, обратитесь в бюджетное управление для получения дополнительной информации. Расходы на разделение затрат необычны для финансирования из государственных ассигнований. УКАЗАНИЯ ПО РАСХОДАМ К расходам государственных ассигнований применяются некоторые общие правила бухгалтерского учета. Это особенно примечательно: * Алкоголь не может быть включен в индекс за счет государственных ассигнований. * Затраты на лоббирование не могут быть включены в индекс с государственными ассигнованиями. ЗАПЧАСТИ Государственные ассигнования могут быть разбиты следующим образом: Государственные ассигнования Финансирование I&G: для несамостоятельных учебных и общих единиц (или единиц с объединенными источниками дохода I&G, размещенными на счете с кодом 1640) используйте объединенные дополнительные льготы. Для самостоятельных учебных и общих подразделений (или подразделений с источниками дохода, разнесенными на коды счетов 0720 или 0740) дополнительные льготы закладываются в бюджет и относятся на тот же индекс, что и расходы на рабочую силу. Ассигнования по статьям: могут быть в любом программном коде в зависимости от цели или намерения (единицы с источниками дохода разносятся по кодам счетов 0720 или 0740) Дополнительные льготы закладываются в бюджет и начисляются по тому же индексу, что и расходы на рабочую силу. Большинство дополнительных льгот I&G относятся к категории несамостоятельных I&G в обоих кампусах. Когда сотруднику платят из этих фондов I&G, дополнительные расходы на фонд заработной платы не попадают в тот же индекс, что и заработная плата сотрудника, а относятся на расходы в центральный объединенный индекс I&G. Когда сотруднику платят из самофинансируемых фондов I&G, дополнительные расходы на фонд заработной платы будут напрямую отнесены на индекс расходов по заработной плате. В редких случаях, когда программа I&G получает ассигнования по статье, бюджетный офис запрашивает ориентировочный бюджет программы. Дополнительные льготы, необходимые для покрытия расходов на заработную плату, включаются в объединенные индексы дополнительных льгот в HSC. Ассигнования по основным статьям кампуса, которые подпадают под I&G, рассматриваются как хозрасчетные программы, где дополнительные выплаты относятся на расходы в том же индексе, что и расходы на рабочую силу. Когда сотруднику платят с помощью ассигнований по специальной статье, не относящейся к I&G, дополнительные расходы по заработной плате включаются в бюджет и относятся на расходы по тому же индексу, что и заработная плата сотрудника. ОБЪЯСНЕНИЕ ОТЧЕТНОСТИ ГОСУДАРСТВА Программы, которые получают ассигнования по статьям, должны предоставлять государству программные данные. Этот процесс координируется Департаментом высшего образования (HED). Данные должны обновляться ежегодно в формах, предоставляемых HED. HED внес изменения в формы и требования к отчетности на протяжении многих лет и может снова измениться в любое время. Бюджетные управления университета работают проактивно, чтобы выяснить, когда будут внесены изменения, чтобы проинформировать программы о предстоящих изменениях в требованиях к отчетности и сроках. В течение последних двух лет существующие и продолжающиеся программы должны были заполнить формы закрытия проекта за предыдущий финансовый год и формы запуска проекта на следующий финансовый год. Новые программы заполняют только стартовые формы проекта. Примеры некоторых этих форм и связанных определений приведены в Приложениях с первого по пятый. Помимо обязательной годовой отчетности, программы с ассигнованными штатом статьями подлежат дополнительному рассмотрению Комитетом по финансам законодательства (LFC), Департаментом финансового управления (DFA) и HED. Обзоры могут быть программными, финансовыми или и тем, и другим. Они могут произойти в любое время, и их формат будет отличаться. ВОПРОСЫ ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ УНМ создала свою систему бухгалтерского учета с учетом сложных требований государственной отчетности. Когда используется правильный индекс, с присвоением правильной программы и кода фонда, отчеты, требуемые государством, относительно легко составлять. ПРИЛОЖЕНИЕ 1. ИНСТРУКЦИИ ПО ОТЧЕТУ О ВЫПОЛНЕНИИ ПРОГРАММЫ 1. Следующие формы и инструкции предоставлены Департаментом высшего образования (HED): Пожалуйста, отправьте эти отчеты в бюджетное управление HSC до 15 июля 2. Следующие обязательные формы представлены в форматах Word и Excel:> Заключительный отчет HED за 15 финансовый год включает: обзор программы, цели, результаты и следующие шаги (документ Word - описательный формат)> Заключительная форма HED за 15 финансовый год включает: цели программы, показатели эффективности, целевые показатели результаты, сравнение бюджета с фактическими данными и история бюджета (книга Excel)> Отчет об открытии HED за 17 финансовый год - включает: обзор программы, обоснование и ожидаемые результаты (документ Word - описательный формат)> Начальная форма HED за 17 финансовый год - включает: категоризацию проекта, Цели программы, показатели эффективности, целевые показатели, ожидаемые результаты и бюджеты (рабочая книга Excel) ** Обратите внимание, что некоторые пункты уже выполнены за вас, или укажите, что бюджетное управление HSC выполнит их за вас до подачи в HED. 3. Все программы должны иметь четко определенные миссии, цели, задачи, показатели эффективности и целевые показатели - формы, связанные с измерениями, представлены в шаблоне формы Excel и включают в себя:> Лист целей закрытия проекта> Таблица показателей эффективности закрытия проекта> Лист начальных целей проекта > Таблица показателей начала проекта Учреждения должны представлять ежегодные отчеты о выполнении программы о прогрессе, достигнутом в достижении целевых показателей, связанных с их целями и задачами, а также о своевременном расходовании средств. Определенные ассигнования должны быть возвращены в Общий фонд, если они не израсходованы до конца указанного финансового года, если иное не указано в соответствующем законодательном законопроекте. 4. Вышеуказанные отчеты и формы должны быть отправлены в бюджетное управление HSC не позднее 15 июля по электронной почте в виде электронных файлов на адрес dgathings@salud.unm.edu. Вопросы? Свяжитесь с Дезире Гатингс по электронной почте dgathings@salud.unm.edu или по телефону 505-272-0904, или с Ванессой Хокер по электронной почте vhawker@salud.unm.edu или по телефону 505-272-2584. ПРИЛОЖЕНИЕ ОТЧЕТ О ЗАКРЫТИИ 2-ЭТАПА ПРИЛОЖЕНИЕ НА 15 ФГ. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФОРМА НА 3 ФГ. Выше представлены четыре страницы из двенадцатистраничной рабочей тетради. Свяжитесь с бюджетным отделом HSC для получения полной формы. Для HSC эта форма поступает из Бюджетного управления HSC. Для главного кампуса эта форма поступает из отдела по связям с государственными органами. ПРИЛОЖЕНИЕ 15 - ОТЧЕТ ОБ ОТКРЫТИИ ОТЧЕТА ЗА 4 ФГ ПРИЛОЖЕНИЕ 17 - ФОРМА ОТКРЫТИЯ ОТКРЫТИЯ ФГ 5 Выше приведены пять страниц учебного пособия на тринадцати страницах. Свяжитесь с бюджетным отделом HSC для получения полной формы. Для HSC эта форма поступает из Бюджетного управления HSC. Для главного кампуса эта форма поступает из отдела по связям с государственными органами. ПРИЛОЖЕНИЕ 6-ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЕ 7-ГОСУДАРСТВЕННЫЕ УКАЗАНИЯ Система централизованного учета Отдела финансового контроля - Белая книга Пересмотрена: июль 2002 г. Для получения последней информации см. Http://www.dfafcd.state.nm.us Управление и Таблицу расходов Содержание Введение ................................................ .................................................. ..2 Критерии определения обоснованности расходов .......................... 2 1. Конституционная, уставная и договорная миссия ............................. 2 2. Общественная польза и цель .............................................. ....................... 3 3. Необходимость................................................. .................................................. 3 4. Ассигнования, бюджет и доступные ресурсы ................................. 4 Заключение ........ .................................................. ......................................... 5 Раздел 6-5-6 DFA, NMSA, 1978, с поправками, требует, чтобы Отдел финансового контроля (FCD) Департамента финансов и администрации штата Нью-Мексико определял, что все расходы предназначены для целей, разрешенных законом. В этом техническом документе описаны четыре критерия, которые FCD использует для такого определения. Отдел финансового контроля DFA Введение Отдел финансового контроля Департамента финансов и администрации должен определить, что все расходы предназначены для целей, разрешенных законом (Раздел 6-5-6, NMSA 1978). В этом техническом документе описаны четыре критерия, которые FCD использует для такого определения. Чтобы упростить приведенную ниже информацию, в этом документе используется термин «надлежащие» для описания расходов, разрешенных законом. По той же причине термин «агентство» используется для обозначения государственных агентств, департаментов, учреждений, советов, бюро, комиссий и комитетов правительства штата Нью-Мексико. Критерии определения обоснованности расходов 1. Конституционная, уставная и договорная миссия Этот критерий требует, чтобы расходы агентства соответствовали миссии агентства. Конституция и устав штата Нью-Мексико вместе с юридически закрепленными договорными обязательствами определяют миссию агентства. Они делают это, разграничивая функции, ответственность и обязанности агентства. Например, в задачу Департамента финансов и администрации входит финансовый контроль. Раздел 6-5-2, NMSA, 1978, с поправками, создает подразделение для выполнения этой миссии и описывает функции, обязанности и обязанности подразделения следующим образом: Отдел финансового контроля государственного департамента финансов и администрации должен поддерживать центральную система государственных счетов, а также разрабатывает, формулирует, утверждает и контролирует методы и процедуры бухгалтерского учета всех государственных органов. Белая книга 2 Полномочия и правильность расходов Отдел финансового контроля DFA С учетом этой миссии, если бы подразделение публиковало руководства по процедурам бухгалтерского учета для распространения среди агентств, расходы были бы «правильными». С другой стороны, затрат на строительство трассы не было бы. В дополнение к законодательству, создающему агентство, другие законы могут способствовать определению миссии агентства. Например, акт о присвоении может включать положение, которое дополняет миссию агентства. Используя тот же пример, приведенный выше, если бы Департамент финансов и администрации получил ассигнования на строительство автомагистрали, его миссия, в пределах ассигнований, включала бы строительство автомагистрали. Контрактные соглашения, если это разрешено законом, также могут способствовать определению миссии агентства. Гранты от частных организаций - один из примеров.  2. Общественная выгода и цель Этот критерий требует, чтобы расходы содействовали достижению агентством своей уставной, уставной или договорной миссии. Расходы могут вносить свой вклад двумя способами: 1) служа «общественным целям» и 2) обеспечивая «общественную пользу». Если расходы помогают или способствуют прогрессу в достижении агентством своей уставной, уставной или контрактной миссии, то эти расходы предназначены для общественных целей. Если расходы приводят к тому, что агентство выполняет эту миссию (полностью или частично), эти расходы приносят пользу обществу. Например, если миссия агентства включает предоставление услуг социального работника нуждающимся, расходы на набор социального работника идут на общественные цели - они помогают агентству продвигаться к достижению своей миссии. С другой стороны, расходы на заработную плату социального работника принесут пользу - они приведут к тому, что агентство выполнит свою миссию. Расходы всегда должны быть на общественные цели. Расходы могут принести или не принести пользу обществу. Однако, если они не приносят пользу обществу, FCD может потребовать от агентства документально подтвердить в письменной форме, почему такие расходы необходимы (см. Критерии «необходимости» ниже). Кроме того, если общественная цель, общественная выгода или и то, и другое не ясны для FCD, FCD может потребовать от агентства предоставить письменное разъяснение. Он будет использовать это разъяснение, чтобы принять окончательное решение об утверждении расходов. Однако, если FCD придет к выводу, что расходы по самой своей природе не служат общественной цели или выгоды, FCD не будет запрашивать разъяснений и просто отклонит эти расходы. Примеры такого типа расходов включают возмещение сотруднику алкогольных напитков, которые он употребил, White Paper 3 Полномочия и обоснованность расходов Отдела финансового контроля DFA или стоимость предметов (фотографии сотрудника, подарки и т. Д.), Которые будут используется для продвижения (рекламы) сотрудника.  3. Необходимость Этот критерий направлен на то, чтобы сделать лучший выбор между вариантами. Когда существуют различные средства достижения миссии, этот критерий требует, чтобы агентство выбирало средства, которые по-прежнему будут обеспечивать или способствовать предоставлению желаемых общественных благ, но будут делать это с наименьшими возможными расходами. Например, агентство X может либо арендовать учебный центр в отеле за 2,000 долларов, либо использовать учебный центр, принадлежащий государству, за плату за уборку в 25 долларов. Предполагая, что Агентство может эффективно проводить обучение на любом участке, этот критерий требует, чтобы Агентство X использовало объект стоимостью 25 долларов.  4. Ассигнования, бюджет и доступные ресурсы Этот критерий требует, чтобы цель расходов соответствовала соответствующим ассигнованиям, чтобы общие расходы находились в пределах бюджета, установленного законом, и чтобы бюджет, установленный законом, поддерживался фактическими ресурсами, включая наличные деньги. Ассигнования: «Ассигнования» Законодательного собрания - это полномочия агентства производить расходы для определенной цели. В зависимости от уставной миссии агентства, эта цель обычно подпадает под одну из следующих широких категорий: Законодательная Судебная Общий контроль Регулирование, лицензирование и экономическое развитие Культура, отдых и природные ресурсы ??? Здоровье и человеческие ресурсы ??? Общественная безопасность? Транспорт и автострады? Образование? Высшее образование ??? Поддержка государственных школ. Цель расходов должна соответствовать цели, предусмотренной ассигнованиями. Например, ассигнования, выделенные на транспорт и автомагистрали, не должны расходоваться на здравоохранение и социальные услуги. В дополнение к широким категориям, указанным выше, Законодательный орган обычно разделяет цели ассигнований на следующие единицы ассигнований: ???????????????????????????????????????????????????????????hhhояh & послеобязательной правомерность расходов ". Другое Когда Законодательное собрание предоставляет ассигнования агентству, если иное специально не указано в законе о присвоении, целью присвоения является конституционная и установленная законом миссия агентства. Если законодательный орган ограничивает ассигнования перечисленными выше единицами ассигнования, цель ассигнования также определяется суммой, которую законодательный орган выделяет этим единицам. Согласно этому критерию, договорные обязательства должны соответствовать полномочиям, предоставленным агентству законом. Никаких исключений. Бюджет и доступные ресурсы: Бюджет - это мост между ассигнованиями и ресурсами. Наличие бюджета помогает гарантировать, что ассигнования поддерживаются ресурсами (т.е. наличными деньгами и полученными доходами). Раздел 6-3-7, NMSA, 1978 запрещает агентству производить расходы, не санкционированные утвержденным бюджетом. Этот критерий требует, чтобы агентство при расходах оставалось в рамках своего бюджета. Кроме того, он требует, чтобы агентство запрашивало запрос на корректировку бюджета и сокращало свой бюджет, если прогнозируемые доходы агентства не соответствуют прогнозам. Заключение Если предлагаемые расходы не соответствуют всем четырем критериям, указанным выше, они не должны быть понесены. ПРИЛОЖЕНИЕ 8-ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПИТАНИЯ Отделение финансового контроля Техническая документация по центральной системе бухгалтерского учета Опубликована: 12 июля 2002 г. Для получения последней информации см. Http://www.dfafcd.state.nm.us Обеспечение сотрудников питанием и государственными транспортными средствами Содержание Введение .................................................. .............................................. 2 Питание .. .................................................. .................................................. ..... 3 государственных транспортных средства ......................................... ....................................... 3 Отдел финансового контроля DFA DFA Этот технический документ является продукт отдела финансового контроля Департамента финансов и администрации Нью-Мексико. Это «ключ» к пониманию вопросов, связанных с финансами и бухгалтерским учетом, и не заменяет статут или правила и положения Департамента финансов и администрации и Департамента общего обслуживания. Подразделение финансового контроля DFA Введение Иногда обстоятельства могут потребовать от государственного агентства1 предоставления сотруднику еды или использования государственного транспортного средства. В этом техническом документе рассматривается, когда это следует делать, а когда - нет.2 В зависимости от обстоятельств, когда агентство предоставляет сотруднику обед или позволяет ему использовать государственный автомобиль, еда или использование могут быть льготой. Дополнительное пособие - это деньги.        Предоставление сотруднику дополнительного пособия увеличивает его или ее компенсацию. Максимальная сумма, которую агентство может выплатить отдельному сотруднику, включая выборных должностных лиц, устанавливается законом (конституцией государства, законом или правилом). В зависимости от обстоятельств агентство, которое добавляет дополнительную выгоду к максимальной компенсации, разрешенной законом, нарушает Раздел 30-23-2 NMSA 1978, который частично гласит: Кто совершает выплату или получение государственных денег за невыполненные услуги, виновен в уголовное преступление четвертой степени.        Поэтому, как правило, агентство не должно обеспечивать сотрудников питанием или разрешать сотрудникам использовать государственные транспортные средства, если это приводит к компенсации. 1 Для целей настоящего официального документа «агентство» означает любой департамент, учреждение, правление, бюро, комиссию, округ или комитет правительства штата Нью-Мексико. 2Закон о суточных и пробегах, Закон о транспорте и услугах и Административный кодекс штата Нью-Мексико (раздел 1, глава 5, часть 2 и раздел 2, глава 42, часть 2) также регулируют правомерность предоставления питания и государственных транспортных средств для сотрудники. Чтобы обеспечить полное понимание этого предмета, читатель этого официального документа должен также прочитать законы и кодекс.   Meals De Minimis Meals De minimis - это обеды, которые не имеют особой ценности, учитывая, как часто агентство предоставляет их сотруднику. Примеры включают следующее: 1) кофе, пончики или безалкогольные напитки, подаваемые на официальном обучающем семинаре; 2) питание, предоставляемое продавцом и входящее в регистрационный взнос на семинар, форум, конференцию и т. Д .; или 3) случайный обед, предоставляемый сотруднику на рабочем месте - для удобства агентства - чтобы он мог работать сверхурочно.        Если агентство предоставляет сотрудникам питание более четырех раз в финансовый год, это может быть достаточно часто, чтобы питание не считалось минимальным. Следовательно, агентство должно получить письменное разрешение от отдела финансового контроля Департамента финансов и администрации, чтобы выходить за рамки четырехразового питания в финансовом году, даже если каждый отдельный прием пищи считается минимальным. Другие виды питания Есть ограниченные обстоятельства, при которых агентство может закупить еду для служащего. Во-первых, питание может быть предоставлено сотруднику, который путешествует в соответствии с положениями Закона о суточных и пробегах.        Во-вторых, питание может быть предоставлено работнику, когда рядом с местом работы не хватает столовых, при условии, что еда предназначена для удобства агентства и предоставляется в рабочее время. Примером может служить обед, предоставленный сотруднику, который реагирует на стихийное бедствие или чрезвычайную ситуацию и не может покинуть свой пост.        В-третьих, «деловой» обед, но только тогда, когда расходы на развлечения специально санкционированы Законодательным собранием. Примером делового обеда может быть обед для сотрудника, занимающегося вопросами экономического развития, который использует свое присутствие на обеде как возможность продвигать Нью-Мексико как место ведения бизнеса.        Примером специального разрешения Законодательного собрания может быть ассигнование, которое включает формулировку, разрешающую расходы на развлечения. При отсутствии конкретной формулировки в ассигновании достаточно конкретной формулировки в бюджетной заявке или рекомендации, которая является основой для ассигнования. Однако «намерение» бюджетного запроса, бюджетной рекомендации или ассигнований - нет.        Агентству не следует закупать обеды для сотрудников как средство поощрения доброй воли или повышения морального духа сотрудников. Это также относится к обеду de minimis. Транспортные средства, принадлежащие государству. Агентство не должно позволять сотруднику использовать в личных целях автомобиль, принадлежащий государству. Здесь нет исключений. (Это не означает, что служащий не может оказывать экстренную помощь или содействие кому-либо.) Если служащий находится в поездке, в соответствии с положениями, регулирующими Закон о суточных и пробегах, использование транспортного средства в деловых целях будет включать использование сотрудником транспортное средство, чтобы добраться до места назначения и получить еду, жилье и другие предметы первой необходимости, необходимые для поддержания своего здоровья во время путешествия. Использование транспортного средства для осмотра местных туристических достопримечательностей не является коммерческой целью. Ни один из них не будет ездить на шестьдесят миль, чтобы пообедать, если поблизости есть ресторан.        В целом, агентство не должно позволять сотруднику использовать государственный автомобиль для поездок между назначенным им местом работы и местом жительства. Три исключения из этого правила, которые связаны с использованием транспортного средства в служебных целях, следующие: 1) сотрудник службы общественной безопасности, передвигающийся на четко обозначенном полицейском или пожарном автомобиле, когда поездка на работу осуществляется для удобства государства (например, сотрудник должен всегда иметь его или ее автомобиль с собой, чтобы немедленно ответить на вызовы службы экстренной помощи); 2) сотруднику правоохранительных органов, который ездит на автомобиле без опознавательных знаков, если это делается для удобства государства; или 3) работник, который ездит на автомобиле для охраны в нерабочее время.        В отношении пункта 3 предыдущего абзаца, добровольно или по требованию, агентство должно включать стоимость использования транспортного средства в заработную плату работника. В соответствии с рекомендациями налоговой службы, стоимость составляет 1.50 доллара в одну сторону. However, if the employee is an elected official or highly compensated employee (an employee who received over $90,000 in compensation in the prior calendar year), the agency must instead use the annual lease value from the table below:          Annual          Automobile’s Lease          Cost Value          $0 to 999.........................................................................$600          1,000 to 1,999...................................................................850          2,000 to 2,999................................................................1,100          3,000 to 3,999................................................................1,350          4,000 to 4,999................................................................1,600          5,000 to 5,999................................................................1,850          6,000 to 6,999................................................................2,100          7,000 to 7,999................................................................2,350          8,000 to 8,999................................................................2,600          9,000 to 9,999................................................................2,850          10,000 to 10,999............................................................3,100          11,000 to 11,999............................................................3,350          12,000 to 12,999............................................................3,600          13,000 to 13,999............................................................3,850          14,000 to 14,999............................................................4,100          15,000 to 15,999............................................................4,350          16,000 to 16,999............................................................4,600          17,000 to 17,999............................................................4,850          18,000 to 18,999............................................................5,100          19,000 to 19,999............................................................5,350          20,000 to 20,999............................................................5,600          21,000 to 21,999............................................................5,850          22,000 to 22,999............................................................6,100          23,000 to 23,999............................................................6.350          24,000 to 24,999............................................................6,600          25,000 to 25,999............................................................6,850          26,000 to 27,999............................................................7,250          28,000 to 28,999............................................................7,750          30,000 to 31,999............................................................8,250          32,000 to 33,999............................................................8,750          34,000 to 35,999............................................................9,250          36,000 to 37,999............................................................9,750          38,000 to 39,999..........................................................10,250          40,000 to 41,999..........................................................10,750          42,000 to 43,999..........................................................11,250          44,000 to 45,999..........................................................11,750          46,000 to 47,999..........................................................12,250          48,000 to 49,999..........................................................12,750          50,000 to 51,999..........................................................13,250          52,000 to 53,999..........................................................13,750          54,000 to 55,999..........................................................14,250          56,000 to 57,999..........................................................14,750          58,000 to 59,999..........................................................15,250        The agency may prorate the annual lease value by multiplying the value by a fraction: the numerator being the               number of days the vehicle is available to the employee and the denominator being 365. Например, если транспортное средство стоимостью 25,000 10 долларов США доступно сотруднику в течение 187.67 дней в течение определенного периода оплаты, пропорциональная стоимость годовой аренды составляет 6,850 долларов США (10 долларов США умноженные на 365/XNUMX). Агентство должно включить 187.67 долларов в заработную плату сотрудника. (Для этого свяжитесь с Центральным бюро расчета заработной платы, Отдел финансового контроля, для получения инструкций.) Агентство должно получить письменное разрешение от Отдела финансового контроля Департамента финансов и администрации, прежде чем потребовать или разрешить сотруднику взять автомобиль. дом, чтобы защитить его. Отдел финансового контроля потребует от агентства обосновать свои действия с точки зрения экономической эффективности с учетом имеющихся вариантов защиты автомобиля. Чтобы гарантировать, что защита автомобиля на самом деле является целью агентства, отдел также тщательно изучит выбор агентства в отношении сотрудника, который будет заботиться о транспортном средстве.                                                                                                                                                                                                         

Понимание индексов расходов на обеспеченные и необеспеченные средства

Ведущий: Терри Шуботэм
Дата: 11-17-2015

Презентация - PDF
Раздаточный материал - PDF

** НАЧНИТЕ РАЗДАЧУ ** Понимание индексов расходов на обеспеченные и необеспеченные средства, представленные специалистом по управлению бизнесом Терри Шуботэмом 17 ноября 2015 г. (Эта информация была обновлена ​​на основе аналогичного документа, подготовленного в 2009 г.) 2 3 Содержание ПОДАРКИ УНИВЕРСИТЕТУ ... .................................................. .................................................. .............................. 5 ОСНОВАНИЕ UNM ................. .................................................. .................................................. .................................. 6 ПОКУПКА ФОНДА UNM ............ .................................................. .................................................. ...................... 6 ДОНОРСКИЕ КВИТАНЦИИ ......................... .................................................. .................................................. .............................. 6 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПЕРЕД ДОНОРОМ ................ .................................................. .. .................................................. ........................ 6 ФИНАНСОВЫЕ ПРОГРАММЫ ..................... .................................................. .................................................. ..................... 6 ФОНДЫ ФОНДА .......................... .................................................. .................................................. ........................ 7 Целевые фонды ....................... .................................................. .................................................. ........................... 8 Необеспеченные фонды ................... .................................................. .................................................. ....................... 8 Дискреционные фонды Фонда ....................... .................................................. .................................................. .8 НАЙТИ ВСЕ СРЕДСТВА ............................................ ......................................... ................................................ 9 ОТЧЕТНОСТЬ .................................................. .................................................. .................................................. ............. 9 НАЛИЧИЕ ФОНДОВ .................................. .................................................. .................................................. .......... 12 ОПРЕДЕЛЕННО ................................................ .................................................. .................................................. ................. 12 ИДЕНТИФИКАЦИЯ КОРПУСНЫХ ФОНДОВ И ИНДЕКСОВ ........................... .................................................. .............................................. 12 НЕЗАПРЕДЕЛЕННЫЕ СРЕДСТВА .................................................. .................................................. ................................... 15 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ................................................ .................................................. .................................................. ................. 15 БАННЕРНЫЕ И НЕЗАПРЕДЕЛЕННЫЕ СРЕДСТВА ........................... .................................................. ................................................. 15 ПОДАРКИ И КОНТРАКТЫ И ГРАНТЫ ............................................. .................................................. ............................ 16 ПРИЛОЖЕНИЕ 1 - ДОГОВОР О ДАР ............... .................................................. .................................. 18 ПРИЛОЖЕНИЕ 2 - ФОРМА УЧРЕЖДЕНИЯ ФОНДА ........................................... .................................................. ........... 20 ПРИЛОЖЕНИЕ 3 - СОСТАВЛЯЕМЫЕ И НЕ ДОЛЖНЫМ ОБРАЗОМ ......................................... ....................................... 22 ПРИЛОЖЕНИЕ 4 - СВЯЗАННЫЕ С ПОЛИТИКОЙ ............................................ .................................................. ............................ 22 ПРИЛОЖЕНИЕ 5 - МИНИМУМЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ............................................ .................................................. ............... ПРИЛОЖЕНИЕ 23 - ОПРЕДЕЛЕНИЯ СРОКОВ ............................................ .................................................. .......................... ПРИЛОЖЕНИЕ 24 - ОТЧЕТЫ ФОНДА ............................................ .................................................. ................... 25 ПРИЛОЖЕНИЕ 8 - ОТЧЕТНОСТЬ ПО ДОПОЛНИТЕЛЬНЫМ И НЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫМ БАННЕРАМ ........................................ .............................. ПРИЛОЖЕНИЕ 28 - РАЗЛИЧИЯ МЕЖДУ ПОДАРКАМИ, ГРАНТАМИ И КОНТРАКТАМИ ....................................... ............... 31 4 5 ПОДАРКИ УНИВЕРСИТЕТУ Частная поддержка чрезвычайно важна для преподавательской, исследовательской и общественной миссии Университета. Благодаря частной поддержке университет может улучшить текущие программы и разработать ресурсы для поддержки будущих программ. Чтобы обеспечить эффективное развитие и управление частной поддержкой и соблюдение правил налоговой службы (IRS), Университет координирует все усилия по получению и увеличению частной поддержки через некоммерческую корпорацию University of New Mexico Foundation. Фонд был учрежден Попечительским советом Университета Нью-Мексико в 1979 году для сбора, принятия и управления частными пожертвованиями с целью содействия выполнению обязательств Университета в области образования, исследований и обслуживания. Университет укомплектовывает Фонд под надзором Попечительского совета Фонда и президента Фонда ЕНД. Обо всех подарках, полученных Университетом, включая подарки колледжам, школам, факультетам и / или программам, необходимо сообщать в Фонд UNM. Политика 1030 применяется к получению и инвестированию всех подарков из частных источников, сделанных на благо университета в области образования, исследований или государственной службы, независимо от того, кто фактически получает взнос. Подарки могут быть разных форм, включая: • оплату наличными, чеками и кредитными картами;  ценные бумаги;  недвижимость;  завещания, завещания, трасты и другие формы запланированных даров;  искусство и предметы коллекционирования;  оборудование, принадлежности и другое материальное личное имущество;  нематериальные дары, такие как авторские права, роялти и сервитуты; и  частные гранты. Правила IRS теперь требуют, чтобы у доноров были квитанции для вычета благотворительных подарков в их налоговых декларациях. Фонд UNM отвечает за рассылку этих квитанций донорам. О подарках доноров необходимо сообщать в Фонд, чтобы получить эти квитанции. Эта политика не применяется к грантам от правительственных агентств или к контрактам с правительственными агентствами, корпорациями или другими организациями для исследовательских или сервисных проектов, когда финансирующее агентство инициирует проект, определяет процессы, методы и контрольные показатели и / или получает прямые существенные экономические выгода от результатов. Такие контракты обрабатываются спонсируемыми проектами на главном кампусе или кампусе HSC. 6 ФОНД ЕНД Фонд ЕНД - это организация, отдельная от ЕНД, созданная в 1979 году. UNM Foundation - это организация 501c3, миссия которой состоит в увеличении количества частных подарков для UNM путем развития долгосрочных отношений с донорами и согласования их интересов с приоритетами университета, создавая уникальные возможности для наших студентов, преподавателей и выпускников. Веб-сайт Фонда ЕНД можно найти по адресу https://www.unmfund.org. ПОКУПКА ФОНДА UNM Фонд UNM получает частичную поддержку путем взимания комиссии Консолидированного инвестиционного фонда (CIF). Остальная часть их поддержки обеспечивается за счет распределения затрат между организациями ЕНД на основе их накопленных остатков на счетах на конец года. Неограниченный учет HSC ежеквартально распределяет эти затраты через FUPLOAD на индексы, предоставляемые отделами для накопления этих затрат. ДОНОРСКИЕ ЧЕНЫ Официальная квитанция Университета / Фонда УНМ выдается дарителю во время подарка или как можно скорее после получения подарка. Для пожертвований, за которые жертвователь получает пособие, Фонд отмечает стоимость полученного пособия в квитанции. Это верно в отношении всех даров, как одаренных, так и ненаселенных. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПЕРЕД ДОНОРАМИ Чтобы доноры и потенциальные доноры доверяли Университету, они имеют право:  быть проинформированными о миссии Университета и предполагаемом использовании пожертвованных ресурсов;  получить соответствующее признание и признание;  доступ к актуальной информации об университете; и  получать руководство по использованию и получателям их подарков. Донорам сообщается, кого нанимают, если они финансируют кафедру, или имена получателей стипендии, если они финансируют стипендию. ПРОГРАММЫ СБОРА СРЕДСТВ Все запросы подарков от частных лиц, корпораций и фондов должны координироваться Фондом ЕНД и специалистами по развитию в колледжах, школах и программах. Любая литература, в том числе брошюры, буклеты и информационные бюллетени, используемые для привлечения частных средств, должна быть одобрена Фондом ЕНД, чтобы представлять единый голос и имидж и обеспечивать наиболее точную и актуальную информацию, подходящую для конкретного фонда. - отражается усилие по подъему. Все подарки, полученные Университетом или факультетом, персоналом, волонтерами или студенческими организациями для поддержки любой университетской программы или деятельности, независимо от источника или типа подарка, должны быть депонированы и израсходованы через системы бухгалтерского учета Университета в соответствии с Административными политиками Университета 7 и Процедуры. Использование внешних банковских счетов запрещено. Фонд UNM гарантирует, что все мероприятия по сбору средств для университета соответствуют местным, государственным и федеральным законам. Все подарки любого типа должны быть сданы на хранение Фондом. Сюда входят доходы от сбора средств без подарков, например, от турниров по гольфу или благотворительных прогулок. Если сумма подарка небольшая и ожидается, что она не будет повторяться, Фонд может внести доход из индекса государственной службы департамента на счет доходов, не связанных с подарками. Средства, собранные студентами, обычно депонируются в фонд / индекс, созданный для Студенческого правительства. Если сумма велика или ожидается, что она будет повторяться, Фонд может открыть индекс Фонда для отдела. ФОНДЫ ФОНДОВ Существует два основных типа подарков: пожертвования и без пожертвований. Каждый из них может иметь индексы для государственной службы, исследований, образования или клинического использования. На главном кампусе индексы расходов будут найдены в сфере общественных услуг. В кампусах филиалов они также будут находиться в зоне общественного обслуживания, в их фонде общественного обслуживания. Кроме того, эти индексы могут быть дискреционными как для обеспеченных, так и для несостоятельных. Индексы обеспеченных расходов HSC будут перечислены в следующих фондах. HSC = Номер пожертвованного фонда Центра медицинских наук Местоположение Название фонда с пожертвованиями 3U0003 HSC HU Endowed Spending Education 3U0081 HSC HU Endowed Spending Research 3U0302 HSC HU Endowed Spending Clinical Services Индексы расходов без пожертвований будут перечислены в этих фондах. Номер необоснованного фонда Местоположение Название необоснованного фонда 3U0001 HSC HU Исследование расходов на необеспеченные средства 3U0002 HSC HU Расходное образование без обеспеченных средств 3U0301 Клиническая служба HSC HU с расходами без обеспеченных средств 8 ОБЕСПЕЧЕННЫЕ ФОНДЫ Для пожертвованных средств требуется как минимум два индекса. Один индекс предназначен для корпуса, который представляет собой пожертвованные средства, которые вложены и не могут быть потрачены. Программа для всех фондов корпуса - P504. Это программа главной книги, которая не влияет на отчетность в формате штата. Второй индекс - это индекс расходов. Этот индекс ежеквартально получает распределение расходов из инвестированных средств. Это те средства, которые может потратить департамент. Каждый колледж, школа или отдел, получающий пожертвования, получает ежеквартальный отчет от Фонда. В отчете указывается название фонда, стоимость на начало и конец финансового года, дополнения к основной сумме, общий доход от инвестиций за финансовый год и общее распределение расходов. Этот отчет о деятельности целевого фонда направляется департаментам по электронной почте. Распределение расходов (сумма, которую можно потратить) переводится в индекс расходов ежеквартально и основывается на заранее определенных процентах, установленных Политикой управления инвестициями эндаументов Regents. И доноры, и департаменты получают годовой отчет в октябре, в котором отражена эффективность пожертвований. Как правило, эти средства имеют ограничения доноров на то, как они могут быть потрачены, в дополнение к стандартным ограничениям политики ЕНД. Отчет отдела - это Отчет о распределении расходов целевого капитала. НЕНАДЕЛЕННЫЕ ФОНДЫ Для незачисленных счетов требуется один индекс. Все средства на безналичном счете можно потратить. Не финансируемые счета не инвестируются. Как правило, для этих счетов существуют ограничения доноров на то, как они могут быть потрачены в дополнение к стандартным ограничениям политики UNM. Подарки необоснованным фондам обновляются в баннере еженедельно. Отчеты ведутся в MyReports. Фонд не присылает в отделы незаполненные отчеты. ДИСКРЕЦИОННЫЕ ФОНДЫ ФОНДА Это фонды без пожертвований, которые были переданы отделению или президенту Университета для распределения без каких-либо ограничений для доноров. К расходованию этих средств применяются правила ЕНД. 1) Политика ЕНД пересматривается. Покупки, не разрешенные Политикой UNM, не будут одобрены. Неограниченный учет сотрудничает с Фондом при проверке расходных документов и утверждении или отклонении исключений по расходам. 9 НАЙТИ ВСЕ СРЕДСТВА У некоторых отделов есть расходные счета с целевым или негосударственным фондом, и они не тратят деньги. Доноры ожидают, что пожертвованные деньги будут использованы. Убедитесь, что вы знаете обо всех средствах, доступных вашему отделу. Во время бюджетного сезона каждое ведомство должно составить бюджет, чтобы потратить эти средства, как предполагал донор. Вы можете использовать отчет MyReports FORURBH-Unrestricted Balance, чтобы перечислить все индексы в любом фонде. Чтобы запустить этот отчет, войдите в MyReports. Отчет находится в MyReports в разделе Финансы / F HSC Reports / FORURBH HSC Unrestricted Balance. Чтобы найти остатки индексов расходов вашего необоснованного фонда, используйте фонд 3U0001, 3U0002 или 3U0301. Чтобы узнать остатки индексов расходов вашего целевого фонда, запустите фонд 3U0003, 3U0081 или 3U0302. ОТЧЕТНОСТЬ В этом примере мы рассмотрим 099A: Центр лечения онкологических исследований, уровень 5. Мы могли выбрать фонд 6 или 7 уровня. Мы выбрали фонд Endowed Education 3U0003 и формат PDF. Это подготовленный отчет. Обратите внимание, что в нем перечислены ограничения, установленные в отчете (099A, 3U0003), и показаны все индексы, которые соответствуют этим ограничениям. 10 Теперь мы посмотрим на баннерную форму FGIBDST в конце июня 2015 года по индексу 0991IN: Обратите внимание, что чистая сумма, [которая представляет собой выручку (50,000 26,287.63 долларов США) за вычетом расходов, равна XNUMX XNUMX долларов США. Это баланс, доступный для этого индекса, показанный в отчете FORURBH выше. Запустив отчет FORURBH для вашей организации для каждого из шести обеспеченных и необеспеченных фондов, будут отображены все ваши индексы с их текущими балансами. 11 FOROLDH - Сводный отчет операционной книги покажет активность по индексам для ваших обеспеченных или необеспеченных индексов. Для создания отчета используйте следующие критерии: уровень вашей организации, обеспеченные (или необеспеченные) средства по уровню 3. Целевые и необеспеченные фонды перечислены на странице 5. Ниже приведена страница отчета, составленного в соответствии с вышеуказанными критериями: 12 ОПРЕДЕЛЕННЫЕ СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ СРЕДСТВА Термины «обеспеченные» и «необеспеченные» относятся к фондам, созданным в ЕНД или Фонде ЕНД. «Наделенные» относятся к подаркам на общую сумму более 25,000 XNUMX долларов США, которые продолжаются бессрочно. Это означает, что подарки инвестируются, и может быть потрачена только общая сумма расходов, выделенных из подарков. Первоначальная пожертвованная сумма не может быть потрачена. Даритель указывает, как можно потратить доход, что включено в документ Соглашения о пожертвовании. Распределение средств из фондов может быть потрачено только в соответствии с намерением донора. Фонд ЕНД занимается инвестированием этих средств и ежегодно отчитывается перед департаментом и донором. Эти подарки имеют два индекса. Индекс корпуса, в который вкладываются инвестиции, и индекс расходов, которые отдел может потратить. Не путайте эти два показателя. Новые пожертвования могут финансироваться в течение трех лет, если пожертвователь того пожелает. Поскольку новые пожертвования находятся в процессе финансирования в течение нескольких лет, у них может не оказаться средств, которые можно было бы потратить. Доходы, которые пошли бы на индекс расходов, будут возвращены в индекс корпуса сразу после окончания года до тех пор, пока фонд не будет полностью профинансирован. Распределение расходов будет разрешено только после того, как пожертвование будет полностью профинансировано. См. Приложение 8 для получения более подробной информации. Расчетное распределение расходов целевых фондов регистрируется ежеквартально. Распределение расходов уточняется в конце финансового года. Распределение расходов рассчитывается на основе сложной формулы, используемой попечителями фонда. ИДЕНТИФИКАЦИЯ КОРПУСНЫХ ФОНДОВ И ИНДЕКСОВ Вы получите индексы своих расходов из отчета FORURBH. Что, если вам нужно определить Корпус (инвестиционный фонд главной книги для этого конкретного целевого капитала), связанный с индексом расходов? Самый простой способ получить этот номер фонда - получить копию последнего отчета о деятельности целевого фонда, ежегодно отправляемого в ваш отдел. Он содержит все индексы Корпуса и связанные с ними индексы расходов. Другой способ: 1) Перейти в баннерную форму FGIBDST. Вставьте порядковый номер и выберите «Следующий блок». Запишите номер программы. В приведенном ниже примере номер программы - P3E074. Каждый индекс расходов на пожертвования имеет уникальный номер программы. 13 2) Зайдите в баннерную форму FGITBAL. Удалите букву «P» из номера программы. Остальное положите в поле «Фонд». Выберите «Следующий блок». Остаток в размере 570,850.39 1 долларов США в AOCC-Требование наличными - это ваша текущая сумма Корпуса Эндаумента (XNUMX). Помните, что хотя у этого фонда есть индекс, вы можете увидеть свой баланс, посмотрев на фонд здесь, на FGITBAL. Это сумма, которую инвестируют и которую нельзя потратить. Баланс вашего Корпуса корректируется ежемесячно, чтобы отразить рыночную стоимость на конец финансового года. В остальное время года стоимость отражает поступления в текущем году за счет дополнительных подарков. Нереализованные прибыли, убытки и другие корректировки рыночной стоимости могут существенно повлиять на ваш баланс в конце года. Ваш индекс расходов будет распределяться ежеквартально с точным увеличением в конце финансового года. Эта сумма рассчитывается по сложной формуле и не может быть точно рассчитана. Распределение отражает рыночные корректировки и трехлетние скользящие средние остатки в вашем корпусе. 14 Если вам нужно определить индекс для вашего фонда Корпуса: 1) В меню «Общее» в баннере введите FTMACCI в поле «Перейти». Нажмите Enter. 2) Выберите значок «Ввести запрос» [A] или нажмите клавишу F7. 3) Введите номер фонда (удалите «P» из номера программы индекса расходов, чтобы получить номер основного фонда) [B] 4) Выберите значок «Выполнить запрос» [C] или нажмите клавишу F8. Форма появится ниже. Обратите внимание, что индекс Корпуса эндаументов (099676) отличается от индекса расходов эндаументов (0990DY). 1 15 Вышеприведенный пример - это знамя индекса фонда. ОПРЕДЕЛЕННЫЕ НЕЗАДАННЫЕ СРЕДСТВА Подарки, не предназначенные для пожертвований, отличаются от дарованных подарков тем, что может быть потрачена вся сумма подарка. Отдел, получивший подарок, не имеет постоянного источника дохода от подарка. Даритель указывает, как можно потратить подарок, и вся сумма может быть потрачена в соответствии с намерением дарителя. Фонд не выдает отчеты по необеспеченным фондам. Для UNM система учета Banner обновляется еженедельно со всей необходимой информацией. Отчеты могут быть созданы в любое время для получения необходимой информации с помощью соответствующего БАННЕРА MyReport И НЕЗАВЕРШЕННЫХ ФОНДОВ. С необеспеченной учетной записью связан один индекс. Хотя с необеспеченной учетной записью могут быть связаны дополнительные индексы, существует только один первичный индекс. По этому первичному индексу Фонд передает подарки. Этот индекс является индексом расходов. Сумму, которую можно потратить, можно в любой момент просмотреть в форме баннера FGIBDST. ACB 16 В фонде 3U0301-Non Endow Spending Clinical Svc был выбран индекс 9970FG. Зайдите в Баннер, сформируйте ФГИБДСТ. Вот форма FGIBDST для индекса расходов на неимущественные нужды 9970FG. Вы можете перейти к более подробной информации о любой учетной записи. У этого индекса Non Endowed есть $ 35,738.63 799.35 на балансе вперед и XNUMX $ в подарках текущего года. Нет основного фонда или индекса, связанного с этим или ЛЮБЫМ необеспеченным индексом. В этом финансовом году из этого индекса не было израсходовано никаких расходов. Если бы были какие-либо расходы, они были бы детализированы по счету расходов в форме выше. Последующие ежемесячные MyReports будут показывать, когда в течение этого года были получены подарки в размере 799.35 долларов США, или вы можете развернуть сумму и просмотреть все соответствующие детали. В 2010 году Фонд внедрил новую систему нумерации. Все номера необеспеченных фондов фонда теперь начинаются с цифры «2», но если фонд был создан до 2010 года, цифра «2» будет отсутствовать в баннере, как в примере выше. Чтобы получить номер фонда фонда, добавьте цифру «2» перед любыми пятизначными числами фонда, указанными в баннере. Все номера фондов фонда состоят из шести цифр и начинаются с цифры 2. ПОДАРКИ ПРОТИВ ДОГОВОРОВ И ГРАНТОВ Номер фонда фонда, указанный в форме основания фонда 17 Подарки и пожертвования проходят через Фонд, как описано выше. Однако гранты проходят через спонсируемые проекты и контролируются с помощью учета контрактов и грантов. Обычно гранты, в том числе частные, требуют возврата не потраченных денег в конце периода гранта. Обычно им нужны такие вещи, как отчеты о проделанной работе и финансовый отчет. Это подсказки о том, что вы имеете дело с грантом, а не с подарком. См. Подробное описание разницы между подарками, контрактами и грантами в Приложении 9. Если у вас есть что-то, в чем вы не уверены, сообщите об этом спонсируемым проектам. Спонсируемые проекты и Фонд будут работать вместе, чтобы определить, где они лучше всего подходят. 18 ПРИЛОЖЕНИЕ 1 - ДОГОВОР ПОДАРОЧНЫХ ДАННЫХ СОГЛАШЕНИЕ О ПОДАРОК ​​между UNIVERSITY OF NEW MEXICO FOUNDATION, INC. И ИМЯ (ИМ) ДОНОРА НАИМЕНОВАНИЯ ОБЕСПЕЧЕННОГО ФОНДА Настоящее соглашение о дарении устанавливает договоренность между Имени (именами) донора («Донор (и)») и Фондом Университета Нью-Мексико, некоммерческой корпорацией штата Нью-Мексико, организованной и действующей исключительно для образовательные, научные, литературные и благотворительные цели в соответствии с разделом 501 (c) (3) Налогового кодекса 1986 года с поправками («Фонд») в отношении создания Донором и управления Фондом Название целевого фонда («Фонд»). 1. Донор настоящим жертвует, передает и передает Фонду безотзывный подарок для целей создания. Название целевого фонда для поддержки (Вставьте описание области поддержки и название колледжа, отдела или подразделения, а также любые другие спецификации, относящиеся к цели Фонд.) Управление Фондом осуществляется Фондом UNM в соответствии с его Уставом и Уставом, а также законами штата Нью-Мексико. Фонд должен быть обозначен как Название Целевого фонда, и все расходы из Фонда должны иметь название Фонда. Университет Нью-Мексико назначил указанного ниже должностного лица Университета и его или ее преемников ответственными за Университет, гарантируя, что все расходы, производимые из Фонда, соответствуют намерениям Донора, выраженным в настоящем Соглашении. _________________________________________ Дата: __________________ Официальное напечатанное название университета: ______________________________ Заголовок: ______________________________________ ЕСЛИ НАЗВАНО ПРОФЕССОР ИЛИ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ: Создание этого Фонда также подлежит одобрению Попечительским советом в соответствии с Регламентской политикой 2.11 «Обозначение университетских помещений, помещений, Пожертвования и программы »и Университетской бизнес-политики 1020« Именование объектов, пространств, пожертвований и программ »и будут управляться в соответствии с этими политиками. 2. Источник фонда: Фонд будет учрежден путем первоначального пожертвования в размере долларовой суммы. Донор (и) или любое заинтересованное лицо, корпорация, фонд или организация могут делать дополнительные подарки Фонду в любое время. Информация о доноре / почетном призере содержится в Приложении А к настоящему Соглашению. ЕСЛИ КОНДЕНСАТОР НЕ ПОЛНОСТЬЮ ФИНАНСИРОВАННЫЙ НА ВРЕМЯ ПОДПИСАНИЯ: Фонд вступает в силу с даты получения и принятия Фондом минимальных требований к финансированию в размере 25,000 XNUMX долларов США. Если минимальный размер пожертвований не будет достигнут в течение трех (3) лет с даты вступления в силу настоящего Соглашения, Фонд по согласованию с Университетом и / или донором (-ами) имеет возможность передать остаток средств Фонда другому лицу. благотворительный фонд с аналогичной целью или другой фонд Фонда, указанный жертвователем (-ами) или соответствующим должностным лицом (-ами) Университета. ЕСЛИ ЭНДАУМ ФИНАНСИРУЕТСЯ ПО ЗАКАЗУ: Если завещанный дар, предназначенный для этого целевого фонда, не составляет, по крайней мере, (минимальная сумма финансирования на момент подписания), Фонд по согласованию с Университетом имеет возможность передать остаток Внести средства в другой благотворительный фонд с аналогичной целью или в другой фонд фонда, указанный жертвователем (-ами) или соответствующим должностным лицом (-ами) Университета. 3. Объявление о фонде: Фонд или Университет Нью-Мексико могут объявить о фонде, включая имя донора, сумму, описание взносов и соответствующие детали в любой из своих публикаций. 4. Информация об использовании средств: Фонд будет отвечать на запросы информации, поступающие от Донора, ближайших родственников Донора или других лиц, указанных Донором, о деятельности и программах, финансируемых Фондом. 5. Инвестиционные полномочия: Фонд уполномочен поддерживать, инвестировать и реинвестировать Фонд в соответствии с инвестиционной политикой Фонда, устанавливаемой время от времени Попечительским советом Фонда и регентами Университета Нью-Мексико. Только для целей инвестирования деньги этого Фонда могут быть объединены с другими целевыми фондами, находящимися в собственности Фонда. Фонд всегда должен отдельно учитываться в бухгалтерских книгах и записях Фонда. 6. Срок действия Фонда: Фонд создается как истинное пожертвование на неограниченный срок и должен разумно управляться, инвестироваться и распределяться в Университет Фондом для достижения целей донора, как указано в настоящем документе, в соответствии с применимыми законами штата и федеральными законами, а также политика и процедуры Фонда. Если цель, для которой был учрежден Фонд, становится невозможной или непрактичной в той степени, в которой Университет не может использовать поддержку, полученную Фондом в соответствии с существующими условиями Соглашения, или если президент Университета заключает, что выполнение цели подвергает Университет неприемлемому риску правового воздействия, Фонд должен проконсультироваться с Донором для внесения изменений в Фонд. Если Донор недоступен, Президент Фонда по согласованию с Официальным лицом Университета и Президентом Университета может рекомендовать Попечительскому Совету Фонда для утверждения альтернативную цель Фонда, максимально близкую и соответствующую первоначальному намерению Донора. может в то время придумать. 7. Оценка обычных сборов и затрат: Обычные сборы, связанные со сбором и распределением подарков и доходов от подарков, могут быть оценены Фондом, а также любые 20 расходов, понесенных Фондом для создания, инвестирования, управления, защиты или защиты Фонда. 8. Связанные представители и правопреемники: Настоящее Соглашение имеет обязательную силу и действует в интересах его сторон, их представителей и их законных правопреемников. В результате, этот подарок не может быть возвращен в имущество Дарителя, не может быть отменен или изменен наследниками Дарителя, бенефициарами, кредиторами или личным представителем имущества Дарителя. [Альтернативный раздел, зарезервированный для корпораций-доноров]: настоящее Соглашение является обязательным и действует в интересах его сторон. Если Донорская корпорация прекращает свое существование, Фонд продолжает носить имя Донора, если Донор не сообщает Фонду о своем намерении переименовать Фонд на имя его правопреемной корпорации. 9. Применимое право: Настоящее Соглашение регулируется и толкуется в соответствии с законами штата Нью-Мексико, за исключением этого свода законов, касающихся выбора права. Это означает, что все аспекты дара Дарителя регулируются законодательством штата Нью-Мексико, даже если выбор норм права в противном случае может означать, что в противном случае могут применяться законы другого штата. 10). Изменение Соглашения: Условия настоящего Соглашения не могут быть изменены, изменены или изменены в устной форме, но могут быть исправлены, изменены или изменены только в письменной форме, подписанной Дарителем (ами) и Фондом. Настоящее Соглашение вступает в силу после его подписания Донором и Фондом. ДОНОР Проект - просьба не подписывать Дата: [Имя донора] Проект - не подписывать Дата: [Имя донора] UNIVERSITY OF NEW MEXICO FOUNDATION, INC. Черновик - пожалуйста, не подписывайте Дата: Генри Немчик, президент и генеральный директор ПРИЛОЖЕНИЕ 2 - ФОРМА УЧРЕЖДЕНИЯ ФОНДА 21 22 ПРИЛОЖЕНИЕ 3 - СРАВНЕНИЕ НАЛИЧИЕ И НЕ НАЛИЧИЕ Целевые и необеспеченные фонды часто путают. Вот некоторая сравнительная информация. Endowed Non Endowed Имеет индекс расходов, показывающий деньги, которые можно потратить сейчас. Да Да Имеет основной фонд (фонд, содержащий доллары для инвестирования, но не израсходованные) Да Нет Все новые подарки публикуются в Banner Monthly Weekly Донор получает годовой отчет Фонда, показывающий эффективность. Да Нет Ежеквартальный отчет для деканов, директоров и председателей с указанием предыдущего баланса корпуса, нового баланса корпуса, распределения расходов и баланса расходов. (аналогично отчету доноров) Да Нет Потребность в индексе бюджетных расходов. Да Да ПРИЛОЖЕНИЕ 4 - СВЯЗАННЫЕ ПОЛИТИКИ Эти политики ЕНД напрямую относятся к целевым и негосударственным фондам. Их можно найти по адресу https://policy.unm.edu/university-policies/index.html в Руководстве по деловой политике и процедурам UNM. Название политики Номер политики Допустимые и недопустимые расходы 4000 Пожертвований 7500 Подарки, сделанные университету 1030 Дары материальной личной собственности 7110 Управление инвестициями 7610 Именование объектов, помещений, пожертвований, программ 1020 23 ПРИЛОЖЕНИЕ 5 - МИНИМУМЫ РАЗВИТИЯ ПРЕДЛАГАЕМЫЙ МИНИМУМ ПРЕДЛАГАЕМЫХ УНИВЕРСИТЕТОВ НОВОЙ МЕКСИКИ УРОВНИ ФИНАНСИРОВАНИЯ Выдающаяся кафедра университета 2,500,000 долларов (HSC) Кафедра университета 1,500,000 Кафедра университета 1,000,000 (младший факультет) Заслуженный профессор 500,000 Ученый в резиденции 500,000 Приглашенная профессура 250,000 Стипендия за выдающиеся лекции 250,000 Исследовательская стипендия 250,000 Стипендия регентов 200,000 Стипендия факультета UNM 100,000 Стипендия UNM за академическое превосходство 100,000 50,000 Президентская стипендия 50,000 25,000 именных пожертвований (для любых целей, кроме указанных выше) 24 6 XNUMX ПРИЛОЖЕНИЕ XNUMX - ОПРЕДЕЛЕНИЯ СРОКА СРОКОВ Корпус: Принципал; капитал по сравнению с доходом, полученным от него. Обеспеченный: для обеспечения деньгами или их эквивалентом в качестве постоянного фонда поддержки. Не пожертвованные: деньги или их эквивалент, полученные в качестве подарка с целью использования в соответствии с ограничениями дарителя. Полностью финансируемое пожертвование: пожертвование было полностью собрано донором. Частично финансируемый фонд: жертвователь выплачивает пожертвование в течение определенного периода времени, но не все платежи были получены. Истинное пожертвование: Истинные пожертвования - это те фонды, на которые распространяются ограничения в подарочных инструментах, позволяющие использовать только доход, как указано дарителем, и что основная сумма будет храниться бессрочно. Срочные пожертвования: Срочные пожертвования - это фонды, похожие на настоящие целевые фонды, за исключением того, что по прошествии определенного периода времени или определенного события может быть израсходована вся или часть основного капитала. Квази-эндаумент: квази-эндаумент-фонды назначаются членами Совета директоров для тех же целей, что и настоящие эндаумент-фонды; однако дары предоставляются донорам неограниченно, и любая часть основной суммы квази-пожертвований может быть израсходована по усмотрению Попечительского совета. Распределение расходов: Распределение расходов - это средства, которые ежеквартально переводятся в индекс обеспеченных расходов и ежегодно корректируются. Это сумма денег, которую можно потратить. Распределение расходов происходит из учетной записи Endowed Corpus. ПРИЛОЖЕНИЕ 25 - ОТЧЕТЫ ФОНДА Фонд регулярно рассылает по электронной почте департаментам и другим заинтересованным сторонам два отчета. Эндаумент-деятельность рассылается по электронной почте примерно через два месяца после окончания каждого квартала. Первый отчет за июль-сентябрь, отправленный по почте в ноябре. Отчет о распределении расходов на пожертвования рассылается по электронной почте ежегодно в марте. Фонд для отделов не готовит отчеты Non-Endowed. Отчеты Non Endowed можно запускать в MyReports. Ниже приводится пример годового отчета о деятельности фонда. 26 27 Пример отчета о распределении обеспеченных расходов приведен ниже: 28 ПРИЛОЖЕНИЕ 8 - ОТЧЕТЫ ПО ОБЕСПЕЧЕННЫМ И НЕ ОБЕСПЕЧЕННЫМ БАННЕРАМ MyReports FORURBH - Неограниченный остаток и FOROLDS - Сводка операционной книги полезны при запуске для этих средств. Вот примеры обоих отчетов. FORURBH находится в подпапке F HSC Reports в MyReports. FOROLDS можно найти здесь и во вложенной папке F All Campus Reports. FORURBH Пример страницы: 29 FOROLDH Страница критериев: Обратите внимание, что вы выбрали два критерия. Один - это уровень организации, на котором находятся ваши индексы, а другой - фонд или фонды, по которым вы хотите обрабатывать данные. Выберите «Сводка» и временные рамки. Сгруппировать по индексу. 30 FOROLDH Образец страницы из приведенных выше критериев: 31 ПРИЛОЖЕНИЕ 9 - РАЗЛИЧИЕ МЕЖДУ ПОДАРКАМИ, ГРАНТАМИ И КОНТРАКТАМИ Различие между подарками, грантами и контрактами СОДЕРЖАНИЕ 1.0 Введение 2.0 Подарки 3.0 Гранты 4.0 Контракты 5.0 Лицензионные соглашения 6.0 Административные органы 1.0 ВВЕДЕНИЕ Правильная классификация и обработка внешние средства (подарки, гранты и контракты) необходимы для выполнения обязательного финансового и фидуциарного управления со стороны UNMHSC. Эти правила и процедуры были разработаны для улучшения координации и обеспечения последовательного и надлежащего обращения со средствами, и они предназначены для использования всеми преподавателями и администраторами УВКБ ООН, обращающимися за внешней поддержкой. Подарки, гранты и контракты являются основными формами вознаграждений, присуждаемых как государственными, так и частными источниками. Правильная классификация и обработка наград иногда сложны и потребуют осознанного суждения, особенно в случаях, когда характер награды не сразу ясен. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на какой-либо отдельной характеристике, каждую награду следует рассматривать в целом. Чтобы прояснить процесс определения классификации и обеспечить большую согласованность, следует использовать следующие руководящие принципы для определения как типа награды, так и отделения УВКБ ООН, ответственного за администрирование. 2.0 ПОДАРКИ Подарок определяется как добровольная передача денег или имущества, сделанная в качестве благотворительного пожертвования без ожидания или получения экономической выгоды. Это может или не может быть дано для определенной цели. Ниже приведены общие характеристики подарков: A. Требования к договору не предъявляются. Тем не менее, цели могут быть заявлены, а использование средств может быть ограничено определенной целью, такой как получение должности профессора, стипендия или исследования в определенной области. B. Премия безотзывна. C. Срок исполнения обычно не указывается. 32 D. Формальный финансовый учет и техническая отчетность не требуется, и нет требования о возврате неизрасходованных средств. Однако могут быть запрошены отчеты об управлении, документирующие использование и / или влияние подарка. E. Федеральная, государственная, местная или иностранная государственная поддержка обычно не считается подарком. Денежные средства, чеки и сертификаты акций, предлагаемые Университету без юридически обязывающего соглашения или требований к услугам, обычно обрабатываются как подарки, хотя в редких случаях грант может выплачиваться на складе. 3.0 ГРАНТЫ Грант определяется как добровольный перевод денег или имущества с основным намерением для выполнения общественной цели поддержки или стимулирования без прямой выгоды для спонсора. Ниже приведены общие характеристики грантов: A. Премия содержит условия использования средств, такие как бюджетные ограничения; заявляет программные цели, которые должны быть достигнуты; определяет ответственных лиц и срок исполнения; и подробно описывает права собственности. B. Обычно результат подачи предложения, ориентированного на результат. C. Программные и / или финансовые отчеты могут потребоваться в течение всего срока реализации проекта и в конце проекта. D. Может затрагивать вопросы владения интеллектуальной собственностью и прав на данные. E. Содержит формулировки, касающиеся права отозвать вознаграждение или приостановить финансирование. F. В случае значительных программных и / или финансовых отклонений требуется предварительное одобрение спонсора. G. Университет может потребовать выделение ресурсов для обеспечения постоянной поддержки проекта в будущем. 4.0 КОНТРАКТЫ Контракт определяется как приобретение собственности или услуг для прямой выгоды спонсора на условиях «услуга за услугу». В целом критерии для определения контракта такие же, как и для гранта, за исключением: A. Присуждение контракта может регулироваться более ограничительными условиями, изложенными в договорном документе. B. Финансирование может осуществляться на основе возмещения затрат или фиксированной цены. C. Спонсор участвует в определении работ, которые должны быть выполнены, или услуг, которые будут предоставлены. D. Интеллектуальная собственность и права на данные имеют большое значение. 33 Согласно представленным здесь руководящим принципам, награды, предлагаемые Университету за выполнение таких услуг, как тестирование или оценка лекарств для фармацевтических компаний, обычно классифицируются как гранты / контракты. 5.0 ЛИЦЕНЗИОННЫЕ СОГЛАШЕНИЯ Лицензионное соглашение - это договор, в котором применяется одно или несколько из следующих условий: A. Вознаграждение получено в обмен на опцион или лицензию на интеллектуальную собственность, принадлежащую Университету. B. Варианты или условия лицензии устанавливаются или предлагаются ранее существовавшей интеллектуальной собственности Университета. 6.0 АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ОФИСЫ Перечисленные здесь критерии применимы ко всем наградам, предоставляемым UNMHSC. Если определение неясно, необходимо связаться со следующими офисами, чтобы определить подходящую классификацию: Подарки - UNM Foundation 700 Lomas NE Suite 108 Betsy Till, 277-4503 Betsy.Till@unmfund.org Управление грантами и контрактами осуществляется через Financial Services HSC - Проекты, спонсируемые финансовыми услугами UNMHSC HSC-PreAward@salud.unm.edu Рена Виньярд, директор Лицензионные соглашения администрируются STC.UNM - Научно-технологический парк UNM Йован Хойссер, старший менеджер по инновациям (HSC POC) jheusser@stc.unm.edu * * КОНЕЦ РАЗДАЧИ ** ** НАЧАТЬ ПРЕЗЕНТАЦИЮ ** ПОНИМАНИЕ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ПОКАЗАТЕЛЕЙ НА ДОЛЖЕННЫЕ И НЕ НАЛОЖЕННЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ Представлено Терри Шуботэмом 11 17 Цели презентации: После этой презентации вы сможете: • Знайте разницу (или как узнать) между подарками и Контрактами или Грантами • Найдите свои индексы обеспеченных расходов с помощью MyReports • Найдите свои индексы необеспеченных расходов с помощью MyReports • Узнайте о Foundat ion Отчеты: • Что они отправляют? • Как часто они его отправляют? • Какая информация у него есть? 2 Чем фонды Фонда отличаются от большинства фондов ЕНД? • Целевые и необоснованные фонды финансируются за счет подарков Университету. • Большая часть финансирования ЕНД поступает из других источников. • Государственные ассигнования • Клинические доходы • Доходы от обучения • Контракты и гранты 3 В чем разница между обеспеченными и не финансируемыми фондами? • Целевые фонды - это крупные пожертвования, которые вкладываются, и доход от этих подарков расходуется. • Необеспеченные фонды - это подарки, предназначенные для полного использования. 4 Подарки и гранты - в чем разница? • Подарки проходят через Фонд • Quid pro Quo не разрешается • Гранты проходят через спонсируемые проекты • Гранты требуют возврата оставшихся денег в конце гранта. • Гранты требуют прогресса и / или финансовых отчетов • Сомневаетесь? Звоните или пишите: • Спонсируемые проекты 5 Как выглядят подарки в UNM? • ЕНД имеет фонд, созданный для получения этих средств • Донор может добавить ограничения на то, как эти средства могут быть потрачены • Существует два основных типа; Без пожертвований и с пожертвованиями • ЕНД требует, чтобы все запросы подарков координировались Фондом ЕНД. Любая используемая литература по сбору средств должна быть одобрена Фондом. 6 Подарок или контракт? • Вы получите по почте чек на 27.82 доллара. К чеку прилагается письмо. В письме указано: «Окончательный платеж: YYB764» • Вы получите по почте чек на 50,000 XNUMX долларов. К чеку прилагается рукописное письмо. В письме говорится: «За моим недавно умершим мужем нежно ухаживали в вашей больнице, и он попросил меня прислать вам немного денег в знак признательности за все, что больница сделала, чтобы он чувствовал себя комфортно в его последние дни. Пожалуйста, используйте эти деньги, чтобы другим пациентам было комфортно ». • Вы получите по почте чек на 21,000 XNUMX долларов. К чеку прилагается письмо. В письме указывается: «Оплата клинических испытаний Dr. Исследование Смита о прогрессировании фосимилокса ». • Вы получаете письмо (без проверки), в котором говорится: «Это для того, чтобы известить доктора. Смит, на следующей неделе мы отправим 42,000 7 долларов ". XNUMX Как обрабатываются $? • Вы получите чек на 27.82 доллара по почте. К чеку прилагается письмо. В письме указано: «Окончательный платеж: YYB764» • Вы получите по почте чек на 50,000 XNUMX долларов. К чеку прилагается рукописное письмо. В письме говорится: «За моим недавно умершим мужем нежно ухаживали в вашей больнице, и он попросил меня прислать вам немного денег в знак признательности за все, что больница сделала, чтобы он чувствовал себя комфортно в его последние дни. Пожалуйста, используйте эти деньги, чтобы другим пациентам было комфортно ». • Вы получите по почте чек на 21,000 XNUMX долларов. К чеку прилагается письмо. В письме указывается: «Оплата клинических испытаний Dr. Исследование Смита о прогрессировании фосимилокса ». • Вы получаете письмо (без проверки), в котором говорится: «Это для того, чтобы известить доктора. Смит, на следующей неделе мы отправим 42,000 8 долларов ". XNUMX Не обеспеченные или обеспеченные? • Не пожертвованные средства могут быть потрачены в пределах намерений донора. Устанавливается один индекс, средства помещаются в индекс, и отдел может составлять бюджет и расходовать средства. • Целевые фонды имеют два индекса. Один содержит корпус (фактический подарок), а ВТОРОЙ ИНДЕКС, называемый индексом расходов, получает сумму, которая может быть потрачена каждый год. 9 Как определить обеспеченные и не обеспеченные фондом 10 Тип Номер фонда Название Пожертвованный 3U0003 HU Endowed Spending Education Endowed 3U0081 HU Endowed Spending Research Endowed 3U0302 HU Endowed Spending Clinical Svc Non Endowed 3U0002 HU Non Endowed Spending Education Non Endowed Non Endowed 3U0001 HU Research Non Endowed Non-Endowed Research 3U0301 HU Клинические Svc по расходам без обеспеченных и необеспеченных средств Как определить индексы расходов на обеспеченные и необеспеченные средства • Проверьте фонд • Если он «не обеспечен», вы можете потратить его. Все индексы в фондах Non Endowed являются индексами расходов. • Если он имеет статус «Наделен» и отображается в вашем FORURBH MyReport, вы можете его потратить. Это индекс обеспеченных расходов. В этом отчете нет индексов Корпуса. • Проверьте указатель в отчете фонда. Если он указан в столбце «Индекс расходов», это индекс обеспеченных расходов, и его можно потратить. 11 Определение индексов расходов Есть несколько способов найти индексы расходов на обеспеченные и необеспеченные средства. Информация в вашем раздаточном материале охватывает некоторые из более сложных способов. Здесь описаны самые простые способы. 1. Запустите MyReport FORURBH для обеспеченных фондов 3U003, 3U0081, 3U0302 и необеспеченных фондов 3U0001, 3U0002 и 3U0301. 2. Только для индексов эндаументов просмотрите индексы, перечисленные в последнем отчете о деятельности эндаументов или в отчете о распределении расходов в вашем регионе. 12 13 Определение индексов расходов 14 Определение индексов расходов Другие полезные отчеты / баннеры • Отчет FOROLDS может быть запущен для отображения всех деталей, по индексам, ваших индексов расходов на пожертвования и без надбавок. • Критерии для запуска отчета следующие, и они являются ключевыми. • Этот отчет находится во вложенной папке F All Campus Reports в MyReports. • Баннерный экран FGIBDST. Разверните счета, чтобы увидеть документы, составляющие детали для каждого индекса. 15 Критерии отчета FOROLDS 16 Страница из FOROLDS с указанными выше критериями 17 Просмотр деталей - FGIBDST 18 Просмотр деталей - FGIBDST 19 Просмотр деталей - FGIBDST 20 Просмотр деталей - FGIBDST 21 Просмотр деталей - FGIBDST 22 Просмотр деталей - FGIBDST 23 Другое Индексы и методы • Инструкции по получению индексов Корпуса, как номера индексов Баннера соотносятся с номерами фондов Фонда и как найти один, когда у вас есть только другой, редко нужны, но включаются в ваши раздаточные материалы. • Мы кратко рассмотрим некоторые из них здесь. • Для целевых фондов индексы Корпуса перечислены рядом с их индексом расходов в Отчете Фонда, Отчет о деятельности Фонда 24 Отчеты Фонда • Два отправляемых отчета Фонда: • Отчет о деятельности Целевого фонда • Отправляется ежеквартально. (примерно через 2 месяца после окончания квартала) • Отчет о распределении расходов целевого капитала • Отправляется ежегодно. (обычно ближе к началу марта) • Эти отчеты отправляются по электронной почте в департаменты 25 Отчет о деятельности целевого капитала 26 Отчет о распределении расходов целевого капитала 27 Определение основного фонда с помощью баннера • Рекомендуется: • Найдите индексы корпуса в отчетах Фонда • Вы можете найти индексы корпуса в баннере. Вам необходимо: • Соответствующий индекс расходов 28 Определение основных средств 29 Индекс расходов Используйте баннерную форму для получения индексной программы Используйте баннерную форму / удалите букву «P». Поместите в поле фонда, чтобы получить сумму корпуса в A0CC - Требование денежных средств 0990DY FGIBDST или FTMACCI P3E024 FGITBAL / 3E024 Fund / 3E024 70,850.39 долл. США 914036 FGIBDST или FTMACCI P3E044 FGITBAL / 3E044 Fund / 3E044 15,838.09 30 долл. США Идентификация основных фондов 31 Определение корпоративных фондов 32 Определение корпоративных фондов 043167 Поле для определения суммы расходов в форме баннера Индекс программы 3 Использование корпоративной формы FGIBD. или FTMACCI P102E3 FGITBAL 102E33 AOCC - Претензия по наличным деньгам, идентифицирующая индексы корпуса • Перейдите в FTMACCI • Введите номер фонда для корпуса в области фонда • Следующий блок • Будет отображен индекс корпуса 34 Определение индексов корпуса 35 Определение намерения донора 36 Определение донора Намерение 37 Определение намерения донора XNUMX Сценарий: Это была напряженная, беспокойная неделя. Ваш менеджер приходит в пятницу утром и говорит: «Нам нужно отремонтировать эту сломанную машину в ходе исследования, и это будет стоить 250,000 XNUMX долларов. Пожалуйста, сделайте заказ на поставку сегодня ». Она бросает к вам на стол пачку документов, связанных с расходами. Ваш менеджер добавляет: «Используйте либо фонд Джека Мемориала, либо необоснованный фонд Джилл для покрытия этих расходов. Выберите лучший; просто УБЕДИТЕСЬ, что вы не потратите слишком много денег на ту, которую выберете! » «У меня сегодня встречи, увидимся в понедельник. Тогда дайте мне знать, что вы использовали и почему ». 38 Что выбрать в ноябре? Мемориальный фонд Джека Джингла • Отчет о распределении пожертвований - 15 финансовый год • 300,000 2015 долларов США в 290,000 году, 2014 1 долларов США в 2015 году • Баланс на 1011 ноября 80,000 года в «Счете распределения расходов пожертвований XNUMX», отображаемый в FGIBDST, составляет XNUMX XNUMX долларов США • Не учитывайте суммы нераспределенной прибыли для этого упражнения. (1900, 1901, 1903) • Отсутствие расходов в текущем году в FGIBDST Необеспеченный фонд Джилл Джингл (запуск 1 ноября 2015 г.) • Общая сумма «1000 подарков» за 2016 финансовый год, на данный момент в FGIBDST и сопоставимых в FOROLDS (с начала года Ноябрь) MyReport, запуск в тот же день • 17 подарков от 500 до 25,000 120,000 долларов на общую сумму XNUMX XNUMX долларов • В FGIBDST не расходуются текущие расходы • Не учитывайте суммы нераспределенной прибыли для этого упражнения. (1900, 1901, 1903) 39 Что выбрать в ноябре? Мемориальный фонд Джека Джингла • Отчет о распределении пожертвований - 15 финансовый год • 300,000 2015 долларов США в 290,000 году, 2014 1 долларов США в 2015 году • Баланс на 1011 ноября 80,000 года в «XNUMX - Счет распределения расходов на пожертвования», отображаемый в FGIBDST, составляет XNUMX XNUMX долларов США. Какая еще информация может вам понадобиться? • На что в форме создания фонда указано, что средства могут быть использованы? (что-нибудь полезное для отдела) • Каков бюджет? (FGIBDST указывает, что бюджет составляет 300,000 XNUMX долларов) • Сколько кварталов распределения расходов было распределено? (Один; в сентябре за 80,000 XNUMX долларов. 80 x 4 = 320 10 долларов • Игнорируйте любые суммы в 0G40-Endowment Income General XNUMX Что выбрать в ноябре? • Неконференционный фонд Джилл Джингл (запуск 1 ноября 2015 г.) • Общая сумма «1000 подарков» за 2016 финансовый год, на данный момент в FGIBDST и сопоставление на FOROLDH (с начала октября) MyReport, запуск в тот же день • 17 подарков от $ 500 до 25,000 120,000 долларов, на общую сумму XNUMX XNUMX долларов. Какая еще информация может вам понадобиться? • На что в форме создания фонда указано, что средства могут быть использованы? (что-нибудь полезное для отдела) • Каков бюджет? (FGIBDST указывает, что бюджет на 2016 год составляет 230,000 XNUMX долларов. В прошлом году бюджет составлял 250,000 41 долларов) XNUMX Что выбрать в ноябре? Почему? Благотворительный фонд Мемориала Джека Джингла Некоммерческий фонд Джил Джингл 42 Дополнительная информация? • Веб-сайт Фонда находится по адресу https://www.unmfund.org/. • В вашем раздаточном материале LEARN Endowment 9 приложений. 43 Теперь вы должны знать • Разница между пожертвованиями и благотворительными фондами • Разница между подарками и контрактами или грантами • Что MyReport to бегите, чтобы найти свои индексы обеспеченных расходов • Какой MyReport запускать, чтобы найти ваши индексы необеспеченных расходов • Отчеты фонда: • Что они отправляют • Как часто они их отправляют • Какую информацию он дает 44 Каковы ваши вопросы?

Суб-награда через рабочий процесс

Ведущий: Кейт Чарльстон, Джейсон Галлоуэй
Дата: 09-09-2015

Презентация - PDF

Дополнительные счета-фактуры и рабочий процесс http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Почему…. ЕДИНЫЕ ПРАВИЛА РУКОВОДСТВА Обязанности по мониторингу 30-дневного срока http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Как…. Рабочий процесс Как будет выглядеть общение? http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Approval Options The Department Administrator will be responsible for approving in Workflow The PI is responsible for approving the invoice http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Three options 1.Print Subaward invoice, PI manually signs 2.Electronic signature of the PI on the Subaward Invoice Approval Form 3.Attach Email approval from PI http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Adding documents to a PDF File xxxxx xxxxx 2 3 1 http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg REMEMBER 30 Day Deadline Document Legitimate Delays Keep Authorization Documentation http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg C&G Accounting CIG Departmental Administrator Accounts Payable P.I. http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg How to setup a proxy to approve Subaward invoices http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Proxy 90-Day End Date Notice Grant Closeout/Extension Workflow Training http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Why…. • Повышение эффективности процесса закрытия. • Соблюдение единых правил руководящей документации. • Улучшение коммуникации, отслеживания и подотчетности на различных этапах процесса. Http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1 .jpg Уведомление о дате окончания 90 дней • Рабочий процесс выполняется каждую ночь и проверяет наличие средств, заканчивающихся через 90 дней. • Электронное письмо отправлено финансовому менеджеру главного исследователя в FTMFUND • Должность администратора учетной записи 004 на экране «Персонал» FRAGRNT http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg Выверка гранта Требуется подтверждение выверки гранта «Подписывая этот отчет, я подтверждаю, насколько мне известно и верю, что отчет является правдивым, полным и точным, а расходы, выплаты и денежные поступления соответствуют целям и задачам, изложенным в условия Федеральной награды. Мне известно, что любая ложная, вымышленная или мошенническая информация или упущение каких-либо существенных фактов могут повлечь за собой уголовное, гражданское или административное наказание за мошенничество, ложные заявления, ложные утверждения или иное. (НАС Кодовый заголовок 18, раздел 1001 и заголовок 31, разделы 3729-3730 и 3801-3812) ». http://hsc.unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg FTMFUND -PI FRAGRNT –Acct Admin Начальное электронное письмо рабочего процесса в AA (1) Начальное письмо рабочего процесса в PI (14) Расширение или закрытие фонда Фонд уже продлен в баннере по электронной почте на адрес A / PI (12) Ожидающее электронное письмо в AA (13) Fund Расширенное электронное письмо на AA / PI (11) Расширение не утверждено, электронное письмо в FM ( 9) Расширить или закрыть электронное письмо о закрытии фонда в AA (4) AA Рабочий процесс для закрытия AA Close out Закройте электронное письмо фонда в AA / PI (7) Расширение отчета о проделанной работе с запросом на перенос http: // hsc. unm.edu/about/marketing/images/Logos/hsc/hsc1.jpg • В рамках Федерального финансового отчета (FFR) в разделе «Примечания» мы документируем, что запрос на перенос на будущие периоды будет выполнен позднее • Это решение Департамента ответственность за выполнение запроса на перенос.

PCards

Ведущий: Лаура Путц
Дата: 08-04-2015

Презентация - PDF

Представлено: HSC Unrestricted Accounting Лаура Путц, младший контролер PCARDSPCARDS http://pcard.unm.edu/common/images/pcard-logo-new.jpg. Покупка карт - Основы. Журнал карт. Перераспределение. Особые исключения. Процесс обзора .Infractions .Workflow ТЕМЫ ДЛЯ ОБЗОРА PCARDS PCARDS –– РИСКИ РИСКИ Расследования раскрывают неправомерное использование средств Университета; бывший сотрудник арестовал Университет Вандербильта в 2012 году; сумма является «значительной». В обязанности сотрудника входило инициирование и обработка финансовых транзакций. Университет немедленно усилил контроль. Аудиторские расследования в Калифорнии • Надзорный орган… потратил дополнительные 5,000 долларов, не имея возможности доказать, что эти расходы предназначались для государственных нужд. • 23 сотрудникам были выплачены дорожные пособия в размере 55,000 XNUMX долларов за поездки и расходы, понесенные рядом с их домами или штаб-квартирой. • Калифорния. Сотрудник университета потратил 6,000 долларов на ненадлежащую поездку; Конференция проходила в Бирмингеме, отель на 3 дня находился в Лондоне. Он сказал, что остался там, чтобы получить более выгодный билет домой на самолете. Нецелевое использование денежных средств Государственный служащий и владелец бизнеса, признанный виновным во взяточничестве. Один сотрудник получил 7 суток тюремного заключения, другой - 3 года условно. Владелец бизнеса получил 14 суток тюрьмы. Слабый контроль способствовал кражам. Программа закупочных карт предназначена для упрощения процесса закупок и оплаты и снижения общей стоимости приобретения. Кроме того, он предоставляет пользователям большую гибкость. .Товары, материалы, расходные материалы и некапитальное оборудование стоимостью до 10,000 5,000 долларов за транзакцию. Утвержденные услуги, не превышающие 2011 долларов за транзакцию. Удобный .Quick PCARDS PCARDS –– НАГРАДЫ НАГРАД http://blommi.com/wp-content/uploads/02 /2012/make-slow-blog-faster.jpg http://cdn.moneycrashers.com/wp-content/uploads/11/1/credit14.jpg Результаты за 105,771 финансовый год СТАТИСТИКА PCARD Campus TransactionCount Всего транзакций Главный кампус 45,724,175 8,166 $ 3,364,591 62,131 21,993,519 Филиал Campus 176,068 71,082,285 15 103,247 49,329,524 Научный центр здравоохранения 7.8 9,976 4,068,790 20.9 65,627 Всего 24,500,857 11.4 $ 178,850 77,585,120 14.9 Предварительные результаты за XNUMX ФГ сочетание внешнего контроля и внутренних политик и процедур. Обработчик карт банка проверяет следующие критерии для каждой транзакции, прежде чем дать поставщику разрешение на принятие транзакции. .Статус карты .Долларовый лимит отдельной транзакции .Месячный долларовый лимит .Месячный долларовый лимит .Номер торгового кода товара (MCC) не заблокирован .Дневной долларовый лимит .Дневной лимит на количество транзакций .Месячный лимит на количество транзакций. splicketypubgroup.com/wp-content/uploads/2013/11/roadblock.jpg. Держатель карты свяжет журнал транзакций, выписку из банка и сопроводительную документацию. Примеры подтверждающей документации включают в себя оригинальные торговые квитанции, кассовые чеки, оплаченные счета-фактуры, формы заказов и отчеты о получении, которые содержат информацию о позициях, описание позиций, количество и суммы в долларах. Платежные ведомости по карте покупки / коммерческие черновики, отправленные по факсу копии, ксерокопии или формы онлайн-заказа сами по себе не являются достаточной поддержкой. .Действительная бизнес-цель требуется для каждой транзакции и должна быть занесена в журнал. 2014-who-what-when-where-why.jpg ЖУРНАЛ PCARD ЖУРНАЛ PCARD –– БИЗНЕС ЦЕЛЬ ЦЕЛЬ БИЗНЕС. Карты имеют индекс и учетную запись по умолчанию (например: 03/178111159). Все расходы будут идти на этот индекс и счет по умолчанию за исключением случаев перераспределения на другой индекс / счет. Правильный индекс и счет для платежа - это индекс / счет, указанный в журнале P-card для этого платежа. Начисления должны быть перераспределены в течение 258000 дней с момента покупки на правильный индекс / учетной записи, иначе они автоматически перейдут в индекс / учетную запись по умолчанию. Если это перераспределение не происходит вовремя, происходят плохие вещи: .Больше работы. Совместное предприятие должно перераспределить плату с индекса / счета по умолчанию на правильный индекс / счет. Владелец карты подвергается нарушению Pcard ПЕРЕУСТАНОВКА ПАРТЫ SPCARD REALLOCATIONS PCARD REALLOCATIONS неделя) VISA передает данные в Bank of America (ежедневно в течение рабочей недели) Данные Bank of America загружаются в Banner Finance (ежедневно в течение рабочей недели) ПЕРЕНАПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНОЙ КАРТЫ ПЕРЕНАПРАВЛЕНИЕ КАРТЫ Держатель карты перераспределяет со значения по умолчанию на фактический индекс / код счета в FWAINVT (3100 дней для перераспределения) Публикации транзакций в Banner Finance для индексации / кода счета (часто публикуются в течение рабочего дня) ЖУРНАЛ PCARD ЖУРНАЛ PCARD –– ЧТО ПОВТОРЯТЬ? Три категории 1) Всегда требуется от основного бухгалтерского управления и отдела PCard НЕЗАВИСИМО от источника финансирования (ограниченные или неограниченные индексы) 2) Требуется от отделов ограниченного учета и отдела PCard (ограниченные индексы) 3) Требуется только от отдела Pcard. СПЕЦИАЛЬНЫЕ ИСКЛЮЧЕНИЯ ОСОБЫЕ ИСКЛЮЧЕНИЯ. .Награды и призы .Подарки .Помещения .Учебное пособие, включая плату за обучение UNM, необходимую для соблюдения правил и определение допустимости. Поощрения участников .Почтовые марки .Предоплаченные телефонные карты .Рецептурные препараты / контролируемые вещества, необходимые для внутреннего контроля, и определение допустимости 1 КАТЕГОРИЯ 1 - ПРОСМОТРЕТЬ БУХГАЛТЕРСКИМ УЧЕТОМ (ОБЕИ ПРОСМОТРЕНЫ БУХГАЛТЕРОМ (НЕОГРАНИЧЕННЫЕ И ОГРАНИЧИВАЕМЫЕ ИНДЕКСЫ) НЕОГРАНИЧЕННЫЕ И ОГРАНИЧИВАЕМЫЕ ИНДЕКСЫ) .Реклама .Животные .Питание. Покупки обычно не допускаются по большинству контрактов или грантов. CATEGORY 2 CATEGORY 2 --REVIEWED BY RESTRICTED ACCOUNTING REVIEWED BY RESTRICTED ACCOUNTING .Agreements/Contracts .Catering Agreements/Contracts .Maintenance Contracts Required for Signature Authorization Compliance .Computers or Servers not purchased in LoboMart .Construction Projects, including mounted furniture or paid for office maintenance Required for Inventory/Property Accounting CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY .Copier/Fax/Printer/Scanner .Key Duplicating .Vehicle Repair .Software available for purchase through ITS and/or >$2,500 .Telephones/telecommunications Services.  Includes cell phones and cell phone service Policy/Services provided by UNM Departments CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY CATEGORY 3 CATEGORY 3 --REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT REVIEWED BY PCARD DEPARTMENT ONLYONLY .Insurance –Policy compliance .Photos/Electronic Images to be published or reproduced -Legal considerations .3rdParty Checkout Vendors (PayPal, Google, etc.) -Internal Control .Payments to Foreign Entities –Tax reporting compliance .Services listed in the Prohibited Service List .Archeologist .Architects .Certified Public Accountants .Consultants .Contractors .Engineers .Land Surveyors .Landscape Architects .Lawyers .Legal .Management & Systems Consultants .Planners .Psychologist PROHIBITED SERVICES LISTPROHIBITED SERVICES LIST .Medical Arts Practitioner .Researchers .Scientists .Service workers .Security Services .Teachers and other instructors .Telephone solicitors .Childcare Services .Computer consultants and programmers .Employment Services .Plumbing .Electrical repairs .Individuals or business providing typing, data entry or other clerical office duties PROHIBITED SERVICES LISTPROHIBITED SERVICES LIST PROHIBITED SERVICES LIST REASONSPROHIBITED SERVICES LIST REASONS .IRS Compliance .1099 Reporting Complexities .Employee versus Independent Contractor .New Mexico Constitution .Legal representation of institution .NM State Audit Rule .Information Technology .HIPAA Compliance .FERPA Compliance .Services provided by UNM Departments .Routine or one time maintenance .Repairs .Technical Services .Printing .Photocopying .Duplication .Film Development APPROVED SERVICES LISTAPPROVED SERVICES LIST .Food .Promotional Items .Awards .Get approval before purchase .Improper or late reallocation DETAILS THAT TRIP YOU UPDETAILS THAT TRIP YOU UP http://www.attiglawfirm.com/wp-content/uploads/2014/05/stumble2.jpg FOOD .The department is responsible for following Policy UAP 4000-Allowable and Unallowable Expenditures .Generally, food only requires a Special Exception when purchased on a Restricted index, UNLESS .If a contract is involved, request a special exception from Pcard (http://pcard.unm.edu/) website if using an Unrestricted index .If a contract is involved, request a special exception from your Contracts and Grant office (http://pcard.unm.edu/) website if using a Restricted index .If alcohol is involved, request a special exception from Unrestricted Accounting ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL EXCEPTIONSADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL EXCEPTIONS PROMOTIONAL ITEMS .Information to provide for consideration .Item(s) being purchased .Give cost of each item .Quantity of each item .Intended recipients AWARDS .Must have an approved Award on file before requesting the Special Exception .This includes Staff and Student Awards ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD ADDITIONAL CONSIDERATIONS PCARD SPECIAL SPECIAL EXCEPTIONSEXCEPTIONS http://www.bondprinting.com/Assets/promotional-products.gif http://www.boats.com/boat-content/files/2013/12/signing-paperwork.jpg .Request approval BEFORE the purchase!! .Все исключения постфактум должны быть объяснены. .Переназначение сборов на неограниченные индексы с карт с ограниченным индексом по умолчанию НЕ РАЗРЕШЕНО. .Относится только к ограниченному количеству держателей карт. .Перераспределяйте покупки Pcard своевременно - в течение разрешенного 10-дневного периода. .Или раньше - измените дату публикации, чтобы ускорить публикацию в Баннер. Перераспределите свои транзакции на правильный индекс-счет, указанный в запросе. .Часть контроля качества и проверки соответствия ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СООБРАЖЕНИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СООБРАЖЕНИЯ PCARD СПЕЦИАЛЬНЫЕ ИСКЛЮЧЕНИЯ PCARD СПЕЦИАЛЬНЫЕ ИСКЛЮЧЕНИЯ ИСКЛЮЧЕНИЯ ОБЗОР ОТДЕЛЕНИЯ PCARD ОБЗОР ОТДЕЛА PCARD. Месяц: 1,100. Заявлений в год: 250 14,000. Персонал отдела карт: 5,600,000 FTE UNM PCARDHOLDER SUMMARY. Надлежащее заполнение журнала транзакций, включая необходимые подписи, подтверждающие каждую транзакцию. Наличие и сохранение оригинальной подтверждающей документации. Запись в Журнал транзакций и подтверждающие квитанции. Соответствующее распределение (индекс / код счета). Деловая цель и одобрение покупок. Налог с продаж не начислялся и не уплачивался. Услуги с неутвержденными поставщиками КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА A КОНТРОЛЬ СООТВЕТСТВИЯ КОНТРОЛЬ СООТВЕТСТВИЯ И ОБЗОР СООТВЕТСТВИЯ. Были ли опасные химические вещества сообщены в Управление безопасности и рисков? . Квитанции:. Включаются ли в квитанции сведения о позициях? .Это оригинал квитанции? (не факс / копия / квитанция об онлайн-заказе). Включены ли памятки для утерянных / отсутствующих квитанций? Приложены ли квитанции, но покупки нет в журнале? Своевременно ли разрешались споры? .Распределены ли транзакции Pcard в течение 10 дней? .Отправлялись ли в Службу управления запасами сведения о покупках компьютеров / ноутбуков? Запрашивались ли при необходимости особые исключения? . Делались ли туристические покупки для «не разрешенных» лиц? .Иностранные граждане требуют запроса об исключении. Нельзя использовать PCard для аренды автомобилей для сотрудников, не являющихся сотрудниками UNM. КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА И ОБЗОР СООТВЕТСТВИЯ КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА И ОБЗОР СООТВЕТСТВИЯ Три категории нарушений: Уровень I - Несоблюдение уровня ведения документации, Уровень II - Нарастающие / Запрещенные покупки, Уровень III - Личные и / или Последствия несанкционированной покупки: Держатель карты, совершивший несколько нарушений, может быть обязан пройти переподготовку. История несоблюдения требований может привести к аннулированию привилегий Карты. НАРУШЕНИЕ PCARD НАРУШЕНИЯ КАРТЫ http://images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty_flag1_xlarge.jpeg. Отсутствует журнал транзакций или журнал не заполнен правильно. Журнал транзакций был отправлен без надлежащих подписей, или подписи не являются авторизованными подписями. не отсортированы в правильном порядке. Журнал транзакций и выписка по счету не сбалансированы. Отсутствие "перенесено в" Индекс / Код счета в Журнале транзакций. Попытка перераспределить транзакцию на неавторизованный Индекс / Код счета. Покупка опасных химикатов / Департамент не сообщил о радиоактивных материалах в Службу безопасности и рисков. НАРУШЕНИЯ УРОВНЯ I НАРУШЕНИЯ УРОВНЯ I –– ПРАВИЛЬНОЕ ВЕДЕНИЕ УЧЕТА ПРАВИЛЬНОЕ ВЕДЕНИЕ УЧЕТА http://images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty_flag1_xlarge.jpe Источник вспомогательной документации. не предоставлять информацию о позиции, включая описание позиции, количество и суммы в долларах. документация была изменена .Файл не получен в течение 30 дней с даты выписки по счету. Предоставлен неоригинальный источник подтверждающей документации (факс, ксерокопия или онлайн-форма заказа) .Владелец карты покинул отдел, и администратор PCard не был уведомлен о закрытии карта .Владелец карты не ответил на запросы из офиса PCard о предоставлении информации о продавце. Отсутствует источник подтверждающей документации (оригинальная упаковочная ведомость, оплаченный счет или регистрационный чек) НАРУШЕНИЯ УРОВНЯ I НАРУШЕНИЯ УРОВНЯ –– НЕПРАВИЛЬНОЕ ВЕДЕНИЕ УЧЕТА Неверное ведение записи http : //images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty_flag1_xlarge.jpeg. Налог с продаж был начислен и уплачен, и Держатель карты не запрашивал кредит и не подавал личное возмещение. Карта использовалась для оплаты недопустимой услуги. Была совершена покупка. совершено на сумму более 10,000.00 002126153 долларов США без предварительного разрешения от Покупки. Похоже, что Карту использовало физическое лицо, не являющееся Держателем Карты. что имело место инкрементная / раздельная покупка. Похоже, что имела место покупка запрещенного предмета. Билет на самолет, приобретенный для неавторизованного путешественника НАРУШЕНИЯ УРОВНЯ II НАРУШЕНИЯ УРОВНЯ II –– ИНКРЕМЕНТАЛЬНО / ЗАПРЕЩЕНО / ЗАПРЕЩЕНО http://images.sodahead.com/ polls / 462739198 / 1_throw_penalty_flagXNUMX_xlarge.jpeg. По всей видимости, была сделана личная покупка. По всей видимости, была сделана несанкционированная покупка. В отношении вышеуказанных нарушений:. Требуется письменное объяснение от декана, директора или главы департамента, включая заявление о дисциплинарных взысканиях действие предпринято. . Немедленное аннулирование PCard и немедленное личное возмещение. Возможные дисциплинарные меры вплоть до увольнения. НАРУШЕНИЯ УРОВНЯ III НАРУШЕНИЯ УРОВНЯ –– ЛИЧНЫЕ И / ИЛИ ЛИЧНЫЕ И / ИЛИ НЕСАНКЦИОНИРОВАННЫЕ ПОКУПКИ НЕСАНКЦИОНИРОВАННАЯ ПОКУПКА http://images.sodahead.com/polls/002126153/462739198_throw_penalty_flag1_glarge.jpg Календарь на 2014 год (год). 2015 Неадекватная коммерческая цель 1,232 410 1,207 Сведения о квитанции 336 821 Отчет не представлен вовремя 411 796 Отсутствует запрос на исключение 345 733 Отсутствие квитанции 359 643 Идентификатор актива / инвентаризация 197 391 СТАТИСТИКА НАРУШЕНИЙ СТАТИСТИКА ИНФРАКЦИИ * До 120 июня Заявления о нарушениях Календарный год 5 Календарный год 2014 * Не допущено SalesTax 2015 134 Контракт отсутствует / не рассмотрен 89 273 Личные покупки / возможное мошенничество 80 173 Отсутствуют подписи 66 37 Поездки 2 39 Несбалансированный журнал 44 106 СТАТИСТИКА НАРУШЕНИЙ СТАТИСТИКА ИНФРАКЦИЙ * До 35 июня. .20 6 элементов рабочего процесса создают d –Июнь 5 г. 300,000 4,416 завершено (1,579%). 2015 ожидающих выполнения (1,109%). 70 470 элементов рабочего процесса создано –Май 30 г. 1,989 2015 выполнено (1,744%). 88 ожидающих выполнения (245%) PCARD TRAVEL TRANSACTIONS ПУТЕШЕСТВИЯ И РАБОЧИЙ ПОТОК PCARD ПЕРЕМЕЩЕНИЯ И РАБОЧИЙ ПОТОК PCARD ПУТЕШЕСТВИЯ И РАБОЧИЙ ПОТОК PCARD TRAVEL TRANSACTIONS И РАБОЧИЙ ПОТОК. После создания DPI и привязки «S Doc» элемент рабочего процесса Pcard исчезнет. .Вам не нужно ничего делать! Рабочий процесс будет автоматизирован, даже если вы не выберете вариант I. .Опция I используется, если вы еще не обработали DPI для поездки, к которой он принадлежит. DPI должен быть создан в течение 7 дней. Элемент рабочего процесса должен быть правильно связан (выбран в раскрывающемся меню) с ОПЦИЕЙ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ DPI. IUSE ВАРИАНТ I. Если выбран вариант I и произойдет одно из следующих событий, рабочий процесс будет возвращаться к вам снова и снова, как пресловутая «Плохая копейка»! DPEZ / DPI никогда не запускался. DPEZ / DPI никогда не был завершен (очищен через 30 дней). DPI был отклонен и никогда не отправлялся повторно (очищен через 30 дней) .S документ не был должным образом связан с DPEZ / DPI ВАРИАНТ I. ВАРИАНТ I - ПЛОХОЙ ПЕННИПЛОХОЙ ПЕННИ uk пенни. Вариант II используется, когда DPEZ / DPI уже был обработан для поездки, которой принадлежит S-документ в рабочем процессе. .Добавьте S-документ в этот DPI, следуя инструкциям варианта II. .Отделение должно указать документ ДЗ, в котором должна была быть заявлена ​​транзакция. .HSC должен проверить исходную транзакцию PCard и указанную DZ для подтверждения связанных элементов. .Система «вставляет» записи в DZ Banner Record. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВАРИАНТ II ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВАРИАНТ II И после варианта II используется для очистки рабочего процесса: КОГДА ДОБАВЛЕННЫЙ ДОКУМЕНТ В КАЧЕСТВЕ «ПРЕДВАРИТЕЛЬНО ДОБАВЛЕН ДОКУМЕНТ S В КАЧЕСТВЕ« ПРЕДВАРИТЕЛЬНО ОПЛАЧЕНО ДРУГОЕ », ОПЛАЧЕНО ДРУГОЕ» Добавление документа Travel S в качестве «Предоплаченного другого» вызовет рабочий процесс. будет создан Документ появится дважды на DPI, если вы выберете вариант II для очистки рабочего процесса. Используйте вариант II для очистки транзакции и ссылки на исходный DPI. Не создавайте DPEZ с нулевым долларом. .Невозможно использовать для каких-либо командировок сотрудников. Необходимо использовать Zero $ DPEZ. Нельзя использовать для любого иностранного путешественника. -Необходимо использовать Zero $ DPEZ. Выберите вариант V вместо выполнения DPEZ с нулевым долларом для:. –Должен указать / указать. Только если возмещение не выплачивается. Необходимо приложить необходимую документацию: копию оригинала квитанции и другие документы, такие как расписание собеседований, флаер лекций и т. Д. ВАРИАНТ V: ТРЕБОВАНИЯ ВАРИАНТ V: ТРЕБОВАНИЯ Веб-сайт отдела .Pcard: http://pcard.unm.edu/. Основные контакты отдела. Политика и процедура PCard. Ссылки на учебные материалы по карточкам. И многое, многое другое !!

Разъяснение единого руководящего циркуляра

Ведущий: Джейсон Галлоуэй
Дата: 05-12-2015

Презентация - PDF

Единое руководство - Как это повлияет на мой грант? Джейсон Галлоуэй, младший контролер Учет контрактов и грантов HSC https://contemplativemammoth.files.wordpress.com/2013/02/phd050611s.gif Новое руководство • Заменяет циркуляры по БОМБ:. A-21, Принципы определения затрат, применимых к грантам, контрактам и другим соглашениям с образовательными учреждениями. A-110 Единые административные требования к грантам и соглашениям с высшими учебными заведениями, больницами и другими некоммерческими организациями. A-133 Аудиты штатов, органов местного самоуправления и некоммерческих организаций • 2 CFR 200, Единые административные требования, принципы затрат и требования к аудиту для федеральных наград • Действительно с 26 декабря 2014 г. Зачем нужны единообразные инструкции? • Цели и задачи • Реформировать и оптимизировать руководство для всех федеральных наград • Упростить административное бремя • Усилить надзор • Сократить мошенничество, расточительство и злоупотребления • Устранить дублирующие и противоречивые указания • Обеспечить последовательное и прозрачное отношение к расходам Единое руководство • Электронный кодекс федеральных нормативных актов • Свод федеральных нормативных актов - заголовок 2, подзаголовок A, глава II, часть 200 • Заменяет и упрощает требования восьми различных проспектов о предоставлении грантов в один набор нормативных актов • Состоит из шести подразделов от A до F eCFR -Code единого руководства федерального законодательства • Состоит из шести подразделов :. Подчасть A - Акронимы и определения. Подраздел B - Общие положения. Подчасть C - Требования к предварительным федеральным наградам и содержание федеральных наград. Подчасть D - Требования к федеральной награде. Подчасть E - Принципы затрат. Подчасть F - Требования к аудиту A-21 vs. 2 CFR 200 - Чему мне следовать? • Новые награды и дополнения теперь должны использовать новое руководство. • Ознакомьтесь с условиями и положениями вашего вознаграждения! (HHS). Если ваше вознаграждение было присуждено после 26 декабря 2014 г., скорее всего, оно будет под новым руководством. Старые правила = 45 CFR Часть 74 или Часть 92. Новые правила = 45 CFR Часть 75 Изменения в унифицированных руководствах • Определения • «Следует» или «обязательно» • Обязательно = ТРЕБУЕТСЯ • Следует = передовой опыт или рекомендуемый подход Мониторинг субреципиентов - §200.331 • В этом разделе представлены подробные процедуры мониторинга, такие как анализ финансовых и программных отчеты, выполнение проверок на местах и ​​привлечение внешнего аудитора для выполнения согласованных процедур для мониторинга субреципиентов. • Оценка рисков и документация субреципиента • Проверка финансовых и программных отчетов в соответствии с требованиями ЕНД. PI несет ответственность за соблюдение программных требований до утверждения счетов. • Оплата счетов субполучателя должна производиться в течение 30 дней. Могу ли я оплатить это своим грантом? Ответ: Это зависит !! Циркуляр OMB A-21 и 2 CFR 200, подраздел E - Принципы затрат • Определите критерии для начисления затрат • Определите прямые и косвенные затраты • Обсудите выбранные статьи затрат • Определите расчет ставки косвенных затрат СОВЕТ ПО СТАНДАРТАМ УЧЕТА ЗАТРАТ (CASB) • 501 Последовательность в отчетности по затратам • 502 Последовательность в распределении затрат • 505 Учет недопустимых затрат • 506 Последовательность в учете затрат Период A-21 Приложение A и 2 CFR 200.419 Факторы, влияющие на начисление затрат или «Золотые правила» • Должны быть разумными • Осмотрительный человек тест - что сделал бы разумный человек в подобной ситуации? • Необходимо для проекта • Соблюдать все применимые законы и постановления • Соблюдать условия спонсора и награды • Соответствовать политикам и практике, единообразно применяемым к федеральным и университетским фондам • A-21 C.3 и 2 CFR 200.403, 200.404 Газета Тест • «Обдумывая любой деловой акт, сотрудник должен спросить себя, не захочет ли он, чтобы он немедленно описал его на первой странице своей местной газеты, чтобы его прочитали его супруга, дети и друзья. ” -Уоррен Э. Факторы Баффета, влияющие на начисление затрат • Должны быть допустимыми • Затраты должны соответствовать любым ограничениям или исключениям, изложенным в принципах расчета стоимости или в спонсируемом соглашении относительно типов или сумм затрат. См. A-21 C.2 (d) и 2 CFR 200.403 • Условия и положения контракта • Общие положения для отдельных статей затрат -A-21 Sec. J.1 –J.54 и 2 CFR 200.420 –200.475 Факторы, влияющие на начисление затрат • Должны быть распределены Товары или услуги подлежат оплате или переуступке в соответствии с полученными относительными выгодами или другими справедливыми отношениями. Затраты понесены исключительно для продвижения работы, или. Экономические выгоды как спонсорское соглашение, так и другая работа в пропорциях, которые могут быть приблизительно определены разумными методами, или. Затраты необходимы для работы учреждения в целом и частично могут быть отнесены на спонсируемые проекты, и. Запрещается перенос затрат из одного фонда в другой для покрытия перерасхода средств, во избежание ограничений по соглашению или из соображений удобства • Факторы A-21 C.4 и 2 CFR 200.405, влияющие на начисление затрат • Необходимо последовательно рассматривать -Последовательность в предложении, начислении и затраты на отчетность - Непрерывно начисляются в аналогичных обстоятельствах как прямые или косвенные затраты • A-21 C.2 (c), D.1, Приложение A и 2 CFR 200.403, 200.412, 200.413 (a) Согласованный режим • §200.403 (d) говорится: «Затраты не могут быть отнесены к федеральной награде как прямые затраты, если любые другие затраты, понесенные для той же цели при аналогичных обстоятельствах, были отнесены к федеральной награде как косвенные затраты». Разделение затрат • §200.403 (f) гласит: «Не включается в стоимость или не используется для удовлетворения требований разделения затрат или соответствия требованиям любой другой программы, финансируемой из федерального бюджета, в текущем или предыдущем периоде. См. Также §200.306 параграф (b) о разделении затрат или сопоставлении ". Что означает «допустимое»? • «Тот факт, что затраты, запрошенные в бюджете, присуждаются в соответствии с требованиями, не гарантирует определения допустимости. Организация несет ответственность за последовательное представление затрат и не должна включать затраты, связанные с их ставкой F&A, как прямые затраты ». -Положение о политике предоставления грантов NIH Может ли это быть оплачено грантом? • Если стоимость не может соответствовать критериям разумности, допустимости, распределимости и согласованности, это недопустимо. • Помните, что если это недопустимо для спонсируемого фонда, то это не допускается для счета долевого участия. Определение прямых затрат 2 CFR 200.413 • Прямые затраты - это те затраты, которые могут быть идентифицированы конкретно с конкретной конечной целью затрат, такой как федеральная награда или другая деятельность, финансируемая из внутренних или внешних источников, или которые могут быть напрямую отнесены к такой деятельности относительно легко с помощью высокая степень точности. Затраты, понесенные для той же цели в аналогичных обстоятельствах, должны последовательно рассматриваться как прямые или косвенные (F&A) затраты. См. Также §200.405 Распределенные затраты. Примеры прямых затрат • Заработная плата исследователей / руководителей проектов. (включая затраты на льготы) • Лабораторные / проектные принадлежности • Командировки • Техники • Содержание / уход за животными Особые обстоятельства - старые • Сбор, анализ, ввод обширных данных • Большое количество командировок / встреч • Крупные, сложные программы • Удаленные полевые проекты, которые не могут доступ к обычным ведомственным службам • Крупные проекты, например Центры общих клинических исследований, гранты центров, гранты программных проектов ... • Гранты на обучение • Спонсируемые проекты, полностью или частично не поддерживаемые федеральными фондами. Особые обстоятельства - новые. Если существуют особые обстоятельства, затраты на F&A могут быть включены в бюджет как прямые затраты при условии, что затраты составляют: Допустимо. Определен конкретно с предлагаемым проектом и продвинет предложенную работу. Стоимость может быть отнесена на счет предложенного проекта с относительной легкостью и высокой степенью точности. Специальное примечание о технической поддержке • A-21, Приложение C. Примеры «крупных проектов», в которых может быть уместным прямое взимание заработной платы административного или канцелярского персонала. • 2 CFR 200.413. Персонал обычно следует рассматривать как косвенные (F&A) расходы. Прямая оплата может быть уместной, если: (1) является неотъемлемой частью проекта; (2) Специально отождествляется с проектом; и (3) Явно включены в бюджет или с предварительного письменного разрешения агентства. Особое примечание о вычислительных устройствах • 2 CFR 200.453 (c). Материалы и расходные материалы, использованные для выполнения федеральной награды, могут быть оплачены как прямые расходы. В конкретном случае компьютерных устройств начисление платы в качестве прямых затрат допускается для устройств, которые являются необходимыми и могут быть распределены, но не только предназначены для выполнения федеральной награды. Документ! Документ! Документ! Документ! Зачем нужна документация? • Аудиторы ожидают документации по всем сделкам. Особенно те, которые рассматриваются в «исключительных» обстоятельствах или для крупных проектов. • Квитанции с достаточной детализацией, чтобы подтвердить обвинение. • Письменное объяснение того, как расходы принесли пользу проекту (ам) • Если вы покидаете университет или факультет, есть ли достаточно подробностей, чтобы документация говорила сама за себя? Куда вы идете за ответами? • 2 CFR 200, подраздел E единообразного руководства • Циркуляр OMB A-21 • Правила / рекомендации агентства • Рекомендации для конкретных программ • Документ о присуждении контракта • Особые условия • Институциональная политика • Проконсультируйтесь с вашим налоговым монитором и C&G Accounting Полезный совет - см. Стандартную бухгалтерскую отчетность университета Справочное руководство (SARM) http://sarm.unm.edu/ Допустимое или недопустимое решение вы решаете… http://memecrunch.com/meme/KFPS/not-sure-if-cost-unallowable/image.jpg Пример 1 • У вашего ИП есть грант U-54, который требует значительной поддержки в организации командировок руководителей проектов из нескольких университетов и внутренних исследовательских проектов для участия в полугодовых совещаниях о ходе работы. ИП также координирует подготовку и подачу нескольких публикаций и планирование четырех отдельных семинаров, связанных с грантом. Как вы думаете, он может взимать плату за административные / канцелярские услуги по гранту? Пример 2 • PI пригласил своего соисследователя по его Гранту (эксперта в той области, в которой вы работаете, и из другого университета), чтобы он рассказал сотрудникам / преподавателям вашего университета об уникальном открытии, которое они сделали. их проект. После семинара ИП и несколько других преподавателей ужинают со спикером в местном ресторане перед вылетом домой. Какие, если таковые имеются, расходы могут быть отнесены на счет Гранта? НЕПРИЕМЛЕМЫЕ ПРАКТИКИ • Закупка товаров для исчерпания необязательных остатков. • Чередование расходов между проектами. • Назначение сборов на основе остатка для решения проблем с доступностью финансирования или во избежание потери переносимых остатков. НЕПРИЕМЛЕМЫЕ ПРАКТИКИ • Отнесение сборов к награде до того, как затраты будут понесены. • Отнесение расходов исключительно на единовременное вознаграждение, если расходы явно поддержали другие виды деятельности. • Применение «налога на единицу» к проектам для распределения канцелярских и административных расходов. • Передача овердрафта от одного спонсируемого проекта к другому без специального одобрения спонсора. Закон о ложных исках • В США В соответствии с Законом о ложных исках лицам, работающим с федеральными фондами, запрещается «сознательно предъявлять или побуждать к представлению должностному лицу или служащему США. Правительство или служащий вооруженных сил США ложное или мошенническое требование об оплате или одобрении ». (VII.J.) Что самое худшее, что может случиться? https://s3-us-west-1.amazonaws.com/ov-file-archive/piece/94/4/728894.0.vetjailfee1.jpg Non-Compliance can lead to: • Disallowed Costs • Reduction in Funding • Award Termination • Additional Compliance Requirements/Oversight • Sanctions • Suspension • Debarment • Criminal Penalties Non-Compliance can lead to: Non-Compliance can lead to: Non-Compliance can lead to: References • 2 CFR 200 Subpart E . www.gpo.gov/fdsys/pkg/FR-2013-12-26/pdf/2013-30465.pdf • Циркуляр OMB A-21. www.whitehouse.gov/omb/circulars_a021_2004 • Закон о ложных исках. www.justice.gov/civil/docs_forms/C-FRAUDS_FCA_Primer.pdf • Журнал New York Times - 22 октября 2006 г. - Нежелательное открытие • Резюме аудиторских проверок университетов, расчетов и расследований, связанных с федеральными программами. www.costaccounting.org/audits • Опубликованные результаты аудита Внешние отчеты NSF. www.nsf.gov/oig/auditpubs.jsp#external • Управление аудиторской службы NIH. oig.hhs.gov/reports-and-publications/oas/nih.asp • 16-е ежегодное собрание NCURA для FRA. Могу ли я зарядить этот предмет грантом? –Гленда А. Буллок Вопросы?

DPI - точка зрения рецензента

Ведущий: Джон Брандт
Дата: 03-03-2015

Презентация - PowerPoint
Раздаточный материал - Word

DPI - точка зрения рецензента Цель этого УРОКА состоит в том, чтобы сократить время обработки DPI  Он разработан, чтобы помочь вам сократить время на более быструю оплату ваших DPI за счет:  выявления распространенных ошибок обработки DPI  выявления полезных ресурсов  предоставления советов и рекомендаций  Это ОБУЧЕНИЕ не предназначено для того, чтобы научить вас механике создания DPI. В среднем DPI обрабатывает платеж в течение 9 календарных дней после его отправки в Banner Basic Terms  DPI - Direct Pay Invoice. Все счета-фактуры, по которым выплачивается сумма, имеют номер DPI, начинающийся с «I»  DPEZ - форма прямой оплаты «EZ», созданная в FZADPEZ. Каждый созданный DPEZ будет иметь номер DZ. DPEZ, который приводит к возмещению, будет иметь как номер «DZ», так и номер «I». Получила ли центральная бухгалтерия DPI? Используйте базу данных поиска документов  Доступно с веб-сайта неограниченного бухгалтерского учета главного кампуса [http://ua.unm.edu/]  Доступно с веб-сайта неограниченного бухгалтерского учета HSC [https://login.unm.edu/cas/login?service= http://galog.unm.edu/] Это позволяет вам увидеть, был ли получен и одобрен ваш DPI, или есть ли в списке проблема, которую необходимо решить База данных поиска документов - поиск на главном веб-сайте кампуса Поиск документов База данных - поиск на веб-сайте без ограничений HSC  База данных поиска документов - Как ее использовать  База данных поиска документов - Как ее использовать  База данных поиска документов - Как ее использовать Отслеживание местонахождения вашего DPI: если поиск по базе данных показывает нет результатов поиска, тогда:  Основной офис не получил DPI  Используйте баннерную форму FOIAPPH (история документов), чтобы узнать, был ли отклонен DPI  Используйте баннерную форму FOAAINP, чтобы узнать, какая очередь или очереди все еще нуждаются в утверждении; возможно, у утверждающего баннера отдела есть DPI / резервный  Уточните у утверждающего вашего отдела, который подписывает DPI, чтобы узнать, есть ли у этого человека DPI / резервный HSC UA. Проверка и утверждение: процесс утверждения общей картины - что ищут рецензенты:  “ Наблюдайте за DPI »на предмет правильности - Тип получателя платежа - Тип платежа / возмещения - Код счета - Дата возврата поездки или дата получения товаров - Суточные и количество обедов - Расчет нормы миль - Соответствующие подписи - Оригиналы документов соответствуют другим указанным расходам, таким как процесс утверждения жилья или маршрутного такси / такси - Что ищут рецензенты: Облагается ли DPI налогом в соответствии с руководящими принципами плана подотчетности IRS UNM?  Рассчитывается 60 дней:  дата получения DPI в основном офисе  дата возврата для поездки  дата получения товаров или другого типа - Должны быть одобрены или все еще подлежат налогообложению через 60 дней - DPI подлежит налогообложению, если DPI все еще находится в очереди Департамента после 60 дней Рекомендуем ознакомиться с руководством по плану подотчетности по адресу http://ua.unm.edu/accountable-plan-requirements.html Процесс утверждения - что ищут рецензенты:  Тип получателя платежа - в любое время выбирается «Иностранное физическое лицо или иностранная компания, DPI. сначала необходимо перейти в раздел Налогообложение - Позвонить в отдел налогообложения за консультацией, если это необходимо  Большинство получателей платежей - это: - Сотрудник UNM - Процесс утверждения физического лица или компании в США - Что ищут рецензенты:  Тип платежа / возмещения - Выберите правильный тип - Большинство отделов используют только несколько типов:  Регистрация на конференцию  Взносы, сборы  Товары  Транспортные расходы  Взносы участников  Путешествие Рекомендуемый обзор Типы платежей, которые разрешены в DPEZ на http://ua.unm.edu/dpez%20payment%20types.html Утверждение l Процесс - Что ищут рецензенты:  Соответствующий код счета - Это счет расходов - НЕ используйте счет доходов  Здесь допускается некоторая гибкость  Необходимо использовать определенные коды счетов, которые относятся к требованиям IRS или штата, требованиям к отслеживанию или отчетности - Бывший. - Компьютеры, принадлежащие UNM, должны соответствовать 3189, а расходы на переезд - 38L0. Рекомендуем прочитать еще раз коды счетов УЗНАТЬ на http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml Процесс утверждения - Что ищут рецензенты:  Суточные тариф и питание - Проверьте правильность суточных - Гавайи / Аляска / город зарубежной страны - это местная ставка на питание плюс местная ставка на непредвиденные расходы - Убедитесь, что количество приемов пищи соответствует маршруту авиакомпании, и питание, оплачиваемое конференцией, вычтено, или любые допустимые бизнес-обеды вычтены Процесс утверждения - Что ищут рецензенты:  Соответствующие подписи - Если выбран правильный тип платежа / возмещения, правильные строки подписи будут напечатаны на DPI - Каждая строка должна быть подписана перед отправкой Процесс утверждения - Что ищут рецензенты:  Оригиналы документов - Требуются - Если недоступно, укажите ответственность отдела, принимающего меморандум, за любой дублирующий платеж; меморандум должен быть подписан получателем платежа и руководителем отдела  Квитанции в ресторане должны включать подробные сведения и список посетителей - Если нет, записка о том, что алкоголь не покупалась, требуется  Требуется доказательство оплаты получателем - Нулевой баланс в долларах, оплата кредитной картой Что вызывает увеличится время обработки для DPI после того, как Core Office получит DPI?  DPI были отклонены, потому что элемент нужно было изменить, а DPI повторно отправить  Это добавляет время для выплаты получателю платежа - время для внесения исправлений, время для повторного получения одобрения департамента, время для основного офиса для рассмотрения и утверждения и т. Д.  Была запрошена дополнительная информация, необходимая для проверки и утверждения DPI  Это добавляет время для выплаты получателю платежа - время для получения информации, время для проверки Core Office и т. Д. Примерно 1 из 8 точек на дюйм, полученных в основных офисах HSC, имеет некоторую проблему, которую необходимо решить до того, как DPI может быть утвержден. Путешествующие DPI  Составляют 27% отклоненных точек на дюйм HSC Неограниченные DPI  Используйте контрольный список командировок  Правильно укажите суточные  Объясните любые необычные элементы или обстоятельства в разделах «Деловые цели» или «Дополнительная информация»  Включите брошюру или повестку дня  Включите маршрут авиакомпании  Включите оригиналы квитанций и все предоплаченные элементы Все вышеперечисленное необходимо специалисту Core Office Reviewer, чтобы убедиться, что DPI подходит для оплаты DPI, никогда не получаемых физически  Являются ли следующей по значимости причиной отказа HSC Unrestricted DPIs  21%, или 1 из 5 DPI, отклоненных, потому что мы их никогда не получали; используйте поиск по базе данных DPI и FOAAINP  DPI находятся в нашей очереди на утверждение, но физически не получены и отклоняются через 10 рабочих дней; это помогает предупредить вас о том, что мы никогда не получали DPI, а часы 60-дневного плана IRS Accountable Plan тикают  Проверьте форму баннера GUAMESG на наличие сообщения Мы рекомендуем, чтобы отделы пересмотрели свои методы ведения бизнеса, чтобы помочь решить эту проблему Другие причины отклонения DPI  Неверный код учетной записи использовался; 11% или 1 из 10 точек на дюйм  Получено недостаточное резервное копирование  Недостаточное время ответа на запрос  Недостаточная бизнес-цель  Ошибка в математике или дате  Использована неправильная форма или тип получателя платежа  Налог с продаж запрещен  Противопоставление политике или руководству UNM Все эти причины могут быть предотвращение и сокращение времени, необходимого для получения оплачиваемых DPI Несоответствий при особой обработке  Этот DPI для физического лица или компании предназначен для удержания чека для получения.  Если специальная обработка заключается в «отправке документа с чеком по почте», копия документа должна быть включена с несоответствиями специальной обработки DPI.  В этом DPI сотруднику указано, что он будет отправлен на хранение напрямую.  Также указано «отправить документ с чеком по почте»  Это неверно.

Рабочий процесс Pcard и изменения процесса

Ведущий: Лаура Путц
Дата: 09-16-2014

Презентация - PDF

  PcardWorkflow и изменения в процессах Лаура Путц, младший контролер HSC 16 и 17 сентября 2014 г. PCardWorkflow - Темы • Статистика • Теория рабочего процесса • Эффективный процесс рабочего процесса и очистка элементов • Новый раздел для повышения эффективности Статистика Всего PCardTransaction –FY14 140,000 14+ Travel PCardTransactions –FY17,000 14+ Workflow Транзакции очищены - 7,900 ФГ 14+ Ожидается рабочий процесс за 2,100 финансовый год 13 1,100+ ФГ13 Ожидаемые элементы рабочего процесса 800+ Предстоящие ФГ15 элементы рабочего процесса Ожидающие 150+ ФГ2010 Ожидаемые элементы рабочего процесса 1+ Теория рабочего процесса • Автоматизированный процесс, внедренный в июле 1 года для сокращения усилий, необходимых для согласования командировочных транзакций • Захваченные командировочные транзакции, начиная с 2010 / 30/2009 • Более эффективен для отдела PCard • До рабочего процесса заявления держателя карты не могли утверждаться до тех пор, пока не совершалась поездка • Более эффективен для отделов • Сообщает, что не было согласовано и связано с DPI / DPEZ • Процесс внутреннего контроля • Улучшает документацию по файл для аудита Bann er View -FZADPEZ Unassociated = Транзакция S-документа все еще находится в раскрывающемся списке категории платежа в качестве варианта выбора при создании DPEZ Начало • Рабочий процесс теперь запускается через 04 дней после исходной даты транзакции путем создания уведомления по электронной почте для держателя карты • Предоставляет ссылка на рабочий процесс MyUNMMenu Доступ к неразрешенным транзакциям Pcard в списке Варианты очистки элементов PCardWorkflow http://www.evolvingtimes.com/wp-content/uploads/2014/05/choices-for-deliberate-creators.jpg Вариант первый вариант второй вариант третий вариант Четыре http://mayawhite.com/wordpress/wp-content/uploads/2014/05/down-arrow.jpeg Вариант Пять Сверка транзакций PCard / DPEZ Новый макет рабочего процесса НОВЫЙ Вариант V: Командировки, не связанные с сотрудниками - без возмещения • Может устранить большую часть новые запросы поставщиков • Может устранить большинство Zero Pay DPEZ • Согласовывает документацию для внутренних / внешних аудиторов http://mayawhite.com/wordpress/wp-content/uploads/XNUMX/XNUMX/down-arrow.jpeg Вариант XNUMX Вариант V: Требования • Невозможно использовать для командировок сотрудников, для которых не предусмотрено иное возмещение - Необходимо сделать нулевой DPEZ в долларах • Невозможно использовать для любого иностранного путешественника - Необходимо сделать нулевой DPEZ в долларах • Выберите вариант V вместо DPEZ с нулевым долларом для: • Новобранцев • Приглашенного докладчика • Студенты • Другое - необходимо указать / указать • Проверено и утверждено соответствующим основным бухгалтерским офисом • Необходимо приложить копию квитанции и другую документацию, такую ​​как расписание собеседований, флаер лекции и т. Д.     Вариант V: ночлег с нулевым разрешением в долларах США для Великого Парня, приглашенного спикера для педов. Грандиозные раунды, проводимые 4 апреля 15 г. –DominiciAuditorium с 2014 по 1.     Прикрепление файла Прикрепление файла Прикрепление файла Easy Peazy – Right ???       Вариант V: ночлег с нулевым уровнем DPI для Великого Парня, приглашенного докладчика для педов. Грандиозные раунды, проводимые 4 апреля 15 г. –DominiciAuditorium с 2014 по 1.     Вариант IV - Нетрадиционные поездки • Автоматизированный процесс, созданный на основе товарного кода продавца (MCC). • Требуется краткое объяснение расходов / бизнес-целей. • Проверено и одобрено PCardManager.       Вариант IV - Нетрадиционный конференц-зал для путешествий, предназначенный для выездного семинара, проводимого в отеле XYZ 7 июля 2014 года. 35 преподавателей, 18 сотрудников и три приглашенных докладчика плюс фасилитатор. Вариант III - Кнопка «Отложить» • Отложить процесс по мере того, как путешествие произойдет в будущем. • Рабочий процесс будет сгенерирован снова через десять дней ПОСЛЕ даты поездки, указанной держателем карты. • Может очищаться с автоматической проверкой данных, процесс связан, но будет продолжать возвращаться, если не будет предпринято никаких действий.       Вариант III - Кнопка повтора. Вариант II - Упс, забыл! • Департамент должен идентифицировать документ DZ, в котором должна была быть заявлена ​​транзакция. • HSC должен проверить исходную транзакцию PCardtransaction и указанную DZ для подтверждения связанных элементов. • Система «вставляет» записи в DZ Banner Record. • Может использоваться для «отправки» Zero $ DPI в офисы FSD вместо маршрутизации по почте университетского городка. Вариант II - Упс, я забыл!       DZ8675309 До после прикрепления файла Прикрепление файла Прикрепление файла Easy Peazy – Right ???       Вариант II - Ой, забыл!   DZ8675309 Вариант I • Департаменту не нужно исследовать номера документов. Наиболее эффективным. • Проверяется каждую ночь с автоматическим процессом. Наиболее эффективным. • Вернется к ошибке проверки Pcardholderif. • «Лучшая практика» для транзакций DPEZ и PCard.       Вариант первый, когда элементы отклонены • Если отправленный вами элемент рабочего процесса отклонен или отклонен, вы получите электронное письмо с уведомлением о том, что требуются исправления. • Уведомления, созданные системой. • Отклонение от офисов финансовых услуг. • В электронном письме будут указаны возможные причины сбоя рабочего процесса. • Вернитесь к элементу рабочего процесса и исправьте ошибку, если в элементах есть ошибка при возврате элементов. Присоединить документацию к рабочему процессу, когда: • Вы выбрали вариант II - DPEZ уже обработан, и исходная документация для S-документа, который вы связываете с DPI, была не прилагается к оригиналу DPEZ • Пример: арендованный автомобиль, оплаченный Pcard, использовался во время деловой поездки. Он не был связан на момент завершения DPI для поездки. Отсканируйте квитанцию ​​об аренде автомобиля и прикрепите ее к рабочему процессу для S-документа • Вы выбрали вариант II - DPEZ уже обработан, и нулевой DPEZ не был отправлен по почте в соответствующий офис FSD • Вы выбрали вариант V –Non EE Zero $ DPEZ • Пример : Отель был единственными расходами на собеседование новобранца. Отсканируйте и прикрепите счет за гостиницу и маршрут рекрута к рабочему процессу для отеля S-документ Для руководителей и менеджеров • Можно запрашивать элементы рабочего процесса PCardReconciliation • Введите фамилию PCardHolders с символом «%» Результаты запроса и анализ Другая доступная помощь Невозможно для найти исходный документ PCardStatement, журнал и квитанцию? Отправьте электронное письмо по адресу: Держатели карт HSC: HSCFinancialServices@salud.unm.edu Держатели карт главного / филиала: Gacal@unm.edu Информация должна включать: Имя держателя карты Идентификационный номер держателя карты (НЕ номер кредитной карты) Дата выписки (5 мая 2012 г .; 5 декабря 2013 г.) Поставщик и сумма (Enterprise, 92.48 долл. США) Резюме • Раздел V был добавлен для улучшения процесса; Нулевых DPI часто можно избежать. • Теперь можно прикреплять отсканированные документы, и если документ приемлем, оригинал не требуется. • Своевременная отправка DPEZ с соответствующим образом связанными транзакциями PCard (S-документы) устранит или уменьшит количество элементов рабочего процесса, которые вы должны просмотреть. • Элементы рабочего процесса будут созданы через 30 дней после даты проводки PCard. • Улучшения будут доступны для использования с 6 октября 2014 г.     Какие у вас вопросы?  

Управление денежными средствами и денежные списки

Ведущий: Алана Уоттс
Дата: 08-26-2014

Презентация - PDF

Управление денежными средствами и денежные списки 26 и 27 августа 2014 г. Представлено Аланой Уоттс Введение • Политика управления денежными средствами 7200 Обсуждаемые темы управления денежными средствами: • Банковский счет UNM 1.1 Требуется обучение  Все лица, работающие с наличными деньгами / чеками, И их непосредственный руководитель должны пройти этот курс 1.3 Мелкая наличность • Мелкая наличность и фонды сдачи - должны соответствовать требованиям обращения с наличностью • Мелкая наличность - наименее желательный метод для проведения транзакций с точки зрения бухгалтерского учета и риска, когда это возможно 1.4 Использование банковского счета UNM • Департаменты не могут открывать банковский счет для своих организация.   1.5 Подарки Фонду UNM • Все подарки и формы должны быть доставлены в Фонд UNM для обработки • Не вносите эти суммы самостоятельно • https: //www.unmfund.org/unm-depositors-page/ • Контактное лицо Фонда - Джоди Уилсон Джоди .frettern @ unmfund.org, 277-5871 Billings • Внешние счета выставляются через систему учета дебиторской задолженности для лиц, не являющихся студентами (NSAR). Департаменты не должны создавать свои собственные счета за пределами NSAR • Обеспечивает соблюдение законодательных норм штата Нью-Мексико для ведения учета все счета к дебиторской задолженности UNM Использование модуля NSAR: Отправляет выручку в ваш индекс немедленно. Бухгалтерия • Если вы это делаете, перенесите их в систему неограниченного учета, и мы внесем и применим оплату для вас. 2-Депозиты • Депозит наличные деньги и чеки, полученные на следующий рабочий день • Касса готова принять депозиты, чтобы помочь в соблюдении. Внесение полученных средств Документация должна быть сохранена, если она станет необходимой для реконструкции • Конфиденциальная информация успешно h, поскольку номера социального страхования не должны храниться в каком-либо формате. Денежные списки. Денежные списки, отправляемые в офис Bursar, должны содержать полную информацию во всех полях. • Комментарии важны! Примечание: НАИБОЛЕЕ РАСПРОСТРАНЕННАЯ ОШИБКА: использование 07Z0-Другой доход от продаж, когда должно быть 07ZZ-Денежные списки возмещения сотрудникам • Копия денежного списка Департамента должна включать прикрепленную резервную копию чека. 2 скопированный и прикрепленный денежный список Списки денег • Подтвердите, что квитанция кассира соответствует общей сумме денежного списка, и приложите его к копии денежного списка: Баннер Выверка данных кредитной карты • Федеральный закон требует, чтобы Университет защищал от раскрытия и возможной кражи счета и личная информация о держателе карты, которая была предоставлена ​​в UNM • Удалите отсканированную информацию перед отправкой по электронной почте или сохраните для справки. Отредактируйте ВСЕ номера счетов. Изменения кредитной карты.  Офис Bursar не принимает платежи CC. их объемы партии являются обычным порядком ведения бизнеса. Обработка кредитных карт • Для получения платежей по кредитным картам UNM предлагает TouchnetMarketplace Обработку кредитных карт • Touchnetis уже используется для сбора платежей по кредитным картам во многих отделах UNM • Touchnetcollection настроен для вашего отдела Патриком Паттеном в офисе Bursar • Вам будет автоматически отправляться электронное письмо каждый раз депозит по кредитной карте получен • Touchnet имеет функцию отчета, которая сообщит вам по периоду, кто заплатил, и сколько они заплатили с помощью кредитной карты • Эти отчеты TouchnetMarketplace помогут в согласовании доходов по вашей кредитной карте 3.

Как согласовать индексы

Ведущий: Терри Шуботэм
Дата: 06-10-2014

Презентация - PDF
Раздаточный материал - PDF

Основы согласования индексов Часть первая из трех Терри Шуботэм, специалист по управлению бизнесом, 6 г. Содержание ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ПОЯСНЕНИЯ ......................... .................................................. ........................ 1 УЧЕТНАЯ ЗАПИСЬ ................................................ .................................................. ................................................. 1 ИСТОЧНИК ДОКУМЕНТОВ ............................................... .................................................. ................................. 1 ИНДЕКС ................................................ .................................................. .................................................. ..... 1 ВНУТРЕННИЕ ФАЙЛЫ ............................................... .................................................. ........................................ 1 ПИ ................................................ .................................................. .................................................. ............ 2 ЧТО ЗНАЧИТ ПРИМИРЕНИЕ? .................................................. ......................................... 2 ДОХОДЫ ................................................ .................................................. .................................................. 2 ЗАРПЛАТЫ ................................................ .................................................. ................................................. 2 ПРОЧИЕ РАСХОДЫ ............................................... .................................................. ...................................... 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ............................................... .................................................. .............. 2 СОЗДАЙТЕ ФАЙЛ ДЛЯ КАЖДОГО ИНДЕКСА ......................................... .................................................. .... 3 ОРГАНИЗАЦИЯ СОДЕРЖАНИЯ ПАПКИ .............................................. .................................................. ................ 3 ДРУГИЕ МЕТОДЫ ПОДХОДЯТ ............................................. .................................................. ......................... 3 ЧТО НУЖНО ИМЕТЬ, ЧТОБЫ СРАВНИТЬ ИНДЕКС? .................................................. ......... 3 ОТЧЕТЫ ................................................ .................................................. .................................................. . 3 ИНФОРМАЦИЯ О ДОХОДЕ ............................................... .................................................. ........................... ИНФОРМАЦИЯ О 4-П АЙРОЛЕ .............................................. .................................................. ............................. 4 ИСХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ............................................... .................................................. ................................ 4 КРАСНЫЙ КАРАНДАШ .............................................. .................................................. ............................................ 4 ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ, ЧТОБЫ СВЯЗАТЬ ИНДЕКС? ...................................... .............. 4 КАК ПОЛУЧИТЬ ИСХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ........................................... .................................................. ........ 4 КАКИЕ БАННЕРЫ ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ И КАК ИХ ПОЛУЧИТЬ ..................................... ........................ 5 КАК ПОЛУЧИТЬ ИНФОРМАЦИЮ О ЗАПЛАТЕ ............................................ .................................................. .......... 5 КАК ПОЛУЧИТЬ ИНФОРМАЦИЮ О ДОХОДЕ ............................................ .................................................. ......... 5 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА КАКИЕ УЧЕТНЫЕ ЗАПИСИ ........................................... ............................. 5 КАК СРАВНИТЬ ИНДЕКС? .................................................. ........................................... 5 ПЕЧАТЬ ОТЧЕТА-БАННЕРА ............................................. .................................................. ..................... 5 ОТКРОЙТЕ НЕОЧИЩЕННУЮ ПАПКУ ............................................. .................................................. ............... 6 СРАВНИТЬ ДВА .............................................. .................................................. .................................... 6 Расходы на заработную плату ............................................... .................................................. .................................. 6 Общие расходы ............................................... .................................................. ................................. 6 ИССЛЕДОВАНИЕ НЕПОЛАДОК - ОБЩИЕ РАСХОДЫ ............................................ ...................................... 7 СОЗДАЙТЕ РЕЗЮМЕ ПРИМИРЕНИЯ ИНДЕКСА ............................................ ............................................ 9 СВЯЗАННАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ............................................... .................................................. .................... 9 РАСХОДНАЯ КАРТА - ПРОЦЕСС СВЕРКИ ИНДЕКСА ........................................... ........................ 10 РАСХОДНАЯ СХЕМА - ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ .................... .................................................. ......... 12 Определения и пояснения Счет - Счет - это четырехзначное число, которое представляет место, где выручка или расходы регистрируются в Баннере. Например, 3100 - это код счета для расходов на канцелярские товары. Вы можете найти список учетных записей UNM и их определения на http://ua.unm.edu/account-codes.html. Исходные документы - это оригинальные документы или копии исходных документов. Это документы, подтверждающие, что расходы были произведены. Это могут быть квитанции книжного магазина UNM на приобретенные товары. Это могут быть внутренние счета-фактуры из сервисных центров UNM. Это могут быть копии DPI или копии счетов от внешних поставщиков. К ним могут быть прикреплены пояснительные электронные письма или другие документы, например формы регистрации на семинары. Другие исходные документы включают квитанции / отчеты P-card, внутренние заявки на закупку UNM, заявки на закупку, общие заявки на закупку и нестандартные формы оплаты. Этот список не является исчерпывающим. Индекс - Индекс - это шестизначное число, которое накапливает доходы и расходы в счетах для данного проекта. Индекс может быть неограниченным; например, для обучения и общего финансирования. Индекс может быть ограничен и связан с предоставлением. Все расходы по определенному индексу следует сверять каждый месяц. Публикация - Позиция размещается в Баннере, когда она зарегистрирована в базе данных бухгалтерского учета. В бухгалтерских отчетах по баннерам отображаются только опубликованные элементы. Внутренние файлы - Внутренние файлы - это файлы, которые вы настроили для облегчения своей работы. Для согласования учетных записей они будут работать: Неочищенные папки - для каждого индекса создайте неочищенную папку манилы. В этой папке размещаются копии исходных документов для каждого расхода по этому индексу по мере возникновения этих расходов. Прикрепите эти исходные документы к выверке и переместите их в папку выверки счетов в конце месяца. Папки заработной платы - для каждого индекса создайте манильскую папку Payroll. В эту папку помещайте копии всех отчетов / документации по заработной плате каждый месяц. Прикрепите их к выверке и переместите их в папку выверки счетов в конце месяца. Папки согласования индексов - для каждого индекса создайте манильскую папку согласования индексов. В эту папку каждый месяц помещайте заполненный пакет выверки индексов. Он состоит из:. Заполненная сводка сверки индексов [см. Приложение]. Подробный отчет «Мои отчеты» [FOROLDS]. Вы отметили суммы в этом отчете и суммы в исходных документах при сверке индекса. .  Отчет о заработной плате / документация. Вы отметили детали в отчете о заработной плате и убедились, что они соответствуют внутренней детали из документации вашего отдела, касающейся того, с кого будет взиматься плата и какой процент их заработной платы будет отнесен на этот индекс. .  Исходные документы и любые связанные графики, созданные в вашем отделе для расходов. Вы отметили подробную информацию об этом и в своем подробном отчете MyReports. Они собираются вместе каждый месяц, чтобы сформировать ежемесячный пакет выверки для каждого индекса. Это ваш завершенный пакет выверки индексов. Он хранится в вашей папке согласования индексов каждый месяц. Поместите группу папок каждого индекса в зеленую висящую папку, помеченную для этого индекса. Теперь у вас есть легкодоступная вся ваша информация по каждому индексу. ИП - главный исследователь. Это основное лицо, отвечающее за грант. Он или она может иметь несколько грантов. У каждого гранта есть как минимум один индекс, а может быть больше одного. Что означает примирение? Выверка означает проверку исходных документов, которые показывают, какие расходы должны были быть отнесены на индекс, с расходами, которые фактически были отнесены на этот индекс. Затем любые несоответствия исследуются и исправляются или объясняются. Это делается ежемесячно. Доход. Сравнение дохода, получаемого вашим индексом в Banner, с ожидаемым доходом и изучение возможных отклонений. Заработная плата Это включает в себя: 1) Убедиться, что люди (зарплаты), с которых начисляются взносы, представляют людей, которые должны быть включены в этот индекс. 2) Убедиться, что начисляется правильный процент от их зарплаты. Прочие расходы Сюда входят: 1) Знание, какие расходы должны были быть отнесены на счет индекса. 2) Проверка, были ли они начислены на индекс. 3) Проверка того, что на этот индекс не были списаны никакие другие расходы. 4) Понимание сборов F&A и того, какими они должны быть для индекса. Организация документов Организация документов в ваших интересах. Хорошо организованные документы позволяют легко находить документы и проводить сверку. Вот предлагаемый метод: создайте файл для каждого из ваших индексов.  Создайте папку Green Pendaflex для каждого индекса. Обозначьте его порядковым номером и именем. .  Создайте по три папки manila для каждого индекса. Обозначьте каждую из них порядковым номером. Кроме того, пометьте один «Согласование индексов», один «Не подтвержденные документы» и один «Расчет заработной платы». Некоторые отделы могут также иметь один для «Доходов». Организация содержимого папки.  Для ваших неочищенных папок вы можете захотеть организовать по типу документа, а затем внутри каждого типа документа [DPI, заявки, счета-фактуры, другие] по номеру документа или дате создания. .  Для своей папки расчета заработной платы вы можете упорядочить ее по дате, начиная с последней даты в папке. Когда месяц закончится, вы удалите документы о заработной плате за этот месяц и прикрепите их к своей выверке индекса. .  В папке «Согласование индекса» разместите документы в порядке по месяцам, начиная с последнего месяца в папке. .  Вы завершите свою ежемесячную выверку, приложив все свои документы вместе. o Сначала поместите сводку согласования индексов, которая показывает ваши сверенные элементы за месяц и то, как они были решены. o Во-вторых, прикрепите свой отчет MyReports [FOROLDS], который вы отметили красным карандашом. o В-третьих, положите свой отчет о заработной плате, также отметьте галочкой. o В-четвертых, поместите все свои документы происхождения в том порядке, в котором они были отмечены в отчете.   Другие методы хороши.  Если в вашем отделе есть другой метод организации и хранения документов, вы можете использовать его. Не существует единого правильного способа систематизировать информацию. Просто упростите поиск и использование информации. .  Важно то, что индексы сверяются каждый месяц, и любые расхождения оперативно устраняются. Что мне нужно иметь для согласования индекса? Отчеты. a.   Вам нужны распечатанные копии расходов, начисленных в Banner, по счетам за период. Рекомендуются отчеты MyReports. Детализация FOROLDS работает хорошо. Создайте этот отчет за месяц ПОСЛЕ закрытия месяца. Расписание закрытия месяца можно просмотреть на веб-сайте ресурсов финансовых услуг http://fssc.unm.edu/ или подписаться на вопрос 897 Fast Info. b.   Вы можете использовать рабочие листы Excel, чтобы помочь вам накапливать номера баннеров в формате, который предпочитает ваш отдел. У вас все еще должны быть документы баннера, чтобы показать, откуда взялись номера ваших баннеров.   Информация о доходах c.  Если вы сверяете неограниченный индекс, вам нужна информация от администратора вашего отдела относительно ожидаемого дохода. Если вы сверяете ограниченный индекс, вам понадобится копия Уведомления о гранте от финансирующего агентства. Информация о заработной плате d.  Отчеты о заработной плате для индекса, показывающие фактическую заработную плату, выплаченную сотрудником на каждый счет заработной платы и льгот. Отчет MyReports FNRSLBE по индексу предоставит эту информацию. FNRLDST покажет вам процент распределения сотрудников, который должен быть в каждом индексе. e.  Бюджет или другой внутренний документ, в котором указаны имена сотрудников, которые должны быть включены в этот индекс, и какая сумма в долларах или процент от их заработной платы должны быть включены в этот индекс. Исходные документы. f.   Возможно, вам потребуется узнать, как получить некоторые из этих документов, например, ежемесячные счета за телекоммуникационные услуги, счета Xerox, счета внутреннего сервисного центра и т. Д. Возможно, вам потребуется связаться с лицом, ответственным за составление или утверждение счета, чтобы получать копию каждый раз, когда она будет создана. g.   Если вы ведете бухгалтерский учет для своего отдела, это может быть так же просто, как сохранить копию перед отправкой оригинала в офис финансового обслуживания для утверждения и оплаты. Исходный документ необходим для всех расходов, отображаемых в подробном отчете по баннерам.   Красный карандаш h.  Вы отметите каждый элемент в отчете о заработной плате и в каждом исходном документе, поскольку вы найдете его в деталях вашего отчета о баннерах, в котором перечислены расходы за месяц для индекса. Лучше всего поставить инициалы и дату рядом с галочкой. Что нужно знать для согласования индекса? Как получить исходные документы а.   Вам необходимо знать, кто создает внутренние документы [DPI и т. Д.], Которые приводят к начислению платы за ваш индекс. i.  Вам нужно получить копии, иначе вы не можете примириться. Если этот процесс является новым для вашего региона, никто не может знать, что вам нужны копии. Вы должны найти правильных людей и дать им знать. II.  Вам нужны копии всех документов P-Card, которые относятся к вашему индексу. b.   Вам необходимо знать, как выставлять счета, которые доступны вам, например, услуги ITS Communication Network Services (внутренние телефонные счета). i.  На все расходы должна быть документация. Если у вас нет записей в ваших файлах, вам нужно будет отследить его, чтобы определить, был ли он записан в правильный индекс. Какие отчеты о баннерах вы будете использовать и как их получить c.   Для ограниченных или неограниченных индексов вы можете использовать отчет MyReports FOROLDS. Запуск после закрытия месяца. См. Ежемесячный график на веб-сайте ресурсов финансовых услуг http://fssc.unm.edu/ или подпишитесь на вопрос 897 Fast Info. d.   Отчеты о баннерах можно найти в MyReports. Войдите в систему через My UNM, вкладку «Жизнь сотрудника».   Как получить информацию о заработной плате e.  Вам необходимо знать имена людей, с которых должна быть начислена зарплата в ваш индекс, и какова сумма или процент. i.  Ваш администратор или главный исследователь должен иметь возможность предоставить вам эту информацию. II.  Вам необходимо знать, как получить базовый отчет о заработной плате [FNRSLBE] по индексу и по лицам в каждом индексе. В каждом отделе должно быть лицо, уполномоченное просматривать отчеты о заработной плате. Отчет MyReports FNRLDST покажет вам все индексы для кода сотрудника или организации. Как получить информацию о доходах f.  Обсудите это со своим администратором. У вас должна быть эта информация для сверки этих счетов. За какие учетные записи отвечает кто-то еще g.  Некоторые счета, за выверку которых вы, возможно, не отвечаете, включают налог на баннер, некоторые счета доходов и F&A. Их следует проверять каждый месяц, чтобы убедиться, что сумма является разумной и действительной.   Как согласовать индекс? Если у вас есть необходимая информация, согласование становится проще. Первый раз или два вам может быть труднее, потому что это ново. Если вы привыкнете делать это каждый месяц, это займет немного времени. Согласование позволит вам выявить ошибки, допущенные в системе баннеров, и быстро их исправить. Распечатайте свой баннерный отчет a.  Распечатайте подробный отчет FOROLDS на конец месяца для вашего индекса за только что закончившийся месяц. i.  После закрытия месяца вы можете легко согласовать свой индекс. Это объяснение предполагает, что вы проводите сверку после закрытия месяца. Откройте неочищенную папку b.  В течение месяца вы накопили множество исходных документов для индекса, который вы сверяете в этой папке. Сравните две расходы на заработную плату 1) Найдите то, что вы можете сопоставить, и удалите его. a.   Откройте папку с платежной ведомостью. b.   Сравните итоговые значения Баннерного отчета с итогами вашего отчета о заработной плате для этого индекса. Отметьте баннерный отчет для каждой суммы счета, которая соответствует отчету о заработной плате. Они должны совпадать! c.   Сравните свой список имен сотрудников вашего отдела, которые должны быть включены в этот индекс, с именами в отчете о заработной плате. Отметьте каждое имя в отчете о заработной плате, которое соответствует вашему списку. Запишите все отсутствующие или «лишние» имена в сводке согласования индекса. d.  Сравните свой список сумм / процентов персонала с суммами в отчете о заработной плате. Они должны совпадать. Запишите все, что не соответствует, в сводке согласования индекса. 2) Изучите расхождения в платежной ведомости. a.  Мы предполагаем, что все ваши статьи заработной платы совпадают. Если нет, обсудите со своим администратором. Возможно, вам потребуется отправить i.  EPAF - изменение местонахождения / распределения сотрудника ii.  А PHAREDS - для исправления ошибки в объявленной сумме зарплаты. III.  Имейте в виду, что корректировки заработной платы, сделанные в течение месяца, который вы сверяете, приведут к тому, что ваши итоговые суммы будут отличаться от тех, которые вы могли ожидать на основе других отчетов о заработной плате. Пока настройки были правильными, это приемлемо. Общие расходы 3) Найдите то, что вы можете сопоставить, и очистите его. a.  Найдите первую статью расходов, не связанную с заработной платой [возможно, офисные расходы; счет 3100]. Допустим, в этом аккаунте есть две строки: одна на 12.52 доллара, а вторая на 219.18 доллара. b.   Найдите исходные документы в неочищенной папке для этой учетной записи. Вы находите три. Один за 12.52 доллара, один за 83.67 доллара и один за 422.12 доллара. c.   Вы ставите галочку рядом с 12.52 доллара в своем отчете по баннерам. Вы ставите галочку на документе о предоставлении, на котором написано 12.52 доллара США. Вы подписываете и датируете этот документ. Затем вы извлекаете его из папки «Не очищено» и откладываете для последующего прикрепления к вашему пакету согласования индекса. Согласован один пункт. d.   Вы смотрите на документ за 83.67 доллара. Вы заметили, что дата в документе - последний день месяца, в котором вы проводите сверку. Поэтому вас не удивляет, что он еще не записан в баннере. Вы кладете его обратно в папку «Не очищено» на следующий месяц. e.   Вы смотрите на документ за 422.12 доллара. Вы заметили, что в нижней части счета-фактуры расходы делятся между тремя разными индексами. Один из них - это индекс, который вы сверяете. Рядом с каждым из этих порядковых номеров указана сумма. Общая сумма трех сумм составляет 422.12 доллара США. Сумма рядом с вашим порядковым номером составляет 219.18 долларов США. Вы ставите галочку рядом с 219.18 доллара в своем отчете по баннерам после того, как ставите галочку около 219.18 доллара на исходный документ, инициалы и дату. Затем вы извлекаете его из папки «Не очищено» и откладываете для последующего прикрепления к вашему пакету согласования индекса. Поздравляем! Вы сверяли первую учетную запись в своем индексе за этот месяц! f.   Вы продолжаете сверять исходные документы с расходами, указанными в вашем Баннерном отчете, для каждой строки, для каждой учетной записи. Вы продолжаете ставить красные галочки как на документе, так и на отчете, когда они совпадают. g.   Если исходный документ не соответствует отчету о баннере, вы заполняете строку в сводке согласования индекса. h.   Если у вас есть какие-либо элементы без галочки в вашем отчете по баннерам, когда вы просмотрели все исходные документы, вы указываете этот элемент в строке на странице Сводка согласования индексов. 4) Расхождения указаны в сводке сверки индексов a.  Когда вы закончите, все совпадают точно, кроме трех: i.  Одного номера в баннере за 87.32 доллара просто нет в вашей папке. Вы понятия не имеете, что это такое и откуда оно взялось. Вы указали его в сводке сверки индексов. II.  Одно число в баннере стоит на 03 доллара меньше, чем счет в вашей папке. В противном случае он соответствует индексу, счету и временным рамкам. Это для того же производителя. Вы указали его в сводке сверки индексов. III.  Один исходный документ, DPI за 2,940 долларов, все еще находится в вашей папке, хотя он был создан более месяца назад. Вы указали его в сводке сверки индексов. Изучение расхождений - общие расходы Существует три типа: 1) Сумма в баннерном отчете не соответствует исходному документу 2) Сумма в баннерном отчете, но нет исходного документа 3) У вас есть исходный документ, но вы не можете найти сумму на баннере Сообщить В этот момент вам может потребоваться помощь. Не стесняйтесь спрашивать об этом. Теперь вы должны выяснить, что делать с вашими различиями. В приведенном выше примере существуют различия в размере 87.32 доллара США, 03 доллара США и 2,940 долларов США. .  Самый простой - 03 доллара. Вы определили, что эта плата почти наверняка относится к счету в вашей неочищенной папке. Это для того же индекса, той же учетной записи и того же периода времени. Единственная разница в том, что Баннер заплатил на 03 доллара меньше, чем было выставлено по счету. Возможно, это несущественная разница. Отметьте в этом счете, что он был оплачен в баннере (запишите месяц, когда платеж появился в баннере; месяц, который вы в настоящее время сверяете), и что он был оплачен на 03 доллара меньше, чем выставлено в счете. Поставьте отметку в отчете о баннерах рядом с этим элементом. Удалите исходный документ из папки «Не очищено» и отложите его для вложения в сводку согласования индекса. Напишите «Несущественный» в разделе примечания в строке «Сводка согласования индекса», в которой указан этот элемент. Администратор вашего отдела поможет вам решить, при каком уровне разницы [обычно менее доллара] вы можете использовать этот подход. Вы будете сообщать обо всех обнаруженных вами шаблонах ошибок или неточностях, даже если каждая из них очень небольшая. .  В баннере, но без исходного документа. Это 87.32 доллара. Произошло одно из двух. Либо вы не получили копию исходного документа, либо она была неправильно внесена в ваш индекс. Вам необходимо определить, что из этого произошло. Разверните баннер, выясните номер документа, вытащите его, если он находится в XTender, и распечатайте копию. Вы также можете позвонить отправителю. Обратитесь за помощью, если вам нужно. Отслеживайте свой прогресс на странице «Сводка согласования индексов», добавляя примечания. .  Исходный документ в неочищенном файле, но без публикации баннера. Это 2,940 долларов. Произошло одно из двух. Либо он не был начислен вообще, либо он был списан по неверному индексу. Вам необходимо определить, что из этого произошло. У вас есть номер DPI, и вы можете проверить его статус в баннере. Если он выложен, вы можете выяснить где. Если он не опубликован или был отменен, необходимо дополнительное расследование. Кому-нибудь в AP нужна дополнительная документация? Служба финансовых услуг ожидает недостающей части документации? Не потерялся DPI? Отслеживайте свой прогресс в сводке согласования индексов, добавляя примечания. Создание сводки согласования индексов iv.  Есть несколько способов создать сводку согласования индексов. Многие отделы имеют хорошо разработанные процессы, которым необходимо следовать. Если администрация вашего отдела не требует определенного формата, будет работать следующий единый метод: 1.  Используйте шаблон сводки выверки индексов на веб-сайте финансовых услуг в формах. Это рабочий лист Excel, который позволяет вам перечислить ваши несоответствия, которые называются «согласованными элементами», и объяснить их статус. После того, как каждая из них будет решена, добавьте примечание, объясняющее, как она была решена. 2.  Сохраните эту заполненную сводку согласования индекса в папке согласования учетной записи после ее прикрепления к отчету MyReports FOROLDS Index, отчету о заработной плате и отмеченной исходной документации баннера. Это пакет выверки индексов, который вы сохраняете на каждый финансовый год для каждого индекса. Связанная отчетность После того, как вы настроили и запустили файлы согласования индексов, вы можете счесть полезным создание других связанных отчетов. Одним из таких отчетов является отчет «Остаток баланса», который многие ИП, деканы и председатели считают полезным. Этот отчет составляется каждый месяц. Для создания этих отчетов в UNM разные департаменты используют множество различных шаблонов. Цель состоит в том, чтобы помочь вам быстро, легко и точно сообщить персоналу отдела, каков их остаток (сколько им осталось потратить в этом году на этот индекс) после вычитания всех фактических и ожидаемых расходов. Встретьтесь с лицом, ответственным за каждый индекс, чтобы ежемесячно просматривать этот отчет. Это дает вам возможность узнать об изменениях в персонале или новых расходах, которые будут включены в индекс в ближайшие месяцы. Ежемесячные встречи [15 минут обычно достаточно] также позволяют сотрудникам отдела задавать вопросы. Сохранение открытых линий связи принесет пользу каждому. Блок-схема - процесс согласования индексов Определите, какие индексы вы согласовываете. Отчеты о заработной плате для каждого индекса. Сравните каждую позицию в отчете о расходах на баннер с документами происхождения. Сравните людей и их процент от заработной платы со списком сотрудников вашего отдела / процентом от заработной платы.     Блок-схема - Документирующая организация DPI, СП, заявки, FNRSLBE-счета-фактуры, показывает доллары Другое FNRLDST- показывает распределение для каждого месяца, скрепленные вместе:. Сводка согласования индексов. Отчет FOROLDS для индекса. Отчет (ы) о заработной плате за месяц.  Первоначальные документы, прошедшие проверку в течение месяца. Промежуточное согласование индексов с использованием баннерных экранов и отчетов MyReports. Часть вторая из трех Терри Шуботэм. Специалист по бизнес-менеджменту 6/10 и 11 ноября. Содержание ОСНОВНОЙ ОБЗОР - ПРОЦЕСС СВЕРКИ ИНДЕКСА ........ .................................................. ....... 1 ИСТОЧНИК ДОКУМЕНТОВ ............................................... .................................................. ................................ 1 ОСНОВНАЯ УЧЕТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: ............................................. .................................................. ........... 1 ВЫЯВЛЕНИЕ И УСТРАНЕНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЙ ПО ОПЛАТЕ РАСЧЕТА ............................................ .................. 2 ИНСТРУМЕНТЫ ЗАПЛАТЫ ............................................... .................................................. ....................................... 2 ИНФОРМАЦИЯ О ЗАПЛАТЕ ............................................... .................................................. ............................ 2 Платежный идентификатор ............................................... .................................................. .................................................. 2 Коды утилизации ............................................... .................................................. ................................ 2 Порядковые номера ............................................... .................................................. ............................... 3 Коды заработка ............................................... .................................................. .................................... 3 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОТЧЕТОВ И ЭКРАНОВ О РАСЧЕТАХ ............................................ .................................................. ..... 4 PHAREDS ................................................ .................................................. ........................................... 4 FNRSLBE (ранее Hyperion FSH0001) ........................................... .................................................. ....... 8 FNRLDSP (was Hyperion FSH0002) ..................................................................................................10 PZRORGH ...........................................................................................................................................13 RESOLVING PAYROLL DISCREPANCIES......................................................................................................14 FINDING AND RESOLVING OTHER EXPENSE DISCREPANCIES ...............................................15 OTHER EXPENSES TOOLS ..........................................................................................................................15 OTHER EXPENSE INFORMATION ................................................................................................................16 Transactions Codes..............................................................................................................................16 FOROLDS Example.............................................................................................................................17 Banner Screens ....................................................................................................................................18 Journal Vouchers.................................................................................................................................18 Manual Journal Vouchers....................................................................................................................18 Feed Journal Documents .....................................................................................................................19 P-card invoice......................................................................................................................................19 DPEZ invoice.......................................................................................................................................20 Regular Invoice....................................................................................................................................20 Encumbrances......................................................................................................................................20 USING OTHER EXPENSE REPORTS AND SCREENS.......................................................................................21 FGIDOCR............................................................................................................................................21 FOIAPPH.............................................................................................................................................21 FOATEXT ............................................................................................................................................21 FOAAINP.............................................................................................................................................21 FAIINVE ..............................................................................................................................................21 FOIDOCH ...........................................................................................................................................21 FGIBDST .............................................................................................................................................22 FGITRND.............................................................................................................................................22 FRIGITD..............................................................................................................................................22 FRIGTRD.............................................................................................................................................22 FOROLDS............................................................................................................................................22 FGRGLDS............................................................................................................................................22 FRRGLDS ............................................................................................................................................22 RESOLVING OTHER EXPENSE DISCREPANCIES ..........................................................................................22   Basic Review – Index Reconciliation Process Index Reconciliation Fundamentals explains the basics of index reconciliation.  Some basic definitions are repeated in the Appendix section.  Source Documents Copies of source documents are used to reconcile an index. • Документы источника доходов - Копии денежных ведомостей и чеков - Кассовые отчеты отдела - Копии записей дебиторской задолженности - Копии счетов-фактур, отправленных клиентам - Записи в журнале • Документы источника расходов - Документация EPAF / PHAREDS, которая может включать: уполномоченные лица, с указанием сумм / имен сотрудников и дат • Документация бизнес-цели для изменения - Запросы DPI - Заявки на закупку / Заказы / Счета-фактуры - Журналы транзакций, выписки и счета-фактуры P-card - Счета-фактуры от внутренних отделов или внешних поставщиков - Записи в журнале Basic Учетная информация: Тип счета Баннерная бухгалтерская книга Начинается с нормальным увеличением баланса Уменьшение активов Общие A Dr. Dr. Cr. Обязательства Общие L Кр. Cr. Dr. Net Assets General N Cr. Cr. Д-р. Выручка от операционной деятельности 0,1 Кр. Cr. Д-р Расходы Операционные 2-9 Д-р Д-р Кр. Обременения Эксплуатация 2-9 Д-р Кр. Резервирование Эксплуатация 2-9 Dr. Dr. Cr. Поиск и устранение расхождений в платежной ведомости Инструменты расчета заработной платы Когда вы исследуете несоответствие между тем, что вы ожидали увидеть в баннере, и тем, что фактически размещено в баннере в области расчета заработной платы, вы будете использовать эти экраны баннера и отчеты о заработной плате. Тип Имя Позволяет просматривать: Экран баннера PHAREDS Заработная плата отдельных сотрудников по должностям и индексу Также позволяет перераспределять оплату труда. Вы также можете использовать этот экран, чтобы увидеть изменения, внесенные в распределение рабочей силы сотрудника. MyReports FNRSLBE Заработная плата, льготы и обременения Здесь можно увидеть исходные распределения и корректировки заработной платы после их публикации. MyReports FNRLDST Отчет о распределении рабочей силы Предоставляет информацию о текущем и будущем распределении заработной платы. Отчет может быть произведен по организации, сотруднику или по индексу. ePrint PZRORGH Контактный персонал для каждой нанимающей организации. Информация о заработной плате Pay ID Это буквенно-цифровой код, назначаемый каждому платежному периоду. Первый символ указывает, получает ли сотрудник оплату: раз в две недели (2) или ежемесячно (5). Последние два символа обозначают фактический период оплаты, указанный в календаре расчета заработной платы. С календарем заработной платы можно ознакомиться по адресу http://payroll.unm.edu/pay-schedules.html. Например: 2R19 представляет собой регулярную оплату почасового сотрудника за период работы, начинающийся 8 и заканчивающийся 23. 14. 5R8 представляет собой компенсацию за август 2014 года наемному работнику. Коды диспозиции Коды диспозиции зарплаты указывают статус проводок зарплаты. Например: 60 Перераспределение утверждено центральным бухгалтерией, но не разнесено в Banner Finance (должно быть отправлено на следующий рабочий день) 48 ожидающих или завершенных порядковых номеров транзакции PHAREDS Порядковые номера присваиваются каждому процессу расчета зарплаты: Код Использование 0 Исходное распределение заработной платы 1 Аннулирование первоначального распределения 2 Перенос распределения заработной платы 3 Аннулирование порядкового номера 2 распределения 4 Перенос кодов дохода распределения заработной платы Коды заработка представляют собой трехзначные числовые значения, которые представляют категорию заработка, который был выплачен. Общие коды заработка: Код Описание 010 Регулярный заработок 012 Временный заработок 022 Ученик старшей школы 015 Сверхурочная работа 020 Персонал дома 024 Стипендии 025 Государственное исследование работы 027 Федеральное исследование работы 029 Регулярный заработок студента 037 Дополнительная компенсация выпускнику 038 Летняя сессия выпускника 170 Ежегодный отпуск 180 Отпуск по болезни 200 Дополнительное вознаграждение 202 Поощрительная выплата 430 Частичное финансирование VA 432 Полное финансирование VA с использованием отчетов и экранов заработной платы PHAREDS Этот баннерный экран используется для перераспределения рабочей силы. На этом экране вы можете увидеть зарплату вашего сотрудника в том виде, в котором она изначально была опубликована, а также любые перераспределения этой зарплаты. Перейдите на экран PHAREDS. У вас должны быть права доступа к нему, чтобы продолжить. Введите или найдите идентификатор сотрудника: выбор «Список для сотрудника» позволит вам запросить сотрудника по имени или идентификатору. Этот запрос вызывает следующее: Найдите и выберите человека, чью зарплату вам нужно увидеть, и дважды щелкните. Затем выберите раскрывающееся меню «Идентификатор платежной ведомости»: появится следующий экран. Если каких-либо диспозиций 48, они ожидают повторных распределений, которые еще не были опубликованы. Если есть одобренные или опубликованные перераспределения, они будут отображаться на этом экране с диспозицией 60 или выше. Выбрав период оплаты (двойной щелчок), вы увидите следующий экран. Часть экрана «Распределение заработной платы» покажет, по каким показателям распределяется период заработной платы в настоящее время. Выполнив «Следующий блок» через PHAREDS, вы сможете получить доступ к разделу «Распределение новых доходов», чтобы настроить, где можно изменить распределение заработной платы. Чтобы получить доступ к отчетам MyReports о заработной плате: Войдите в MyUNM. Выберите вкладку «Жизнь сотрудника». Вы увидите следующий экран: Выберите MyReports для доступа к MyReports, выберите HR-отчеты для доступа к другим HR-отчетам. FNRSLBE (ранее Hyperion FSH0001) В этом отчете MyReports отображается историческая информация о заработной плате. На вкладке MyReports Finance выберите требуемый отчет. В следующем примере FNRSLBE был выбран из Finance / F All Campus Reports. Вы выбираете месяц и год для отчета, а также способ представления информации. Параметры группировки отчетов включают:. По индексу - сгруппированы по коду счета. По индексу - без группировки. По организации по индексу. По организации по сотрудникам. Имя сотрудника . Сводка по индексу. Fringe Rate по орг. Идентификатор баннера. На приведенном выше экране был выбран февраль 2014 г., а выбранный метод отчета - Индекс. Был выбран индекс 258000. Далее следует первая страница этого отчета. Каждый раздел представляет одного сотрудника, зарплата которого указана в этом индексе в феврале. В конце отчета есть общий раздел. FNRLDSP (был Hyperion FSH0002) При выборе этого отчета появляется следующий экран. Вы можете сгруппировать отчет по распределению рабочей силы по: Работник . Орг. Показатель . Фонд. Грант В этом случае отчет ведется сотрудником. Введите имя сотрудника в поле поиска и выберите «найти». Будет отображен список. Выберите нужного сотрудника и запустите отчет, нажав кнопку слева внизу (1). Вы выбираете организацию и хотите ли вы, чтобы информация сообщалась сотрудником или организацией. В следующем примере для 258B было выбрано распределение рабочей силы по организации. Это первая страница отчета. В этом отчете отображается информация о распределении рабочей силы по сотрудникам. Процент распределения заработной платы применяется к расходам на заработную плату раз в две недели или в месяц, чтобы определить, какая сумма вносится в каждый индекс. Процент распределения не всегда составляет 100% от заработной платы сотрудника. Этот отчет может быть полезен при согласовании ошибок в разделе расчета заработной платы индекса. Доступ к отчетам E-Print: Чтобы получить доступ к следующим отчетам ePrint, войдите в MyUNM и перейдите в репозиторий E-Print, указанный ниже. PZRORGH На экране электронной печати (см. Выше), показывающем этот отчет, выберите нужный отчет. Даты выполнения показаны справа. Если вы выберете «PDF», вы откроете копию отчета. «Текст» позволит вам скачать отчет, а увеличительное стекло - для поиска. Ниже находится первая страница этого отчета. В этом отчете будет указано имя финансового менеджера и консультанта нанимающей организации. Эта информация полезна, если вам нужно знать, к кому обращаться по вопросам заработной платы в конкретной организации. Вы можете найти организацию своего сотрудника в каталоге My UNM. Устранение расхождений в заработной плате. Обнаружив расхождение, вы должны определить, кто имеет право исправить его в PHAREDS. Как правило, такими полномочиями обладает только организация, нанимающая сотрудника. Если сотрудник принадлежит другой организации по найму, вы свяжетесь с ней и попросите ее внести изменения. Используйте отчет PZRORGH, чтобы при необходимости найти контактное лицо. Если сотрудник с несоответствием принадлежит вашей нанимающей организации, ваш отдел может произвести перераспределение. PHAREDS - это баннерный экран, используемый для перераспределения. В каждом отделе есть кто-то с допуском к системе безопасности, чтобы производить эти перераспределения. Убедитесь, что при перераспределении указана четкая бизнес-цель, чтобы ее можно было быстро утвердить и опубликовать. Если распространение отображается в этом отчете, оно было одобрено и опубликовано. Если он был отклонен, он снова будет отображаться как «ожидающий» на экране баннера PHAREDS. Если он был опубликован, он будет в отчете FNRSLBE, и вы увидите изменение баланса на экране баннера FRIGITD или FGIBDST. Поиск и устранение других расхождений в расходах Другие инструменты расходов Когда вы исследуете несоответствие между тем, что вы ожидали увидеть в баннере, и тем, что фактически размещено в баннере в любой области расходов, кроме платежной ведомости, вы будете использовать эти экраны баннера и отчеты Hyperion. Тип Имя Позволяет просматривать: Баннерный экран FGIDOCR (Док. Форма запроса на получение) Размещенные документы (СП, счет-фактура, заявка, заказ на поставку, обременение). Предоставляет даты, краткое описание и индексную информацию. Используйте «Параметры» для доступа к экрану текста документа (FOATEXT). Баннерный экран FOATEXT (Общая текстовая форма для ввода) Текстовый экран документа (СП, счет-фактура, заявка, заказ на поставку, обременение). Обоснование опубликованного документа. Баннерный экран FOIAPPH (Форма истории утверждения документов) История утверждения для ожидающих и разнесенных элементов. Включает информацию о совместных предприятиях, счетах-фактурах DPI, заявках, заказах на покупку и обременениях Баннерный экран FOAAINP (Форма утверждения документов) Ожидающие утверждения для совместных предприятий, счета-фактуры DPI и заявки Баннерный экран FAIINVE (Форма счета-фактуры / кредитового авизо) Информационный экран поставщика FOIDOCH (Форма истории документов) Информация об истории платежей для чеков, счетов-фактур, заявок, заказов на закупку, обременений. Возможность доступа к документам, отсканированным в Xtender Banner Screen FGIBDST (Org. Бутон. Форма статуса) Суммарная активность бюджета и фактического индекса по коду счета Баннерный экран FGITRND (Подробный перевод. Форма операции) Подробная информация о коде счета Операция Операция - Баннерный экран финансового года FRIGITD Начало гранта на дату Сводная операция Экран баннера FRIGTRD Сведения о коде счета гранта Операция по транзакции - Начало на дату MyReports FOROLDS Подробная информация и сводка операционной книги (Income Stmt) MyReports FGRGLDS Подробная информация о главной бухгалтерской книге & Сводка (балансовый отчет) MyReports FRRGLDS Грантовая книга Подробная и сводная информация (балансовая ведомость гранта) Другая информация о расходах Другие статьи расходов, размещенные в вашем индексе, которые могут не входить в ваш индекс, должны быть исследованы. Все элементы, принадлежащие другому индексу, необходимо переместить в правильный индекс. Со всеми статьями расходов вы будете использовать отчет MyReports, чтобы просмотреть подробные разнесенные проводки. Для неограниченных и ограниченных учетных записей обычно используется FOROLDS. Вы также можете детализировать активность баннера с экранов FGITRND (неограниченные индексы) и FRIGITD (ограниченные индексы). Коды транзакций В следующей таблице перечислены типы элементов, которые вы можете найти в подробном отчете по транзакции: Тип документа Тип документа Тип правила Код Класса на Пример ниже Руководство JV Jxxxxxxx JV JE2 и т. Д. 2 Документ подачи журнала Начинается с двух букв, таких как CHxxxxxx JV JFD / JFL / JFH Транзакция PCard Sxxxxxxx INV IPNI 1 Транзакции DPEZ Ixxxxxxx INV DP1 3 Обычный счет Ixxxxxxx REQ REQ REQ REQ. Создание заказа на закупку Pxxxxxxx PO PORD Заказ на поставку - ликвидация запроса Pxxxxxxx PO POLQ FOROLDS Пример Отчет был запущен для индекса 258000 за текущий финансовый год в формате PDF. Следующие типы документов показаны ниже: 1) Сопровождающие документы PCard с журналом PCard 2) Документ ручного журнала 3) Баннерные экраны транзакций DPEZ. См. Приложение, где описаны наиболее часто используемые экраны баннеров и их использование / применение. Ваучеры журнала Записи в журнале охватывают множество различных типов транзакций, в том числе:. Внутренние продажи. Распределение доходов. Перевод средств между программами. Перенос затрат. Исправление ошибок. Лента данных о заработной плате и льготах. Как определить, где находится неопубликованный ваучер журнала в процессе утверждения. FOAAINP покажет вам все ожидающие утверждения для конкретной транзакции. Сертификаты показаны не по порядку. Публикации должны происходить в следующем порядке:. Очереди уровня отделов - очереди, начинающиеся с буквы, отличной от Z. o Уровень 10, o Уровень 20 (в зависимости от требований к очереди одобрения отдела). Очереди основного офиса - очередь, начинающаяся с буквы «Z» o Уровень 10 o Уровень 20 (в зависимости от требований к утверждению основного офиса) Ваучеры на ведение журнала вручную Отличительные характеристики ваучеров на ведение журнала вручную:. Тип документа начинается с буквы «J», за которой следуют цифры. Пользователь-инициатор будет идентификатором пользователя. Код класса правила будет JE2, когда будет инициирована запись в отдел. У основных офисов есть коды классов правил, специфичные для их офисов. Обычно используемые коды классов правил содержатся в приложении. Используйте экраны: FGAJVCD, FGAJVCM, FGAJVCQ, FGIDOCR, FOIAPPH, FOAAINP Исправление ошибки ручного журнала ваучера Вы выполните ручное JV, чтобы исправить ручную ошибку JV. Документы журнала каналов. Отличительными характеристиками канала являются:. Тип документа - «JV» с идентификационным номером, который начинается с двух или трех букв вместо «J». . Инициирующий пользователь обычно будет «FINANCEAPPWORX» или «FSMLOADX». Это указывает на идентификатор системы вместо идентификатора пользователя. . Код класса правила обычно будет JFD (лента отдела журнала) или JFL (проводки заработной платы). Используйте экраны: FGIDOCR См. Справочный список заголовка пакета, включенный в приложение. Текущий список ведется FSM. Департаменты обязаны хранить подтверждающую документацию для всех фидов, отправленных в FSM для загрузки в Banner. У FSM нет подтверждающей документации для каналов. Исправление записи в ленте: вы вручную создадите совместное предприятие, чтобы исправить ошибку записи в ленте. Счет-фактура P-card Отличительными характеристиками счета-фактуры P-card являются:. тип документа - ИНВ. Идентификационный номер документа начинается с буквы «S». Код класса правила будет IPNI. Никакой заказ на покупку или заявку не будут связаны со счетом-фактурой. Чек к оплате не выписывается; оплата производится электронным способом. Владелец P-карты будет иметь документацию по этим расходам вместе с ежемесячным журналом PCard. При необходимости отдел закупок также может предоставить дополнительную документацию по оплате PCard. Держатель P-карты должен был отнести расходы на правильные индексы и счета в течение 10 дней с момента выписки. Используйте экраны: FWAINVT Исправление записи P-карты: вы вручную выполните JV для исправления счета-фактуры P-карты. Счет DPEZ Отличительными характеристиками DPEZ являются:  тип документа - ИНВ.  Идентификационный номер документа будет начинаться с «I».  Класс правила - DP1.  Никакой ЗП или Заявка не будут связаны с номером ИНВ на экранах использования FOIDOCH: FZADPEZ, FZIDPEZ, FGIDOCR, FOIAPPH, FOAAINP, FAIVNDH, FAIINVE Исправление счета DPEZ Вы будете вручную JV исправить счет DPEZ, который был опубликован неправильно. Обычный счет-фактура Отличительными характеристиками обычного счета-фактуры являются:.  тип документа - ИНВ.  Идентификационный номер документа будет начинаться с «I».  Код класса правила - INEI.  номер заказа или заявки будет связан с номером INV в FOIDOCH.  для оплаты в FOIDOCH будет выписан чек o Если номер чека начинается с «!» - оплата осуществляется с помощью экранов использования электронных денежных переводов: FGIDOCR, FOIAPPH, FOAAINP, FAIVNDH, FGAENCB, FGIENCD, FGIOENC, FPIREQN Исправление регулярного счета: вы вручную внесете совместное предприятие, чтобы исправить неправильный счет в обычном счете. Обременения Отличительными характеристиками обременения являются:.  тип документа - PO или REQ.  Идентификационный номер документа начинается с буквы «P» или «R».  сумма будет показана в столбце «Обременения / резервирования». Используйте экраны: FGIDOCR, FOIAPPH, FOAAINP, FAIVNDH, FGAENCB, FGIENCD, FGIOENC, FPIREQN. Исправление обременения: вы измените обременение, чтобы исправить неверно проводку обременения. Использование других отчетов о расходах и экранов FGIDOCR Доступ к опубликованным документам, таким как журнальные ваучеры, заявки на покупку и т. Д. Предоставляет дату операции и индексирует влияние. FGIDOCR - это экран, используемый для доступа к опубликованным совместным предприятиям и другим опубликованным документам. Если СП очень велико, вы можете использовать «вводный запрос» для поиска активности по вашему конкретному индексу. Введите номер документа, следующий блок, введите запрос, введите номер индекса (или сумму, или тип журнала и т. Д.), Выполните запрос. Из FGIDOCR получите доступ к тексту документа, используя текст документа меню «Параметры» или через форму FOATEXT. Это особенно полезно для объяснения причин записи СП. Это обязательное поле для всех созданных вручную СП. В документах журнала каналов не введен текст документа. FOIAPPH FOIAPPH показывает историю утверждения документа. Очереди отделов начинаются с букв «A», «B» или «C». Очереди основных бухгалтерских офисов, такие как неограниченная бухгалтерия главного кампуса, неограниченная бухгалтерия HSC, бюджетные офисы, контракты и гранты главного кампуса, контракты и гранты HSC, начинаются с буквы «Z». FOATEXT FOATEXT обеспечивает доступ к экрану текста документа для совместных предприятий, счетов-фактур, заявок, заказов на поставку и обременений. Предоставляет информацию, относящуюся к бизнес-цели UNM, например, кто / что / где / когда / почему документ является необходимым документом. FOAAINP FOAAINP идентифицировал ожидающее одобрение совместного предприятия, счета-фактуры, заявки, заказа на поставку, обременения для публикации в Banner Finance. FAIINVE FAIINVE позволяет вам найти подробную информацию в DPEZ, PCard или обычном счете. FOIDOCH Информация о счетах-фактурах (всех типов), заявках, заказах на покупку и обременениях. Доступная информация включает информацию о платеже и связь номера чека с платежной транзакцией. Если номер чека начинается с символа «!», Оплата была произведена посредством электронного перевода средств. FGIBDST Бюджет и фактическая суммарная активность по коду счета - на основе активности финансового года - используется для неограниченных индексов. FGITRND Подробная активность кода счета транзакции - на основе активности финансового года - используется для неограниченных индексов FRIGITD Grant Сводная деятельность от начала до даты по коду счета - на основе действия от начала до даты - используется для ограниченных контрактов и предоставляет FRIGTRD Подробная активность кода счета транзакции - на основе От начала до даты Деятельность, используемая для контрактов с ограничениями и грантов FOROLDS Подробная информация и сводка операционной книги (аналогично отчету о прибылях и убытках) Подробная и сводная информация в Главной книге FGRGLDS (аналогично балансовому отчету) Подробная и сводная информация книги грантов FRRGLDS (балансовый отчет по грантам) Устранение других несоответствий по расходам Используйте приведенные выше экраны и отчеты, чтобы узнать, что было опубликовано в вашей учетной записи, кто это опубликовал и почему это было опубликовано. Узнав эту информацию, вы сможете определить, кто должен исправить ошибку, если это действительно ошибка. Если вы исправляете несоответствие, созданное кем-то другим, а не вами, сообщите об этом человеку, создавшему несоответствие. Такое общение значительно сокращает дублирование исправлений; один вами и один другим одновременно.     Расширенная выверка индексов - расчет заработной платы, доходов и распределения Часть третья из трех Терри Шуботэм, специалист по управлению бизнесом 6 г. Содержание ОБЗОР СВЕРКИ УКАЗАТЕЛЯ ................... .................................................. ....................................... 1 ПРОЦЕСС ПРИМИРЕНИЯ ИНДЕКСА .............................................. .................................................. ............................... 1 ИНДЕКС ПРОЦЕССА ПРИМИРЕНИЯ .............. .................................................. ........................................... 2 ВЫЯВЛЕНИЕ И УСТРАНЕНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЙ ПО ОПЛАТЕ РАСЧЕТА. .................................................. ........................ 4 ИНСТРУМЕНТЫ РАСЧЕТА ............................................... .................................................. .................................................. ....... 4 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОТЧЕТОВ О ЗАПЛАТАХ ....................................... .................................................. .................................................. 6 Доступ к отчетам MyReports .............................................. .................................................. ............................... 6 ФНРСЛБЭ ................. .................................................. .................................................. ......................................... 8 FNRLDST - Отчет о распределении рабочей силы ... .................................................. .................................................. ....... 10 Отчеты HR APEX - Заработная плата и распределение рабочей силы .................................. .................................................. .... 12 Доступ к отчетам ePrint: ............................. .................................................. .................................................. ... 17 PZRORGH - Поиск финансового менеджера организации ...................................... ....................................... 18 Несоответствия в заработной плате ........ .................................................. .................................................. .............................. 19 Заработная плата сотрудника, не включенная в индекс ........... .................................................. ................................ 19 Неправильный сотрудник был обвинен в индексировании ............ .................................................. .................................................. ... 19 Неверный процент распределения, начисленный на индекс ........................................ .................................................. ... 19 Неверная сумма в долларах, начисленная на индекс ........................................ .................................................. .................. 19 ИСПРАВЛЯЮЩИЙ ДИСК ТРАСЫ ................................................. .................................................. ................................ 20 PHAREDS ................ .................................................. .................................................. ....................................... 20 Перераспределение рабочей силы на вкладке "Жизнь сотрудника LoboWeb" .... .................................................. ...................................... 20 Состояние перераспределения рабочей силы ....... .................................................. .................................................. ................ 20 СВЕРКА ДОХОДОВ И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ............................. .................................................. ......... 21 ДОХОД ................................................ .................................................. .................................................. ................ 21 Общая информация о доходах .............................. .................................................. ............................................... 21 Типы Доход ................................................. .................................................. ............................................... 21 РАСПРЕДЕЛЕНИЕ. .................................................. .................................................. .................................................. .... 22 Общая информация о размещении .......................................... .................................................. .............................. 22 Типы размещений ................ .................................................. .................................................. ........................ 23 ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ СОВЕТ S ................................................. .................................................. ........................................ 23 РАССМОТРЕНИЕ ДОГОВОРА И ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ............................................. .................................................. ................... 23 СОХРАНИТЕ РАБОЧИЙ ТАБЛИЦА .......................... .................................................. .................................................. ..25 ПОИСК УПОЛНОМОЧЕННОГО ЗНАЧИТЕЛЬСТВА ПО ИНДЕКСУ ...................................... .................................................. ... 25 ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ БУДУЩИХ несоответствий ........................................... .................................................. ...... 26 EPAF VERSUS EPAN .............................................. .................................................. ................................................. 26 СОЗДАВАЙТЕ EPAFS, ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ .............................................. .................................................. ............................ 27 ВЫБОР НАЕМНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ .................. .................................................. .................................................. ...... 30 Обзор сверки индексов Процесс сверки индексов Существует три документа сверки индексов; это третий. Первый документ, Основы согласования индексов - часть первая из трех, рассматривает основы согласования индексов, в частности, выверку расходов, не связанных с заработной платой. Второй документ, Промежуточное согласование индексов - вторая из трех частей, более подробно описывает типы документов UNM, соответствующие коды, структуру бухгалтерского учета, включая уровни фонда и организации. Упоминаются некоторые основные сведения о заработной плате и отчеты. Некоторые основные определения повторяются в разделе Приложения всех трех документов. На следующей диаграмме показан основной процесс согласования индексов. В этом третьем документе, Advanced Index Reconciliation, Payroll, Revenue and Allocations - часть третья из трех, более подробно рассматривается выверка расходов на заработную плату и то, как использовать отчеты о заработной плате MyReports для выполнения выверки. Он включает советы, специально разработанные для части выверки индексов, связанной с начислением заработной платы. В этом документе также рассматривается сверка доходов и ассигнований. Доступ ко всем этим трем документам и их распечатка можно получить по адресу: http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml в разделе «Согласование индексов». 1 Блок-схема процесса согласования индексов Информация, выделенная кружком, является основной в данном Руководстве. Определите, какие индексы вы согласовываете. Отчеты о заработной плате для каждого индекса. Сравните людей и их процент в заработной плате и долларах со списком сотрудников вашего отдела / процентом от зарплаты. Добавить в сводку выверки индексов Отмечено сделано 2 Отчет о сверке счетов можно получить у вашего руководителя или на веб-сайте ресурсов финансовых услуг по адресу (http://www.unm.edu/~fssc/index.html). 3 Поиск и устранение расхождений в платежной ведомости Инструменты расчета заработной платы При исследовании несоответствия между тем, что вы ожидали увидеть в баннере, и тем, что фактически размещено в учетной записи для расчета заработной платы, вы будете использовать следующие инструменты для баннера: Введите имя / телефон. Позволяет просматривать: Форма баннера PHAREDS Индивидуальный Заработная плата сотрудников по должности и индексу. Эта форма используется для перераспределения проведенных начислений заработной платы. Это не влияет на будущие дистрибутивы. Эту форму также можно использовать для просмотра изменений, внесенных в распределение труда сотрудника. Портал самообслуживания UNM Войдите в MyUNM. На вкладке «Финансы» выберите (My UNM) LoboWeb for Finance. Вы можете запускать запросы Операционной книги; из результатов запроса вы можете развернуть любой из кодов счетов, включая коды счетов заработной платы. Это предоставит список документов; затем вы можете развернуть любой из документов, чтобы определить сотрудников, которые составляют расходы. Интерфейс электронной формы действий персонала LoboWeb EPAF, вкладка «Сотрудник». Эта форма используется для изменения будущего распределения рабочей силы. Lobo Web, Своевременная обработка EPAF снижает EPAF. Новая потребность в PHAREDS. Это не влияет на размещенные дистрибутивы EPAF. MyReports FNRSLBE Отчет о заработной плате и обременениях. Предоставляет опубликованную рабочую силу, а также обработанные перераспределения (PHAREDS). Этот отчет может быть выполнен по индексу, коду организации или сотруднику, сводке или деталям. 4 MyReports В отчете FNRLDST о распределении рабочей силы перечислено активное распределение рабочей силы. Этот отчет может быть запущен по сотруднику, индексу, фонду, коду организации или гранту. ePrint PZRORGH Контактный персонал для каждой нанимающей организации. В этом отчете, доступном в репозитории hrp_banp-HR / Payroll Production (banp) ePrint, указаны консультант по персоналу и финансовый менеджер для каждого кода организации по найму. Управление финансовыми услугами 377-4550 Помогите со всеми вопросами, связанными с финансами. Если они не смогут помочь, они перешлют ваш запрос эксперту отдела финансовых услуг. HR / Payroll Support 277-4777 (HRPR) Помощь с запросами BAR, относящимися к безопасности кадров, навигации по заданиям UNM, навигации по хронометражу, навигации EPAF, поиску отчетов HR ePrint. Отчеты HR APEX Позвоните в HR 277 Это отчеты о заработной плате, которые вы можете запустить самостоятельно, отсортировать, отформатировать и загрузить. Покажет распределение рабочей силы и размер заработной платы. Для получения доступа требуется обучение. 5 Использование отчетов о заработной плате Чтобы согласовать платежные ведомости, внесенные в индекс, вы должны знать: 1) Люди, которых следует разместить в индексе. 2) Процент их заработной платы, который должен быть размещен в индексе. 3) Размер их зарплаты в долларах. Эта информация является внутренней для отдела и может быть предоставлена ​​вашим руководителем. Как только вы узнаете эту информацию, Отчет о заработной плате FNRSLBE покажет вам по индексу людей, у которых зарплата внесена в индекс, и указанную сумму в долларах. Он не покажет вам процент от их зарплаты, которую они публикуют. Чтобы найти процент заработной платы для каждого сотрудника, вносимого в индекс, вы можете запустить отчет MyReports по активному распределению рабочей силы (FNRLDST) или отчет APEX HR Payroll, отфильтрованный по проценту трудозатрат. Как запустить эти три отчета, будет показано ниже. Доступ к отчетам MyReports Чтобы получить доступ к отчетам MyReports, войдите в MyUNM. Перейдите на вкладку «Жизнь сотрудника». Выберите 6 Войдите в MyReports. Появится следующий экран: Выберите папку F All Campus Reports. 7 Появится список доступных вам отчетов. Мы рассмотрим FNRSLBE-Salary Labor Benefits and Encumbrance Report и FNRLDST-Labor Distribution Report. FNRSLBE Сначала выберите FNRSLBE - Отчет о заработной плате и обременениях, чтобы просмотреть историческую информацию о заработной плате. Мы выбираем запускать этот отчет по индексу. Введите индекс или его часть и подстановочный знак (* или%). Выберите желаемый индекс. Выберите месяц (или месяцы) и финансовый год. Запустите отчет, щелкнув шеврон, указывающий вправо. Не забудьте выбрать тип вывода дисплея. 8 Параметры группировки отчетов включают:. По индексу. По индексу - без группировки. Org - по индексу. Орг - по сотруднику. Имя сотрудника . Сводка по индексу. Частота кадров по орг. Идентификатор баннера Поэкспериментируйте с различными группировками, чтобы увидеть, какая информация дает вам нужную информацию в наилучшем формате. Это один человек из вышеприведенного отчета, за год с начала года и по индексу: 9 Обратите внимание, что порядок месяца, показывающий труд, немного необычен. Убедитесь, что вы смотрите на правильные строки. Пример того, как проводка перераспределения рабочей силы PHAREDS отображается в отчете о заработной плате FNRSLBE: FNRLDST - Отчет о распределении рабочей силы В этом отчете будет указано распределение для любого индекса или сотрудника. Чтобы запустить отчет, войдите в MyReports, выберите F Все отчеты кампуса. Затем выберите отчет FNRLDST. Появится следующий экран. Обратите внимание, что вы можете запустить отчет по сотруднику, организации, индексу, фонду или гранту. 10 Здесь отчет создается сотрудником: 11 В поле «Имя сотрудника» был введен подстановочный знак (* или%), а затем - фамилия сотрудника. Были возвращены все сотрудники с этой фамилией и их идентификационные номера. Затем был выбран правильный сотрудник. Отчет показывает, что этот сотрудник работает на полную ставку, с распределением 32% для индекса 258000 и распределения 68% для 485000. Процент распределения заработной платы применяется к расходам на заработную плату раз в две недели или в месяц, чтобы определить, какая сумма будет внесена в индекс. Процент распределения должен соответствовать вашему внутреннему списку распределения заработной платы каждого сотрудника по этому индексу. В этом примере 32% заработной платы этого сотрудника будет распределено в индекс 258000. Отчеты HR APEX - Заработная плата и распределение рабочей силы Чтобы получить доступ к отчетам HR APEX, вы должны сначала пройти необходимое обучение в Learning Central и отправить BAR для роль вам нужна. Если у вас есть вопросы, свяжитесь с отделом кадров по телефону 277-5803. Когда у вас будет доступ, выберите HR Reports из MyUNM. Войдите в HR-отчеты: выберите Приложение для сотрудников. Теперь вы можете выбрать критерии, необходимые для вашего отчета. Мы хотим увидеть распределение труда сотрудников в одной организации; 258A. Итак, сначала мы выберем Организацией уровня 3, AFA VP HSC Administration, щелкнув запись и нажав единственную стрелку, переместив ее вправо. Затем выберите соответствующую организацию, в данном случае 258A. 13 И запустите отчет. Возвращаемый отчет содержит больше информации, чем необходимо. Используйте кнопку Действия, чтобы выбрать «Выбрать столбцы». Выберите только те столбцы, которые требуются. Были выбраны имя, идентификатор, должность, должность и% приложения. Переместите выбор из левого столбца вправо, как и раньше, с помощью единственной стрелки. Отчет будет отображаться, когда вы Примените изменения. 14 Был возвращен следующий отчет: 15 Вы понимаете, что вам не нужны пенсионеры. Чтобы удалить их, нажмите кнопку «Действия» и выберите «Фильтр». Фильтруя по названию должности, выберите Оператор «не равно» в раскрывающемся меню и выражение «Сотрудник на пенсии» и нажмите Применить. 16 Теперь в отчете показаны 10 сотрудников в этой области и процент годовой зарплаты, которую они в настоящее время получают в этой области, а также общее количество активных сотрудников: 10. Это может быть полезной информацией при сверке индексов. Вы также можете оставить в поле «Зарплата» и рассчитать столбец ежемесячной суммы. См. Обучение, необходимое для получения доступа к отчетам, для получения более подробных инструкций. Доступ к отчетам ePrint: чтобы получить доступ к следующим отчетам ePrint, войдите в систему и перейдите в репозиторий, указанный ниже. 17 PZRORGH - Поиск финансового менеджера организации Отчет PZRORGH доступен в ePrint в репозитории hrp_banp-HR / Payroll Production (banp). Чтобы выбрать этот отчет, следуйте инструкциям в разделе «Доступ к отчетам ePrint» выше. Ниже находится первая страница этого отчета. В этом отчете будет указано имя финансового менеджера и консультанта нанимающей организации. Эта информация полезна, если вам нужно знать, к кому обращаться по вопросам заработной платы, влияющим на ваш индекс, когда нанимающей организацией сотрудника является другой отдел. Вы можете найти код организации сотрудника в онлайн-справочнике UNM и определить, с кем связаться, из этого отчета. 18 Несоответствия в заработной плате Несоответствие может быть любым из следующего: Зарплата сотрудника отсутствует - не внесена в индекс. Это может происходить по нескольким причинам. Вот некоторые из наиболее распространенных: 1) Никто не вносил изменения в распределение рабочей силы (ePAN) для нового сотрудника в вашем отделе. Обвинения по-прежнему распределяются между старым отделом сотрудника. 2) Ошибка ввода. В процессе расчета заработной платы был введен неверный индекс. 3) Обратите внимание, что для доступа к этим отчетам у вас должна быть защита. Подробная информация о заработной плате сотрудника не будет отображаться, если у вас нет безопасности для запуска отчетов. Плата за индексирование неправильного сотрудника. Возможные причины неправильного включения сотрудника в индекс включают: 1) Никто не внес изменения в распределение рабочей силы (ePAN) для сотрудника, который больше не работает в вашем отделе. Плата по-прежнему распределяется между старым отделом сотрудника - вашим. 2) Ошибка ввода. В процессе расчета заработной платы был введен неверный индекс - ваш. Неправильный процент распределения, начисленный на индекс 1) Никто не вносил изменения в распределение труда (EPAF) для сотрудника, у которого было изменение распределения труда. Плата по-прежнему распределяется по старому, теперь неверному распределению. Неверная сумма в долларах, начисленная на индекс 1) Изменение заработной платы преподавателей. Заработная плата преподавателя могла измениться. Сумма может быть правильной, но отличной от той, которую вы ожидали. Подтвердите со своим руководителем. 2) Студент, обучающийся на рабочем месте, оплачивает полную ставку заработной платы вместо ставки рабочего обучения. Средства на учебу на работе могут быть исчерпаны или сумма слишком велика. Сообщите в службу занятости студентов. 3) Работнику назначена специальная компенсация. Сумма может быть правильной, но не той, которую вы ожидали. 19 Исправление несоответствий Если вы обнаружите несоответствие, вы должны определить, кто имеет право исправить его в PHAREDS. Эти полномочия имеют нанимающая организация сотрудника. Если сотрудник принадлежит другой организации по найму, вам нужно будет связаться с этой организацией и попросить ее обработать корректировку. При необходимости воспользуйтесь отчетом ePrint PZRORGH, чтобы найти контактное лицо. Если сотрудник входит в вашу нанимающую организацию, ваш отдел отвечает за обработку перераспределения. Когда распространение отображается в отчете FOROLDS, оно было одобрено и опубликовано. Если оно было отклонено, финансовые службы отправят отправителю электронное письмо с уведомлением об отклонении и объяснением причин. Транзакция снова будет иметь статус «ожидающая» в форме баннера PHAREDS. Если транзакция была проведена, вы увидите изменение баланса в форме баннера FRIGITD или FGIBDST, но эти формы не предоставляют информацию по сотрудникам. PHAREDS Для обработки перераспределения используйте баннерную форму PHAREDS. Каждая нанимающая организация должна иметь кого-то с безопасностью для обработки перераспределения через форму баннера PHAREDS. Для получения подробной информации о процессе PHAREDS вы можете пройти курс FILR 100 Labor Redistribution. Вы можете зарегистрироваться на занятие через EOD. Руководство для участников класса доступно на веб-сайте FSSC по адресу http://www.unm.edu/~fssc/docs/FILR-100.pdf. Чтобы обеспечить безопасность процесса PHAREDS, вы должны пройти курс FILR 100 Labor Redistribution. Вкладка «Жизнь сотрудника» LoboWeb Перераспределение рабочей силы Теперь вы можете создать перераспределение рабочей силы в LoboWeb, выбрав «Сертификаты усилий» и «Перераспределение рабочей силы». Этот процесс также объясняется в классе FILR 100 «Перераспределение рабочей силы» и в Руководстве по участию в перераспределении рабочей силы на http://www.unm.edu/~fssc/docs/FILR 100.pdf. Статус перераспределения рабочей силы После того, как перераспределение рабочей силы будет завершено, оно будет проходить через очереди на утверждение. Как только он будет полностью одобрен, он будет размещен в баннере. Сообщения о перераспределении не будут публиковаться, пока вы не измените статус на Завершено (см. Руководство для участников перераспределения рабочей силы PHAREDS). Если в распространении будет отказано, статус будет снова изменен на «Ожидание». Бухгалтер, отклонивший PHAREDS, также отправит электронное письмо с указанием, что он отклонил это предложение и почему. 20 Согласование доходов и распределения Доход Общая информация о доходах Доход, полученный на ваших счетах доходов, и то, как отделы распределяют доход, сильно различаются в зависимости от отдела. Вы должны узнать, каких типов доходов ожидать, на каких счетах их ожидать и когда их ожидать. Вам следует исследовать доход, который находится на необычных счетах для вашего индекса или на суммы, значительно отличающиеся от ожидаемых (как правило, ожидаемая сумма - это сумма, заложенная в бюджет). Счет 07ZZ-Reimbursement Holding находится в разделе «Продажи и услуги» счетов доходов. Этот счет используется для временного удержания платежей, полученных сотрудниками в качестве компенсации за личное использование. Этот счет должен быть нулевым в конце каждого месяца. Если сотрудник оплачивает Университету личные командировочные расходы, которые были на карте PCard, такие как повышение класса обслуживания в самолете, чек переводится в 07ZZ-Reimbursement Holding. Затем сумма перемещается с помощью ваучера журнала на счет расходов, который она компенсирует. В случае возмещения командировочных расходов, оно будет перемещено в индекс и на счет, на котором хранятся расходы PCard, возмещаемые чеком. Ваучер журнала дебетует счет доходов, на котором производится возмещение (07ZZ), и кредитует счет расходов, на котором хранятся расходы, возмещаемые сотрудником. Типы доходов В следующей таблице приведены типы доходов, наиболее часто встречающиеся в общих индексах департаментов. Он не содержит всех счетов доходов. Тип дохода Счета Описание Доход от обучения 0120-01Z1 Доход от обучения Сборы за обучение 0210-02Z1 Доход от сборов, взимаемых с студентов Служба поддержки пациентов 0330-03Z0 Доход от пациентов и компенсация сумм для пособий Гранты / контракты 0410-04Z0 Доход, полученный по контракту или Грант 21 Продажи / услуги 0410-07ZZ Эта эклектичная группа счетов включает в себя многие виды доходов, в том числе доходы внутреннего сервисного центра и счет удержания возмещения 07ZZ Прочие операционные доходы 0810-08Z1 Эта область включает прибыль, признанную на момент закрытия контракта. Ассигнования 0710 -07D0 Доходы федеральных и государственных ассигнований, включая ассигнования на СГФ и налоги на сигареты Подарки и прочее 1000-1020 Если вы не являетесь частью Фонда, сомневаться в любых доходах на этих счетах! Вы, вероятно, не должны иметь НИКАКОГО. И несколько других типов, которых не должно быть в типичном индексе. Распределение. Общая информация о распределении. Распределенный доход - это доход, который был перенесен в ваш индекс другим индексом. Существует множество правил распределения. Здесь мы в первую очередь озабочены тем, были ли выделены или получены какие-либо ассигнования, предоставленные или полученные вашим индексом, заложенными в бюджет. Следующая таблица поможет вам понять, как UNM определяет различные распределения. Распределение перемещает фактические (не бюджетные) доходы, которые не пересекаются с баннерными программами, за исключением случаев с P10 по P14 (программы с инструкциями и общие программы). Ассигнования обычно производятся административным офисом школ, колледжей или очень крупных департаментов и не требуют утверждения бюджетного управления. Если отдел хочет переместить бюджет, а также фактический, можно сделать запись в бюджете. 22 Типы ассигнований Тип распределения Счета Описание Распределения 1600-1668 Движение доходов внутри университета для использования другим индексом, отличным от того, где он был первоначально разнесен. Когда вы просматриваете распределения, вы должны увидеть заложенную в бюджет сумму в индексе, который содержит распределение. Хотя различные индексы будут получать (или отдавать) свои ассигнования в разное время в течение года, они должны быть заложены в бюджет, а любые ассигнования, превышающие предусмотренную в бюджете сумму, должны быть рассмотрены и заданы вопросы. Неожиданные (не предусмотренные в бюджете) распределения также должны быть расследованы. Дополнительные советы Рассмотрение контракта и гранта Не переводите зарплату в контракт или грантовый фонд, срок действия бюджета которых истек или срок его действия истек. Убедитесь, что период оплаты, который вы переводите, соответствует бюджетному периоду фонда. Не создавайте PHAREDS для индексов, в которых называется фонд, без предварительной консультации с вашим финансовым монитором. Когда ограниченный фонд прекращает свое действие, даже если распределение указывает, что период выплаты размещается в этом ограниченном индексе, сборы не будут разнесены в индекс. Вместо этого он будет внесен в индекс неограниченных сверх расходов для этого фонда. Единственный способ исправить это - обратить на это внимание Фискального контролера в финансовых службах. Ваш бюджетный монитор может открыть фонд и запретить PHAREDS вносить платежи в индекс перерасхода. 23 Чтобы определить бюджетный период для ограниченного фонда, посмотрите форму FRMFUND. Никакие платежные периоды после 31 мая 2004 г. не могут быть зачислены в этот фонд. Бюджетный период закончился 31 мая 2004 г. Однако как называется фонд? Чтобы определить это, перейдите на FTMFUND ниже. (Поле «Дата прекращения» на этом экране FRMFUND всегда будет пустым.) Этот фонд был прекращен 21 марта 2007 г. Никакие выплаты заработной платы или начисления не могут производиться в этом ограниченном индексе, если дата прекращения не будет изменена на дату в будущем. 24 Ведение текущей электронной таблицы Некоторые отделы считают полезным вести документ, показывающий распределение распределения между индексами для всех ваших сотрудников. Вы можете отслеживать зарплаты по индексу для каждой учетной записи. Определение уполномоченного синьора в индексе Вы можете узнать, кто уполномочен разрешать расходы по индексу. Вам нужно будет это знать, если вы делаете PHAREDS. Чтобы найти форму авторизации подписи для индекса, перейдите в FTMACCI для неограниченных индексов или FRAGRNT для ограниченных индексов. В запросе выбора FTMACCI (F7) введите индекс и запустите запрос (F8). Выберите значок Xtender. Будет отображаться либо авторизация подписи, либо список документов, прикрепленных к этому индексу. Если список отображается, выберите документ с типом документа «Подпись». Если существует несколько документов с типом «подпись», выберите самый последний, просмотрев дату в форме. Для более старых ограниченных индексов перейдите на FRAGRNT. Введите номер гранта и выберите Next Block. Выберите значок Xtender. Будет отображаться либо авторизация подписи, либо список документов, прикрепленных к этому индексу. Если список отображается, выберите документ с типом документа «Подпись». Если существует несколько документов с типом «подпись», выберите самый последний, просмотрев дату в форме. 25 Только люди, указанные в текущей форме авторизации подписи, имеют право разрешать перемещение расходов в этот индекс. Деловая цель должна указывать, в чьих полномочиях вносятся изменения. Предотвращение расхождений в будущем EPAF и ePAN Хотя они могут звучать одинаково и оба имеют отношение к распределению рабочей силы, EPAF и ePAN - это разные вещи. EPAF - это форма, используемая, когда существующий сотрудник меняет распределение труда в организации. Отдел кадров не утверждает EPAF. EPAN используется, если сотрудник новый, если они меняют отделы или их продвигают по службе. Отдел кадров подписывается на ePAN до того, как они вступят в силу. EPan можно найти на сайте отдела кадров http://hr.unm.edu/forms/allforms.php. Выберите «Формы», а затем «Формы трудоустройства». Вы можете увидеть этот экран, который позволяет вам получить доступ к ePAN, на следующем распечатке экрана. При выборе значка справа рядом с ePAN появится следующая форма. 26 Эта форма заполняется, когда требуется ePAN. Создавайте EPAF, когда это необходимо. Если вы обнаружили ошибку в распределении заработной платы и исправили ее с помощью PHAREDS, вам может потребоваться создать EPAF или ePAN, чтобы предотвратить повторение той же ошибки. Для доступа к EPAF у вас должна быть безопасность происхождения EPAF. Если распределение сотрудников неправильно указано в правильном индексе в отчете FOROLDS, вам нужно будет обработать EPAF, чтобы изменить распределение будущих расходов по заработной плате. Хотя это решит проблему в будущем, вы должны использовать PHAREDS для исправления существующих ошибок. EPAF создаются при входе в LoboWeb на вкладке «Жизнь сотрудника» на портале MyUNM. EPAF используются для постоянного изменения распределения труда сотрудника для будущих заработных плат. Для доступа к этим экранам у вас должна быть роль доступа к баннеру EPAF. 27 28 У вас должна быть безопасность источника EPAF, чтобы увидеть ссылку EPAF (в кружке) ниже. Выберите «Электронная форма действий с персоналом» и «Новый EPAF». Появится следующий экран. Выполните это, чтобы в будущем произойти изменения и не нужно будет выполнять PHAREDS каждый платежный период. 29 Выбор организации по найму При найме новых сотрудников придерживайтесь той организации, которая использовалась для найма. Если в вашем отделе используется другой уровень организации найма, вы можете не видеть всех сотрудников при создании отчетов для организации найма, или вы можете потерять возможность изменять прошлое или будущее распределение рабочей силы. Если не указано иное, всегда используйте ту же организацию по найму, которая используется для других сотрудников в индексе, на который будет списан расход вашего нового сотрудника. 30 Приложения сверки индексов Приложения Терри Шуботэм, специалист по управлению бизнесом, 6 г. Содержание УКАЗАТЕЛЬ ПРИЛОЖЕНИЯ СОВЕРШЕННОСТИ ........................... .................................................. ............... 1 ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕННОГО РЕЗЮМЕ СВИДЕТЕЛЬСТВА ........................................... ......................... 2 ФОРМА - РЕЗЮМЕ СВИДЕТЕЛЬСТВА ............................................. .................................................. ........... 3 РАСХОДНАЯ КАРТА - ПРОЦЕСС СВЕРКИ ИНДЕКСА ........................................... .......................................... 4 ПЕРЕЧЕНЬ ОТЧЕТОВ О СВЯЗИ ............................................. .................................................. ............. 6 ОПРЕДЕЛЕНИЯ ................................................ .................................................. ............................................. 7 ЧАСТО ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ БАННЕРНЫЕ ЭКРАНЫ ............................................. .................................................. ........ 9 ОПИСАНИЕ КОДА КЛАССА ПРАВИЛА ДОКУМЕНТА ............................................ ............................................. 11 СПРАВОЧНИК НА ЗАГОЛОВОК ПАРТИИ. .................................................. .................................................. ................ 12 КОПИРОВАНИЕ ЖУРНАЛА .............................. .................................................. .......................................... 13 КАЛЕНДАРЬ РАСХОДОВ НА 14 ФГ .... .................................................. .................................................. ............... 14 ПРИЛОЖЕНИЯ СОВЕРШЕНИЯ ИНДЕКСОВ Образец завершенной сводки по согласованию индексов - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ - ~ Сводка сверки индексов Номер индекса: 123456 Месяц сверки: 4/2008 Лицо, выполнившее сверка: Ваше имя Я просмотрел эту сверку и считаю, что она верна: Администратор отдела Согласование пунктов: Сумма счета Примечания 3100 87.32 Нет документа. Расход определен как относящийся к индексу 124356. СП 100632 перенесло его туда 5. 21 .08 Нематериальное. Игнорируется. 3140 03 DPI D3189 был создан 2940.00. Информация о расходах не указана. ДПИ в бухгалтерию так и не поступило. Копия DPI доставлена ​​5. Размещено в Banner 16. Форма - Сводный индекс выверки Номер: Месяц выверенного: Лицо, выполняющее выверку: Я просмотрел эту выверку и считаю, что она верна: Администратор отдела Выверка элементов: Сумма счета Примечания Блок-схема - Процесс согласования индексов Определите, какие индексы вы сверяете. Отчеты о заработной плате для каждого индекса. Сравните каждую позицию в отчете о расходах на баннер с документами происхождения. Сравните людей и их процент от заработной платы со списком сотрудников вашего отдела / процентом от заработной платы. Найдена причина несоответствия? Получить справочное примечание Несоответствие и разрешение в отчете о сверке счетов Готово Примечание Несоответствие и разрешение в отчете о выверке счетов Готово Список отчетов о сверке Номер Имя Использование Местоположение FOROLDS Подробный отчет операционной книги Предоставляет детали транзакции на основе запрошенных элементов FOPA MyReports. Вкладка «Финансы», F Все отчеты кампуса / FOROLDS FNRSLBE Заработная плата, льготы и обременения Отчет Предоставляет информацию о размещенных данных о заработной плате и обремененных фондах MyReports. Вкладка «Финансы», F Все отчеты по университетскому городку / FNRSLBE FNRLDST Отчет о распределении рабочей силы Предоставляет подробную информацию о будущем распределении индекса заработной платы MyReports. Вкладка «Финансы», F Все отчеты университетского городка / FNRLDST Дополнительные отчеты, которые можно использовать: Подробный отчет по контрактам и грантам FRRGLDS. Используется для создания ограниченных индексов с момента создания до настоящего времени отчетов MyReports. Вкладка «Финансы», F Все отчеты кампуса / FRRGLDS FOROLDS Сводный отчет операционной книги Сводный отчет о деятельности - выбор варианта с помощью FOH0001 MyReports. Вкладка «Финансы», F Все отчеты кампуса / FOROLDS PZRORGH Организации по найму Показывает ответственные стороны по найму организации hrp_banp-Hr / Отчеты о заработной плате - Производство (banp) Репозиторий ePrint. Определения Учетная запись - учетная запись - это четырехзначное число, которое представляет собой место, где выручка или расходы записываются в баннере. Например, 3100 - это код счета для расходов на канцелярские товары. Вы можете найти список учетных записей UNM и их определения на http://ua.unm.edu/resources/oplegacctdef-12-06-13.pdf Исходные документы - это оригинальные документы или копии исходных документов. Это документы, подтверждающие, что расходы были произведены. Это могут быть квитанции книжного магазина UNM на приобретенные товары. Это могут быть внутренние счета-фактуры из сервисных центров UNM. Это могут быть копии DPI или копии счетов от внешних поставщиков. К ним могут быть прикреплены пояснительные электронные письма или другие документы, например формы регистрации на семинары. Другие исходные документы включают квитанции / отчеты P-card, внутренние заявки на закупку UNM, заявки на закупку, общие заявки на закупку и нестандартные формы оплаты. Этот список не является исчерпывающим. Индекс - Индекс - это шестизначное число, которое накапливает доходы и расходы в счетах для данного проекта. Индекс может быть неограниченным; например, для обучения и общего финансирования. Индекс может быть ограничен и связан с предоставлением. Все расходы по определенному индексу следует сверять каждый месяц. Публикация - Позиция размещается в Баннере, когда она зарегистрирована в базе данных бухгалтерского учета. В бухгалтерских отчетах по баннерам отображаются только опубликованные элементы. Внутренние файлы - Внутренние файлы - это файлы, которые вы настроили для облегчения своей работы. Для согласования учетных записей они будут работать: Неочищенные папки - для каждого индекса создайте неочищенную папку манилы. В этой папке размещаются копии исходных документов для каждого расхода по этому индексу по мере возникновения этих расходов. Прикрепите эти исходные документы к выверке и переместите их в папку выверки счетов в конце месяца. Папки заработной платы - для каждого индекса создайте манильскую папку Payroll. Каждый месяц помещайте в эту папку копии всех отчетов о заработной плате и другой документации. Прикрепите их к выверке и переместите их в папку выверки счетов в конце месяца. Папки согласования индексов - для каждого индекса создайте манильскую папку согласования индексов. В эту папку каждый месяц помещайте заполненный пакет выверки индексов. Он состоит из:. Заполненная сводка сверки индексов [см. Приложение]. Подробный отчет по баннерам [Подробный отчет FOROLDS]. Вы отметили суммы в этом отчете и суммы в исходных документах при сверке индекса. .  Отчет о заработной плате / документация. Вы отметили детали в отчете о заработной плате и убедились, что они соответствуют внутренней детали из документации вашего отдела, касающейся того, с кого будет взиматься плата и какой процент их заработной платы будет отнесен на этот индекс. .  Исходные документы и любые связанные графики, созданные в вашем отделе для расходов. Вы отметили подробную информацию об этом и в подробном отчете о баннерах. Они собираются вместе каждый месяц, чтобы сформировать ежемесячный пакет выверки для каждого индекса. Это ваш завершенный пакет выверки индексов. Он хранится в вашей папке согласования индексов каждый месяц. Поместите группу папок для каждого индекса в зеленую висящую папку, помеченную для этого индекса. Теперь у вас есть легкодоступная вся ваша информация по каждому индексу. PI-Главный исследователь - это основное лицо, отвечающее за грант. Он или она может иметь несколько грантов. У каждого гранта есть как минимум один индекс, а может быть больше одного. Часто используемые экраны баннеров Форма заголовка Форма заголовка Используйте FGAJVCD JV Форма ввода Создать документ журнала FGAJVCM JV Форма массового ввода Создать многострочный документ журнала FGAJVCQ JV Форма быстрого ввода Создать документ журнала FGIBAVL Форма статуса доступности бюджета Посмотрите баланс фонда / организации -NSF Reject Status Форма сводного отчета FGIBDSR Просмотр активности индекса до даты за финансовый год (бюджет / фактические / обремененные суммы) FGIBDST Форма статуса бюджета организации Просмотр активности индекса до даты финансового года (бюджет / фактические / обремененные суммы) Форма запроса поиска документов FGIDOCR Список документов, которые были опубликованы, использовались для СП, Инвентаря, Положения и т. Д. FGIJSUM JV Сводная форма Список совместных предприятий, которые еще не были размещены (утверждены) в Баннер FGITBAL Основная книга Форма пробного баланса Главная книга (баланс) Баланс, веденный Фонд и счет FGITRND Подробная форма активности транзакции Используйте эту форму для просмотра активности на уровне транзакции по элементам, которые попали в код счета в индексе Включает в себя номера документов и краткое описание Форма утверждения документа FOAAINP Возможность просматривать и утверждать документы Документ FOADOCU по статусу формы пользователя, типу документа, коду документа, описанию, дате действия, количеству документов, отклонить ваши собственные документы Форма утверждения пользователя FOAUAPP Индивидуальное одобрение Список документов на рассмотрение Форма истории утверждения FOIAPHT История утверждения или отказа вашего документа Форма запроса FOIAPPD Форма запроса утвержденного документа Форма запроса одобренного документа Показывает элементы, находящиеся в очереди, ожидающие процесса FORAPPL - может быть полезно, когда утверждения отключены для согласования (каждую пятницу утром и в конце месяца) Форма истории утверждения документа FOIAPPH Показывает номер документа и кто его утвердил, когда (аналогично FOIAPHT) Форма истории утверждения документа FOIDOCH Запрос истории утверждения для баннерных документов. Форма поддержки гранта FRAGRNT Чтобы найти PI для гранта Форма начала гранта FRIGITD на сегодняшний день Просмотреть начальную на сегодняшний день деятельность для ограниченного фонда / гранта FTMACCI Форма поддержки кода счета Запрос на индекс или информацию FOPA Форма поддержки кода фонда FTMFUND Финансовый менеджер фонда грант FTMORGN Форма ведения кода организации Поиск организации FTIFNDH Форма иерархии фонда Форма запроса Иерархия фонда FTIORGH Форма иерархии организации Запрос организационной структуры Иерархия FTIPRGH Форма иерархии программы Форма запроса Иерархия программы FRIAPPL Применение истории платежей Форма запроса для грантов Используемая форма электронного утверждения времени PHATIME для ввода часов для освобожденных сотрудников и времени исключения для освобожденных сотрудников. Требуется время входа в должность и обучение. Form and process owned by HR/PR  PHAREDS  Labor Redistribution Form  Used to redistribute Salary, Salary Redistribution role required.  Form owned by finance but process owned by HR/PR.  TGIACCD  Account Detail Query Form  Query document numbers created in Non-Student AR (NSAR) module that has been feed to Finance for posting  FAIVNDH  Vendor Detail History Form  Query Vendor Invoices by Vendor/Banner Id Number  FZADPEZ  Direct Pay EZ Form  Direct Pay DPEZ Form -Application  FZIDPEZ  Direct Pay EZ Query Form  Direct Pay EZ Query Form  FGAENCB  Encumbrance/Reservation maintenance Form  Anticipated allowable expenditures can be encumbered funds using this form  FGIENCD  Detail Encumbrance Activity Form  View detail of your encumbrances either PO encumbrance or one created by department  FGIOENC  Organizational Encumbrance List Form  Find Purchase Orders by Organization  FPARCVD  Banner Receiving Form  Used to receive goods purchased on PO's triggers AP to pay invoice  FPCRCVP  Receiving Goods PO Item Selection Form  Used indirectly, from FPARCVD  FPIPKSL  Receiver/Packing Slips Validation Form  Packing list numbers as they are associated with receivers  FPIPOHD  Purchase Order Validation Form  Quick snapshot of PO,  includes Vendor, buyer, date, status of completed and approved & amount  FPIREQN  Requisition Inquiry Document Information  Requisition Information  FTIIDEN  Entity Name/ID Search Form  Query for vender id -First letter case sensitive  FWAINVT  Purchase Card Transaction Document Info  Pcard transaction reallocation form  Document Rule Class Code Descriptions Rule Class  Rule Class  Code  Title  Code  Title  BCF  Budget Carry Forward -Encumb Roll  JAD  Journal Allocation Feed  BD01  Permanent Adopted Budget  JE16  General Journal Entry (Inter-Fund)  BD1  Permanent Adopted Budget  JE2  JE16 -Dept General Journal Entry  BD4  BD04-Temporary Budget Adjustment  JEA  GJE -Accounts Payable  BDT  Dept Budget Transfer Journal Entry  JEB  GJE -MC Budget Office  BTB  MC Budget Temporary Budget Adjust  JEC  GJE -Contracts and Grants  BTM  Bud Ofc Temp Budget Adjustment  JEF  GJE -Property Acct  CA1  Accounts Receivable Charge  JEG  GJE -General Accounting  CB1  Accounts Receivable Charge  JEH  GJE -HSC Controller  CB2  AR Charge-APPL-Different Line B  JEI  GJE -BTI  CDP  Payroll Disbursements  JEL  GJE -Payroll  CLR  Banner Clearing Payment  JEM  GJE -HSC Budget Office  CNEI  Cancel Check -Invoice w Encumbranc  JEN  GJE -Controller Office  CNNC  Cancel check -C/M w/o encumbrance  JEP  GJE -Purchasing  CNNI  Cancel Check -Invoice w/o encumb  JER  GJE -Accounts Receivable  CORD  Establish Change Order  JES  GJE -HSC Cont PST  CR2  Cash Receipts -Gen Deposits AR  JET  Dept Transfer Journal Entry  CR3  Cash Receipts -Gen Deposits BTI  JEU  GJE -Foundation  CR5  Cash Receipts -Gen Deposits Harwd  JFD  Journal Entry Feed  DEPR  DEPRECIATION RULE CLASS  JFH  Housestaff Journal Feed  DP1  Direct Pay Invoice DP-EZ  JFL  Journal Labor Feed  E090  Year End Encumbrance Roll  PA1  Accounts Receivable Payment  EC1  E100-Original Encumbrance  PCLQ  Cancel PO -Reinstate Request  EC2  E020 -Encumbrance Adjustment  PCRD  Cancel Purchase Order  EC4  Encum Liq. разрешить изменения -Отделить пакет заказа на закупку POBC Закрыть ECP Encum Liq. разрешить изменения Закупка POCL Заказа на закупку Закрыть FPAEOCD) Грант GRCC - Стоимость доли участия POLQ Заказ на покупку - Запрос на ликвидацию Грант GRCG - Грант на долю затрат Открыт заказ на покупку POPN (FPAEOCD) Грант GRIC - Плата за прямые затраты PORD Создание заказа на покупку Грант GRIR - Непрямое возмещение затрат PR1 Перераспределение заработной платы HRS июль-декабрь 07 Грант GRRV - Начисленная выручка PR2 Перераспределение заработной платы HRS, январь-июль 07 Заработная плата HEEL - Обязательства сотрудника PR3 Перераспределение заработной платы HRS <07 января HENA Payroll - Корректировка взноса RCQP Отмена заявки HENC Заработная плата - Заявка на резервирование REQP Заработная плата HERL - ответственность работодателя RQCL Заявка закрыта (FPAEOCD) Заработная плата HGNL - брутто Exp. Запрет на ликвидацию Заработная плата HGRB - расходы на валовое пособие ICEC Отмена кредитового авизо с обременением ICEI Отмена счета-фактуры с обременением ICNC Отмена кредитового авизо без обременения ICNI Отмена счёта без обременения Счет-фактура INEC с обременением Счет INEI с обременением INNC Кредитный авизо без обременения Счет INNI Обременение IPNC Кредитовое авизо с нулевой оплатой IPNI Ссылка на заголовок пакета счета с нулевой оплатой Функция копирования журнала При создании ваучера журнала вы можете использовать либо значок в заголовке, либо выбор «копировать» в меню параметров, чтобы скопировать существующий ваучер журнала. Существующий ваучер журнала относится к ваучеру журнала, который либо обрабатывается, либо уже был разнесен. Скопируйте журнал из форм ваучера журнала, используя следующий процесс. 1.   Выберите параметр «Копировать журнал» в меню параметров или нажмите значок «Копировать». 2.   Введите номер документа ваучера исходного журнала. 3.   Введите новый номер документа, оставьте это поле пустым или введите ДАЛЕЕ, чтобы сгенерировать новый номер документа. 4.   При необходимости измените дату транзакции (значение по умолчанию - текущая дата). 5.   Вы можете отменить запись. Установите флажок Обратить JV, чтобы создать новый журнал с противоположным знаком из журнала «Копировать из». 6.   Необязательно: установите флажок Копировать текст, чтобы скопировать текст заголовка из ваучера исходного журнала. 7.   Нажмите кнопку ОК.      

Финансовые взаимодействия - UH, SRMC, UNMMG

Ведущий: Лаура Путц
Дата: 04-24-2014

Презентация - PowerPoint

Financial interactions   University Hospital, Sandoval Regional Medical Center  and  UNM Medical Group Laura Putz, Associate Controller 4/24/14 Intercompany Invoicing  Financial Interactions routinely occur between UNM, University Hospital (UH), Sandoval Regional Medical Center (SRMC) and UNM Medical Group (UNM MG)  These interactions can involve either revenue or expense for Health Sciences Center (HSC) or Main Campus  UH, SRMC, UNMMG, UNM / HSC are related entities and these transactions must be tracked separately in order to comply with financial reporting requirements UNM HSC When HSC Bills UH UNM/HSC departments provide services and support to UH departments regularly.    Salary Agreement Contracts  HSC employee  providing UH with their services  Memorandum of Understanding (MOU)  general support  Other Agreements  space lease or flow through expenditures, such as utilities and insurance  When HSC bills UH An intercompany agreement is reached using:  Contract Director  Supporting Documentation  monthly invoices are prepared and sent to UH for payment  Non Student Accounts Receivable (NSAR) is used to produce and track invoices Salary Agreement Template  Salary Agreement Template  Salary Agreement Procedures UNM Employee  Salary Agreement Contract - HSC bills UH Identifying the Revenue  Revenue is recorded in the department index each time an invoice is generated  Banner form FGITRND supplies a detail listing of account detail  Account code 0340 – University Hospital Revenue is used Identifying the Revenue Identifying the Revenue Identifying the Revenue Travel Reimbursements UNM Hospital When UH bills HSC What they bill:  Salary Agreements  Memorandum of Understanding (MOU)  Interpreter Services  Catering Charges  Facility Charges related to Clinical Trials  X-rays  Blood tests  Lab work Salary Agreement Procedures UH Employee  When UH bills HSC  HSC department issues an internal purchase requisition When UH bills HSC When UH bills HSC Invoice numbers that begin with:  BL  are standard invoices  BM are credit adjustments When UH bills HSC Clinical Trials Billing Clinical Trials Billing  The clinical trial, not the patient is billed  Hospital guarantor number beginning with 9999 is assigned the clinical trial and used  A Referral Billing Questionnaire is completed before services can be provided at UH  The Referral Billing Questionnaire details what services can be provided and billed to the clinical trial Clinical Trials Billing  Timely UH invoice review is critical  Incorrect invoices charges must be reversed from the clinical trial  Many payers (ie: patient’s insurance company) have 90 day windows during which billing must occur  UH bills charges from the prior month.  Frequently  less than 60 days remain once the department is invoiced for UH to invoice another payer Internal Requisition- UH bills HSC Invoice - UH bills HSC General Guidelines Travel Reimbursements UH Catering Reconciliation Assistance  Unrestricted Accounting-HSC can provide reports with UH invoicing data.  Reports can be generated by  Index  Organization Level 5  Contact the HSC AR Coordinator to request reports  Invoice copies can also be obtained from the HSC AR Coordinator SRMC When HSC Bills SRMC  Memorandum of Understanding (MOU)  Salary support  general support  Other Agreements  Medical Malpractice and other insurance  Legal services  Marketing campaigns  Recruiting and Relocation expenses Identifying the Revenue  Revenue is recorded in the department index each time an invoice is generated  Banner form FGITRND supplies a detail listing of account detail  Account code 0360 – SRMC Revenue is used When HSC bills SRMC Other Reimbursed Costs  Requires pre-approval from SRMC  Minimal activity at this time  Expenses recorded in index 331135  SRMC-HSC Reimbursements  HSC AR Coordinator “sweeps” expenses and invoices SRMC NSAR SRMC Invoice Example When SRMC bills HSC What they bill:  Facility Charges related to Clinical Trials and other research projects  X-rays  Blood tests  Lab work  Invoice should be sent to Financial Services for     processing  Very little activity at this time When UNM MG bills HSC  The UNM Medical Group (UNM MG) pays for expenditures within their accounting system on behalf of a HSC department.  ГУ ЕНД выставляет счета HSC для возмещения этих расходов.

Использование MyReports

Ведущий: Лаура Путц
Дата: 01-14-2014

Презентация - PowerPoint
Раздаточный материал - PDF

УЗНАТЬ - MyReports 14 и 15 января 2014 г. Изменения в отчетности UNM  MyReports - это наш новый инструмент отчетности  Многие финансовые отчеты теперь доступны  Отчеты Hyperion планируется завершить до 31 марта 2014 г. Доступ к MyReports Доступ к MyReports Доступ к списку MyReports Все отчеты кампуса включают: Все Отчеты кампуса включают: Все отчеты кампуса включают: Конкретные отчеты HSC Включают: Конкретные отчеты HSC включают: Конкретные отчеты HSC включают: MyReports - Возможности обучения финансам  Центр обучения - предлагается 7 сеансов  Домашняя вкладка веб-сайта MyReports - выберите ◦ Информация о MyReports ◦ Финансы ◦ Обучение Ресурсы FNRPCRD - Отчет о транзакциях PCard  Доступен только в MyReports  Как сохранить отчет для использования в будущем  Как экспортировать данные для анализа  Как использовать сводные таблицы Excel Доступ к отчету PCard Как сохранить «Мой отчет организации PCard» после сохранения » Отчет My PCard Org »Запуск PCard по организации Запуск отчета  Этот отчет можно запустить несколькими способами: ◦ PDF ◦ HTML ◦ Необработанные данные Excel Excel: F NRPCRD от Org. Фильтры данных Excel «Realloc». и счет 3100 Данные Excel: Использование сводной таблицы Данные Excel: Фильтрация сводной таблицы Запуск PCard по отправителю Запуск PCard по отправителю Необработанные данные Excel: FNRPCRD от держателя карты PCard Данные Excel: отфильтрованы по счетам командировок Понимание структуры Советы и приемы для анализа  Использование План счетов UNM Иерархия ◦ Организационная структура ◦ Структура фонда ◦ Структура программы ◦ Структура кода счета Неограниченные типы фондов Типы средств с ограничениями Согласованные необработанные данные Сортированные данные для анализа Вкратце:  2 дня и их количество…  Отчеты Hyperion не будут создаваться после 2 марта 74 г.  MyReports станет средством финансовой отчетности  MyReports обеспечивает большую гибкость в анализе данных и опциях вывода.

Обзор сертификации усилий (главный кампус)

Ведущий: Роза Гонсалес-Розенблатт
Дата: 08-14-2013

Презентация - PowerPoint

Тренинг по сертификации усилий Rosa Gonzalez-Rosenblatt 8/14/13 UNM Effort Certification Training Stage Предварительная проверка Что такое усилия • Усилия - это время, потраченное на спонсируемый проект, оно выражается в процентах от общих обязанностей сотрудников, связанных с университетом o Усилия должен равняться 100% кумулятивной сумме • Включает преподавательскую и исследовательскую деятельность • Не включает любую деятельность, не связанную с университетской работой o Не может превышать 100% при работе над несколькими проектами o Измеряется не на стандартной 40-часовой рабочей неделе, а на фактических время отработало. • Политика сертификации усилий в Справочнике для преподавателей UNM Почему мы проводим сертификацию? • Усилия - это механизм для подтверждения заработной платы спонсируемого проекта в отношении выполненной работы и порученной агентству в предложении. o ЕНД должен заверить федеральных и других спонсоров премии в том, что начисляемая заработная плата распределяется справедливо, согласованно и своевременно с прилагаемыми усилиями. • Возможные финансовые штрафы за несоблюдение требований • Отказ от расходов - отдел будет отвечать за возмещение расходов агентству • Несоблюдение требований аудита A-133 - может повлиять на финансирование в будущем • Относится только к сотрудникам, не занятым в расписании. Процесс сертификации усилий • Сертификация отчеты распространяются и сертифицируются каждые полгода через LoboWeb o Этап предварительной проверки • 30 календарных дней после создания отчетов o Сертификация PI • Начинается после завершения этапа предварительной проверки • Заканчивается через 60 календарных дней после создания отчетов o Уведомления по электронной почте • Первоначальное электронное письмо на адрес Только предварительная проверка • PI получит одно электронное письмо в конце 30 дней • Также будут отправлены напоминания и уведомления о просроченных действиях • Предварительная проверка должна быть завершена до сертификации доступа к отчетам • https://my.unm.edu/cp/home / displaylogin - для входа в LoboWeb • Выберите вкладку «Сотрудник» - нажмите «Lobo Web». Выберите «Подтверждение усилий» Выберите «Обзор» или «Подтвердите отчеты» Нажмите «Расширенный поиск». Выберите атрибут для начала поиска. ch Открыть раскрывающееся окно поиска - поиск отчетов для проверки в таблице • Выберите атрибут в раскрывающемся списке o Таблица счетов - введите «U». Поиск отчетов для проверки Выбор из списка сотрудников • Выделите запись, дважды щелкните, чтобы просмотреть действия в отчете об усилиях • Примечание Статус и состояние каждого сотрудника Отчет об усилиях сотрудников • Распределение заработной платы отображается в процентах; круговая диаграмма также отображает распределение заработной платы • Допуск +/- 5% от первоначального вознаграждения vs. effort worked Pay Period Summary • Select Pay Period Summary to view effort by pay period o If grant is not active over whole effort certification period, this is where you can view detail by month Pay Period Summary • Select Monthly – Regular link to view FOAPA detail including index Routing Queue Selecting and Adding Proxy Access Navigation Tips • Scroll Bar o Click F11 if you have multiple items listed under sponsored projects and cannot see the scroll bar • Expand the columns o Click on the line you would like to expand and drag the line to make the column larger • Sort columns o Click on the top of the column you would like to sort by, you can sort by any of the columns listed • View routing queue o Select Routing Queue link on the left panel, to view all individuals in the queue and what actions have been or need to be taken o Note: The employee name will appear on routing queue as certifier, the only time they will be required to certify is if they are also the PI • View Effort Breakdown by Pay Period   Column Definitions Status  column: • Under Review – report has been created and is available for viewing • Awaiting Certification – Pre-Reviewer has reviewed and is ready for certification • Completed – effort report has been certified and completed Locked/unlocked column: • Locked – after an effort report is completed it is locked and cannot be modified • Unlocked – effort report is available for change by members of the routing queue • Awaiting Refresh – labor re-distribution has been completed and has updated the payroll record, report needs to be updated, reviewed and certified • Changes Submitted – when request change button is clicked Tips for Reviewing Effort • Effort is reported as an average over the reporting period (may be impacted by the number of months the award is active) • Compare reported effort percentage to proposed effort in original award document • Tolerance threshold of +/- 5% • Variances that may require agency prior approval: o Absences (generally 3 months or more) o Significant reductions of the PI and/or Key Personnel effort (25% or more) o Note: It is the PI’s responsibility to work with the Pre-award office to obtain sponsor’s prior approval   E-Print and Hyperion reports • E Print reports FRROEC01 and FRROEC01-HSC • Located in the fin_banp repository o Provides a report of the effort distribution in dollar values to correspond to the percentages displayed on the effort certification reports o Displays information by Org Code, PI, and Grant • Hyperion report FRRHOZ05-Effort Certification Status • Located in the Finance Reports/Finance Production Reports o List of employees in the effort queue o Status and State of the record o Action to be taken by Org • Hyperion report FRRHOC05 • Located in the Finance Reports/F Dept_School_College/F C&G folder o List of Account Administrators by Org Pre-Review Scenarios • Scenario 1 Pre-Review completed – no change necessary • Scenario 2 Pre-Reviewer needs labor re-distribution completed to update record     Scenario 1 – Complete Pre-Review • No change necessary for this employee • Click Review button to complete Pre-Review stage Scenario 2 – Record needs changes • Pre-reviewer identifies changes needed • Select Request Changes button; system prompts user to send an e-mail.  Send email to department labor re-distribution initiator (if needed), include all necessary information to complete labor re-distribution Clear Changes Requested • If Request Changes button was selected in error • Click Clear Changes to restore report to original  state to continue process Scenario 2 – Labor Re-Distribution has been requested o Status now Under Review-Changes Submitted and the Review button no longer appears. Сценарий 2 - Перераспределение рабочей силы завершено Инициатором • Перераспределение рабочей силы, обработанное отделом, не обновило записи о заработной плате.  

Обзор сертификации усилий (HSC)

Ведущий: Кристин Смит
Дата: 08-13-2013

Презентация - PowerPoint

Сертификация UNM Effort Узнайте, почему мы проводим сертификацию? • Усилия - это механизм для подтверждения заработной платы спонсируемого проекта в отношении выполненной работы и порученной агентству в предложении. o ЕНД должен заверить федеральных и других спонсоров премии в том, что начисляемая заработная плата распределяется справедливо, согласованно и своевременно с прилагаемыми усилиями. • Возможные финансовые штрафы за несоблюдение требований • Отказ от расходов - отдел будет отвечать за возмещение расходов агентству • Несоблюдение требований по аудиту A-133 - может повлиять на финансирование в будущем • Относится только к сотрудникам, не занятым в расписании. Что такое усилия • Усилия время, потраченное на спонсируемый проект, выражается в процентах от общих обязанностей сотрудников, связанных с университетом o Усилия должны равняться 100% кумулятивной общей сумме • Включает обучение, исследования, услуги • Не включает никаких действий, не связанных с университетской работой o Не может превышать 100% при работе над несколькими проектами o Измеряется не в стандартной 40-часовой рабочей неделе, а в фактически отработанном времени. o Порог толерантности +/- 5% • Первоначальное соглашение о присуждении контракта и отработанное время • Недавно утвержденная Политика сертификации усилий будет добавлена ​​в Справочник преподавателей UNM. количество месяцев, в течение которых действует контракт) • Сравните заявленный процент усилий с предложенными усилиями в исходном документе о присуждении • Различия, которые могут потребовать предварительного одобрения агентства: o Отсутствие (обычно 3 месяца или более) o Значительное сокращение усилий PI и / или ключевого персонала (25% или больше) o Примечание: PI должен работать с отделом предварительного присуждения для получения предварительного одобрения спонсора. Процесс сертификации • Отчеты отображаются сотрудником • Отчеты о сертификации распространяются и сертифицируются раз в полгода через LoboWeb o Pre- Этап проверки • 30 календарных дней после создания отчетов o Сертификация PI • Начинается после завершения этапа предварительной проверки • Заканчивается через 60 календарных дней после создания отчетов o Em оповещение на всех этапах • Dept. AA скопировано в первоначальное электронное письмо для предварительной проверки • PI будет получать еженедельные электронные письма после завершения этапа предварительной проверки • Напоминание и просрочка (подтверждение председателя) отправляются по электронной почте еженедельно • Предварительная проверка должна быть завершена до столбца состояния определений столбцов сертификации: • На рассмотрении - отчет создан и доступен для просмотра • Ожидает сертификации - предварительный проверяющий проверил и готов к сертификации • Завершено - отчет об усилиях был сертифицирован и заполнен Столбец «Заблокировано / разблокировано»: • Заблокирован - после отчета об усилиях завершено, он заблокирован и не может быть изменен • Разблокирован - отчет об усилиях доступен для изменения участниками очереди маршрутизации • Ожидает обновления - перераспределение рабочей силы завершено и обновлена ​​запись заработной платы, отчет необходимо обновить, проверить и сертифицировать • Отправленные изменения - при нажатии кнопки изменения запроса Отчет об усилиях сотрудников • Распределение заработной платы отображается в процентах; круговая диаграмма также отображает распределение заработной платы • Допуск +/- 5% от первоначального вознаграждения vs. трудозатраты • Отчеты E-print будут отображать статус по организациям, PI и активности в долларах Отчеты E-Print и Hyperion • E-Print отчеты FRROEC01 и FRROEC01-HSC • Находятся в репозитории fin_banp o Предоставляет отчет о распределении усилий в долларовом выражении чтобы соответствовать процентным показателям, отображаемым в отчетах о сертификации усилий o Отображает информацию по коду организации, PI и гранту • Отчет Hyperion FRRHOZ05-Effort Certification Status • Находится в финансовых отчетах / финансовых производственных отчетах o Список сотрудников в очереди усилий o Статус и состояние записи o Действия, которые должна предпринять организация • Отчет Hyperion FRRHOC05 • Находится в папке «Финансовые отчеты / F Dept_School_College / F C&G» o Список администраторов учетных записей по сценариям предварительной проверки организации • Предварительная проверка завершена - изменения не требуются • Предварительному рецензенту необходимо завершить перераспределение рабочей силы для обновления записи • Предварительный рецензент завершает рецензирование, Сертификатор запрашивает перераспределение рабочей силы для обновления записи. Примечание: все предварительные рецензенты должнызавершите проверку, чтобы перейти к этапу сертификации. Сценарий 1 - завершение предварительной проверки • Для этого сотрудника никаких изменений не требуется • Нажмите кнопку «Обзор», чтобы завершить этап предварительной проверки. • Уведомление по электронной почте будет отправляться в PI еженедельно после завершения этапа предварительной проверки. Сценарий 2 - Перераспределение рабочей силы начато / завершено Инициатором • Перераспределение рабочей силы обработано отделом, не обновлены записи о заработной плате. Обратите внимание на сообщение в верхнем правом углу. Сценарий 2 - Отчет об усилиях по обновлению • Изменения были применены и ожидает обновления. Эти изменения обновляются каждую ночь. o Доступно для предварительной проверки после завершения обновления. o Статус изменяется на «На рассмотрении» - разблокировано, и можно выполнить действие «Проверка». Сценарий 2 - Полная предварительная проверка • Нажмите кнопку «Обзор», чтобы завершить этот этап. • PI будет получать еженедельное уведомление по электронной почте, когда Этап предварительной проверки завершен. Сценарий 3 - Сертификат запрашивает изменение • Если усилия необходимо исправить после завершения этапа предварительной проверки - выберите «Запросить изменения», чтобы отправить электронное письмо определенному персоналу отдела o Электронное письмо должно включать всю необходимую информацию для завершения перераспределения трудозатрат o Существующий отчет будет обновлено после завершения перераспределения рабочей силы • PI будет получать еженедельное уведомление по электронной почте, когда этап предварительной проверки завершится.  

Покупка изменений

Ведущий: Брюс Черрин
Дата: 05-14-2013

Презентация - PowerPoint

Purchasing Changes LEARN - May 14 & 15, 2013 Bruce Cherrin Chief Procurement Officer UNM Procurement Services NEW LAW SUMMARY Four (4) legislative bills affecting Procurement were passed by the New Mexico State Legislature (NMSL) this session and signed by Governor Susana Martinez NEW NMSL LAWS All Effective 6/14/13 • Senate Bill 182 • Senate Bill 266 • Senate Bill 340 • Senate Bill 443 SB 443 – The Good News Formal Bid Limits Increase to $60,000 – Changes Small Purchase Limit – Changes Informal Bid Limit SB 443 – The Good News Goods Below $10,000 or Services Below <$5,000 • Small Purchase Goods $10,000.01 to $20,000 • One Quote or Other Documentation which describes price and product    SB 443 – The Good News Goods $20,000.01 to $60,000 – 3 Quotes • The Buyer may use 1 quote in the following circumstances: • Existing Contract (UNM, GSA, SPD, etc) • Urgency – Buyer’s sole discretion • Buyer’s Experience – Buyer’s determination that 1 quote represents fair value    SB 443 – The Good News Services or Goods and Services Combined 5,000.01 to $60,000 – – Informal Bid – Existing Contract – 3 Quotes (1 /Quote for the following): • Existing Contract • Urgency • Buyer’s Experience      SB 443 – The Good News Bid Limit Increases Impact on UNM Requisitioners: Fewer Purchases will be subject to the Formal Bidding Process or New Formal Sole Source Justification SB 443 – The Good News Bid Limit Increases Effective 6/14/2013 SB 182 – The Bad News New “30-Day Challenge” Law for Sole Source Purchases 30 Day Waiting Period for all Sole Source Purchases, no exceptions SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Applies only to Sole Sources above Formal Bid Limits – Requires Purchasing to Post a “Notice of Intent to Award” for a Sole Source Procurement 30 days prior to the purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Your Sole Source Form will be posted in the UNM Sunshine Portal to be viewed and challenged by other vendors SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – If the 30-day waiting period elapses without a challenge, your Sole Source Purchase can then be made SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – If your Sole Source is Challenged, Purchasing will follow PROTEST guidelines as posted at http://www.unm.edu/~purch/reg11.pdf and may be forced to use the Bid Process for your purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Also shifts Purchasing’s Responsibility on a Sole Source from Good Faith Effort to Due Diligence • Purchasing will have to verify the information on your Sole Source form SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Substantial Increase in  Sole Source Procurement Processing Time SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Requisitioners will need to plan well in advance of a Sole Source Purchase  • No longer a “Fast Track” method of Purchase SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: – Might be faster to go out to Bid • Ex.  Sole Source Challenge on Day 29 SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: Your Sole Source Forms will be subjected to public scrutiny • Purchasing will require more thorough documentation than in the past SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases Impact on UNM Requisitioners: Your Sole Source Forms will be subjected to public scrutiny • 1-2 sentence Sole Source Justifications will no longer be adequate SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – “Per Terms of Grant” is No Longer sufficient for Sole Source Justification • Must now justify WHY it is required for Grant and why other substitutes are not acceptable SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases – Your Sole Source Justification Form must consider these factors: • What is unique about it • What other vendors sell it • Why it meets your needs and others do not   SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases In order to protect you from Sole Source Challenges, UNM Purchasing is currently updating our Sole Source Form to require a more thorough justification   SB 182 – The Bad News New 30-Day Challenge Law for Sole Source Purchases 30-Day Challenge Law is effective 6/14/13 • Therefore, the last possible day to issue a Sole Source PO using FY13 funds is the day before the law is effective, Thursday, 6/13/13.   SB 182 - Тревожные новости? Умышленное нарушение наказаний Кодекса закупок: - Уголовное преступление 4 степени за покупку> 50,000 50,000 долларов - Проступок за покупку <182 XNUMX долларов SB XNUMX - Тревожные новости? Умышленное нарушение Кодекса о закупках SB 182 - Тревожные новости? Умышленное нарушение Кодекса закупок Что это означает для меня как для Заказчика? Я должен беспокоиться???   SB 182 - Тревожные новости? Умышленное нарушение Кодекса закупок Этот закон НЕ повлияет на Заказчика при условии, что: • Заказ на поставку существует ДО получения товаров / услуг • Заказчики действуют добросовестно SB 182 - Тревожные новости? Умышленное нарушение Кодекса закупок - в основном будет иметь отношение к действиям покупателей при закупках, но может применяться к департаментам ЕНД, если они действуют без закупки SB 182 - тревожные новости? Умышленное нарушение Кодекса закупок Департамент Пример умышленного нарушения: Департамент самостоятельно нанимает консультанта (без закупок / заказа на поставку). Счет выставляется до оформления заказа на покупку. - Если сумма покупки превышает 50,000 4 долларов - уголовное преступление 50,000-й степени - Если стоимость покупки менее 182 XNUMX долларов - Правонарушение SB XNUMX - Тревожные новости? Умышленное нарушение Кодекса закупок. Другие уголовные законы, которые влияют на департаменты, продолжают действовать (мошенничество и т. Д.): - Незаконные откаты - Мошенническое предоставление информации для единственного источника, предложений и т. Д. SB 182 - Тревожные новости?  

Коды ключевых аккаунтов

Ведущий: Терри Шуботэм
Дата: 02-19-2013

Презентация - PowerPoint

Ключевые коды счетов 19 и 20 февраля 2013 г. Терри Шуботэм, специалист по управлению бизнесом CPA Что мы расскажем:  Что такое код счета  Каковы основные типы кодов счетов  Выбор кода счета для ваших документов  Допустимые расходы  Исключение F&A Коды учетной записи Код учетной записи vs. Индекс  КОД СЧЕТА  Тип расходов  ИНДЕКС  Место начисления Типы базовых кодов счетов  Самый высокий уровень - «Прочие операционные расходы», которые предназначены для кодов счетов от 20xx до 9xxx.  Некоторые из них используются в ваших документах  Это те, которые мы обсудим Категории Операционной книги Выбор учетного кода Компьютерные учетные коды  3140 - Компьютерное программное обеспечение Общее Включает программное обеспечение (на дисках, лицензионное или загруженное), необходимое для работы внутри компании компьютеры. Все приобретенное компьютерное программное обеспечение списывается на расходы здесь 3150 - Расходные материалы для компьютеров <5,001 3180 долл. США Компьютерные аксессуары (принтеры, клавиатуры, мониторы, мышь). Коды учетных записей компьютеров 5,001 - Неполное оборудование менее 3189 долл. США Принтеры, IPADS для резидентов и стипендиатов HSC, если они приобретены на «Книжные фонды»  5,001 - Компьютеры и серверы <70 1 долл. США. Компьютеры, такие как ноутбуки / настольные компьютеры / серверы / IPAD для преподавателей. Без учета заводских учетных кодов принтеров  70C0 - Гарантии на оборудование / Контракты на обслуживание  9020D5,000 - Ремонт оборудования Общее техническое обслуживание  XNUMX - Компьютерное оборудование> XNUMX долларов. Какие у вас вопросы?  Общие вопросы по коду счета  Вопросы по конкретному коду счета «F&A Excludable»?  Руководящие принципы F&A, подлежащие исключению  Допустимые расходы Только исключаемые расходы, которые разрешены политикой, но:  исключительно рекламные  Приемы для доноров, для потенциальных групп сотрудников для рекламы льгот UNM, для сбора средств  Алкоголь  Всегда идет в 31B0  Никогда не продолжается Индекс I&G  Никогда не переходит на Индекс контракта или гранта Разрешено питание? F&A подлежит исключению или нет? • Для банкетов по сбору средств. Допускается и исключается. • Для рождественской вечеринки. Не допускается. • Для обязательного собрания всех преподавателей во время обеда. Может быть допустимо. Не исключено • Для персонала в комнатах отдыха закуски Разрешены недопустимые продукты? F&A подлежит исключению или нет? • Закуски для спонсируемого факультетом исследования / обзорной сессии Могут быть разрешены. Не подлежит исключению • Для пенсионного пирога для выходящего на пенсию сотрудника. Не допускается. • Для приема от крупного донора. Может быть допустимо. Исключаемые расходные материалы / разрешены ли услуги? F&A подлежит исключению или нет? • Форменные рубашки для следователей OMI Допускаются. Не исключено. • Футболки с логотипом UNM для сотрудников отдела. Запрещено. • Цветы для церемонии вручения дипломов UNM. Допускаются. Исключение • Цветы для сотрудника, который только что закончил UNM. Недопустимые принадлежности / Разрешены услуги? F&A подлежит исключению или нет? • Ручки с логотипом UNM для абитуриентов Разрешены. Исключено • Ручки с логотипом UNM для набора потенциальных сотрудников Разрешены.

C&G Review of Key Concepts (Главный кампус)

Ведущий: неизвестный
Дата: 12-05-2012

Презентация - PowerPoint

Презентация главного кампуса контрактов и грантов 5 декабря 2012 г. Обзор отдела  Учет контрактов и грантов - это центральный офис, отвечающий за надзор за соблюдением финансовых требований, предусмотренных в спонсируемом гранте Университета, на основе предложения, представленного PI. Обзор департамента, продолжение  Интерпретация политик ЕНД, федерального правительства, штата и спонсоров  Настройка вознаграждения и бюджета в баннере  Контроль расходов на соответствие  Проверка EPAF, перераспределения рабочей силы, требований, совместных предприятий и DPI  Обработка операций с мелкой наличностью  Создание и отправлять счета спонсорам (включая сборы)  Обработка автоматических розыгрышей (платежей)  Применить платежи к вознаграждениям (чеки и переводы)  Анализировать и обрабатывать счета-фактуры суб-присуждения (входящие счета)  Создавать и отслеживать отчеты об усилиях  Проверять и отслеживать переносимость по запросам, представленным PI  Подавать финансовые отчеты  Подавать отчеты об изобретениях и отчеты об оборудовании / инвентаризации  Закрывать награды в баннере и со спонсором  Отвечать на запросы аудита Повестка дня:  Контракт и грант и формы общего баннера  Бизнес-цель  Перенос затрат  90 дней Заметки  Программа перевода заработной платы, продолжение:  Что НЕ взимать  Политика хранения Полезные формы баннеров, характерные для контрактов и грантов Полезные формы баннеров Общее FRAGRNT FRAGRNT FRAGRNTFTMACCI FRMFUND FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FOADOCU FOAAINP FOIAPPH FOIAPPH FGIDOCR FOIDOCH FOIDOCH FOIDOCH Деловая цель  Всегда требуется  Существенно на условиях контракта Деловая цель, необходимая для осуществления коммерческой деятельности DP Требуется коммерческая цель DP Требуется бизнес-цель на условиях контракта Предоставление бизнес-целей СП, исключение Pcard, требование или перераспределение рабочей силы:  НЕ ТОЛЬКО «то, что я купил (или перераспределил)»  Но ТАКЖЕ «Почему я купил (или перераспределил) это» Кто Что Где Почему Обоснование бизнес-цели - Примеры Хороший пример для счета-фактуры :  «Приобрести реактив для Dr. Смит, чтобы завершить заключительные эксперименты по гранту, чтобы можно было сделать окончательные выводы по гранту ». Слабый / неприемлемый пример:  «Израсходовать оставшиеся средства гранта». Деловая цель - Примеры Слабый / неприемлемый пример для СП:  «Переместить расходы в правильный индекс» Хороший пример:  «Переместить ЮЗ Джо Смита (S07564) на семинар по теме, связанной с грантами, как гидролизовать FSQ с помощью более точная, посещенная 7/12–16/2012 к указателю гранта ». Пункты политики переноса затрат должны быть:  разумной стоимости  допустимыми по присуждению  отнесенными к присуждению  передаваться при выявлении ◦ в идеале в течение 90 дней  примечание: переводы в течение последних 90 дней бюджетного периода тщательно изучаются ◦ Кто-нибудь может догадаться, почему? 90-дневная памятка  Требуется, если расходы не были должным образом распределены на грант в течение 90 календарных дней с даты первоначальной транзакции  Включает бизнес-цель транзакции  Меморандум включает объяснение - почему произошла такая поздняя запись?  Это профилактика - объясните, как это НЕ повторится снова. Перенос заработной платы должен также соответствовать ВСЕМ требованиям по переносу затрат! Если позднее, чем через 90 дней, по-прежнему требуется 90-дневная справка. Дополнительно:  Общая заработная плата должна точно отражать работу, выполненную по проекту  В бизнес-целях должно быть указано имя лица, подавшего заявку на перевод (с правом подписи)  Департамент должен вести подтверждающая документация в их файлах  Напоминание: записи о заработной плате блокируются, когда усилия сертифицированы. Что НЕ взимать!

C&G Review of Key Concepts (HSC)

Ведущий: неизвестный
Дата: 12-04-2012

Презентация - PowerPoint

Контракты и гранты Презентация HSC и главного кампуса 4 и 5 декабря 2012 г. Обзор департамента  Учет контрактов и грантов - это центральный офис, отвечающий за надзор за соблюдением финансовых требований, предусмотренных спонсируемым грантом Университету на основе предложения, представленного PI. Обзор департамента, продолжение  Интерпретация политики ЕНД, федерального правительства, штата и спонсоров  Настройка вознаграждения и бюджета в баннере  Контроль расходов на соответствие  Проверка EPAF, перераспределения рабочей силы, требований, совместных предприятий и DPI  Обработка операций с мелкой наличностью  Создание и отправлять счета спонсорам (включая сборы)  Обработка автоматических розыгрышей (платежей)  Применять платежи к вознаграждениям (чеки и переводы)  Проверять и обрабатывать счета-фактуры суб-присуждения (входящие счета)  Создавать и отслеживать отчеты об усилиях  Проверять и отслеживать выполнение- по запросам, представленным PI  Подавать финансовые отчеты  Подавать отчеты об изобретениях и отчеты об оборудовании / инвентаризации  Закрывать награды в баннере и со спонсором  Отвечать на запросы аудита Повестка дня:  Контракт и грант и формы общего баннера  Бизнес-цель  Перенос затрат  90 дней Заметки  Повестка дня о переводе заработной платы, продолжение:  Что НЕ взимать  Политика хранения  Наши обязательства перед вами  Поощрительная записка для участников Полезные формы баннеров, относящиеся к контрактам и грантамПолезные бланки баннера Общие FRAGRNT FRAGRNT FRAGRNT FTMACCI FRMFUND Цель контракта FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRIGITD FRAAREV FRIBILL FOADOCU FOAAINP FOIAPPH FOIAPPH FOAAINP FOIAPPH FOIAPPH Всегда FGIDOCR FOIDOCH FOIDOCH FOIDOCH FOIDOCH Business Цель Деловая цель требуется для DPEZ, JV, исключения Pcard, запроса или перераспределения рабочей силы:  НЕ ТОЛЬКО «то, что я купил (или перераспределил)»  Но ТАКЖЕ «Почему я купил (или перераспределил) это» Кто Что Где Почему Обосновать Деловая цель - примеры Хороший пример для счета-фактуры:  «Приобрести реагент для Dr. Смит, чтобы завершить заключительные эксперименты по гранту, чтобы можно было сделать окончательные выводы по гранту ». Слабый / неприемлемый пример:  «Израсходовать оставшиеся средства гранта». Деловая цель - Примеры Слабый / неприемлемый пример для СП:  «Переместить расходы в правильный индекс» Хороший пример:  «Переместить ЮЗ Джо Смита (S07564) на семинар по теме, связанной с грантами, как гидролизовать FSQ с помощью более точная, посещенная 7/12–16/2012 к указателю гранта ». Пункты политики переноса затрат должны быть:  разумной стоимости  допустимыми по присуждению  отнесенными к присуждению  передаваться при выявлении ◦ в идеале в течение 90 дней  примечание: переводы в течение последних 90 дней бюджетного периода тщательно изучаются ◦ Кто-нибудь может догадаться, почему? 90-дневная памятка  Требуется, если расходы не были должным образом распределены на грант в течение 90 календарных дней с даты первоначальной транзакции  Включает бизнес-цель транзакции  Меморандум включает объяснение - почему произошла такая поздняя запись?  Это профилактика - объясните, как это НЕ повторится снова. Перенос заработной платы должен также соответствовать ВСЕМ требованиям по переносу затрат! Если позднее, чем через 90 дней, по-прежнему требуется 90-дневная справка. Дополнительно:  Общая заработная плата должна точно отражать работу, выполненную по проекту  В бизнес-целях должно быть указано имя лица, подавшего заявку на перевод (с правом подписи)  Департамент должен вести подтверждающая документация в их файлах  Напоминание: записи о заработной плате блокируются, когда усилия сертифицированы. Что НЕ взимать!

Счет-фактура для лиц, не являющихся студентами

Ведущий: Джон Брандт, Стейси Херли, Карен Диаз
Дата: 04-17-2012

Презентация - PowerPoint

Выставление счетов для лиц, не являющихся студентами, Представлено Джоном Брандтом, Стейси Херли и Карен Диаз 17 и 18 апреля 2012 г. Система дебиторской задолженности не учащихся (NSAR) • Является ли система выставления счетов неограниченному учету • Используется для выставления счетов внешним клиентам • Внешние клиенты находятся за пределами UNM Система кампусов • Внешние клиенты обычно платят чеками, но иногда используют наличные, кредитные карты или телеграфные платежи (электронный перевод средств) • Больница UNM (UNMH), Медицинская группа UNM (UNMMG) и Региональный медицинский центр Сандовал (SRMC) считаются внешние клиенты UNMH, UNMMG и SRMC Транзакции Между департаментами UNM и UNMH / UNMMG / SRMC осуществляются текущие транзакции по товарам и услугам по неограниченным фондам. К ним относятся меморандумы о взаимопонимании и соглашения о заработной плате • Товары и услуги, предоставляемые департаментами UNM для UNMH / UNMMG / SRMC счета выставляются отделом неограниченной бухгалтерии HSC с использованием системы NSAR • Счета за товары и услуги, предоставляемые UNMH / UNMMG / SRMC департаментам UNM, выставляет счет UNMH / UNMMG / SRMC s через FUPLOAD один раз в месяц и передается в офис неограниченной бухгалтерии HSC для обработки транзакций UNMH, UNMMG и SRMC. Все счета, поступающие и от департаментов UNM и UNMH / UNMMG / SRMC, должны проходить через офис неограниченной бухгалтерии HSC. Чтобы узнать больше об этих процессах, см. НАШЕ ОБУЧЕНИЕ под названием «Финансовое взаимодействие - больница и ЕНД» на нашем веб-сайте (представлено 11 сентября 9 г.) http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/LEARN.shtml Заметка относительно выставления счетов внешним организациям. Важная информация. Департаменты не могут выставлять счета внешним организациям, не входящим в эти утвержденные системы, для этого нужно пригласить Службу внутренней ревизии ЕНД разбить лагерь у их порога. Когда отдел выставляет счета за пределами утвержденных систем, дебиторская задолженность не разносится в Banner General Ledger, кассовое приложение не может быть проверено, а счета не имеют надлежащего возраста или не разрешены. Действия системы NSAR Действия системы NSAR Действия системы NSAR 10 главных преимуществ использования системы NSAR • Мы упоминали, что вы соблюдаете политику UNM • Мы составляем инкассовые письма и делаем поправку на расчеты сомнительных счетов и создаем совместные предприятия по резерву безнадежных долгов по любым несобранным счетам • Мы публикуем платежи и обрабатываем денежные списки за вас • Мы распечатываем и отправляем счета по почте, отправляем вам копии вместе с отчетами о старении • Мы делаем почти всю работу за вас • Вы можете получить доступ к различной информации и формировать отчеты • Вы соблюдаете политику UNM • Вам не нужно ждать получения платежа, чтобы признать свой доход при использовании NSAR • У вас есть больше времени для работы над другими задачами • Вы не платите за почтовые расходы или копировальную бумагу NSAR Цикл выставления счетов Разделение обязанностей по циклу выставления счетов NSAR важно для внутреннего контроля и соблюдения различных бизнес-политик UNM. Например, неограниченный учет HSC Campus: • Надзор за бухгалтерским учетом содержит коды деталей и идентификаторы клиентов • Отделы HSC создают внешние счета, не относящиеся к UNM • Координатор HSC Unrestricted Acctg A / R создает счета для UNMH, UNMMG и SRMC • HSC Unrestricted Acctg A / R Coord печатает / сканирует / отправляет счета по почте • HSC Помощник администратора получает и регистрирует проверки • HSC Fiscal Svcs Tech публикует проверки в NSAR и создает денежные списки • Касси UNM обрабатывают депозиты для денежных списков • Персонал HSC Unrestricted Acctg выполняет ежедневные, ежемесячные и годовые сверки, такие как журнал Live Check против. денежные списки, NSAR Ledger vs. Главная бухгалтерская книга и графики старения NSAR Цикл выставления счетов Перед тем, как запрашивать нового клиента, определите, платит ли этот клиент, используя федеральные фонды, запрашивающие идентификаторы клиентов и подробные коды. Что такое идентификационный номер клиента? • Идентификатор клиента создается для создания учетной записи для клиента. • Выданный номер используется в форме баннера TFADETL для выставления счетов клиенту, проводки платежей и кредитов. • Заказчиком может быть компания, организация, учебное заведение, человек и т. Д. • Информация о выставлении счетов для неограниченного учета - имя клиента, физический адрес для выставления счетов, контактное лицо, номер контактного телефона • Проверьте правильность информации перед запросом • Номера клиентов HSC NSAR начинаются с буквы «Y», а номера клиентов NSAR главного кампуса начинаются с «N» • Примером идентификатора клиента, который будет использоваться позже, является Y01571497 Запрос идентификаторов клиентов и подробных кодов Что такое подробный код? • A detail code is needed to post an invoice into the NSAR system • A Core Office person creates the detail code in Banner • Each detail code is unique; it is used for a particular good or service, and is created with a short description • The requestor provides the index where the revenue is to be posted • It is programmed to post a transaction to a debit and a credit in the system • The debit posts as a receivable to the General Ledger (balance sheet) • The credit posts as a revenue to the Operating Ledger • Once the billing is posted in TFADETL, the Detail Code used creates the accounting entry • An example of a detail code to be used later is YD71: • Debit - 099311  A224  3U0064 • Credit -  099311  07Z0  3U0064 TFADETC – Detail Code Control Form Requesting Customer IDs & Detail Codes E-mail these contacts when requesting a new customer or new detail code: HSC Unrestricted Accounting To: John Brandt – jobrandt@salud.unm.edu Cc: Stacie Hurley – shurley@salud.unm.edu Main Unrestricted Accounting To: Justin Walters – jwalters@unm.edu Cc: Karen Diaz – kdiaz01@unm.edu NSAR Billing Cycle Keying Invoices into NSAR • You must be trained on the NSAR system and have the BAR roles before you can use NSAR • HSC Departments can key non-UNM external customers • Only HSC Unrestricted Accounting keys invoices billed to UNMH, UNMMG and SRMC • All back up documents for invoices keyed by Departments, that need to be mailed with invoices, should be sent to the Unrestricted Accounting offices no later than the end of the next invoice cycle • For invoices to be billed to UNMH, UNMMG or SRMC, all backup documentation must be sent with the request to the HSC Unrestricted Accounting office before the invoice can be created Keying Invoices into NSAR After invoice is keyed into TFADETL, saved, and the session closed: • The amount billed will post as revenue to the index after night train is run • The amount billed will post as a receivable to the fund after night train is run • The billing will post on the same transaction date as the invoice was keyed, but only if the session was closed using TGACREV The following Banner screen shots illustrate how a billing transaction is posted Detail code YD71: • Debit - 099311  A224  3U0064   $1,091.15 • Credit -  099311  07Z0  3U0064   $1,091.15   Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR Keying Invoices into NSAR NSAR Billing Cycle Invoices are printed, scanned and mailed • Unrestricted Accounting offices handle the printing and mailing of invoices • NSAR invoices are marked with Unrestricted Accounting offices’ return address for customers to mail payments • HSC Invoices are printed twice per month, 16th and 1st • Main Campus invoices are printed monthly on the 1st • During June, for year-end close, HSC invoices are printed 3 times per month - 11th, 21th, July 1st • Invoices are scanned, then scans are e-mailed to Departments for their files • Invoices and any backup are mailed to the customers • Copies of invoices and backup are kept in files at Unrestricted Accounting offices NSAR Billing Cycle Checks/payments are received at Unrestricted Accounting offices One employee receives payments: • A witness assists with opening the mail, and observes the handling of checks/cash • Checks/cash received are logged into a password, protected spreadsheet (check log) • Checks are date-stamped and endorsed immediately Checks and cash are put in a locked box and given to another employee, who posts payments in NSAR and creates the money list NSAR Billing Cycle Post payments and create money lists • A different employee posts the payments in the NSAR system the next working day • Any payments by wire transmittal or credit card are also posted at this time • Once payments are posted and balanced, this person creates the money list and takes it to UNM Cashier’s office that same day • The UNM Cashier’s office is responsible for making the deposit at the bank The payment will clear the Accounts Receivable amount for that particular billing as a credit and post the payment as cash in the assigned UNM Bank fund as a debit The following Banner screen shots illustrate how the payment for the previous billing transaction is shown as posted and cleared In TFADETL (billing screen), payment shows as detail code YP01 for HSC and NP01 for Main Campus Post payments and create money lists Post payments and create money lists NSAR Billing Cycle Aging reports are printed and analyzed • First business day of each month, aging reports are run and printed • Department aging reports are sent to Departments based on current billings • Reports are analyzed based on age of invoices, invoice amounts, duplications, total balances, etc.

Процесс утверждения DPI

Ведущий: Стейси Херли и Лаура Путц
Дата: 10-11-2011

Презентация - PDF

  Процесс утверждения DPI 10/11/2011 Стейси Херли Координатор A / R Лаура Путц Менеджер по неограниченному учету HSC Неограниченный учет финансовых услуг HSC Неограниченный учет финансовых услуг HSC Процесс DPI 1) DPI получен в офисе финансовых услуг HSC. 2) DPI регистрируется в базе данных Access с отметкой даты.     3) После того, как DPI будет зарегистрирован в базе данных, DPI будет назначен утверждающему. 1 2 3 4 5 DPI для путешествий C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ W3XMYYZC \ MC900431509 [1] .png 1) Проверить код учетной записи- • Часто используется Не -Коды туристических счетов: • Книги, периодические издания - 3110 • Взносы, сборы - 31C0 • Лицензия, разрешения - 8061 • Взносы участников - 4640 • Плата за конференцию - 63A0 • См. Определения учетных кодов: http://www.unm.edu/ ~ gacctng / resources / OpLegAcctDef% 2003-02-10.pdf 2) Проверить бизнес-цель • Подробное описание и цель 3) Проверить подписи 4) Проверить резервную копию- • Нет налога на товары • Сумма соответствует сумме DPI • Допустимые расходы (см. Политики 4000 / 2410 http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/2410.htm, http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm 3 2 1 4 4 Правильный аккаунт Регистрация на конференции- 63A0 1) Резервная копия регистрации конференции должна быть включена в DPI. 2) Если сотруднику возмещают расходы за регистрацию, мы не можем одобрить регистрацию DPI до тех пор, пока конференция не будет посещена. –Если DPI не одобрен: • Запрашивающему будет отправлено электронное письмо • DPI будет отклонен в очереди • DPI будет выведен из базы данных DPI • DPI будет возвращен в Отдел 3) При оплате регистрации непосредственно на конференции Хорошо, чтобы обработать DPI. Приложите дополнительную копию регистрации к почте с чеком.   Плата за участие в правильном счете - 4640 1) Если применимо, необходимо указать номер протокола. 2) Записи ведутся в отделе.     Компьютеры и серверы - 3189 1) Устройство должно соответствовать требованиям HIPAA. 2) Свяжитесь с ИТ-отделом, чтобы убедиться, что требования выполнены. 3) Человеку необходимо знать, что это устройство является собственностью UNM, и когда и если работа будет прекращена, оно будет сдано, поскольку оно является собственностью UNM.   Правильный аккаунт Non Capital Equipment- 3180 1. Устройство должно соответствовать требованиям HIPAA. 2. Обратитесь в ИТ-отдел, чтобы убедиться, что требования соблюдены. 3. Если устройство было приобретено для резидента на деньги книжного фонда, оно будет принадлежать резиденту и НЕ будет помечено как собственность UNM. Правильная учетная запись Товары C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ W3XMYYZC \ MC900389270 [1] .wmf 1) Проверить код учетной записи- • Часто используемые коды учетных записей товаров: • Бизнес Food-Local - 31A0 • Набор персонала - 31M0 • Набор персонала - 31M1 • Деловые поездки и еда - 3860 • Исключаемые продукты питания IDC (алкоголь) - 31B0 • См. Определения учетных кодов: http://www.unm.edu/~gacctng/ resources / OpLegAcctDef% 2003-02-10.pdf 2) Проверить бизнес-цель • Подробное описание и цель 3) Проверить подписи 4) Проверить резервную копию - • Список участников - Если менее 20 участников • Детализированные квитанции • Маршрут • Допустимые расходы (см. Политики 4000/2410 http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/2410.htm, http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm 1 2 3 4 Путешествия DPI MP910216416.PNG 1 2 3 4 5 7 6 5 5 6 6 6 4 4 4 7 1) Контрольный код счета- • 3820-Выезд за границу • 3800-Въезд в штат • 3840-Иностранный выезд 2) Проверить бизнес-цель- • Подробное описание и ПУ rpose 3) Проверить подписи 4) Квитанция в отеле - • Может быть за день до конференции и на следующий день после нее. • Оригинал чека? • Нулевой остаток при получении? 5) Маршрут авиакомпании - • Проверьте дату и время вылета - 1 часа. перед внутренним рейсом или за 2 ч. перед поездкой за границу • Проверьте дату и время возврата - через 1 час после суточной еды • Плата за раннее бронирование - НЕ ДОПУСКАЕТСЯ • Оригинал квитанции с нулевым балансом • При оплате с помощью P-Card расходы указаны в разделе «Предоплаченные расходы». ссылка на S Doc # • Если расходы на оплату наличными должны быть указаны в разделе V. 7 6) Информация о конференции - • Повестка дня - Проверьте даты начала и окончания • Даты поездки за один день до конференции и один день после • Вопросы о любых дополнительных дней • Предоставляет информацию о размещении, такую ​​как стоимость проживания в отеле, если предоставляется трансфер и т. д. 7) Суточное питание • Используется ли правильная ставка суточных • Вычтите все предоставленные обеды из суточных • Вычтите расходы на питание, если питание оплачивается при регистрации на конференцию • Принято ли питание во время отъезда и возвращения 8) Аренда автомобиля • Оригиналы квитанций • Допустимые расходы- • Нет GPS • Нет дополнительных страховок • Обоснованная аренда 9) Другое Разное. Расходы • Включены исходные квитанции РАСХОДЫ - НЕОБХОДИМАЯ ИНФОРМАЦИЯ 1) В поездках штата - поездка в тот же день - питание облагается налогом с работника, сумма налога указывается в верхней части DPI. 2) Возмещение пробега - таблица пробега используется на веб-сайте UNM Travel, если местоположение не указано в таблице, следует использовать начало и конец счетчика пробега. http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4030ex_a.htm 3) Возмещение пробега - 50 долларов за милю 4) Личный автомобиль вместо авиабилетов - перед поездкой необходимо сравнить цены. Следует использовать одни и те же даты поездки. Меньшее из двух будет возмещением. 2) Деловое питание во время путешествия - следует использовать код счета 5, сумма должна быть разделена для правильного кода счета. Имена участников, чем выгодна встреча ЕНД. Также следует вычесть из суточных расходов на питание для каждого путешественника ЕНД. 3860) Прочие расходы - • Услуги по уборке / чаевые • недопустимы, включены в суточные. • Интернет- • Разрешены, связанные с бизнесом, исключены из гостиничных сборов. 6) Если вы путешествуете с семьей, возмещайте только расходы, связанные с сотрудником UNM. Суммы необходимо отделить от семейных расходов. 8) Если поездка проводится с личными днями, возмещению подлежат только те дни, которые определены в командировке. 9) Поездка за границу - все конвертации валюты должны быть включены и возмещены в валюте США. 10) Иностранные граждане - DPI должен пройти через налоговый департамент. в первую очередь из-за налоговых последствий. ДРУГИЕ РАССМОТРЕНИЯ ПУТЕШЕСТВИЙ НА СТАВКИ 5 октября 2011 Регенты журнала Альбукерке проголосуют за суточные Джеймс Монтелеоне / штатный писатель журнала Университета Нью-Мексико во вторник попросили регентов прекратить предлагаемые изменения суточных. Вместо этого комитет регента по финансам и услугам рекомендовал всем членам правления принять окончательное голосование по возможным изменениям политики в отношении поездок на следующей неделе. Изменения рассматривались с июня, после того как официальные лица штата раскритиковали политику ЕНД по выплате суточных возмещения расходов на питание по федеральной ставке. В таких случаях, как поездка в Санта-Фе, федеральная ставка может более чем вдвое превышать разрешенные государством 30 долларов.     Суточные для иностранцев Ставка суточных для Гавайев / Аляски Выберите правильный финансовый год. Изменения в октябрьском местном питании + местное времяпрепровождение = суточная ставка Контрольный список DPI: Контрольный список DPI: Утверждено DPI C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ IJDAIHTJ \ MC900442139 [1]. png 1) DPI выведен из базы данных DPI 2) DPI разделяются по: • Путешествию • Другим DPI 3) Поставляются отдельно 4) Отправляются в Счета к оплате по внутренней почте 5) DPI утверждаются до 2:30 выполнит ежедневную проверку. Все, что после этого времени, будет включено в контрольный прогон на следующий день. Утвержденный DPI: очередь утверждения DPI. DPI Отклонено C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ W3XMYYZC \ MC900432533 [1] .png Распространенные ошибки - Ошибка кода учетной записи - Отсутствует количество участников / имен - Против политики - Ошибка резервной информации - Брошюра конференции / Отсутствует маршрут авиакомпании - Запрос отдела - DPI не завершен - Дубликат DPR - Не обработан - Сотрудник: Special Comp - Сотрудник - Должен сделать PR - Для утверждения - Гонорар сотруднику - Ошибка индекса - Информация отсутствует - Математические ошибки - Оригиналы квитанций не отправлены - Другое - Ожидающее одобрение отдела - За беседу - Посуточная ошибка - Ошибка цели - Отсутствует номер протокола / даты посещения - Ошибка очереди - Информация о квитанции не указана - Налог с продаж на товары - Услуги отправляются по запросу - Ошибка подписи - Неверная форма - Только авиабилеты с нулевым балансом - Путешествие с нулевым балансом отклонено DPI: 1) Электронная почта .Requestor. относительно проблемы с DPI - Неверный код учетной записи - Отсутствие предоплаты 2) Записать информацию в журнал DPI (эта информация обновляется ежедневно для проверки отделом) 3) У запрашивающего есть 5 дней для обновления DPI или внесения изменений в DPI, если нет сделано в течение установленного времени, DPI отклоняется и отправляется обратно в Департамент DPI с ошибками DPI отклонен • Перейдите к FOAAINP в баннере и Disapprove DPI • Появится окно сообщения • Укажите код, объясняющий, почему он отклонен, см. список кодов • Введите дополнительную информацию о том, почему он отклонен. • Отправить электронное письмо запрашивающему. • Записать информацию в журнал DPI. Инструменты DPI C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ HSSCHXT4 \ MC900432556 [1] .png Политика 4320A UNM (ожидаются изменения) Статус DPI онлайн • Перейдите на веб-сайт общего бухгалтерского учета: http://www.unm.edu/~gacctng/ • Также на веб-сайте HSC Unrestricted в разделе «Ресурсы» • Нажмите « Поиск документов »• Щелкните« Поиск HSC »• Введите номер DPEZ, затем« Поиск »• Статус i Информация будет предоставлена ​​• Информация обновляется ежедневно неограниченным администратором. Статус помощника в баннере • Перейдите к FOIDOCH в баннере • Введите INV в разделе «Тип документа» • Введите DPI «I #», затем следующий блок • Щелкните внутри блока счета-фактуры • Щелкните значок Xtender (выглядит как увеличительное стекло) • DPI доступно для просмотра 1 2 1 2 Статистика DPI C: \ Users \ SEBegay \ AppData \ Local \ Microsoft \ Windows \ Temporary Internet Files \ Content.IE5 \ IJDAIHTJ \ MC900205594 [1] .wmf 10 основных причин отказа в использовании DPI: 10) Деловая цель расходов неадекватна или неясна. Объясните, какую пользу от этих расходов принесла ЕНД. Не просто указывайте, что было куплено. http://xmindshare.s3.amazonaws.com/thumb/business-purpose-and-objectives-mxxxx-1282054053366.jpg Top 10 reasons a DPI is denied: 9) The DPI has already been submitted; the current DPI is a duplicate. http://www.seo.com/wp-content/uploads/2010/11/duplicate-content.png Top 10 reasons a DPI is denied: 8) Unallowable Sales Tax was included in the reimbursement.  UNM does not generally pay gross receipts tax or reimburse gross receipts tax when it has been paid on tangible property from non governmental agencies. (Исключение составляют покупки в ресторане) http://www.winner-aviation.com/show-image.php?img=1006 10 основных причин отказа в разрешении DPI: 7) Была выбрана неправильная форма или тип получателя платежа. Оплата оказанных услуг должна производиться в Заказе на закупку. http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTAE3u3ucxMPoV-VOJ3Tu7OkqE85hgx9ZC0Fawehe0TGLVMAevs9w Top 10 reasons a DPI is denied: 6) The department or originator requested that the DPI be denied.  You can deny your own DPI by using form FOADOCU in Banner. http://www.310electro.com/wp-content/uploads/2010/08/requests.jpg Top 10 reasons a DPI is denied: 5) Original receipts are not included with the DPI.  If any other form of documentation is used other than the original receipt, such as a credit card statement, a memo with the signed department statement assuming responsibility for duplicate payment needs to be included with the backup. http://t3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSwLBGQgC7d8HluB0PD821PTf8QlN1ShKSsIcTQ53_FNoxoVEeuTw Top 10 reasons a DPI is denied: 4) The DPI contained a Policy violation.  -Недоступные покупки алкоголя -Возмещение платы за конференцию до проведения конференции -Праздничные украшения -подарки для сотрудников -подарки-ранняя регистрация птиц (авиаперелеты) http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcS1KjCw7qkLKp2huSwoUNAZSK9qa4Lj -aTw24wgcKh2LINNvSriaA 10 основных причин отказа в разрешении DPI: 3) Документы DPI или резервные копии не были получены в нашем офисе в течение 10 дней. http://avantwhat.files.wordpress.com/2011/01/late.gif Top 10 reasons a DPI is denied: 2) The incorrect account code was selected.  The account code must be within the correct account code area, and in some cases (ie: computer items) must be a particular code.   http://www.silhouettesclipart.com/images/Accounting-Clip-Arts.jpg And the #1 reason a DPI is denied: 1) The DPI involves travel.  Meal calculation errors, wrong per diem rate chosen, pre-paid items not on DPIs or pre-paid errors, lodging errors, and mileage calculation errors. http://www.tsata.com/images/travel.PNG Questions?  

Управление дорожными расходами

Ведущий: Терри Шуботэм
Дата: 10-11-2010

Презентация - PDF

    11 и 12 октября 2010 г. Представлено Терри Шуботэмом Специалист по управлению бизнесом. Обновления политики в отношении командировочных расходов. Политика в отношении командировок UNM была обновлена ​​7/1/10. Внесенные изменения выделены жирным КРАСНЫМ шрифтом на раздаточном материале вашей политики http://www.wickersleykidsclub.co.uk/ images / policy_400.gif Возникающие вопросы… http://www.themillionairesecrets.net/images/2008/12/questions.gif http://www.themillionairesecrets.net/images/2008/12/questions.gif http: / /www.themillionairesecrets.net/images/2008/12/questions.gif Мили Flier подлежат возмещению: A. Только в размере самого низкого доступного аналогичного рейса, даже если этот рейс выполняется другой авиакомпанией. Б. Никогда. C. Если это разрешено практикой отдела. D.Both A. и C.   Когда возвращаются мили для часто летающих пассажиров? 1 Мили для часто летающих пассажиров. (7.1.1) Использование миль для часто летающих пассажиров не является фактическими наличными расходами и НЕ ВОЗМЕЩАЕТСЯ.   3074_frequent_flyer_cartoon.gif A. Никакая дополнительная страховка не должна приобретаться у продавца прокатного автомобиля. Б. Деловая цель не требует пояснений, поскольку, путешествуя самолетом, вам понадобится машина в пункте назначения. C. Как правило, GPS разрешается в качестве дополнения к арендованному автомобилю, если практика департамента разрешает это дополнение. D. Все вышеперечисленное может быть применимо При аренде автомобиля 2 А. Страхование (7.3.1) В целях страхования Отдел управления рисками штата Нью-Мексико рассматривает автомобили, арендованные сотрудниками и студентами UNM для бизнеса UNM, как если бы они были автомобилями UNM. НЕ ДОПУСКАЕТСЯ ПОКУПАТЬ ДОПОЛНИТЕЛЬНУЮ СТРАХОВКУ У ПРОДАВЦА АРЕНДА АВТОМОБИЛЯ. Риск% 20Management [1] .jpg B. Деловая цель. (7.3) Деловая потребность в аренде автомобиля должна быть полностью объяснена в запросе на возмещение.   http://bradplumb.com/images/benfranklin.gif   C. Глобальная система позиционирования (GPS) (7.3.2) Как правило, функция GPS, предлагаемая компаниями по аренде автомобилей, не считается «обычными и необходимыми расходами», и оплата этой функции из средств университета ОБЫЧНО НЕ РАЗРЕШЕНА. no_gps.jpg A. Для личных автомобилей пробег установлен в размере 55 центов за милю согласно Политике UNM. B. Проезд на личном автомобиле всегда будет возмещен, если он будет выбран вместо авиаперелета. C.За проезд на такси может быть возмещена поездка в деловой пункт назначения, такой как аэропорт, гостиница, место проведения конференции, и обратно. D.Both A. и C.   Компенсация: 3 A. Ставка возмещения расходов на личный автомобиль (7.4) Каждый отдел должен решить и сообщить, будут ли они возмещать расходы по меньшей ставке, чем максимальная ставка UNM, которая в настоящее время составляет: 50 доллара за милю B. ВНЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО ПРОБЕГА (7.4.3) Компенсация расходов, понесенных при поездке на личном автомобиле вместо авиаперелета за пределы штата, не может превышать расходов, которые путешественник понес бы в противном случае, если бы путешественник летел. fear% 20of% 20flying-saidaonline.jpg C. (7.6) Стоимость проезда на такси может быть возмещена за проезд в деловой пункт назначения и обратно, такой как аэропорт, отель, место проведения конференции или другое место, необходимое для деловой поездки. taxi.jpg Полный спектр услуг по аренде автомобилей AA по конкурентоспособным ценам B.Zipcar И Б. D.UNM не арендует автомобили.   УНМ обеспечивает: 4 А. (7.7) Университетский автомобильный центр «Физический завод» предоставляет полный спектр услуг по аренде по конкурентоспособным ценам. См. Политику 7780 «Использование университетских транспортных средств», UBP. instrveh_fleet.jpg UNM A. Путевые расходы, за исключением питания, могут быть оплачены с помощью университетской карты покупок (Pcard) B. В качестве альтернативы использованию Pcarda путешественник может использовать личные средства для оплаты дорожных расходов и запросить возмещение, используя DP- Процесс EZ после их возвращения из Travel C.Если карта Pcard использовалась для совершения туристических покупок, не соответствующих Политике UNM, владелец карты должен немедленно возместить университету недопустимые расходы. D. Все вышеперечисленное верно.   PcardUsage and Travel: 5 A. ПРОЦЕДУРА ЗАКУПОК. Путевые расходы, за исключением питания, можно оплатить с помощью университетской карты покупок (Pcard) food-m.jpg X B. ПРОЦЕДУРЫ ЗАКУПОК. В качестве альтернативы использованию PCarda путешественник может использовать личные средства для оплаты дорожных расходов и запросить возмещение, используя процесс DP-EZ, после того, как они вернутся из поездки.   money.jpg С. ПРОЦЕДУРЫ ЗАКУПОК. Если PCard используется для совершения туристических покупок, не соответствующих данной политике, владелец карты должен немедленно возместить Университету запрещенные расходы.   Fist% 20of% 20Money.gif A. Будет рассмотрено и разрешено только в порядке исключения. B. Без изменений и должны быть хорошо задокументированы C. Подлежат окончательному утверждению Financial Services DA и C.   Путешествие предлагает 6 вопросов, чтобы освежить вашу память! . Этот обзор может помочь вам ускорить обработку вашего DPEZ финансовыми службами.   http://www.gwoltal.myfastmail.com/files/Elephant   The business purpose in the DPEZ should: 7 A.Include the name of the traveler and his/her destination B.Detail the travel dates of the trip C.Summarize any conference details so no conference brochure is required D.Explain who went where, why they went, how the trip furthers University business, and when the trip occurred.       При подаче DPEZ: 8 A. Отправьте DPEZ в Финансовую службу сразу после его заполнения, а затем отправьте документацию по мере ее получения. B.Выберите «другое предоплаченное» для Pcarditems. C. DPEZ не следует подавать до тех пор, пока не будут включены все предоплаты. D. Бухгалтерия, которую вы выбираете в DPEZ для компенсации командировочных авансов, не имеет значения, если сама DPEZ направляется в правильный офис.       Суточные: 9 A. Для плоских суточных требуются квитанции о проживании B. Суточные на питание (расходы на питание и непредвиденные расходы) обычно также включают квитанции о проживании C. 115 долларов США для всех путешественников за 24-часовой период При покупке билета на самолет: перед покупкой необходимо проверить не менее трех ценовых предложений 10 AA B. Самым низким тарифом всегда является тариф эконом-класса C. поскольку документально подтверждено, что тариф DA «красные глаза» необходимо покупать, если это самый дешевый тариф. GSA [США Администрация общих служб] таблица суточных: 11 A. Используется для определения ставок суточных на питание во всех 50 штатах США. Столбец B. Питание и непредвиденные расходы - единственный столбец, используемый в этой таблице. C. Используется для определения международных суточных. ставки D. Расходы на переезд как A, так и C: 12 A. Когда речь идет о стоимости проезда на самолете и питании, они учитываются так же, как дорожные расходы B. Все расходы относятся на счет 38L0-Расходы на переезд C. 38L0-Расходы на переезд D. Расходы на охоту перед переездом относятся на расходы по найму. Расходы, связанные с фактическим переездом, отражаются в статье 38L0-Переезды.       Официальная деятельность Университета должна вестись на расстоянии более ___ миль от места нахождения, чтобы получить возмещение, кроме миль. 13 A.25 B.50 C.20 D.10 Транзакции Pcardtravel могут быть перераспределены в другой индексный код следующим образом: A. Обработка DPEZ для согласования транзакции - плата будет отправлена ​​в индекс, используемый в DPEZ B. Использование PcardWorkflow чтобы связать транзакцию с DPEZ, который уже был создан, но правильный индекс и / или учетная запись не используются в DPEZ. C. Перераспределение в форме баннера FWAINVT D. Обработка ваучера журнала для перемещения платежа в правильный индекс и код счета. E.Both C & D   14     For purposes of computing the per diem allowances, travel time: 15 A.Does not include the time required to travel from the traveler’s residence to his place of employment B.Includes the time required to commute from the traveler’s home to the airport C.Includes time required to purchase sandwiches for the trip D.Includes travel time by car, even if travel by plane would have been less expensive       For commercial transportation, the traveler is allowed (for per diem purposes): 16 A.One and a half hours (1 ½) of  additional time before the scheduled departure for domestic travel B.Two hours (2) of additional time before scheduled departure for international travel C.One hour (1) after scheduled arrival home for both domestic and international travel D.All of the above       An employee may be reimbursed the cost of parking at the airport, or: 17 A.The cost of transportation to and from the airport, if this cost is less than parking at the airport B.The cost of mileage to and from the airport, if this cost is less than parking at the airport C.The cost of transportation to and from the airport, or reimbursement for mileage to and from the airport, if either cost is less than the cost of parking at the airport D.Only the cost of parking at the airport is an allowable expense       The preferred way to purchase airline tickets, conference fees and hotel charges is the: 18 A.Use of traveler’s personal credit card B.DPEZ form C.P-Card D.Cash       The appropriate per diem rate used by a traveler is based on: 19 A.The location of the traveler’s hotel B.The location where the business event occurred C.The location with the most reasonable per diem rate D.The location where the traveler spent the most time       A traveler’s per diem is W2 reportable when: 20 A.It is the law in the state traveled B.The traveler’s destination is in New Mexico C.The traveler has an overnight stay D.The traveler does not have an overnight stay       A “flat” per diem rate of $85.00 is reimbursed to the traveler and is: 21 A.In lieu of receipts for lodging and meals B.Intended for the state of New Mexico only C.Intended for each twenty-four hour period D.All of the above       A “flat” per diem rate of $115.00 is reimbursed to the traveler and is: 22 A.In lieu of receipts for lodging and meals B.Intended for International travel and all of the U.S., except New Mexico C.Intended for each twenty-four hour period D.All of the above       Other than using the “flat” per diem rates, a second method of reimbursing a traveler for meals and lodging is: 23 A.Actual lodging expenses plus a per diem meal reimbursement B.An amount deemed reasonable for the area C.What the department head authorizes D.All of the above       All per diem rates specified are the maximum that may be claimed unless: 24 A.The traveler’s meal qualifies as a conference meal B.The traveler chooses to submit actual receipts C.The traveler’s department authorizes  an additional amount D.All of the above       When attending a conference, which is false: 25 A.Meals included in the conference reduces meal per diem reimbursement B.Travelers must attach a copy of the conference advertisement to the DPEZ form C.Continental breakfasts provided by the conference does not require a reduction in per diem D.Conference meals cannot be reimbursed; the traveler is reimbursed at per diem rates only       The traveler left at 6am and returned the next day at 1pm. На какое питание путешественник будет иметь право? 26 A. Один завтрак, один обед и один ужин B. Два завтрака, один обед и один ужин C. Два завтрака, два обеда и один ужин D. Один завтрак, два обеда и один ужин Что из следующего расходы включены в суточные IRS, и поэтому не должны запрашиваться отдельно?  

Использование самообслуживания для перераспределения рабочей силы

Ведущий: Лаура Путц, Алана Уоттс
Дата: 09-13-2010

Презентация - PDF

• Разработан так, чтобы быть «удобным для пользователя» • Теперь доступна функция перераспределения рабочей силы • Пользователь должен иметь роль BAR для перераспределения рабочей силы (новая роль НЕ требуется) • Требуется безопасность на уровне организации (не НОВОЕ требование) Преимущества / преимущества перераспределения рабочей силы Lobo Web • Комментарии НЕ ИСЧАСЫВАЙТЕ • Комментарии можно просматривать • Комментарии могут быть добавлены в любое время • Потенциальное исключение бумажного «90-дневного меморандума» с комбинацией комментариев и «на лету» утверждающего. Недостатки • Ограниченная возможность исправлять сразу несколько периодов оплаты • Необходимо вводите комментарии отдельно для каждого идентификатора платежа • Время обработки - может быть медленным в зависимости от отдельного компьютера • Периодические проблемы с входом в систему Рекомендации по атрибутам Критерии атрибутов, рекомендуемые для быстрого ответа системы: ID (идентификационный номер баннера) Идентификатор платежа (5R или 2R) С года выплаты ( Календарный год: 2008, 2009 или 0) Найти и заменить • Используется только для изменения ИНДЕКСА • Если ФОНД не заполняется в индексе, ФОНД закрывается, и перераспределение будет направлено на ПЕРЕРАСХОД Индекс DITURE Это поле теперь может заменять 2010-дневную памятку. Включите всю необходимую информацию в 90-дневную памятку. Политика 90–2450-дневная памятная записка Требуется документация: • описание стоимости, • причина передачи, • объяснение того, как получающая спонсируемая награда выигрывает от стоимости, • обоснование допустимости стоимости для получения спонсируемой премии, • предпринятые корректирующие действия чтобы гарантировать, что переводы не требуются в будущем (если применимо), и • разрешение на лету (OTF) от декана, директора или их представителя и объяснение задержки, если исправление превышает девяносто (90) дней после первоначального платежа. Назначенные сотрудники HSC OTF Подразделение Назначенное лицо Сетевой идентификатор HSLIC Марсия Слеттен MTRUAX SOM Кэтрин Реболледо KREBOLLE CON Пенни Фишел PFISHEL COP Chelsea «Beth» Walker BWALKER Routing Queue Review Последовательность 90 - FYI указывает, что требуется 10-дневная записка - Утверждающий из последовательности 90 указан в Fiscal может иметь более одного hrp_banp - Отчет по кадрам / заработной плате - Репозиторий продукции (banp) • PZROLRO - Ожидаемое перераспределение рабочей силы по организации • PZROLRR –Распределение рабочей силы по отправителю • PZROLRV –Перераспределение рабочей силы с помощью утверждающего лица и др. ……. by Alana Operating Ledger Запросы • Переход к деталям на уровне элементов • Экспорт в Excel • Запросы об ограничениях • Просмотр документов • Утверждение документов • Создание ваучеров журнала

Иерархия плана счетов UNM

Ведущий: Лаура Путц
Дата: 08-09-2010

Презентация - PowerPoint

Иерархия плана счетов UNM, представленная Лаурой Путц 9 и 10 августа 2010 г. (пересмотрена для резервов 11/8/11) Организационная структура UNM и иерархия счетов  Иерархия FOPA и индексный код  Как организована UNM для целей отчетности  Структура плана счетов  Как регистрируются и сообщаются данные бухгалтерского учета  Отчетность Hyperion  Баннерные формы Что это означает?  Вы запускаете отчет Hyperion:  В нем есть данные, которые были в Banner накануне вечером. Если совместное предприятие разместило вчера, а вы запустите отчет сегодня, вы увидите опубликованное совместное предприятие, отраженное в данных за отчетный период.  Вы переходите вниз по форме баннера, чтобы увидеть данные отчета:  Это данные, которые в настоящее время находятся в баннере. Если совместное предприятие было одобрено и опубликовано час назад, это совместное предприятие будет отражено в просматриваемых вами данных. Это НЕ будет отражено в вашем отчете Hyperion до завтра. Во-первых, структура UNM: Индекс - Быстрый набор для FOPA Цель:  Упрощает системы подачи  Облегчает ввод данных  Индекс отчетности для примеров FOPA Индекс 258000 = 3u0044258BP131GNACTV Index 043420 = 3U0034043BP222043E01 Индекс 8510V4 = 379H0851G13N Фонд структурного фонда FOPA  Назначает финансовую и бухгалтерскую организацию с самобалансирующимся набором счетов  Точка соединения между GL и OL  Должен иметь финансового менеджера  Определяется ИСТОЧНИКОМ средств Организация  Постоянное подразделение с назначенными сотрудниками и операционным бюджетом  Должен иметь финансового менеджера. Программа  Обозначает функциональные классификации NACUBO, такие как: обучение, исследования и общественные услуги.  Используется в основном для отчетности Департамента высшего образования (HED). Действие  Это событие, конференция, центр или другое обозначение, требующее отдельного отчета о прибылях и убытках (доходов и расходов). Иерархия фонда  Если отчет создается на уровне фонда 2, 3U56-HU Общая клиническая служба - будут включены все 13 фондов, которые входят в этот фонд.  Программа Contra, отраженная в отчетах, влияет на отчетность по запасам на Уровне 1 и Уровне 2.  Если отчет создается на уровне фонда 3, 3U0029-HU Clinical Residuals - все индексы, которые включаются в это подмножество. Это НЕ будет включать какие-либо индексы в других фондах третьего уровня. Иерархия фондов в баннере - FTIFNDH Eprint-Отчет об иерархии фондов FOPA Structure-Program Fund  Назначает финансовую и бухгалтерскую организацию с самобалансирующимся набором счетов  Точка соединения между GL и OL  Должна иметь финансового менеджера Организации  Постоянное подразделение с назначенные сотрудники и операционный бюджет  Должен иметь финансового менеджера. Программа  Обозначает функциональные классификации NACUBO, такие как: обучение, исследования и государственная служба.  Используется в первую очередь для отчетности Департамента высшего образования (HED)  Должно соответствовать деятельности по выбору фонда  Является ли мероприятие, конференция, центр или другое обозначение, которое требует отдельного отчета о прибылях и убытках (доходов и расходов). Уровень программы 1 для исследований, будут включены данные для ВСЕХ индексов, имеющих программу исследований.  Контрпрограммы включены, если отчеты созданы на уровне фонда 1 или 2  Если отчет создается на уровне программы 3, будут включены только данные для индексов для этой конкретной программы или проекта. Иерархия программ в баннере - FTIPRGH Eprint-Отчет об иерархии программ FOPA Структура-Организационный фонд  Обозначает финансовую и бухгалтерскую организацию с самобалансирующимся набором счетов  Точка соединения между GL и OL  Должна иметь финансового менеджера. назначенные сотрудники и операционный бюджет  Должен иметь финансового менеджера  Уровни 1–4 определяются учреждением  Уровни 5–8 определяются отделом Программа  Обозначает функциональные классификации NACUBO, такие как: обучение, исследования и государственная служба.  Используется в основном для отчетности Департамента высшего образования (HED). Действие  Это мероприятие, конференция, центр или другие обозначения, требующие отдельного отслеживания доходов (доходов и расходов). (Уровень 2) будет иметь все данные индекса, которые собираются в организацию AF (VP Health Sciences Center)  Отчеты, запущенные на организационном уровне «997B» (уровень 6), будут содержать все данные индекса, которые объединяются в 997B (Управление педиатрии). Division) Организация, которая находится ВНУТРИ организации Уровня 2 Центра медицинских наук (AF). Eprint - Отчет об организационной иерархии FOPA Структура - Фонд деятельности  Назначает финансовую и бухгалтерскую организацию с самобалансирующимся набором счетов  Точка соединения между GL и OL  Должна иметь финансового менеджера Организации  Постоянное подразделение с назначенными сотрудниками и операционным бюджетом  Должен иметь финансового менеджера. Программа  Обозначает функциональные классификации NACUBO, такие как: обучение, исследования и общественные услуги.

Учет совместных предприятий за предыдущий финансовый год

Ведущий: Джон Брандт
Дата: 07-19-2010

Презентация - PDF

      11/3/2011 1 Учет совместных предприятий предыдущего финансового года, представленный Джоном У. Брандт 19–20 июля 2010 г. в сотрудничестве с: Бюджетное управление HSC Главное бюджетное управление кампуса Главный кампус Общий бухгалтерский учет Неограниченный учет и отчетность HSC Обновлено 10/2011 11/3/2011 Представлено 2 пункта I. Что представляют собой совместные предприятия за предыдущий финансовый год II. Понимание резервов III. Пересечение фондов и / или программ Уровня 2 IV. Руководство по ведению бухгалтерского учета V. Отчисления, 8045 и переводы VI. Проверка GUAMESG в баннере 11 3 I. Что такое СП за предыдущий финансовый год? Совместные предприятия за предыдущий финансовый год используются для транзакций, проведенных в предыдущем финансовом году. Совместные предприятия за предыдущий финансовый год, которые перемещают транзакцию между ограниченным индексом и неограниченным индексом, могут обрабатываться с использованием одного и того же метода учета в соответствии с Правилами переноса затрат (UBPPM 2450). Совместные предприятия предыдущего финансового года, которые перемещают транзакции только между неограниченными фондами, требуют другого учета. 11/3/2011 4 Совместные предприятия предыдущего финансового года Неограниченный индекс к неограниченному индексу является основным направлением этого сеанса ОБУЧЕНИЯ. Транзакции могут быть как расходами, так и доходами. Порядок учета основан на определенных аспектах задействованных индексов. Порядок учета в этом случае основан на рекомендованных передовых методах. Порядок учета - это иерархическое дерево решений 11/3/2011 5 II. Общие сведения о запасах В этом разделе: 1.Характеристики 2.Типичные записи о запасах 3. 3 кода счета резервов 4. Формула для расчета чистой суммы доступных резервов 5. Использование 1903 года для корректировки записей за предыдущий финансовый год 6. Как доходы / расходы становятся запасами 1900-го года 11 / 3/2011 6 Характеристики резервов. Чистый профицит или дефицит доходов и расходов на конец финансового года. Используется только для неограниченных индексов. с финансового года на новый финансовый год. Выполнено через код счета 1900 11/3/2011. 7 Резервы - Характеристики. Можно переместить фактические резервы без перемещения бюджета. Можно запланировать бюджет позже, если понадобятся средства (SOM требует предварительного утверждения). .По аналогии с начальным балансом в вашей чековой книжке. 11/3/2011. 8 Типичные записи по резервам. От одного индекса к другому для покрытия дефицита или финансирования другого индекса. Обнуление индекса, который содержит только баланс резервов. .Правильные записи за предыдущий год 11/3/2011 9 3 кода счетов резервов 19xx - коды счетов доходов .1900 - используются только FSM .1901 - используются для бюджета. Суммы резервов, которые будут израсходованы или возмещены в текущем финансовом году .1903 - используются для перемещения сумм резервов 11/3/2011 10 Формула для расчета чистой суммы доступных резервов Эта формула используется при перемещении средств между неограниченными индексами в рамках одного и того же фондов и программ уровня 2 Плюс + 1900 сумма Меньше - 1901 сумма Плюс + 1903 сумма Чистые доступные резервы сумма 11/3/2011 11 Формула для расчета суммы чистых доступных резервов Пример № 1: 1900 = 1,200.00 долларов США 1901 = 500.00 1903 = (250.00) Плюс + 1,200.00 долларов Меньше - 500.00 Плюс + (250.00) 450.00 долларов США 450.00 долларов США - это чистая сумма избыточных резервов, которая доступны, которые могут быть дебетованы, т. е. могут быть уменьшены для увеличения (кредитования) резервов для индекса-получателя.       11 3 Формула для расчета суммы чистых доступных резервов Пример № 2011: 12 = 2 долларов США 1900 = 700.00 1901 = (500.00) Плюс + 1903 долларов США Меньше - 250.00 Плюс + (700.00) (500.00) 250.00 долларов США - это сумма чистого дефицита Резервы. Он НЕ МОЖЕТ быть списан или использован для увеличения (кредита) сальдо для индекса-получателя. Необходимо использовать другой метод для исправления или перемещения транзакции.       11/3/2011 13 Использование 1903 года для корректировки записей за предыдущий финансовый год .Должен использоваться с НЕОГРАНИЧЕННЫМИ индексами только в рамках тех же фондов и программ уровня 2. 1903 должен использоваться с обеих сторон записи (дебет и кредит). до нуля. Используется после закрытия бухгалтерских записей на конец года. 1903/11/3 2011 Пример № 14 - Как доходы / расходы становятся 1-Резервы Резервы Изменение резервов 1900/11/3 2011 UU Пример № 15 - Как становятся доходами / расходами 1-Запасы Запасы 1900/11/3 2011 III. Пересечение фондов и / или программ уровня 2 Из-за требований к отчетности UNM нельзя использовать 16xx или 19xx для перемещения средств между фондами и / или программами уровня 2 1. Например, нельзя использовать 1903 или 1660 для перемещения средств между 3U0002 и 3U0034, между 2U0224. и 2U0070, между 3U0034 и 2U0070 и т. д. 2.Например, нельзя использовать 1903 или 1660 для перемещения средств между программами P171 и P181 3. Исключение - средства могут перемещаться между программами I&G уровня 2 P09, P10, P11, P12, P13 и P14 См. Следующие примеры диаграмм 11/3 / 2011 17 11 3 2011 18 11 3 IV. Методика ведения бухгалтерского учета 4 Сценарии для совместных предприятий за предыдущий финансовый год 1. С ограничениями до / из Неограниченного 2. Тот же индекс 3. От неограниченного до неограниченного - тот же фонд уровня 2 и / или программа уровня 2 4. От неограниченного к неограниченному - пересекает фонд уровня 2 и / или Программа уровня 2 11/3/2011 21 Руководство по ведению бухгалтерского учета Предыдущий сценарий № 1 финансового года - СП, корректирующее в 11 финансовом году транзакцию, ограниченную в / из неограниченных индексов Например: Dr 10 160888S31 0Jx Cr 358 160999 3100U3 Разрешено - следуйте обычным правилам ваучера журнала Ограниченный индекс может заменить правила создания СП за предыдущий финансовый год из-за требований федерального правительства по переносу затрат. (См. Политику UBPPM 0032 - Перенос затрат) ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ См. Следующий пример, который перемещает расходы лаборатории за предыдущий финансовый год в размере 2450 доллара. Размещено 5 в 18 10. 160999 3100 Изменение запасов Запасы 11 3 2011 22 11 3 2011 Запасы 23 11 Резервы 3/2011/24 11 3/2011/11 3 Руководство по ведению бухгалтерского учета Предыдущий сценарий № 2011 на финансовый год - СП корректирует операции на 26 финансовый год Тот же неограниченный индекс Например: Dr 11 3A2011 27U11 Cr 3 2011 28U11 Не разрешено - невозможно перенести расходы предыдущего года или выручка в рамках того же индекса. Первоначальные расходы за 3 финансовый год перенесены на счет с кодом 2011 - Резервы в 29 финансовом году. Его больше нет в учетной записи с кодом 3100; это в 1900 году. Переклассификация его в рамках того же индекса с 3100 до 31K1 создает искажение в индексе за 11 финансовый год. ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ См. Следующий пример того, почему НЕ МОЖЕТ переместить расходы на оплату конференций за предыдущий финансовый год в размере 2,200 долларов. Размещено 5 в 18 10. 497999 3100 Изменение запасов в запасах 11 3 Изменение запасов в запасах 2011 30 Изменение запасов в запасах 11 3 Руководство по порядку учета до Сценарий № 2011 на финансовый год - СП корректировка неограниченной на неограниченный объем транзакции на 31 финансовый год - ЖЕСТКИЙ фонд уровня 11 / программа уровня 3 Например: Dr 2011 32A11 3U2011 Cr 33 3A11 10U2 Разрешено - с использованием следующей иерархии дерева решений 2) Используйте 254999 до излишка 63xx доступно (+0 - 3 + 0032) 497999) Используйте 63, если - доступно для использования или может быть создано (должно быть предусмотрено в бюджете) 0) Используйте 3, когда излишек 0032xx становится равным нулю или меньше или когда 1 нельзя использовать (применяются правила 1903) 19 ) Используйте JET / BDT - 1900xx и 1901xx, когда не можете использовать 1903, 2 или 1660. См.: Hyperion FORH3-HSC Transfers Allocations or Hyperion FBRH8045Z19-Transfer or Allocation made on Main & Branch Campus 1660/8045/4 11 Treatment Guideline Prior FY Сценарий № 12 -Совместное предприятие на 1903 финансовый год, исправляющее неограниченную на неограниченную транзакцию на 1660 финансовый год - тот же фонд уровня 8045 / программа уровня 008 Пример № 0 - профицит 1xx - переносит расходы на оплату конференционного сбора в размере 11 долларов за предыдущий финансовый год с 3 на 2011. 34A3.   . В 11 финансовом году, с начала года, имеется чистый профицит в 19xx в размере 3,025.16 497999 долларов США при индексе 1903. 2,200 можно использовать для перемещения XNUMX долларов США.   11 3 Изменение запасов Запасы 2011 ноября 35 г. 11 Запасы Использование резервов в бюджете Изменение запасов 3 2011 Использование резервов в бюджете Изменение в методе учета запасов Предыдущий сценарий № 36 финансового года - СП Корректирующее предприятие на 11 финансовый год Чистый остаток по операциям на будущий финансовый год плюс + 3 2011 37 долларов США - 3 11 10 Плюс + 1900 (8,235.57) Доступная чистая сумма 1901 2,000.00 долларов США = профицит 1903/3,500.00/2,735.57 11 3/2011/38 11 3/2011/39 11 Перемещение с использованием резервов с предшествующего финансового периода год 3/2011/40 11 Запасы Изменение запасов 3 2011 Резервы Изменение запасов 41 11 Резервы Изменение резервов Использование резервов по бюджету 3/2011/42 11 ​​Руководство по порядку учета Предыдущий сценарий № 3 на финансовый год - Совместное предприятие на 2011 финансовый год, корректирующее неограниченную на неограниченную транзакцию на 43 финансовый год - тот же фонд уровня 11 / программа уровня 3 Пример № 2011 - дефицит 44xx, но имеет 3 - переводит расходы на респираторное оборудование за предыдущий финансовый год в размере 11 10 долларов США с 2X2 на 2A. Опубликовано в 10 финансовом году 6 в 21X10 8512.   .В 11 финансовом году, с начала года, чистый дефицит в 19xx в размере 214.39 доллара по индексу 85116A. В бюджете 1660 не запланировано 16 или 497999xx. Однако код счета 8045 не может быть использован, потому что транзакция превышает разовую транзакцию в 5,000 долларов. В сценарии лучше всего использовать 1660 для перевода средств. Это должно быть предусмотрено в бюджете, и бюджет также будет перемещен, поскольку нет бюджета. 11/3/2011 45 Резервы Изменение резервов 11/3/2011 46 Резервы Изменение резервов 11/3/2011 47 Изменение запасов в учете запасов Руководство по порядку учета Предыдущий сценарий № 3 на финансовый год - СП, корректирующее чистые резервы по операциям на 11 финансовый год плюс + 10 долларов (1900) минус - 307.01 1901 плюс + 0.00 1903 Доступные чистые доллары (92.62) = профицит 214.39 11 3 2011 48 / 11/3 2011 49 11 3 ноября 2011 г. 50 11 ноября 3 г. 2011 Резервы Изменение резервов 51 11 Резервы Изменение резервов 3 2011 Руководство по порядку ведения бухгалтерского учета Сценарий № 52 на предыдущий финансовый год - Совместное предприятие на 11 финансовый год, корректирующее неограниченную на неограниченную транзакцию на 3 финансовый год - ТАКЖЕ фонд уровня 2011 / программа уровня 53 Пример № 11 - дефицит 3xx - переносит расходы на оплату конференций за предыдущий финансовый год в размере 2011 долларов с 54 на 11. Опубликовано в 10 финансовом году 4/12/10 в номере 254999 63A0.   .В 11 финансовом году, с начала года, чистый дефицит в 19xx в размере $ 1,211.42 497999 в индексе 1660. В бюджете 16 не запланировано 497999 или 1903xx. В этом сценарии не следует использовать ни 1660, ни 8045. Код счета 5,000 - лучший вариант для переезда. Расходы; он составляет менее 497999 долларов и не приведет к превышению годового лимита на 254999 или 20,000 долларов на 1903 16. Помните, Баннерный налог не рассчитывается на 8045, 11xx или 3 2011/56/11 3 Резервы Изменение запасов 2011/57/11 3 Резервы Изменение запасов 2011 58 Изменение резервов в Руководстве по порядку учета резервов Предыдущий сценарий № 3 - СП, корректирующее операции в 11 финансовом году: плюс + 10 долларов (1900) Минус - 2,311.42 1901 Плюс + 0.00 1903 Доступные чистые доллары (1,100.00) = дефицит 1,211.42/11/3 2011 59/11/3 2011 60/11/3 2011 Чистые резервы для 61 имеют дефицитное сальдо 497999/11/3 2011 Резервы Изменение резервов 62/11/3 2011 Резервы Изменение резервов Использование резервов в бюджете 63 11 Руководство по ведению бухгалтерского учета Предыдущий сценарий № 3 - СП, корректирующее неограниченную на неограниченную транзакцию в 2011 финансовом году - ПЕРЕКРЕСТИТ фонд уровня 64 / программу уровня 4 Например: Dr 11 10 2U2 Cr 523999 3189 3U0029 Используйте следующееиерархия дерева решений 497999) Используйте 3189, если соответствует правилам - <3 долл. США / <0032 1 долл. США и т. д. 8045) Если не удается использовать 5,000, используйте JET \ BDT - 20,000xx и 2xx См.: Hyperion FORH8045-HSC Transfers Allocations или Hyperion FBRH11Z12-Transfer or Allocation Сделано в главном и филиальном кампусах 008/0/1 11 Руководство по ведению бухгалтерского учета Предыдущий сценарий № 3 финансового года - СП корректировка неограниченной на неограниченную транзакцию в 2011 финансовом году - CROSSES фонд уровня 65 / программа уровня 4 Пример № 11 - Использование 10 - переносится на предыдущий финансовый год компьютерные расходы в размере 2 долларов с 2 до 1. Опубликовано в 10 финансовом году 6 в 9 10.   .497999 - это фонд 3U0032, а 523999 - это фонд 3U0034, 2 разных фонда уровня 2. В этом сценарии нельзя использовать ни 1903, ни 1660. Код счета 8045 - лучший вариант для перемещения расходов; он не превышает лимита на одну транзакцию в размере 5,000 долларов США 11 3 Резервы Изменение резервов 2011 66 Резервы 11 3 2011 67 11 3 Руководство по ведению бухгалтерского учета Предыдущий сценарий № 2011 на финансовый год - Совместное предприятие на 68 финансовый год, исправляющее неограниченную на неограниченную транзакцию на 11 финансовый год - ПЕРЕСЕЧЕНИЕ фонда уровня 3 / программы уровня 2011 Пример № 69 - использование кодов переноса - в этом сценарии счет-фактура UNMH за предыдущий финансовый год на сумму 11 3 долларов США перемещается с 2011 на 70. Опубликовано в 10 финансовом году 6 в 28 10Z523999.   .497999 - это фонд 3U0032, а 523999 - это фонд 3U0034; различные фонды уровня 2. В этом сценарии нельзя использовать ни 1903, ни 1660. Код счета 8045 не может переместить расходы на 10 финансовый год, потому что это приведет к тому, что индекс 497999 превысит годовой лимит транзакций в 20,000 19,150 долларов. Наилучший вариант - переместить расходы с помощью кодов классов правил JET и BDT 2,100/497999/8045 11 Запасы 3/2011/71 11 Запасы 3/2011/72 11 Резервы Изменение запасов 3/2011/73 11 3/2011 / 74 11 3 2011 75 11 3 2011 Запасы Изменение запасов 76 11 Запасы V. Распределение, 8045 и переводы 1. Распределение 2.8045 3. Переводы 4. Перемещение или дерево решений о распределении 5. Помощник по распределению / передаче 6. Образцы отчетов - Передача 7. Другие советы СП 11/3/2011 80 Распределения. Доходы, связанные с тем же уровень фонда 2 и уровень программы 2. . Неограниченный доход. Как правило, используйте 1660-Allocations Other General как дебет и кредит для этой записи (не относится к клиническим ассигнованиям) .Если бюджет не включен в бюджет, запись о распределении должна сопровождать запись о распределении. Веб-сайт бухгалтерского учета http://www.unm.edu/~gacctng/Allocation%20JV%20Instructions.html 11/3/2011 81 Рекомендации 8045. Используется для записи небольших, не предусмотренных в бюджете «переводов» между индексами в разных баннерных программах или разных кампусах. .Может перекрестный фондовый уровень 2 и программный уровень 2 .Разрешено исправлять транзакции предыдущего финансового года. Не может превышать 5,000 долларов на транзакцию. Не может превышать 20,000 8045 долларов на индекс за финансовый год. net = ноль. Должен использоваться отдельно в СП; другие коды учетных записей не допускаются. См. рекомендации на главном веб-сайте неограниченного учета http://www.unm.edu/~gacctng/AC11.html 3/2011/82 2 Переводы .A Перевод перемещает доход между кампусами или баннерами. один Banner Fund Level 2 или Program Level 008 на другой. Запись о переводе используется, когда запись о распределении не разрешена. Требуются как фактические, так и бюджетные записи. Используйте отчет Hyperion - ForhXNUMX HSC переводит распределение. Записи о переводе утверждаются Бюджетным отделом. См. Руководство на Главном веб-сайте неограниченного бухгалтерского учета http://www.unm.edu/~gacctng/transfer.html 11 3 2011 83. . . . . . Дерево решений о передаче или распределении НАЧАТЬ ЗДЕСЬ Отчет о поиске индекса Run F Hyperion. Обратите внимание на данные уровня фонда и программы для индексов. Знаете ли вы коды фонда и программы для обоих индексов? РАСПРЕДЕЛЕНИЕ Находятся ли оба кода фонда в одном фонде 2 уровня? ПЕРЕДАЧА Код программы одинаков для обоих индексов? Находятся ли программные коды уровня 2 в инструкциях и общих правилах? РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПЕРЕДАЧИ Нет Да Да Да Нет Нет Да Нет 11/3/2011 85 Фонды I&G (3U0044): P09, P10, P11, P12, P13, P14 Рассматривайте все это как ОДИН КОД. : P2, P15, P16, P17, P18, P19, P20, P21, P22, P50, P501, P502, P503 Рассматривайте каждый из них как ПЕРЕДАЧУ РАЗНЫХ КОДОВ между любым из этих кодов или одним из этих кодов и кодом I&G. Коды уровня 504 программы ассигнований / переводов Имя отчета Тип Описание Местоположение FORH2 (HSC) FBRH008Z0 (Main / Branch - Hyperion Hyperion Предоставляет отчет, который покажет, какой тип записи распределения / переноса использовать и что дебетовать / кредитовать Brio / Finance Отчеты / F Dept_School_College Brio / Финансовые отчеты / Финансовые отчеты о производстве F Отчет по поиску индекса Hyperion Позволяет определять коды фондов и программ для любого индекса Brio / Финансовые отчеты / Финансовые производственные отчеты / F Поиск по индексу Полезные инструменты 01/11/3 2011 Образец отчета - Отчет об образце передачи HSC - Основная передача 86/11/3 2011 87/11/3 2011 Другие советы JV. Не используйте слово «выделить» в записи о переносе; используйте слово «перевод». Не используйте слово «перевод» в записи о распределении; используйте слово «выделить». Текст элемента, который противоречит типу создаваемого вами ваучера журнала. Текст элемента, не указывающий, откуда изначально поступили средства. См. Наборы финансовой помощи под названием «Обязательная информация для входа в журнал» http://hsc.unm.edu /financialservices/accounting/fiscalaidkit.shtml VI. Проверка GUAMESG в баннере Ниже приведены примеры баннерных сообщений (GUAMESG), используемых при отклонении совместных предприятий за предыдущий финансовый год: .9-JV denied. Предыдущий год, но пересекает фонды уровня 2 и превышает 5,000 долларов. Придется использовать классы правил JET и BDT. Свяжитесь с Терезой в деканате SOM. Иоанн 5-4567 .9-ДОКУМЕНТ ОТКАЗАНО В предыдущем году транзакция пересекает фонды уровня 2; используйте код счета 8045 для дебетовой и кредитной карты. спасибо, Sandy 2-2080 .9-ДОКУМЕНТ НЕ УТВЕРЖДЕН. Изменение кода транзакции в предыдущем году в пределах того же индекса не разрешено, будет перенесено fwd как 1900. Не отправляйте повторно СП. спасибо, Сэнди 2-2080 .9. ДОКУМЕНТ УТВЕРЖДЕН. Сделка предыдущего года. Необходимо использовать 1903 с обеих сторон (CR) и (DR). Спасибо, Алана 2-3628 .9-ДОКУМЕНТ ОТКЛЮЧЕН Сделка предыдущего года; используйте код счета 1903 для дебета и кредита.    

Понимание должностей в баннерах и вакансиях UNM

Ведущий: Джойс Маккарти, Сидни Мейсон-Кун
Дата: 06-15-2010

Презентация - PDF

    УЗНАТЬ, 15 и 16 июня 2010 Цвет логотипа UNM - HR, знакомые с должностями в Banner и UNMJobs Джойс Маккарти Директор по операциям программы Совершенствование процессов управления персоналом Сидни Мейсон-Кун Специалист по контролю должности Повестка дня по контролю должности. . Почему должности важны? . В чем разница между управлением положением / контролем положения? .Как управлять своими позициями? .Как использовать должности в UNMJobs?         Что такое позиция? . «Позиция - это прямоугольник на вашей организационной диаграмме» - для отделов важно разработать организационную диаграмму для эффективного управления своими отделами. Существует два типа должностей - одиночные должности - объединенные должности. Отдельные должности. Обычно представляют собой единую классификацию. Бюджетирование индивидуально. Примеры отдельных должностей включают: руководитель программы, преподавательский состав на полную ставку и помощник по административным вопросам. 2 объединенные должности. Представьте большую рамку на организационной диаграмме, которая может содержать множество лиц. В число должностей входят: TPT, дежурный персонал, студенты-сотрудники и UNMTemps. Почему должность важна? Должность используется в бюджетах, финансах, кадрах, расчете заработной платы и безопасности - составлении бюджета. Составление бюджета должности. Планировщик заработной платы - размещение вакансий (UNMJobs). Включает в себя обязанности, связанные с должностью в вашем отделе. Предпочтительная квалификация и вопросы соискателя Почему должность важна? Позиция используется в Бюджете, Финансах, HR, Расчетах заработной платы и Безопасности - Настройка рабочих мест (Баннер). Точная настройка заработной платы, класса должности, электронного класса, таблицы заработной платы, уровня - Безопасность. Орган по положению управляет Планировщиком заработной платы. Работа управляет входом во времени, большинство других мер безопасности для HR / PR Почему важна должность? Ключом к управлению положением и контролем положения является способность точно выбрать подходящее положение до того, как вы начнете какие-либо действия.       Позиция vs. Должность • Номер должности • Код организации • Классификация должностей • Бюджет должности • Класс Eclass • Уровень • Распределение рабочей силы • Должность FTE • Номер должности • Код организации • Сотрудник • Идентификатор баннера • Заработная плата на работе • Код организации • Распределение рабочей силы • Назначение% • Суффикс Должности в UNMJobs. Комбинация данных в Banner Position и Job. Включает настраиваемое резюме, предпочтительную квалификацию, вопросы соискателя. Предоставляет данные о должности, должности и публикациях, построенных на основе этой информации, чтобы вы могли легко опубликовать позицию в будущем Как найти свои позиции? .Сначала загляните в UNMJobs .E-Print –HR / PR Repository –Active Employee Report: PZROEMA –Position Vacancy Report: PZRVACR Они находятся в HRP_BANPRepository Различия между управлением должностями и контролем должностей. Управление положением связано с бюджетированием должностей. .Управление позициями касается всех других данных, связанных с должностями. .Такие как. быть заполненным –Знание, когда создавать новую должность. Это дополнительный FTE? . Есть ли у меня вакантная должность, которая не будет заполнена и может быть реклассифицирована для этой публикации?           Базовая предпосылка контроля должностей. Департаменты не должны нанимать больше сотрудников, чем у них есть финансирование. Количество штатных сотрудников на рабочем месте должно равняться количеству должностей в вашей организации. .Вакантные должности, для которых у отделов нет бюджета, следует деактивировать или преобразовать в должности, на которые у вас есть бюджет. того, что было загружено по состоянию на ноябрь 2008 г. и какие отделы были изменены / добавлены с тех пор. .Как мне решить, как действовать в UNMJobs при публикации позиции.         Управление вашими позициями в UNMJobs. Не все позиции отображаются в UNMJobs, но если у вас есть позиция в Banner (PZROEMA или PZROVACR), которой нет в UNMJobs - вы должны выбрать Действие: «Создать новую позицию и запросить публикацию». укажите номер своей позиции, который указан в баннере, но не в UNMJobs.       Управление вашими должностями в UNMJobs. Если у вас есть вакантная должность или должность, которая скоро будет освобождена, и это правильная классификация, используйте эту должность. .Если у вас нет вакантной или скоро освобождаемой должности в правильной классификации, но у вас есть должность, которую вы не собираетесь заполнять, используйте эту должность и переклассифицируйте ее. .UNMJobs Действие: «Изменить существующую позицию и запрос на публикацию» PPT18.png PPT6D5.png PPT6D4.png Прокрутите вниз PPT6DB.png PPT23.png PPT2A.png Будущее состояние. Выполняется проект по синхронизации данных позиции в баннерах и UNMJobs. . Уже синхронизированы ORG между заданиями и должностями. .Работа над переносом IB / PC из предложения о найме в публикацию. .Изучение возможности переноса всех транзакций через системы в электронном виде.         Вопросы?    

Работа с резервами и сальдо форвардными контрактами

Ведущий: Терри Шуботэм
Дата: 07-13-2009

Презентация - Word
Раздаточный материал - PDF

   Работа с изменениями в резервах (счет 1903) по неограниченным индексам, представленным Терри Шуботэмом 7 июля и 13 сентября В редакции 29/09 подготовлен специалистом по управлению бизнесом Терри Шуботэмом СОДЕРЖАНИЕ РЕЗЕРВЫ ............ .................................................. .................................................. .................................................. ..10 АККАУНТ 2011-РЕЗЕРВЫ-ЧТО ЭТО? ...................................... .................................................. ......................................... 3 ПОЧЕМУ МЕНЯЕТСЯ СПОСОБ ПЕРЕВОЗКИ РАСХОДОВ В КОНЦЕ ГОДА ...................................... .................................................. ............. 3 КАК ВЫ РЕШИТЕ, НУЖНА ЛИ ВАМ ИСПРАВЛЯЮЩАЯ ЗАЯВКА ........................................ .................................................. ..... 4 АККАУНТ 1903 - ИЗМЕНЕНИЕ В РЕЗЕРВАХ ЗАПИСИ: .................................... .................................................. ................................. 4 ПОНИМАНИЕ СТРУКТУРЫ ФОНДА .............................................. .................................................. ........................................ 5 ПОНИМАНИЕ СТРУКТУРЫ ПРОГРАММЫ .............................................. .................................................. .................................. 6 Инструкции и общие исключения ............................................. .................................................. ........................... 6 8045 ЗАПИСЕЙ ............................................... .................................................. .................................................. ................. 7 ВЪЕЗД НЕ ТРЕБУЕТСЯ .............................................. .................................................. .................................................. .......... 7 ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ ПРИ ЗАПИСИ В РЕЗЕРВЫ .......................................... .................................................. ................................ 7 пример ................................................ .................................................. .................................................. ................. 8 ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ ПРИ ЗАПИСИ 8045 .......................................... .................................................. .................................... 9 пример ................................................ .................................................. .................................................. ................. 9 Когда вам нужно предварительное одобрение ............................................. .................................................. ....................................... 9 А КАК НАСЧЕТ ОГРАНИЧЕННЫХ ИСПРАВЛЕНИЙ ИНДЕКСА? .................................................. .................................................. ................... 9 ОБЫЧНЫХ ОШИБОК ВАУЧЕРА, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ИЗБЕЖАТЬ: .......................................... .................................................. ... 10 ДРУГИЕ ВИДЫ ЗАПИСИ В РЕЗЕРВЫ ......................................... .................................................. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. .................................................. .................................................. .... 10 пример ................................................ .................................................. .................................................. ............... 10 ЗАКРЫТИЕ ИНДЕКСА .............................................. .................................................. .................................................. ..... 11 СЧЕТ 1901 - БЮДЖЕТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕЗЕРВОВ ВХОД: ........................................ .................................................. ..11 СВЯЗАННЫЕ С БЮДЖЕТОМ НАПОМИНАНИЯ: .......................................... .................................................. .................................... 11 ОБЩИЕ СОВЕТЫ ПО ВХОДУ В БЮДЖЕТ: ............................................ .................................................. ...................................... 11 ВЫ ЗВОНИТЕ ............................................. .................................................. .................................................. 13 ПРИЛОЖЕНИЕ 1 - КОДЫ СЧЕТА ЗАБРОНИРОВАНИЯ ........................................... .................................................. .................... 17 ПРИЛОЖЕНИЕ 2-СТРУКТУРА НЕОГРАНИЧЕННОГО ФОНДА HSC ...................... .................................................. ......................... 17 ПРИЛОЖЕНИЕ 3 - СТРУКТУРА НЕОГРАНИЧЕННОГО ФОНДА ОСНОВНОГО КАМПУСА ................ .................................................. .............. 22 ПРИЛОЖЕНИЕ 4-ЭЛЕМЕНТЫ FOAPAL - КРАТКОЕ СПРАВОЧНОЕ РУКОВОДСТВО .......................... .................................................. .......... 33 ПРИЛОЖЕНИЕ 5-ВЫ ДЕЛАЕТЕ ОТВЕТЫ НА ЗВОНКИ ............................... .................................................. ........................... 34 ПРИЛОЖЕНИЕ 6 - ДРУГИЕ РЕСУРСЫ ................. .................................................. .......................... ................................ 35 РЕЗЕРВЫ В течение финансового года доходы и расходы отделов отражаются в различных неограниченных индексах. . При согласовании индексов любые неправильно проведенные расходы перемещаются из неверного индекса в правильный индекс. Тогда в обоих индексах правильно разнесены расходы. Однако расходы за предыдущий финансовый год не работают. Департаменты пытаются, особенно в начале нового финансового года, правильно исправить записи о расходах, которые были неправильно разнесены в предыдущем финансовом году. Далее следует объяснение того, почему отделы не могут переместить неправильно проведенные неограниченные расходы непосредственно в правильный индекс. Вам не обязательно понимать это объяснение. Вы должны понимать, как правильно перемещать неограниченные расходы предыдущего года, которые были учтены неправильно. В остальной части этого Руководства будет объяснен правильный способ переместить неправильно учтенные неограниченные расходы за предыдущий год. АККАУНТ 1900 -РЕЗЕРВЫ-ЧТО ЭТО? Для неограниченных индексов оставшаяся сумма [т. Е. Средства, оставшиеся для расходования] или кассовый дефицит [т. Е. Средства, которые вы израсходовали, но не имели] на конец финансового года, переносятся в системе бухгалтерского учета на новый финансовый год. Это похоже на начальный баланс в вашей чековой книжке. Накладные пересылки разносятся по коду счета 1900 и называются резервами. Записи в журнале не могут быть выполнены с использованием кода счета 1900. Резервы представляют собой фактические доллары, а не бюджет. В процессе расчета на конец года для проводки резервов на счет 1900 используется код класса правил JBF. ПОЧЕМУ ЭТО МЕНЯЕТ СПОСОБ ПЕРЕВОДА РАСХОДОВ В КОНЦЕ ГОДА Подумайте о своей чековой книжке. Когда вы вносите чек, сумма, которую вы должны потратить, увеличивается. Когда вы выписываете чек, баланс становится меньше. В конце месяца ваш банк принимает все ваши депозиты и добавляет их к вашему балансу, а также все ваши расходы и вычитает их из вашего баланса. Новая сумма - это ваш начальный баланс. NĻŃƋ ĸıŀ'Ŀ ĿĭŅ ŅĻŁ ıĭĸĵņıİ ĭIJŀıľ ŀĴı ĹĻĺŀĴ ıĺİıİ ĭĺİ ŀĴı Įĭĺķ İ İıŀıľĹĵĺıİ ŅĻŁľ ıŃ начальный баланс, банк отправил на ваш счет чек на 100 долларов, выписанный кем-то другим. Они могли переместить этот чек на правильный счет, сняв с них 100 долларов. Они могут добавить 100 долларов обратно на ваш счет, и баланс вашего счета станет больше. Тогда у вас обоих будет правильный баланс, показанный после коррекции. WĴŅ įĭĺ'ŀ UNM ıŀ ŅĻŁ İĻ ŀĴı ĿĭĹı ŀĴĵĺij? В конце года ЕНД должно точно указать расходы на каждый год для каждой области. В приведенном выше примере, когда конец года заканчивается в ЕНД, ваши расходы были завышены на 100 долларов. Человек (ŀĴĵĺķ «ĵĺİıń») ŃĴĻ «ŃľĻŀı ŀĴı įĴıįķ» ĭĺİ ŃĭĿ ĺĻŀ ıİƋ ĴĭĿ сообщил о занижении на 100 долларов. Так и останется. Чистый эффект для UNM равен нулю. Тем не менее, это искажение на 100 долларов для каждого индекса. Но если расход был перемещен из индекса в индекс с использованием счета расходов, искажение будет дублироваться в новом году. İıń »), которые« ı ŀĴı įĴıįķ »ĸĭĿŀ ıĭľ ŃĻŁĸİ Ĵĭłı 100 $ ıńļıĺĿıĿ ŀĴĵĿ Ņıĭľ ŀĴĭŀ ĵĿ ŀĴĵĿ ıĭľ'Ŀ ıńļıĺĿıƎ TĴĵĿ İ ļŁŀ, индексы превышают (или занижают) бюджет в течение нового года, когда они действительно превышают (или занижают) бюджет в пределах бюджета. Это может ввести менеджеров в заблуждение относительно того, что было потрачено в этом году. Когда отделы исправляют искажения предыдущего года, они не хотят создавать искажения текущего года. Неограниченные расходы текущего года представлены правильно, если искажения предыдущего года исправлены с использованием записей, которые корректируют только ŀĴı “Įıijĵĺĺĵĺij Įĭĸĭĺįı” (или Резервы) “įĴıįķĮĻĻķ” Ƌ ıľ ŀĴĭĺ ŀĴı ıńļıĺĿıĿƎ WĴıĺıłıľ ŅĻŁ ıııİ ŀĻ İŅ чтобы скорректировать его с помощью записи "Резервы". Обратите внимание, что мы не говорим о контрактах и ​​грантах. КАК ВЫ РЕШИТЕ, НУЖНА ЛИ ВАМ ИСПРАВЛЯЮЩАЯ ЗАПИСЬ Когда вы сверяете свои показатели за июнь, вы можете обнаружить следующие искажения: 1) 500 долларов, отнесенных на расходы на канцелярские товары в прошлом году, должны были быть списаны на поездку. Индекс был правильным. 2) 200 долларов, отнесенные на расходы на канцелярские товары, должны были быть отнесены к расходам на компьютер по другому показателю. Вам нужно исправить оба искажения? Ответ: Нет. Снова подумайте о чековой книжке. Если вы выпишете чек на 500 долларов на ваши расходы, это НЕ ВЛИЯЕТ НА ВАШ НАЧАЛЬНЫЙ БАЛАНС в следующем месяце. Соответственно, если у вас есть расходы предыдущего года, которые не были списаны с правильного счета, но ИМЕЮТСЯ В ПРАВИЛЬНОМ ИНДЕКСЕ, это не повлияет на ваш начальный баланс на новый год. Если это не повлияло на начальный баланс в новом году, вход запрещен. А как насчет второго искажения? Да, это искажение необходимо исправить. Вы, вероятно, воспользуетесь изменением записи «Запасы». СЧЕТ 1903 - ИЗМЕНЕНИЕ В РЕЗЕРВАХ ЗАПИСЬ: Наиболее распространенная запись, сделанная на счетах резервов, включает перемещение баланса от одного индекса к другому для покрытия дефицита в индексе или для финансирования индекса. Еще одна распространенная причина входа в Резервы - закрытие индекса, у которого есть баланс, но не было активности в текущем году; в данном случае единственный счет с балансом - 1900. Еще одна причина для ввода резервов - исправление записей за предыдущий год. Когда искажение обнаруживается в неограниченном индексе после закрытия бухгалтерских записей за финансовый год, и искажение влияет только на неограниченные индексы, изменение записи в резервах является методом исправления искажения. Эти записи используют учетную запись 1903 с обеих сторон записи. Участвующие индексы должны относиться к одному и тому же уровню Фонда 2 и Уровню программы 2. Если индексы не принадлежат к одному и тому же уровню Фонда 2 и Уровню программы 2, обычно требуется запись о переводе. Ознакомьтесь с записями о переводе в Руководстве по распределению, передаче и резервам ваучера журнала LEARN от 7, опубликованном по адресу http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml, чтобы получить инструкции по этим записям. Применяются те же принципы: вы не пользуетесь счетами расходов. ПОНИМАНИЕ СТРУКТУРЫ ФОНДА Чтобы определить, какие счета использовать при внесении исправлений, вы должны знать, в каком Фонде 2 уровня находится каждый индекс. Если индексы находятся в одном фонде уровня 2, вы можете использовать запись об изменении резервов. Если индексы не принадлежат к одному фонду уровня 2, вы не можете использовать запись об изменении резервов. В приложениях 2 и 3 показана структура главного кампуса и HSC. Обратите внимание, что первая цифра номера фонда указывает на университетский городок. Филиалы имеют начальный номер, отличный от 2 (Главный кампус) или 3 (HSC). Обратите внимание, что для того, чтобы фонды уровня 2 находились в одном фонде, они должны иметь одно и то же основное назначение. Учебные и общие фонды сгруппированы вместе, исследования сгруппированы вместе, так же как образование, клиническая служба, государственная служба, другие учебные услуги, внутренние службы и другие области. Вы можете использовать приложение, чтобы определить фонд уровня 2, сначала найдя фонд уровня 3 для индекса из баннерной формы FTMACCI. Фонды 2U0005 и 2U0237 находятся в фонде 2 уровня 2U2G, ниже. Если их программы совпадают, можно сделать запись об изменении резервов. Фонды 2U0224 и 2U0237 находятся в разных фондах уровня 2. Изменение записи «Запасы» невозможно. Если сумма искажения невелика (<5,000 долларов США), обычно может быть сделана запись 8045 для исправления искажений за предыдущий год между индексами в разных фондах уровня 2. Раздел Приложения 3 - Основная структура фонда кампуса 2U1G MU Общие I & G 2U0224 MU I & G 2U2 MU Research 2U2G MU Общие исследования 2U0005 MU Исследования отдела 2U0006 MU Idc 2U0237 MU Восстановление IDC для специальной программы Вы можете просмотреть самую последнюю версию этого отчет в ePrint, репозиторий fin_banp-Finance Banner Production (банп). Имя отчета - FGRFNDH-Fund Hierarchy Report. ПОНИМАНИЕ СТРУКТУРЫ ПРОГРАММЫ В общем, Приложения 4 будет достаточно, чтобы помочь вам определить, относятся ли индексы к одному и тому же Уровню 2 Программы. Чтобы выполнить запись об изменении резервов, помимо того, что оба индекса имеют один и тот же уровень фонда 2, они также должны иметь одинаковый уровень программы 2. Если вы посмотрите ŀĴı ĵĺİıń 'O! P! Ļĺ FTMACCI, вы увидите фонд 3-го уровня программы, а не фонд 2-го уровня. _N_R! LLY (ŀĴıľı ĭľı ĿĻĹı ıńįıļŀĵĻĺĿǥ) программа уровня 3 начинается с тех же первых двух цифр, что и код программы уровня 2. Если вы не уверены, вы можете найти программный код в отчете об иерархии программ и определить по нему код уровня 2. Вы также можете использовать FTIPRGH. Взгляните на отчет об иерархии программ ниже. Если программные коды, которые вы найдете в FTMACCI для двух индексов, - P221 и P23, они относятся к одному и тому же программному коду уровня 2, P22. Если программными кодами являются P221 и P151, они относятся к разным программным кодам Уровня 2, и запись об изменении резервов не может быть произведена. ИНСТРУКЦИОННОЕ И ОБЩЕЕ ИСКЛЮЧЕНИЕ Существует одно серьезное исключение из этого программного кода Уровня 2. Обратите внимание в Приложении 4, что ВСЕ программные коды учебного и общего уровня 2 считаются входящими в один и тот же программный код уровня 2. Это означает, что любые учебные и общие фонды в одном и том же коде фонда уровня 3 могут иметь искажения, исправленные с помощью записи об изменении резервов. Образец страницы отчета ePrint, Уровень отчета иерархии программ Вы можете просмотреть самую последнюю версию этого отчета ePrint в репозитории fin_banp-Finance Banner-Production (banp). Название отчета - FGRPRGH. 8045 ЗАПИСИ Если требуется небольшая (<5,000 долларов США) корректирующая запись, и два включенных неограниченных индекса не относятся к одному и тому же уровню Фонда 2 и / или уровню программы 2, можно использовать счет 8045. Эта запись позволит избежать использования более сложной записи о переводе. 8045 используется как для дебетовой, так и для кредитной стороны записи. Запись должна быть равна нулю. Записи 8045 оцениваются с использованием следующих критериев: • Статьи, влияющие на любые другие учетные коды, не могут использоваться в совместном предприятии, в котором используется учетный код 8045. • Существует лимит в 5,000 20,000 долларов на транзакцию и XNUMX XNUMX долларов в год на каждый индекс. Это означает, что общая сумма транзакции документа не может превышать 10,000 5,000 долларов США, 5,000 XNUMX долларов США по дебету и XNUMX долларов США по кредиту. • Любые исключения из этих лимитов должны быть одобрены финансовыми службами до подачи заявки. • Заработная плата не может быть перемещена с использованием кода счета 8045. [Используйте PZAREDS для перераспределения рабочей силы.] • Бюджеты для этой учетной записи не разрешены. • Код счета 8045 нельзя использовать с ограниченными индексами. • Должно быть подробное описание типа выставляемых расходов. НЕ ТРЕБУЕТСЯ ВВОДА. Если между кодами счетов в одном индексе существует искажение, ввод не требуется. Поступления в резервы увеличивают (или уменьшают) остаток на конец предыдущего года в затронутых индексах. Они не влияют на счета расходов, на которых изначально были сделаны записи. Записи о запасах должны быть хорошо задокументированы, чтобы можно было идентифицировать исходную корректировку записи. ВНЕДРЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯ С ЗАПИСЕЙ В РЕЗЕРВЫ 1) Определите, что это правильная запись: a. Искажение связано с неограниченным искажением расходов за предыдущий год. (Или вы перемещаете резервы по другой причине.) B. Убедитесь, что у вас есть баланс для движения. c. Все задействованные индексы имеют один и тот же Фонд уровня 2 d. Все задействованные индексы имеют одну и ту же Программу уровня 2. Вы можете определить Фонд и Программу уровня 2, используя приложения 2–4. Вы можете определить программу уровня 2 с помощью приложения 4 или отчета ePrint Отчет об иерархии программ или баннерной формы FTIPRGH. ПРИМЕР 200 долларов США были отнесены к расходам на канцелярские товары в индексе 123456, которые должны были быть отнесены к расходам на компьютер в индексе 654321. Оба индекса имеют один и тот же фонд уровня 2 и одинаковую программу уровня 2. Достаточные резервы существуют в индексе 654321, счете 1900. Изменение записи «Резервы» будет выглядеть следующим образом: Уменьшите «расходы» в индексе 123456, потому что эти расходы не должны были относиться к этому индексу. Уменьшение расходов по сравнению с предыдущим годом переводится в УВЕЛИЧЕНИЕ счета доходов, что означает кредитование счета изменения резервов 1903 года. Увеличьте «расходы» в индексе 654321, потому что они должны были оплатить расходы в прошлом году. Увеличение расходов по сравнению с предыдущим годом переводится в УМЕНЬШЕНИЕ счета доходов (они уже потратили его в прошлом году), что означает, что вы дебетуем счет изменения резервов 1903 года. Более простой способ подумать об этом: если вам нужно увеличить «расходы» в индексе, дебетуйте 1903. Чтобы уменьшить «расходы», кредит 1903 г. Списываемый вами индекс должен иметь достаточно резервов для удаления. Обратите внимание, что для этой записи вы не используете какие-либо счета расходов. 1903 год - это счет доходов. Актуально: эта запись сбалансирована. Нетто записей 1903 года - ноль. Это требование для всех 1903 записей. ВНЕДРЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯ С ПОМОЩЬЮ ЗАПИСИ 8045 Иногда требуется внести корректирующую запись, но индекс, который должен принимать расходы, не имеет достаточных резервов для покрытия расходов. Что тогда? Когда неограниченному индексу необходимо перенести в индекс расходы предыдущего года, а резервов недостаточно, вы обычно используете код счета расходов 8045-Межведомственная поддержка. Вы НЕ будете использовать какие-либо другие счета. Эту учетную запись можно использовать независимо от того, совпадают ли коды 2-го уровня фонда и коды 2-го уровня программы. ПРИМЕР 200 долларов США были отнесены к расходам на канцелярские товары в индексе 123456, которые должны были быть отнесены к расходам на компьютер в индексе 654321. Достаточных запасов нет в индексе 654321, счете 1900. Оба индекса могут иметь или не иметь один и тот же фонд уровня 2 и одну и ту же программу уровня 2. Корректирующая запись будет выглядеть следующим образом: Уменьшите «расходы» в индексе 123456, потому что эти расходы не должны были относиться к этому индексу. Уменьшите расходы по сравнению с предыдущим годом, пополнив счет 8045-Межведомственная поддержка. Это счет расходов. Не используйте другие счета. Увеличьте «расходы» в индексе 654321, потому что они должны были оплатить расходы в прошлом году. Увеличение расходов по сравнению с предыдущим годом за счет дебетования счета 8045-Межведомственная поддержка. Не используйте другие счета. Эта запись сбалансирована. 8045 записей обнуляются. Это требование для всех 8045 записей. 8045 записей можно использовать, когда уровни фонда и / или программы НЕ относятся к одному фонду и / или программе уровня 2. КОГДА НЕОБХОДИМО ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ УТВЕРЖДЕНИЕ Для исправления искажений предыдущего года с помощью записи об изменении резервов предварительное разрешение не требуется. Кафедры медицинского факультета должны получить предварительное одобрение для любого другого типа записей в резервы IJľĻĹ ŀĴı SOM'Ŀ _ıĭĺ'Ŀ ĻIJIJĵįıƎ Что насчет ОГРАНИЧЕННЫХ ИСПРАВЛЕНИЙ ИНДЕКСА? Используя ограниченные индексы, вы продолжаете перемещать искажения, используя счета расходов. Сохранение точных совокупных сумм ограниченных расходов в правильных счетах имеет первостепенное значение. Ограниченные индексы не имеют счета резервов 1900, и никакие записи никогда не делаются на счет изменения резервов 1903 года для ограниченного индекса. Если задействован ограниченный индекс, даже если другой индекс не ограничен, используйте правильные счета расходов в обоих индексах, чтобы исправить искажение. ОБЩИЕ ОШИБКИ ВАУЧЕРА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЕ СЛЕДУЕТ ИЗБЕЖАТЬ: • Создание записи резервов, которая пересекает фонды уровня 2 или программы уровня 2. • Попытка без ограничений переместить исправляющие записи за предыдущий год в их исходный код счета. Они должны быть перемещены в код счета резервов [1903] в качестве дебета и кредита задействованным индексам. • Дебет не равен кредитам. • Внесение записи о запасах вместо переноса расходов текущего года в соответствующий индекс. • TĴı ĵĺİıń İ ĭįįĻŁĺŀ İı IJŁĺİĿ ĭľı ıĵĺij ĹĻłıİ «IJľĻĹ» İĻıĿ ĺĻŀ łı ĿŁIJIJĵįĵı IJŁĺİĿ ĵĺ 1900. Отрицательный баланс НЕ МОЖЕТ быть результатом. ДРУГИЕ ВИДЫ ЗАПИСЕЙ В РЕЗЕРВЫ Записи в резервах используются для перемещения остатков, поэтому расходы могут происходить в других индексах. Резервы также можно использовать для очистки индекса, чтобы его можно было закрыть. ПОКРЫТИЕ ДЕФИЦИТА ДРУГОГО ИНДЕКСА Если индекс имеет отрицательные резервы, это означает, что у индекса было больше расходов, чем доходов за предыдущий год. Чтобы исправить эту ситуацию, вас могут попросить переместить резервы из более здорового индекса в этот индекс, чтобы устранить отрицательное условие запасов. ПРИМЕР На конец года индекс 123456 имел резервы в размере 8,000 долларов США. Это означает, что на конец года у индекса 123456 оставалось 8,000 долларов США после вычета всех расходов. Индекс 654321, с другой стороны, имел отрицательные резервы в размере 1,000 долларов. Вам сказали использовать часть средств в 123456, чтобы довести отрицательные резервы до нуля. Индекс 654321 не имеет бюджета. Индекс 123456 имеет сбалансированный бюджет в 20,000 XNUMX долларов. Ни одна из средств Резервов не предусмотрена в бюджете 654321. Вам не нужно делать никаких записей в бюджете. Предполагая, что оба индекса находятся в одном фонде уровня 2 и программе уровня 2, запись будет выглядеть следующим образом: Счет правила индекса (Dr) (Cr) Код класса 123456 JE2 1903 1,000 654321 JE2 1903 1,000 Если бы перемещаемые резервные деньги были заложены в бюджет в 654321 , заложенная в бюджет сумма должна быть уменьшена как в 1901 году, так и в области расходов. ЗАКРЫТИЕ ИНДЕКСА Как показано выше, если вы закрываете индекс, который имеет только отрицательную сумму резервов 1900 (без расходов), вы удаляете резервы с изменением 1903 записи резерва. Если закрываемый индекс имеет отрицательные резервы, вы должны кредитовать этот индекс, используя счет 1903, на точную сумму в отрицательной сумме счета резервов 1900. Вы будете списывать эту сумму с другого индекса того же фонда уровня 2 и той же программы. Если индекс, который должен быть прекращен, имеет положительную сумму резервов, вы также удалите положительные резервы с записью 1903 резервов. Вы будете списывать с этого индекса, используя счет 1903, точную сумму на счете 1900 Reservations. Вы будете кредитовать другой индекс в том же фонде 2 уровня и той же программе на эту сумму. Эта запись оставит вас с нулевым чистым балансом в индексе, который нужно прекратить, и затем вы можете отправить индекс для прекращения. Не забудьте включить в текст ваучера журнала объяснение того, почему вы делаете запись; для завершения ненужного индекса. СЧЕТ 1901 - БЮДЖЕТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕЗЕРВОВ ЗАПИСЬ: Главный кампус и Центр медицинских наук работали вместе над разработкой Стандартной операционной процедуры (СОП) бюджетных резервов 1901 года, которая объясняет правила обработки и дает примеры записей BD4. Между университетскими городками существуют небольшие различия в требованиях. Каждая область должна сотрудничать с Бюджетным управлением (Главный кампус или HSC) по своим конкретным бюджетным вопросам и обращаться к СОП, расположенному на веб-сайте Главного кампуса http://www.unm.edu/~budget/sop/. СВЯЗАННЫЙ БЮДЖЕТ НАПОМИНАНИЯ: • У вас должны быть реальные деньги, чтобы переместить его. Вы не можете переместиться с записью 1903 года больше, чем осталось в 1900 году. Всегда. • Перемещаемое финансирование должно быть предусмотрено в бюджете. (Это не относится к исправлению искажений.) • Подготовьте необходимые бюджетные записи одновременно с внесением фактической записи. Вы можете использовать одно и то же СП как для бюджета, так и для фактических записей. • Для использования резервов в бюджете необходимо использовать код счета 1901. • Помните, что расходный счет 8060 используется по умолчанию; используйте правильный счет расходов. (Счет, на котором сейчас будут израсходованы деньги, а для индекса предоставления - счет, на котором расходы изначально были заложены в бюджет.) • Коды счетов 1900 или 1903 не могут использоваться в проводках бюджета. ЗАПИСЬ В БЮДЖЕТ ОБЩИЕ СОВЕТЫ: ​​• Записи в бюджете должны быть в целых долларах. Никаких центов. 11 • В бюджете İıń «ijĵłĵĺij» ı İĿ [ŀĴĵĿ ıĺŀľŅ ĵĿ ļŁŀ ĵĺŀĻ ı JĻŁľĺĭĸ ıĺŀľŅ ŃĵŀĴ ıijĭŀĵłı Ŀĵijĺƌ ŀĴı для этих счетов] должно быть достаточно денег, чтобы покрыть вход. [то есть, если текущий бюджет составляет 9,000 долларов, а фактические расходы составляют 500 долларов и есть обременение в 1,500 долларов, то остается только 7,000 долларов (9,000-500-1,500 долларов = 7,000 долларов), и только 7,000 долларов можно переместить]. • ПОМНИТЕ: если вы переводите финансирование из индекса (или в него), вы также должны переместить ту же сумму расходов из индекса (или в него). Бюджет должен оставаться сбалансированным. • В случае сумм резервов используйте код счета 1901 и класс правил BD4 для перемещения финансирования из одного индекса в другой. Если вы хотите потратить не предусмотренные в бюджете деньги из резервов, которые находятся в 1900 году, вы должны запланировать использование финансирования в коде счета1901. Обратитесь к вашему отчету Hyperion, чтобы узнать, сколько использования резервов в настоящее время предусмотрено в бюджете. • ВЫ ДЕЛАЕТЕ ЗВОНОК 1) При сверке июньской активности с ограниченным индексом 443123 вы обнаруживаете плату в размере 500 долларов, которой нет в индексе. Вместо этого он принадлежит к неограниченному индексу 543123. Плата за учетный код составляла 3100, покупка была сделана за принтер. Неограниченный индекс имеет 4,550 долларов на фактическом счете резервов 1900. a. Я буду использовать счет резервов 1900 для кредитного индекса 443123. Я спишу резервный счет 1900, индекс 543123, перемещая счет. b. Я буду использовать счет изменения резервов 1903 для кредитного индекса 443123 и дебетовать счет изменения резервов 1903, индекс 543123 индексный счет дебетовый кредит 543123 1903 500.00 долларов 443123 1903 500.00 долларов c. Это включает в себя ограниченный индекс, поэтому я перенесу расходы на принтер из 443123, зачислив счет 3100-Офисные принадлежности Общие, и перенесу его в неограниченный индекс 543123, дебетовав счет 1903-Изменение резервов. Дебетовый кредит индексного счета 543123 1903 500.00 долларов 443123 3100 500.00 долларов d. Это включает в себя ограниченный индекс, поэтому я перенесу расходы на принтер из 443123, зачислив счет 3100-Офисные принадлежности Общие и дебетовав счет 3150-Компьютерные принадлежности <5,000 долларов в индексе 543123. Дебетовый кредит счета индекса 543123 3150 500.00 долларов 443123 3100 500.00 долларов 2) При сверке июньской активности для неограниченного индекса 333123 вы обнаруживаете списание 500 долларов, которого нет в индексе. Вместо этого он принадлежит к неограниченному индексу 543123. Счетный код был выставлен на счет 3100-Office Supplies General, а покупка была сделана за бумагу для копировального аппарата. У обоих неограниченных индексов на счете резервов 4,550 находится по 1900 долларов каждый. Оба индекса находятся в одном фонде уровня 2 и в одной программе уровня 2. a. Я воспользуюсь счетом 1903 «Изменение резервов», чтобы зачислить индекс 543123 и дебетовать счет «Изменение резервов 1903», индекс 333123 b. Поскольку счет 1903 изменения резервов является счетом доходов, я спишу индекс 543123, чтобы удалить избыточную выручку, перенесенную из-за недостающей суммы расходов, и кредит счета изменения резервов 1903, индекс 333123, чтобы увеличить их доход за счет продления срока. Дебетовый кредит счета индекса 543123 1903 500.00 долларов 333123 1903 500.00 долларов 3) При сверке июльской активности с неограниченным индексом 333123 вы обнаруживаете июльский сбор в размере 500 долларов, которого нет в индексе. Вместо этого он принадлежит к неограниченному индексу 543123. Платежный код счета был 3100, и покупка была для бумаги для копировального аппарата. У обоих неограниченных индексов на счете резервов 4,550 находится по 1900 долларов каждый. a. Поскольку счет 1903 изменения резервов является счетом доходов, я спишу индекс 543123, чтобы удалить избыточную выручку, перенесенную из-за недостающей суммы расходов, и кредит счета изменения резервов 1903, индекс 333123, чтобы увеличить их доход за счет продления срока. Дебетовый кредит индексного счета 543123 1903 500.00 долларов 333123 1903 500.00 долларов b. Поскольку это не корректировка предыдущего года, я спишу счет 3100 в индексе 543123 и зачислю счет 3100, чтобы удалить расходы в индексе 333123 Дебетовый кредит счета индекса 543123 3100 500.00 долларов 333123 3100 500.00 долларов США 4) При сверке июньской активности для неограниченного индекса 333123 , вы обнаружите плату в размере 1,500 долларов США, которой нет в индексе. Вместо этого он принадлежит к неограниченному индексу 543123. Правильно списанный код счета: 2020-Зарплата. а. Поскольку счет 1903 изменения резервов является счетом доходов, я спишу индекс 543123, чтобы удалить избыточную выручку, перенесенную из-за недостающей суммы расходов, и кредит счета изменения резервов 1903, индекс 333123, чтобы увеличить их доход за счет продления срока. b. Поскольку это счет заработной платы, я сделаю PZAREDS, чтобы переместить зарплату в индекс 543123. Я также проверю отчет Hyperion Finance FSH0002 «Распределение труда» для сотрудника, чтобы убедиться, что распределение теперь правильное. c. Я оформлю форму перераспределения рабочей силы, чтобы переместить зарплату этому сотруднику. 5) При сверке июньской активности с неограниченным индексом 333123 вы обнаруживаете, что плата в размере 800 долларов не входит в индекс. Вместо этого он принадлежит к неограниченному индексу 543123. Правильно списанный код счета: 3100-Office Expense General. Индекс 333123 не имеет сальдо на счете 1900-Резервы, а индекс 543123 имеет отрицательное сальдо в 5,000 долларов на счете 1900¬Резервы. Индексы находятся в одном фонде 2 уровня и в одной программе. a. Поскольку счет 1903 изменения резервов является счетом доходов, я спишу индекс 543123, чтобы удалить избыточную выручку, перенесенную из-за недостающей суммы расходов, и кредит счета изменения резервов 1903, индекс 333123, чтобы увеличить их доход за счет продления срока. Дебетовый кредит индексного счета 543123 1903 800.00 долларов 333123 1903 800.00 долларов b. Я спишу по счету расходов индекс 543123 расходный счет 3100-Office Expense General, чтобы переместить неверную сумму расходов в этот индекс, и кредитный счет 3100-Office Expense General, index 333123, чтобы уменьшить их расходы на эту же сумму. Индексный счет Дебетовый кредит 543123 3100 800.00 долларов 333123 3100 800.00 долларов c. Поскольку на счете резервов 1900 нет положительного сальдо, я спишу индекс 543123, счет 8045-Межведомственная поддержка, чтобы перенести неверную сумму расходов в этот индекс, и кредит 8045-Межведомственная поддержка, индекс 333123, чтобы уменьшить их расходы на ту же сумму. 15 ПРИЛОЖЕНИЕ 1 - КОДЫ СЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ КОД УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ Название Описание ПРИЛОЖЕНИЕ 2-HSC СТРУКТУРА НЕОГРАНИЧЕННОГО ФОНДА 3U56 HU Общая клиническая служба 3U54 HU Внутренние службы ПРИЛОЖЕНИЕ 3-ГЛАВНАЯ СТРУКТУРА НЕРЕСТРИРОВАННОГО ФОНДА КАМПУСА Вы можете увидеть самую последнюю версию этого отчета в ePrint, Репозиторий fin_banp-Finance Banner Production (банп). Имя отчета - FGRFNDH-Fund Hierarchy Report. ОБНОВЛЕНО 07 1U08 MU Summer Professional Development 2U0206 MU Maxwell San Felipe 2U0108 Internal Services 2U54 MU Microprobe Sem Lab 2U0113 MU ECRF OTV Cost Center 2U0114 MU Mathematics & Statistics 2U0115 MU Mathematics & Statistics Kyner 2U0116 Physics Clinics Statics 2U0117 MU Media Tech Service 2U0118 MU SIMS Laboratory 2U0119 MU Ce Shop Account 2U0120 MU Ce Hydraulics Lab Fee 2U0121 MU Xrd Lab 2U0122 MU Special Program Services Level 2 0150U2 MU Banner Tax 0232U2 MU Catastrophic Leave Maintenance 2U0233 2 MUDLID0236 MU PPD Environmental Services 2U0239 MU PPD Work Control Level 2 0240U2 MU Сотрудник и разработка организации 0241U2 MU Univ Library Внутренние Svcs 0242U3 MU Непрерывное образование 2U0243 MU Лаборатория конфокального лазерного сканирования 2U0244 ITS Computing Services 2U0245 ITS Communications Network Projects 2U0246 Public Capital Services 2U0249 MU-Benefits 2U0250 CHTM-Техническая поддержка 2U0253 A&S Biolo Сервисные центры gy 2U0254 Внутренние службы EDAC 2U0255 MU Лаборатории NMIRA 2U0256G MU Общая помощь студентам 2U0258 Обеспеченные расходы MU 2U0260 Помощь студентам MU 2U0262 Племенная помощь студентам 2U5 MU Другое 2U0008 MU Магистр менеджмента 2U0226 MU Santa Fe-2 Центр абитуриентов APPAP 0261U ЭЛЕМЕНТЫ - КРАТКОЕ СПРАВОЧНОЕ РУКОВОДСТВО Рассматривайте как ОДИН Фонд уровня 2 программы. ОПИСАНИЕ ПРОГРАММЫ КОДЫ УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ Уровень 2 Инструкция и общие ОПЕРАЦИОННЫЕ ДОХОДЫ Начинаются с инструкций и общих доходов P09 Доходы от обучения 01 Неограниченные инструкции Ex 10 P10 Взносы студентов 02 Sponsored Instr Restr Ex 10 P10R Обязательные взносы для студентов 02Z1 Академическая поддержка Unredr Ex 11 P11 Услуги для пациентов Спонсорские услуги для пациентов 03 Поддержка Restr Ex 11 P11R Grants & Contracts 04 Student Services Ex 12 P12 Sales & Services 05 Sponsored Student Srvc Restr Ex 12 P12R ВНУТРЕННИЕ ПРОДАЖИ Институциональная поддержка Ex 13 P13 (ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ТОЛЬКО ДЛЯ ВНУТРЕННИХ УСЛУГ P18) Спонсируемая поддержка учреждения Restr Ex 13 P13R Ассигнования 07 ( номер) Эксплуатация и техническое обслуживание Пр. 14 P14 Продажи и услуги 07Z Прочая операционная выручка 08 Социальная и культурная деятельность студентов Пр. 15 P15 НЕРАБОЧИЕ ДОХОДЫ Доход от облигаций 09 Исследования Unrestr Пр. 16 P16 Подарки, инвестиционный доход и спонсируемые исследования Restr Пр. Пр. 16 P16R Прочее 10 Переводы 11 или 12 Non Sponsored Pub Svc Unrestr Ex 17 P17 Allocations Sponsor Public Service Restr Ex 17 P17R Earned Rev enue 1600 F&A Allocation 1601 Internal Services Ex 18 P18 (ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ТОЛЬКО В P16 Research) Распределение SOM Gen 1610 Unrestr Student Aid Ex 19 P19 Объединенное распределение 1640 Sponsored Student Aid Restr Ex 19 P19R (Используется только департаментами. Для первоначального бюджета) Поступления от облигаций UNM 1650 Вспомогательные средства Ex 20 P20 Общие ассигнования 1660 Накладные расходы Внутренние 1661 Легкая атлетика Ex 21 P21 (ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ТОЛЬКО В исследованиях P16) Rıijıĺŀ'Ŀ RıĭĸĸĻįĭŀĵĻĺ 1665 Independent Operations Ex 22 P22 Запасы Резервы 1900 Другие институциональные программы P50 (НЕ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ Департаменты ВСЕГДА) Основные средства P501 Изменение остатка бюджета 1901 Агентства P502 (ТОЛЬКО ДЛЯ ЦЕЛЕЙ БЮДЖЕТА) Программы студенческих ссуд P503 Изменение резервов 1903 Дотационные программы P504 (ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ТОЛЬКО ФАКТОВ ВПЕРЕД) РАСХОДЫ Заработная плата 20 Выплаты по заработной плате 21 Прочие расходы Поддержка с 31 по 99 8045 Бюджет на непредвиденные расходы 80E0 ПРИЛОЖЕНИЕ 5 - ВЫ ДЕЛАЕТЕ ОТВЕТЫ НА ЗВОНОК 1) Правильный ответ - D. a. Этот ответ неверен, поскольку счет резервов 1900 используется Управлением финансовых систем только в конце года для переноса остатков вперед. Неограниченные корректирующие записи сделаны в 1903 г. - Изменения в резервах. Этот ответ также неверен, потому что любая корректирующая запись, включающая ограниченный индекс, выполняется с использованием фактических счетов расходов для записи, а не записи резервов. b. Этот ответ неверен, потому что любая корректирующая запись, включающая ограниченный индекс, выполняется с использованием фактических счетов расходов для этой записи, а не записи резервов. c. Этот ответ неверен, потому что любая запись, использующая счет 1903 «Изменение резервов», должна использовать счет 1903 как для дебетовой, так и для кредитной части записи. d. Это правильный ответ. Запись удаляется из индекса 443123, счет 3100 с кредитом, и должным образом списывается на расходы путем дебетования счета 3150 в индексе 543123 2) Правильный ответ - B a. Этот ответ неверен, потому что знаки (дебет / кредит) поменялись местами. b. Это правильный ответ. Поскольку резервы являются счетом доходов, вы должны КРЕДИТОВАТЬ неверно списанный индекс и ДЕБЕТОВАТЬ индекс, который должен был получить расходы, используя счет 1903. 3) Правильный ответ - Б а. Этот ответ неверен, поскольку июльская поправка для июльских расходов не является пересчетом расходов за предыдущий год. Счет 1903 используется для пересчета за предыдущий год, а не за текущий год. b. Это правильный ответ. Расходы текущего года удаляются из неправильного индекса и счета с кредитом и перемещаются в правильный индекс и счет с дебетом. 4) Правильный ответ - Б а. Этот ответ неверен, потому что расходы по заработной плате не переносятся с помощью журнальных ваучеров. b. Это правильный ответ. Расходы по заработной плате переносятся в Баннер с помощью формы PZAREDS. c. Этот ответ неверен, потому что перераспределение рабочей силы закончилось с внедрением баннерной системы расчета заработной платы 1 июля 2008 г. 5) Правильный ответ - C a. Этот ответ неверен, потому что вы не можете переместить несуществующую сумму резервов. Если есть резервы, размер которых меньше суммы, которую необходимо удалить из индекса, то использование 1903-Изменение резервов невозможно. b. Этот ответ неверен, поскольку счет расходов 3100 никогда не используется для исправления неограниченного искажения расходов за предыдущий год. c. Это правильный ответ. Поскольку оба индекса находятся в одном фонде уровня 2 и имеют одну и ту же программу, и поскольку нет резервов для перемещения, а перемещаемая сумма небольшая (<5,000 долларов США), используется счет 8045-Межведомственная поддержка. Помните, что общая сумма, перемещаемая с помощью этой учетной записи, не может превышать 20,000 5,000 долларов в год, и ни одна запись не может превышать XNUMX долларов.

Коды учетных записей еще раз

Ведущий: Джон Брандт
Дата: 05-11-2009

Презентация - PowerPoint
Раздаточный материал - Word

  Коды счетов расходов пересмотрены. Представлено Джоном Брандтом 5/11/09, подготовлено Терри Шуботэмом, специалистом по управлению бизнесом. В сотрудничестве с: HSC и Главный кампус. Неограниченный учет. HSC и Контракт на главный кампус и учет грантов. Бухгалтерский учет 277-2018) Закупки (277-2036) СОДЕРЖАНИЕ, УТОЧНЯЮЩИЕ ЭТИ КОДЫ УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ 3 КЛАССИФИКАЦИЯ РАСХОДОВ - РУКОВОДЯЩИЕ ПРИНЦИПЫ 3 КАТЕГОРИЯ ПРАВИЛЬНОГО РАБОЧЕГО ЛИЦА? 3 ГДЕ НАЙТИ СПИСКИ КОДОВ УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ 4 СТРУКТУРА БАЗОВОГО КОДА УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ 5 ТЕКСТ ПУНКТА И КОММЕРЧЕСКАЯ ЦЕЛЬ - БУДЬТЕ ПОДРОБНЫ И КОНКРЕТНЫМ 5 ДОПУСТИМЫЕ РАСХОДЫ? 8 Ниже перечислены некоторые виды расходов, на которые нельзя использовать средства университета: 8 ПОСТАВКА ИЛИ ОБСЛУЖИВАНИЕ 9 ИСКЛЮЧАЮТ ЛИ РАСХОДЫ «ОБЪЕКТЫ И АДМИНИСТРАТИВНЫЕ РАСХОДЫ»? 10 ИНОСТРАННЫХ СТУДЕНТОВ, ПОСЕТИТЕЛЕЙ, ПРОДАВЦОВ (С НАЛОГООБЛОЖЕНИЕМ) 10 ДВИЖУЩИЕСЯ РАСХОДЫ (СВЯЗАННЫЕ С ПЕРЕМЕЩЕНИЕМ) 11 РАСХОДЫ НА ПУТЕШЕСТВИЕ ИЛИ ЕДА ​​11 РАСХОДЫ НА КОМПЬЮТЕР (ИЛИ СВЯЗАННЫЙ) ОБЩИЕ ОШИБКИ 13 ПОСТАВКА ИЛИ ОБСЛУЖИВАНИЕ? 14 ТРЕБОВАНИЯ К ПЛАТЕ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСОМ 14 ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ, РЕМОНТ ИЛИ РЕМОНТ? 16 ПОДАРКИ / СУВЕНИРЫ / РЕКЛАМА 16 ВЫ ЗВОНИТЕ 16 ПРИЛОЖЕНИЕ 18: ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОДА УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ 18 ПРИЛОЖЕНИЕ 18: УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСОМ 19 КОДЫ ТОЛЬКО ДЛЯ БИБЛИОТЕКИ: 1 БОЛЬШЕ, ЧЕМ 27 ИЛИ СОСТАВЛЯЕТ $ 2 32 32 ОБОРУДОВАНИЕ 10,000 ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ РАБОЧИЕ КАТЕГОРИИ ИНДИКАТОРОВ 32 ПРИЛОЖЕНИЕ 32: КОДЫ СЧЕТОВ ПРОДОВОЛЬСТВЕННЫХ СЧЕТОВ 3 ПРИЛОЖЕНИЕ 36: ВЫ ДЕЛАЕТЕ ОТВЕТЫ НА ЗВОНКИ 4 УТОЧНЕНИЕ ЭТИ КОДОВ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ Если вы недавно просматривали План счетов UNM, вы заметили, что существует много кодов счетов расходов. В течение 37 финансового года 5 код счетов, не включая коды субсидий или заработной платы, использовался для классификации товаров, закупленных UNM. Ожидается, что вы выберете наиболее подходящий код учетной записи для каждого контролируемого вами расхода. Например, существует 38 кодов счетов снабжения и 2008 кодов счетов командировок, из которых ОДИН лучше всего подходит для любой данной транзакции. Чтобы упростить вашу работу, мы собираемся объяснить некоторые руководящие принципы для выбора наиболее подходящего кода счета расходов. Эти принципы помогут вам выбрать код учетной записи, который обычно будет одобрен финансовыми службами. Мы также собираемся изучить и попрактиковаться в использовании этих принципов, особенно в отношении некоторых наиболее часто неправильно используемых кодов учетных записей. Если вы научитесь правильно использовать эти руководящие принципы, вы значительно снизите вероятность того, что ваши документы будут возвращены вам централизованным учетом для исправлений. КЛАССИФИКАЦИЯ РАСХОДОВ - РУКОВОДЯЩИЕ ПРИНЦИПЫ. Всего несколько категорий используются для организации финансовой информации, содержащейся в отчетах Hyperion Operating Ledger. Сводные отчеты разделяют коды счетов на доходы или расходы, в то время как подробные отчеты объединяют коды счетов по трем категориям: доход, расходы на заработную плату и прочие расходы. В обоих отчетах будет указан код каждого счета, по которому ведется финансовая деятельность в течение выбранного периода. Для целей настоящего Руководства оставшаяся часть нашего обсуждения будет сосредоточена на кодах счетов, отнесенных к категории «Прочие расходы» или «Прочие операционные расходы» (как в отчете об иерархии учетных записей ePrint). Основные используемые подкатегории включают: Расходные материалы, Путевые расходы, Затраты на обучение, Затраты на исследования, Затраты на уход за пациентами, Коммуникационные расходы, Услуги, Техническое обслуживание завода, Коммунальные услуги, Капитальные затраты и Прочие расходы. Конкретные коды учетных записей попадают в каждую из этих подкатегорий. Как правило, для контрактов и грантов подходящим кодом счета для использования будет тот, который содержит утвержденный вами бюджет. Руководящий принцип таков: выберите код учетной записи, который относится к наиболее подходящей подкатегории. Если ваши расходы связаны с обедом, приобретенным для деловой встречи, на которой присутствуют не сотрудники UNM, и покупка была сделана сотрудником во время поездки, код учетной записи, который вы используете, должен быть под заголовком «Путешествие». Если расходы связаны с тем же типом деловой встречи, но с покупкой еды для местной деловой встречи, расходы должны быть НЕ в разделе «Поездки», а в разделе «Расходные материалы».   В разделе «Путешествия» вы найдете учетный код 3860-Bus Meals and Hospitality Gen. В разделе «Принадлежности» вы найдете учетный код 31A0-Bus Food-Local. Лучший способ решить, какой код учетной записи использовать, - это хорошо ознакомиться со структурой кода учетной записи, содержащейся в Отчете об иерархии учетных записей (и других источниках, перечисленных ниже), а затем следовать руководящему принципу; выберите код учетной записи, который попадает в наиболее подходящую подкатегорию. Если покупка связана с путешествием, она принадлежит ему. Если это не связано с путешествием, оно относится к припасам. Если покупка является услугой (брошюры, привязанные к вам), а не товаром (покупка бумаги, используемой для печати брошюр), она будет отнесена к подкатегории «Услуги». Категории операционной книги и полезные советы можно найти в Приложении 3. ГДЕ НАЙТИ СПИСКИ КОДОВ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ Определения учетных кодов Операционной книги показывают все активные коды счетов в UNM, а также дают определение и использование для каждого кода счета. Чтобы просмотреть или распечатать этот список, перейдите по адресу http://www.unm.edu/~gacctng/resources/OpLegAcctDef 6-23-08.pdf. На веб-сайте http://www.unm.edu/~gacctng/ есть список «часто используемых учетных кодов». Для большинства ваших нужд этого списка будет достаточно. Он значительно короче и содержит определения для перечисленных кодов счетов. Вы можете получить список всех учетных кодов, запустив отчет ePrint FGRACTH. Этот отчет можно найти, войдя в ePrint, перейдя в каталог fin banp - Finance Banner - Production (banp) и выбрав FGRACTH из списка отчетов в небольшом раскрывающемся списке внизу страницы.   В этом отчете не дается определение или использование кодов счетов.   СТРУКТУРА БАЗОВОГО КОДА УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ Обратите внимание: коды счетов доходов начинаются с нуля или единицы и, независимо от имени, они не должны использоваться для покрытия расходов. Первая цифра учетного кода Тип расчетного кода 0 Доход 1 Доход и переводы 2 Расходы на оплату труда 3 Расходные материалы и командировки 4 Затраты на обучение и исследования 5 Затраты на уход за пациентами 6 Плата за связь и услуги (см. «Услуги» ниже) 7 Техническое обслуживание оборудования (т. Е. Ремонт, обслуживание, покраска; часто вид услуг) 8 Прочие расходы, специальные расходы по контрактам и грантам 9 Капитальные, облигационные и безналичные расходы или дополнительные льготы Существует всего восемь подкатегорий расходов (коды счетов начинаются с цифр 2 - 9). Из них коды счетов, начинающиеся с 2, являются кодами трудовых счетов и не должны использоваться для общих расходов. Коды счетов, начинающиеся с 8, должны использоваться только для определенных расходов по Контракту и Гранту. Остается только шесть регулярно используемых подкатегорий. Обеспечение того, чтобы каждый расход был помещен в правильную подкатегорию, является наиболее важным шагом в регистрации ваших расходов; однако выбор отдела иногда определяет правильный код учетной записи в этой подкатегории. Однако некоторые учетные коды необходимо использовать для определенных покупок. Эти коды учетных записей будут рассмотрены в этом руководстве. ТЕКСТ ПУНКТА И КОММЕРЧЕСКАЯ ЦЕЛЬ - БУДЬТЕ ПОДРОБНЫМИ И КОНКРЕТНЫМИ Некоторые документы отклонены не потому, что был выбран неправильный учетный код, а потому, что текст позиции или бизнес-цель недостаточно объясняли транзакцию, чтобы поддержать выбор кода учетной записи. Руководящий принцип здесь - объясните транзакцию!  Кто (студенты, преподаватели, сотрудники, имена, звания, UNM или нет)  Что (номер баннера и дата, событие, деятельность, покупка, контракт)  Где (в кампусе vs. за пределами кампуса)  Зачем (бизнес-цель) Укажите исходные номера документов Banner и даты проводки для любых транзакций, которые вы перемещаете в другое место. Укажите свое имя и номер телефона. Ваш документ НЕ будет отклонен, если вы предоставите больше информации, чем необходимо; однако в этом можно отказать, если вы не дадите достаточно. Например: Недостаточная бизнес-цель может указывать: Посещать медицинскую конференцию на Гавайях. Более достаточная бизнес-цель должна указывать: Посещать кардиологическую конференцию AMA по сердечно-сосудистой визуализации, которая приносит пользу доктору. Смит и УНМ изучают новейшие технологии визуализации, которым можно обучать в классе и использовать в клинических операциях.   ДОПУСТИМЫЕ РАСХОДЫ? Деловая политика UNM 4000 - Допустимые и недопустимые расходы, в которой объясняется, что допустимо, а что недопустимо, можно найти по адресу http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm. Ниже приводится краткое изложение, которое поможет вам с некоторыми из наиболее часто возникающих вопросов.   СЛЕДУЮЩЕЕ НЕКОТОРЫЕ ВИДЫ РАСХОДОВ ФОНДЫ УНИВЕРСИТЕТА НЕ МОГУТ ИСПОЛЬЗОВАТЬСЯ НА: Фонды университета НЕ МОГУТ использоваться для оплаты технического обслуживания и содержания частных транспортных средств, таких как страхование, топливо, ремонт, смазочные материалы, шины, лицензии. , и другой ремонт, даже если эти автомобили могут быть использованы для университетской деятельности. Однако сотрудник может иметь право на возмещение расходов в соответствии с политикой Университета в отношении поездок. Покупка личных подарков, включая, помимо прочего, цветы и другие подарки, выражающие сочувствие, скорбь или поздравления преподавателям, сотрудникам и студентам ЗАПРЕЩЕНА, кроме случаев, когда утверждены другой опубликованной политикой Университета (например, награды за заслуги перед сотрудниками). На средства университета НЕЛЬЗЯ покупать праздничные украшения для офисов и зданий Университета. Покупка офисных прохладительных напитков (включая кофеварки, продукты питания и напитки) ЗАПРЕЩЕНА, за исключением случаев, когда напитки предназначены в первую очередь для гостей Университета или на деловых встречах. Развлечение сотрудников Университета (например, расходы на питание), кроме как в соответствии с политикой Университета в отношении поездок, ЗАПРЕЩЕНО. Исключения допускаются, если мероприятие является мероприятием гостеприимства, в котором участвуют как сотрудники Университета, так и приглашенные гости Университета. В соответствии с правилами налоговой службы (IRS), все запросы на возмещение расходов на гостеприимство или запросы на оплату счетов должны сопровождаться списком лиц, присутствующих на мероприятии. Для мероприятий, на которых присутствуют более двадцати (20) человек или открытых для публики, достаточно описания функции и определения приглашенных гостей. Покупка алкогольных напитков ЗАПРЕЩАЕТСЯ, за исключением случаев, когда это связано с деятельностью Университета, например, при проведении мероприятий для гостей Университета. Когда алкогольные напитки подаются на территории кампуса, функция должна быть заранее письменно утверждена президентом. ОПЛАТА ИЛИ ВОЗМЕЩЕНИЕ ЗА ПОКУПКУ АЛКОГОЛЬНЫХ НАПИТКОВ НЕ ДОЛЖНА ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ ИЗ ИНСТРУКЦИЙ И ОБЩИХ ПРЕДНАЗНАЧЕННЫХ СРЕДСТВ ИЛИ ДОГОВОРА И ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СРЕДСТВ. Когда алкогольные напитки подаются на территории кампуса, необходимо соблюдать ограничения Университета в отношении местоположения и участия студентов. Расходы должны быть на общественные цели, которые приносят пользу Университету.  Если вы не уверены, допустимы ли расходы, обратитесь к своему бухгалтеру или финансовому контролеру ПЕРЕД совершением покупки. ПОСТАВКА ИЛИ ОБСЛУЖИВАНИЕ Когда вы в первую очередь покупаете материалы, которые будут использоваться в отделе, вы покупаете запас. Пример: поставка: мы купили материалы. Мы приобрели специальную бумагу, клей и крепеж для создания рекламных брошюр. Использование: 31G0-Binding Supplies Gen Материалы, используемые для скрепления листовок, руководства и т. Д. ИЛИ 3100-Office Supplies Gen ИЛИ Другой код счета расходных материалов, используемый вашим отделом. Пример: Сервис. : Мы заплатили кому-то другому за выполнение работы. Мы заплатили Kinkos за печать и / или переплет нашей брошюры. Использование: 6350-Promotional Exp F&A Excludable Gen Используется, когда брошюра была разработана исключительно для рекламы университета ИЛИ 6370-Printing / Copying / Binding Gen The стоимость всех не рекламных печатных форм и документов. Включает в себя билеты и программы для спортивных мероприятий или сценических представлений, каталоги художественных шоу, исследовательские бюллетени и журналы, студенческие публикации, почтовые отправления, телефонные карточки, канцелярские товары, квитанции и другие печатные материалы. Также включает любые связанные с этим обязательные расходы. ИЛИ Другой соответствующий код учетной записи службы, используемый вашим отделом. Другие услуги 63A0-Conference Fees Общие сборы, уплачиваемые за посещение конференций. 63A1-Event Fees Взнос, уплачиваемый за фиксацию выступления или мероприятия. Пример: мероприятие в музее Максвелла. (НЕ плата за участие в конференции.) 70C1-Equip Гарантии / контракты на обслуживание Гарантии на оборудование и контракты на обслуживание оборудования. 70D0-Equipment Repairs Maintenance Gen Стоимость ремонта и обслуживания оборудования UNM.   ДОЛЖНЫ ЛИ РАСХОДЫ «ОБЪЕКТЫ И АДМИНИСТРАТИВНЫЕ РАСХОДЫ»? Университет должен отдельно отслеживать «исключаемые на F&A» расходы для целей бухгалтерского учета. Услуги и административные расходы - это те расходы, которые, хотя и разрешены политикой UNM, не допускаются в качестве расходов, когда UNM рассчитывает федеральные ставки F&A каждые 4 года. ЕНД должно отделить эти расходы, чтобы их можно было исключить из расчетов F&A при расчете этой ставки. Расходы, разрешенные политикой UNM, но носящие исключительно рекламный характер, не подлежат F&A. [См. Циркуляр OMB A-21 для более подробного объяснения.] Если вы не уверены, подлежат ли расходы исключаемым F&A, позвоните своему бухгалтеру или налоговому контролеру и спросите. Назначение счета 31B0-Food F&A Excludes Alcoholics; расходы на питание на развлечения, сбор средств и маркетинг; деятельность студентов и расходы на выпускников. 37Y0-Расходы на поставку Не включаемые в закупку и закупки Расходные материалы, используемые для рекламных мероприятий. 39Y0-Travel F&A Excludable Путешествие, связанное с лоббированием, развлечениями. 6350-Promotional Exp F&A Excludable Gen Рекламные предметы, подарки и расходы на рекламу и связи с общественностью, предназначенные исключительно для продвижения UNM. 69Y0-ProfessionalService Исключаемые по F&A услуги, приобретенные для исключаемых по F&A действий или товаров. ИНОСТРАННЫЕ СТУДЕНТЫ, ПОСЕТИТЕЛИ, ПРОДАВЦЫ (С НАЛОГООБЛОЖЕНИЕМ) Если у вас есть транзакция с участием иностранного студента, посетителя или продавца, вы должны использовать один из следующих кодов учетной записи. Эти коды счетов обеспечивают надлежащую проверку транзакции для целей удержания: Командировочные расходы 3850, 4682, 4683 Награды 4021 Взносы участников 40A1 Стипендии 4661 Гонорары 63E1 Услуги 63V1 Роялти 8081 Субподряды 88XX (только C&G) ДВИЖНЫЕ РАСХОДЫ (СВЯЗАННЫЕ С ПЕРЕНОСОМ) Расходы на перемещение должны списываться на расходы с использованием счета 38L0-Расходы на переезд нового сотрудника Общие. Охота за домом - это расходы на переезд, которые не могут быть отнесены на другие Счета командировок. Все расходы, связанные с переездом, относятся к расходам на переезд в 38L0. Сюда входят все расходы, связанные с поездками на охоту за домом, а также фактические расходы, понесенные во время самого переезда. В случае сомнений спросите своего бухгалтера или финансового контролера. ПУТЕШЕСТВИЕ ИЛИ ПРОДОВОЛЬСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ Расходы на питание обычно относятся к одному из следующих счетов: 31A0-Деловая еда - Местная еда, потребляемая МЕСТНО, в основном персоналом, преподавателями и их гостями из UNM в ситуациях, когда еда не связана с встречей, лекцией и т. Д. Примеры: закуски для сотрудников (или студентов) во время дневного ретрита, конференции или учебного занятия; обед с приглашенным спикером; или закуски для волонтеров на мероприятиях Popejoy. Пожалуйста, предоставьте подробный список с именами, компаниями, должностями, если участников <20, или общий список тех, кто откуда, если> 20. 31B0-Food IDC Excludable Gen Все алкогольные напитки. Еда для студенческих мероприятий, не связанных с обучением, и еда для маркетинговых, развлекательных, фандрайзинговых и рекламных мероприятий. Мероприятия должны вовлекать общественность / сообщество / студентов. Примеры: социальный час барбекю со студентами и преподавателями, обед с потенциальными спонсорами, развлечение бразильской торговой делегации и ужин с аспирантами и приглашенным докладчиком. Пожалуйста, предоставьте подробный список с именами, компаниями, должностями, если участников <20, общий список, кто откуда, если> 20. 31M0-Recruitment Expense Gen Продовольствие, закупленное для набора преподавателей. Укажите имена, компании, должности. Счет не только на еду. 3860-Bus Meals and Hospitality Gen Все связанные с бизнесом расходы на питание (исключая расходы на питание, связанные с наймом персонала), понесенные сотрудниками UNM во время путешествий. Этот код учетной записи находится в подкатегории Путешествия. В этот счет не входят расходы на местную еду. 40C0-Food Services Gen Обычно гранты C&G или легкая атлетика. Включает расходы на питание, специально субсидируемые финансирующим агентством для студентов-участников. Предоставьте подробный список с именами, описанием.   Командировочные расходы обычно относятся к одному из следующих счетов: 3800-In State Travel Gen Включает все командировочные расходы внутри штата, понесенные сотрудниками во время поездок от имени UNM, за исключением сотрудников спортивного департамента. Конкретные допустимые расходы включают пробег в / из аэропорта, аренду автомобиля, общественный транспорт, проезд, плату за парковку, проживание, питание и прочее. расходы на поездку. 3820-Out of State Travel Gen Включает все командировочные расходы за пределы штата, понесенные сотрудниками во время поездок от имени UNM. НЕ включает командировки спортивного персонала. Конкретные допустимые расходы включают пробег в / из аэропорта, аренду автомобиля, общественный транспорт, проезд, плату за парковку, проживание, питание и прочее. расходы на поездку. 3840-Заграничные командировки Gen Включает все зарубежные командировочные расходы, понесенные сотрудниками во время поездок от имени ЕНД. НЕ включает командировки спортивного персонала. Конкретные допустимые расходы включают пробег в / из аэропорта, аренду автомобиля, общественный транспорт, проезд, плату за парковку, проживание, питание и прочее. расходы на поездку. 3850-Иностранный посетитель UNM Travel Gen Путевые расходы, понесенные иностранным посетителем UNM (не сотрудником); включает поездки иностранных студентов. 3860-Business Meals and Hospitality Gen Все связанные с бизнесом расходы на питание (за исключением расходов на питание, связанные с наймом), понесенные сотрудниками UNM во время путешествий. Этот аккаунт находится в подкатегории Путешествия. К этому коду счета не относятся никакие местные расходы на еду. 38N0-Travel Recruiting Gen Транспорт, проживание, питание для кандидатов, направляющихся в кампус UNM; может включать супруга, если сотрудник по найму сочтет это целесообразным. 38N1-Travel Recruiting Student Расходы на проезд, проживание и питание кандидатов, направляющихся в кампус UNM; может включать в себя супруга (а), если это сочтет целесообразным специалист по найму или рекрутинговые поездки компании Athletics. 38P0-Travel Group Gen Включает все командные поездки и командировки студентов / преподавателей, такие как транспорт, проживание, питание. 39Y0-Путешествия, подлежащие исключению IDC Путевые расходы, связанные с лоббированием, развлечениями или другими исключаемыми IDC расходами.   39Z1-Командировки сотрудников, не являющихся сотрудниками UNM, не являющихся иностранцами Включает все командировочные расходы, понесенные сотрудниками, не являющимися сотрудниками UNM, во время поездок от имени UNM. НЕ включает командировки сотрудников спортивного отдела. Конкретные допустимые расходы включают пробег в / из аэропорта, аренду автомобиля, общественный транспорт, проезд, плату за парковку, проживание, питание и прочее. расходы на поездку. 4080-Student Travel Gen Включает командировочные расходы, специально субсидируемые финансирующим агентством. Может включать поездку на место проведения конференции. Не распространяется на спортивную стипендию. РАСХОДЫ НА КОМПЬЮТЕР (ИЛИ СВЯЗАННЫЕ С НИМИ) 3189-Компьютеры Этот аккаунт включает компьютеры, такие как ноутбуки и настольные ПК, стоимость единицы не превышает 5,001 доллар США. Примечание: этот код учетной записи НЕ ВКЛЮЧАЕТ серверы, принтеры и мониторы, если они указаны отдельно. При кодировании заказа на поставку компьютерные системы следует, по возможности, разбивать на отдельные компоненты. Рабочие столы ПК должны быть предназначены только для ЦП, а для остальных следует кодировать 3150 (если возможно). Если расходы на монитор и другие аксессуары указаны отдельно, то эти расходы должны быть закодированы для счета 3150. Однако системы, которые невозможно сломать и стоят более 5,001 доллара, относятся на расходы 9020-Компьютерное оборудование> 5,000 долларов. Пример: отдел покупает настольный компьютер за 4,000 долларов. Расходы на ЦП относятся к 3189. Детализированные монитор, мышь и клавиатура относятся к расходам 3150. 3150-Компьютерные расходные материалы и серверы Этот код счета включает аксессуары для компьютеров и принтеров, периферийные устройства и принтеры стоимостью менее 5,001 5,001 долл. США. На этот счет списываются такие предметы, как мониторы, сетевые фильтры, мыши, планшеты, бумага для принтеров, тонер. Сюда относятся компьютерные серверы стоимостью менее 5,001 доллара США. Если стоимость превышает 9020 доллар, используйте 5,000-Компьютерное оборудование> XNUMX долларов. Пример: отдел покупает за 4,500 долларов всю компьютерную систему, включающую принтер и карманный пилот для главы отдела. Расходы на монитор, мышь, клавиатуру, принтер и наладонник для карманного компьютера списываются по коду счета 3150. ЦП списывается по коду счета 3189. 9020-Компьютерное оборудование> 5,000 долларов США Включает более крупные компьютеры, серверы и компьютерные системы стоимостью более 5,000 долларов США. . 70C1-Гарантии на оборудование / Контракты на обслуживание Гарантийное соглашение или соглашение о техническом обслуживании, для которого существует КОНТРАКТ.   70D0-Equipment Repairs Maintenance Gen Эта учетная запись используется для спорадических вызовов по ремонту сломанного или неисправного оборудования, для которых НЕ существует КОНТРАКТА. ПОКУПКИ МЕБЕЛИ / СОВРЕМЕННОСТИ / ОБОРУДОВАНИЯ 3180-Non Capital Equipment <5,000 5,001 $ Этот код счета предназначен для оборудования, стоимость единицы которого менее XNUMX XNUMX $. Примеры: стулья, принтеры и книжные полки. 3185-C&G Non Capital Equip $ 1,000 5,000–1,000 5,000 Этот код учетной записи используется для некомпьютерного оборудования Contract & Grants, стоимость единицы которого составляет от XNUMX до XNUMX долларов США. Для использования с ограниченным фондом. 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 долларов Этот код счета используется для капитализированных затрат на оборудование и мебель, стоимость которых превышает 5,000.00 долларов США за единицу. 9040-Equipment Non UNM Titled Gen Этот код счета используется для оборудования, приобретенного по контракту или гранту с удельной стоимостью> 5,000 долларов США, где право собственности на оборудование передается финансирующему агентству. 9060-Equipment Fabricated Gen Этот код счета используется в качестве промежуточного счета для затрат, связанных с изготовленным (сконструированным) элементом оборудования, стоимость единицы которого будет составлять> 5,000 долларов после завершения. По завершении эти расходы будут переведены в счет журнала на код счета операций с капиталом. 9300-Fixed Equipment Gen Этот код счета включает стоимость стационарного оборудования (установленного, прикрепленного или прикрепленного к конструкции здания). ЧАСТО ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ КОДЫ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ Расходные материалы 3100-Office Supplies Gen Включает стоимость бумажной продукции, письменных принадлежностей и прочих принадлежностей, используемых в административных офисных функциях, а не для перепродажи. Состоит в основном из расходных материалов, но также включает инвентарь недорогих офисных инструментов, таких как степлеры. ОЧЕНЬ ГИБКИЙ. Этот код учетной записи часто используется как код учетной записи по умолчанию для P-карты. 3140-Computer Software Gen Включает программное обеспечение (на дисках, лицензионное или загружаемое), необходимое для работы на домашних компьютерах. Здесь все приобретенное компьютерное программное обеспечение списывается на расходы. Чрезвычайно крупные закупки программного обеспечения будут перенесены на правильный код счета под заголовком «Капитальные затраты» в конце года. Местные конференции Расходы на местные конференции должны быть разбиты. Часто используются следующие коды счетов: 31A0 - Бизнес-питание - Питание на местных конференциях. 31B0-Food IDC Excludable Gen Alcohol. 39Z1 - Поездка на мероприятие для лиц, не являющихся сотрудниками UNM, для поездок за границу. 63A1-Event Fees Взнос, уплачиваемый за фиксацию выступления или мероприятия. 63B1-Медиа Прокат видео, DVD и т. Д. аренда. 7060-Стоимость аренды помещения Аренда конференц-зала. Программное обеспечение Программное обеспечение принадлежит к учетной записи с кодом 3140. Следующие элементы, однако, не являются программным обеспечением: 6310-Плата за Интернет. Общие услуги, доступ к которым осуществляется через Интернет, включая компьютерные программы, которые взяты в аренду или взяты в аренду, относятся на расходы. 6315-Электронные базы данных Базы данных, которые хранятся, обслуживаются и обслуживаются другими за плату, относятся на расходы. Только для библиотечного использования. Сравнение оборудования с гарантиями и контрактами на обслуживание оборудования: 3180-Non Capital Equipment <$ 5,001 XNUMX Использование для неограниченных средств. Оборудование стоимостью менее 5,001 доллара за единицу. Примеры: стулья, книжные полки, измельчители бумаги, музыкальные инструменты, картотеки. 70C1- Гарантии на оборудование / Контракты на обслуживание Гарантия или соглашения о техническом обслуживании, для которых существует КОНТРАКТ. Это НЕ является частью капитальных покупок.   ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ ЗАВОДА ИЛИ КАПИТАЛЬНОЕ УЛУЧШЕНИЕ ОБСЛУЖИВАНИЯ ЗАВОДА: Регулярная замена изношенных предметов, даже если они дорогостоящие. Пример: Замена всей электропроводки в здании за 250,000 XNUMX долларов. [Это замена изношенного или устаревшего предмета. Это стоит менее 500,000 70 долларов.] Коды счетов XNUMXxx. Если вы не уверены в точном коде счета, позвоните в службу управления инвентаризацией. Капитальный ремонт: новое оборудование или дорогостоящий ремонт Пример: строительство пристройки за 1,000,000 500,000 9 долларов к зданию, что значительно увеличивает его размер. [Это новый товар. Это стоит более $ XNUMX XNUMX] XNUMXxxx кодов счетов. Если вы не уверены в точном коде счета, позвоните в службу управления инвентаризацией. ОБЩИЕ ОШИБКИ В этом разделе приведены примеры типичных ошибок при использовании кода учетной записи. ПОСТАВКА ИЛИ ОБСЛУЖИВАНИЕ? Пример: отдел приобрел 5 коробок бумаги у компании, которая разработала логотип своего отдела. Бумага является расходным материалом, и ее не следует относить на счет кода службы. Допустимый учетный код - 3100-Office Supplies General. 69Z0-Other Professional Services General, НЕ является приемлемым кодом учетной записи. Пример: отдел приобрел новый дизайн логотипа отдела. Дизайн логотипа - это услуга, и ее не следует относить на счет кода снабжения. 69Z0-Other Professional Services General является допустимым кодом учетной записи. 3100-Office Supplies General, НЕ является приемлемым кодом учетной записи. Стоимость большинства основных расходных материалов, не связанных с пациентом, составляет 3ххх. Плата за большинство услуг составляет 6ххх. Для услуг требуется электронный SPQ [вопросник поставщика услуг, доступный по адресу http://www.unm.edu/~gacctng/forms.html], если поставщик не является поставщиком универсальных услуг. Самый простой способ узнать, является ли поставщик поставщиком универсальных услуг (USP), - это просмотреть список на веб-сайте закупок по адресу http://www.unm.edu/~purch/SPQ.pdf. Если поставщик указан в списке, он является USP. Другой способ узнать, является ли поставщик назначенным поставщиком универсальных услуг (USP), - использовать баннерную форму FTIIDEN. Вы можете: • Введите идентификатор поставщика и запросите его. • Щелкните значок Web Xtender. • Если есть форма SPQ, значит, это утвержденный USP. • Дважды щелкните документ SPQ, чтобы просмотреть его. Если вы полагаетесь на универсальный SPQ, вы ДОЛЖНЫ включить следующее заявление в поле «Бизнес-цель / подробное описание позиции» при заполнении заявки в LoboMart: «Поставщик был утвержден в качестве поставщика универсальных услуг, и, насколько мне известно, конфликта между ними нет. проценты в соответствии с полисом 4325, раздел 3 ». ТРЕБОВАНИЯ К ПЛАТЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ИНВЕНТАРЬЮ При покупке компьютера с платой управления запасами требуется определенная информация о покупке компьютера. Чтобы предоставить эту информацию, используйте Форму покупки компьютера для управления инвентаризацией. Эту форму можно найти на веб-сайте закупок по адресу: http://www.unm.edu/~purch/pcardtrain/computer.html. Эта веб-форма автоматически пересылается в Управление инвентаризации, чтобы для компьютера могла быть выпущена бирка оборудования. Проблемы или вопросы с формой? Позвоните в отдел закупок по телефону 277-2036. ОБСЛУЖИВАНИЕ, РЕМОНТ ИЛИ РЕМОНТ? Когда одна компания нанимается для внесения значительных изменений в физическое пространство, у вас есть ремонт. Когда компания нанимается в первую очередь для того, чтобы изношенное пространство выглядело лучше, нанося новую краску или заменяя изношенные ковры, вам необходимо техническое обслуживание. Когда ремонтируются поврежденные участки, например, при замене стекол на разбитом окне или при замене просевшей потолочной плитки, вызванной протечкой крыши, у вас есть ремонт. Если вы сомневаетесь в правильности кода учетной записи, позвоните в Inventory Control, объясните подробности своей ситуации и попросите у них правильный код учетной записи. ПОДАРКИ / СУВЕНИРЫ / РЕКЛАМА Расходы этого типа должны быть понесены только для продвижения Университета. Подарки нельзя дарить сотрудникам или преподавателям. Кроме того, средства I&G нельзя использовать для покупки подарков, сувениров или рекламы. Если будет куплен какой-либо предмет, который выглядит как подарок, он будет подвергнут особой проверке. Будьте очень конкретны в тексте своего пункта. Объясните, как приобретенные предметы способствовали развитию Университета. Эти позиции относятся к исключительному счету с кодом F&A, например 6450 или 37Y0. Цветочные композиции для выпускного относятся к 37Y0.   ВЫ ЗВОНИТЕ 1) Dr. Смит подготовил рекламную брошюру для своего офиса. Он нанял Марти Джонсона из ABC Printing, чтобы он помог с дизайном документа и выпустить его. Вы только что получили счет Марти, в котором говорится: Какой код счета или коды счетов вы могли бы использовать для покрытия этих расходов? Почему? A) Счетный код 3100-Канцелярские товары Общие. Мы купили бумагу с печатью на ней. Это запас. B) Учетный код 6370-Printing / Copy / Binding Gen. Мы приобрели дизайн брошюры. Это услуга, которая включает в себя печать и переплет. C) Код счета 6350-Исключаемые F&A рекламные расходы. Это услуга для товара, подлежащего исключению из F&A. D) Код счета 55Z0- Прочие расходы на лечение пациентов. Эти брошюры предназначены для пациентов, поэтому они относятся к категории «Стоимость ухода за пациентами».   2) Popejoy подготовил образовательную брошюру для учителей начальной школы, чтобы повысить культурную осведомленность об их программе. Он нанял Van Johnson Designs, Inc. Вы только что получили их счет, в котором говорится: Какой код счета или коды счетов вы могли бы использовать для оплаты этих расходов? Почему? A) Код счета 6350-Исключаемые F&A рекламные расходы. Это услуга для товара, подлежащего исключению из F&A. B) Учетный код 6370-Printing / Copy / Binding Gen. Мы приобрели дизайн брошюры. Это услуга, которая включает в себя печать и переплет. C) Код счета 3100-Канцелярские товары Общие. Мы купили больше бумаги (12,000 долларов), чем дизайна (2,500 долларов). Это запас. D) Код счета A801-Inventory Other. У нас много брошюр, так что сейчас их инвентарь.   3) Доктор. Ред Монд нуждался в опросах для своих пациентов. Он нанял Ральфа Гетти для разработки опросов и напечатал их собственными силами. Счет-фактура Ральфа, выписанный доктором. Red Mond только что дал вам, гласит: какой код счета или коды счетов вы могли бы использовать для покрытия этих расходов? Почему? A) 20P0-Временная зарплата Генерал. Ральф - личность, а не бизнес. Он был временно нанят ЕНД для разработки этого исследования. Б) 0280-Общие сборы за тестирование. Эти опросы будут использоваться для тестирования пациентов на различные заболевания. C) 3100-Канцелярские товары Общие. Эта категория может использоваться для всех покупок канцелярских товаров. D) Код счета 69Z0-Прочие профессиональные услуги. Ральф оказал услугу, разработав брошюры.   4) Вы выполняете перераспределение карты PCard в баннере (FWAINVT). Вы перераспределяете покупку для своего отдела на общую сумму 3,527.32 2,006.00 доллара США. Этот заказ был на стопки бумаги (892.17 629.15 долларов США), картриджи с тонером для нескольких принтеров (XNUMX долларов США) и новый копировальный аппарат (XNUMX долларов США). Бумага будет использоваться для различных принтеров и копировального аппарата. Ваша повседневная работа включает изготовление копий форм, инструкций и брошюр для различных врачей вашего отделения. Какой код счета или коды счетов вы могли бы использовать для покрытия этих расходов? Почему? A) Счетный код 3100-Канцелярские товары Общие. Это все канцелярские товары. Это самая подходящая категория. Б) Учетный код 3100-Общие канцелярские товары для бумаги и тонера. Учетный код 3150-Компьютерные расходные материалы и серверы <5,001 доллар за копировальный аппарат. C) Учетный код 3100-Общие канцелярские товары для бумаги и тонера. Учетный код 9530-Общее улучшение сайта для копировального аппарата. Копировальный аппарат значительно улучшил наш рабочий сайт. D) Учетный код 3100-Общие канцелярские товары для бумаги и тонера. Код счета 3180-Non Capital Equipment <5,001 доллар США для копировального аппарата.   5) Ваш отдел ведет записи об использовании копировального аппарата и взимает плату с индексации пользователей в зависимости от количества копий, сделанных каждый месяц, из расчета 5 центов за страницу. За месяц различными ведомствами выпущено 4,000 XNUMX экземпляров. Какой код счета дохода или коды счетов вы могли бы использовать для этих сборов? Почему? A) Код счета доходов? Я оплачу расходы компании 3100-Office Supplies General, чтобы снизить стоимость бумаги и тонера, которые мы использовали для изготовления этих копий. Б) Я зачислю новый код выручки центра внутреннего обслуживания, 0699-Разные услуги. C) Я зачислю на счет код 08Z0-Разное Gen. за эту небольшую сумму дохода. D) Я кредитую 37Z0-Прочие расходы на снабжение Общие, потому что в настоящее время он израсходован, и нам все еще нужно закупить дополнительные расходные материалы, используя этот учетный код. Какой код счета для расходов или коды счетов вы могли бы использовать для покрытия этих расходов? Почему? A) Я отнесу эти копии на счет 3100-Office Supplies General. Это бумага и тонер. Б) Я отправлю эти копии на счет 69Z0-Other Professional Services General. Мы предоставили услугу другим отделам, сделав для них эти копии. C) Я оплачу эти копии тезисов 63C0-Copying Gen. Мы продаем копии. Г) Наш отдел использует бартерную систему. Копии компенсированы какой-то бывшей в употреблении мебелью, которую они передали нашему отделу в прошлом месяце. Запись не требуется.   6) Ваш отдел приобрел настольный компьютер с монитором, клавиатурой и мышью. В то же время вы также приобрели у того же поставщика два новых принтера. Счет-фактура приведена ниже: Какой код счета или коды счетов вы могли бы использовать для оплаты этих расходов? Почему? A) Я буду использовать 9020-Computer Hardware для всех этих расходов. Б) Я буду использовать 3189-Computers для компьютера и 3150-Computer Supplies and Servers для остальных позиций счета. C) Поскольку это одна покупка, я буду использовать 3189-Computers для всего счета. D) Я буду использовать 3180-Non Capital Equipment для всех расходов, так как общая сумма составляет менее 5,001 доллара.   7) В вашем офисе идет ремонт. Была нанята сторонняя компания, чтобы снести две стены, заменить шесть окон, два из которых треснуты, и заменить изношенный ковер новым. Они также поставляют 3 новые рабочие станции по цене 4,500 долларов за станцию. Каждая станция включает стенки кабин (1,970 долларов), два верхних (по 800 долларов) и один нижний (450 долларов) шкафы, поверхность стола (300 долларов) и стул (180 долларов). Их счет следует: Какой код счета или коды счетов вы могли бы использовать для покрытия этих расходов? Почему? A) Понятия не имею, поэтому предполагаю, что 9220-Building Improvement Gen верен. Звучит неплохо…. Б) Понятия не имею, поэтому я разделю все это следующим образом: Рабочая сила: 69Z0-Прочие профессиональные услуги Общие Остальное: 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 долларов (Если я ошибаюсь, возможно, никто не заметит ….) В) Понятия не имею, поэтому я позвонил своему другу из другого отдела, у которого в прошлом году были аналогичные расходы. Мы решили: рабочая сила, окна, ковер, 7000-завод Ремонт мебели в 9000-оборудование / мебель> 5,000 долларов D) Понятия не имею, поэтому я позвонил в отдел инвентаризации и списываю их так, как мне сказали: рабочая сила, окна , ковровое покрытие на 7000-Завод Ремонт Модульная мебель на 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 долларов Офисные стулья до 3180-не капитальное оборудование <5,001 8 долларов XNUMX) Ваш отдел приобрел часть оборудования.           Какой код счета или коды счетов вы могли бы использовать для покрытия этих расходов? Почему? A) Код счета 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 долларов, потому что это капитальное оборудование, и вся сумма капитализируется. Б) Код счета 9000-Оборудование / Мебель на все, кроме Гарантии. Гарантия входит в учетный код 70C1-Гарантии на оборудование / Контракты на обслуживание. Гарантии не капитализируются. В) Это мерзко. Оборудование входит в 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 долларов, Гарантия в 70C1-Гарантии на оборудование / Контракты на обслуживание, Отгрузка в 31D0-Грузовые перевозки, установка в 63X0-Technical Services Gen и обучение в 63T0-Contract Services Общий. D) Один взгляд на это, и у меня заболела голова. Я пошел домой больным, и мой начальник что-то с этим сделал. Куда бы он ни пошел, это не моя вина!   ПРИЛОЖЕНИЕ 1: ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОДОВ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ Наиболее часто используемые коды счетов Университета Нью-Мексико Веб-сайт неограниченного бухгалтерского учета главного кампуса, расположенный по адресу: http://www.unm.edu/~gacctng/ 07ZZ Возмещение от сотрудников: Этот доход используется для финансирования поступают от сотрудника, а в некоторых случаях из других источников, но должны применяться к расходам через ваучер журнала. В конце финансового года должен быть нулевой баланс. 08Z0 Прочие доходы Gen: выручка, специально не указанная в отдельном коде счета. 3100 Канцелярские товары Общие: Стоимость бумажной продукции, письменных принадлежностей и прочих принадлежностей, используемых в административных офисных функциях, а не для перепродажи. Состоит в основном из расходных материалов, но также включает инвентарь недорогих офисных инструментов, таких как степлеры. 3110 Книги Периодические издания Gen: Журналы Книги, справочные материалы. Не включает учебники и библиотечные книги. Видеокассеты 3131: Включает VHS или DVD. 3140 Computer Software Gen: включает программное обеспечение и диски, необходимые для работы на домашних компьютерах. 3150 Компьютерные расходные материалы и серверы <5,001 долл. США: включает аксессуары для компьютеров и принтеров, периферийные устройства и принтеры стоимостью менее 5,001 долл. США, такие как сетевые фильтры, мыши, планшеты, бумага для принтеров и тонер. Включает компьютерные серверы стоимостью менее 5,001 долл. США.   3160 Copier Supplies Gen: Включает бумагу, тонер и другие расходные материалы, используемые для работы копира. 3170 Принадлежности для хранения Gen: Включает средства для уборки и санитарии. 3180 Non Capital Equipment <5,001 5,001 $: Оборудование, стоимость единицы которого меньше XNUMX $. Примеры: стулья, принтеры, книжные полки.   3185 C&G Non Capital Equip от 1,000 до 5,000 долларов: Некомпьютерное оборудование C&G со стоимостью единицы от 1,000 до 5,000 долларов. Для использования с ограниченным фондом. 3189 Компьютеры <5,001 доллар: компьютеры, такие как ноутбуки и настольные ПК, стоимость единицы не превышает 5,001 доллар. Примечание: исключая серверы и принтеры. 31A0 Деловая еда - местная: Еда, потребляемая в основном гостями университета или на деловой встрече, где еда не обязательна к встрече. Еда, указанная в этом коде аккаунта, не связана с поездкой. 31B0 Food F&A Excludable Gen: Все платежи за алкогольные напитки, при условии, что они соответствуют всем другим требованиям университета, должны производиться с этого кода счета. Расходы на питание, понесенные во время развлечений, сбора средств, мероприятий для выпускников и маркетинга. Закуски в офисе, которые не потребляются в основном гостями университета или на деловых встречах. 31C0 Членские взносы Gen: Включает взносы за членство в таких организациях, как профессиональные организации, а также в региональных или национальных ассоциациях. Также включены профессиональные лицензионные сборы. 31K0 Postage Gen: Включает покупку почтовых марок, штампованных карточек и конвертов, а также внутренние счета в почтовом отделении UNM за специальные услуги, такие как заказная почта. 31L0 Printing Supplies Gen: Расходы на расходные материалы, связанные с печатью, такие как чернила, бумага, краситель. 31M0 Расходы на набор персонала Gen: включают затраты, связанные с процессами собеседования на территории кампуса, такими как реклама приема на работу, гонорары агентств по трудоустройству, расходы на связь или питание членов поискового комитета, понесенные во время визитов кандидата в университетский городок (легкая атлетика, набор преподавателей и т. Д.) UBPP 4040. 31M1 Расходы на набор персонала Gen: Включают затраты, связанные с процессами собеседования на территории кампуса, такими как реклама приема на работу, гонорары агентств по трудоустройству, расходы на связь или питание членов комитета по поиску, понесенные во время визитов кандидатов в университетский городок (набор персонала). 37Y0 Расходы на поставку Исключаемые F&A: затраты на поставку, которые исключаются в соответствии с Циркуляром A-21 OMB. Включает в себя материалы для начала обучения, расходы на студенческую деятельность, мероприятия для выпускников и сбор средств. 37Z0 Прочие затраты на поставку Gen: Затраты на поставку, которые не могут быть классифицированы в кодах счетов 31xx.   3800 In State Travel Gen: включает все командировочные расходы внутри штата, понесенные сотрудниками во время поездок от имени UNM. НЕ включает командировки сотрудников Спортивного отдела для разведки, набора персонала или командировок, а также расходы на переезд или переезд сотрудников. Конкретные допустимые расходы включают: пробег в / из аэропорта, аренду автомобиля, общественный транспорт, проезд, плату за парковку, проживание, питание и прочее. расходы на поездку. UBPP 4030 3820 Путешествие за границу Gen: включает все командировочные расходы за границу, понесенные сотрудниками во время поездок от имени UNM. НЕ включает командировки сотрудников Спортивного отдела для разведки, набора персонала или командировок, а также расходы на переезд или переезд сотрудников. Конкретные допустимые расходы включают: пробег в / из аэропорта, аренду автомобиля, общественный транспорт, проезд, плату за парковку, проживание, питание и прочее. расходы на поездку. UBPP 4030 3840 Зарубежные командировки Gen: включает все зарубежные командировочные расходы, понесенные сотрудниками во время поездок от имени UNM. НЕ включает командировки сотрудников Спортивного отдела для разведки, набора персонала или командировок, а также расходы на переезд или переезд сотрудников. Конкретные допустимые расходы включают: пробег в / из аэропорта, аренду автомобиля, общественный транспорт, проезд, плату за парковку, проживание, питание и прочее. расходы на поездку. UBPP 4030 3850 Иностранный посетитель UNM Travel Gen: командировочные расходы, понесенные иностранным гражданином (не сотрудником). УБПП 2180. Включает поездки иностранных студентов. 3860 Bus Meals and Hospitality Gen: все связанные с бизнесом расходы на питание, приобретаемые для гостей во время путешествий, за исключением расходов на питание, понесенных в процессе набора персонала. 3880 Vehicle Expense Gen: Возмещение миль за использование личного транспорта в городе. 38L0 Расходы на переезд нового сотрудника Общие: Фактические расходы на немедленную транспортировку домашних вещей, мебели и личных вещей, включая упаковку, упаковку и страховку. UBPP 4020 38N0 Набор командировочных: Транспорт, проживание, питание для кандидатов, направляющихся в кампус ЕНД; может включать супруга, если сотрудник по найму сочтет это целесообразным. UBPP 4030 и 4040 39Y0 Исключаемые F&A командировочные расходы: командировочные расходы, связанные с лоббированием, развлечениями или другими исключаемыми F&A расходами. См. Циркуляр OMB A-21.   39Z1 Поездки сотрудников, не являющихся сотрудниками UNM, не являющихся иностранцами: Включает все командировочные расходы, понесенные сотрудниками, не являющимися сотрудниками UNM, во время поездок от имени UNM. НЕ включает командировки сотрудников Спортивного отдела для разведки, набора персонала или командировок, а также расходы на переезд или переезд сотрудников. Конкретные допустимые расходы включают: пробег в / из аэропорта, аренду автомобиля, общественный транспорт, проезд, плату за парковку, проживание, питание и прочее. расходы на поездку. 6350 Promotional Exp F&A: Исключаемые общие рекламные предметы и памятные вещи, включая модели, подарки и сувениры; расходы на рекламу и связи с общественностью, предназначенные исключительно для продвижения университета. Циркуляр OMB A-21, раздел J1. 6370 Печать / Копирование / Переплет Gen: Стоимость всех печатных форм и документов. Включает билеты и программы для спортивных мероприятий или сценических представлений, каталоги художественных шоу, исследовательские бюллетени и журналы, студенческие публикации, почтовые отправления, телефонные карточки, канцелярские принадлежности, квитанции и другие печатные материалы. Также включает любые обязательные расходы, связанные с вышеупомянутым.   63A0 Сборы за участие в конференциях Gen: сборы за посещение конференций. 63A2 Семинары / Стоимость обучения: Плата за посещение учебных занятий или семинаров.   63C0 Copying Gen: Стоимость копий, сделанных вне отдела, не для перепродажи (например, копии, сделанные Службой копирования университетов). 63E0 Honoraria Gen: Выплата лицу, имеющему особые достижения или известность, в обмен на его готовность посетить университет и принять участие в краткосрочном мероприятии Университета (например, выступать, рецензент, участник семинара и т. Д.) С пониманием что оплата не является компенсацией, соизмеримой с фактически предоставленными услугами. SPQ не требуется. НЕ МОГУТ выплачиваться сотруднику. 63E1 Гонорар - иностранный посетитель: выплата лицу, имеющему особые достижения или известность, в обмен на его готовность посетить университет и принять участие в краткосрочном мероприятии Университета (например, выступающий, рецензент, участник семинара и т. Д.) С понимание того, что оплата не является компенсацией, соизмеримой с фактически предоставленными услугами. SPQ не требуется. Только для иностранных граждан. НЕ МОГУТ выплачиваться сотруднику. 63V1 Вознаграждение консультанта - Иностранный посетитель: «Иностранное» физическое лицо, предоставляющее консультационные услуги. 69Y0 Профессиональные услуги F&A: Исключаемые профессиональные услуги, исключенные в соответствии с Циркуляром A-21 OMB. 69Z0 Прочие профессиональные услуги Gen: включает стоимость профессиональных услуг, предоставляемых сторонним источником, не входящим в кампус, в соответствии с договором, за исключением тех, которые присвоены другим учетным кодам 63 * или 69 *. 8045 Межведомственная поддержка: Политику и процедуры см. На HSC неограниченного учета или на главном веб-сайте. Код счета 8045 ДОЛЖЕН быть дебетовой И кредитной стороной любой записи, в которой он используется. 8060 Прочие операционные расходы Генеральная: Стоимость, необходимая для продолжающейся деятельности, за исключением затрат, определенных в другом месте в плане счетов. 9000 Оборудование / Мебель> 5,000 долларов США: включает капитализированную стоимость оборудования и мебели стоимостью более 5,000.00 долларов США за единицу.   9020 Компьютерное оборудование> 5,000 долларов: включает капитализированные затраты на компьютеры и компьютерное оборудование, при этом стоимость каждой единицы товара превышает 5,000 долларов (на каждую единицу будут приходиться ЦП и монитор вместе взятые). Примеры: ноутбук с стоимостью единицы> 5,000 долларов, настольный компьютер ж / д стоимость единицы> 5,000 долларов, компьютер-серверы. Не включает гарантии, соглашения об обслуживании или дополнительное программное обеспечение, не необходимое для работы компьютера.   ПРИЛОЖЕНИЕ 2: УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСОМ Вопросы о контроле за инвентаризацией?  Звоните: 277-7715 Электронная почта: plantfun@unm.edu Веб-сайт: http://www.unm.edu/~plantfun/ ТОЛЬКО КОДЫ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ ДЛЯ БИБЛИОТЕКИ: Следующие коды учетных записей могут использоваться только библиотеками главного кампуса, такими как библиотека HSC, Библиотека Циммермана, Приходская библиотека, Столетняя научно-техническая библиотека и т. Д. Эти учетные коды НЕ МОГУТ ИСПОЛЬЗОВАТЬСЯ для ведомственных библиотек. 6312, 6313, 6314, 6315 и коды счетов, начинающиеся с 91 **. ОБОРУДОВАНИЕ БОЛЬШЕ, ЧЕМ ИЛИ ДОЛЛАРОВ США. Согласно Кодексу закупок Департамента высшего образования штата Нью-Мексико (HED), любая ЕДИНАЯ ЧАСТЬ оборудования, закупочная цена которой превышает или равна 10,000 10,000 долларов США, должна отражаться в индексе производственного фонда. Департаменты должны использовать индекс заводского фонда для этого типа оборудования. У фонда в описании будет буква «P». Например, 2Pxxx, 3Pxxx и т. Д. Программный код для индекса будет P501. Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь с отделом управления инвентаризацией. ОПРЕДЕЛЕНИЯ КОДА УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ КОНТРОЛЯ ЗАПАСОВ (можно найти по адресу http://www.unm.edu/~plantfun/, «Заметки и обновления»). Недавно в Департамент инвентаризации поступили вопросы о том, какие коды учетных записей использовать для покупок оборудования и компьютеров. Эта памятка предназначена для разъяснения использования определенных учетных кодов для этих покупок и для дополнения прилагаемой схемы принятия решений по учетным кодам оборудования. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно этой информации или относительно того, какой код учетной записи использовать для покупки оборудования или компьютера, пожалуйста, свяжитесь с отделом управления запасами по телефону 277-7715 или по электронной почте plantfun@unm.edu. Код учетной записи 3140 Компьютерное программное обеспечение - этот код учетной записи используется для следующих типов покупок: • Программное обеспечение Microsoft PowerPoint • Программное обеспечение Adobe Acrobat ПРИМЕЧАНИЕ. Это только прикладное программное обеспечение, приобретенное для существующих компьютеров (т. Е. На компьютере не было уже установлено программное обеспечение, когда машина изначально была куплена). Код счета 3150 Расходные материалы для компьютеров <5,001 XNUMX долл. США - Этот код счета используется для следующих типов покупок: • Принтеры • Портативные ПК (т. Е. Palm Pilots) • Компьютерные серверы • Мониторы (только сменные мониторы) • Компьютерные аксессуары (т. Е. мышь, клавиатура и т. д.) приобретаются отдельно от всей компьютерной системы. ПРИМЕЧАНИЕ 1. Каждый из вышеперечисленных предметов должен иметь индивидуальную стоимость не более 5,000.00 долларов США. ПРИМЕЧАНИЕ 2: Вся компьютерная система будет означать, что в предложении / заказе на покупку указана одна (1) стоимость компьютера, монитора и всех аксессуаров. Счетный код 3180 Non Capital Equipment <5,001 $ - Этот учетный код используется для следующих типов покупок: • Факсы • Проекторы • Лабораторное оборудование (центрифуги, весы) • Любое оборудование стоимостью не более 5,000.00 долларов США и не отвечающее требованиям критерии любого другого кода счета, перечисленного в этой памятке. Учетный код 3189 Компьютер <5,001 5,000.00 доллар - этот учетный код используется для следующих типов покупок: • Настольные компьютеры (только ЦП) • Портативные компьютеры • Планшетные компьютеры ПРИМЕЧАНИЕ: Каждый из вышеперечисленных предметов должен иметь индивидуальную стоимость не более XNUMX долларов. Код счета 70C1 Гарантии на оборудование / Контракты на обслуживание - Этот код счета используется для гарантий или контрактов на обслуживание, стоимость которых указана отдельно в заказе на поставку. Учетный код 70E0 Computer Hardware Maintenance - Этот учетный код используется для ремонта или обслуживания компьютерного оборудования. Учетный код 70E1 Обслуживание компьютерного программного обеспечения - этот учетный код используется для ремонта или обслуживания компьютерного программного обеспечения. Код счета 9000 Оборудование / Мебель> 5,000 долларов - Этот код счета используется для покупок оборудования / мебели, которые имеют все три (3) из следующих характеристик: • Это передвижной объект • Стоимость самого предмета превышает 5,000.00 долларов США • Срок службы срок действия товара превышает 1 (один) год. ПРИМЕЧАНИЕ 1. Если с этой покупкой связаны расходы на транспортировку или установку (независимо от стоимости), эти расходы также должны быть закодированы в код учетной записи 9000. ПРИМЕЧАНИЕ 2: Если есть обновления существующего оборудования, стоимость которых превышает 5,000.00 долларов США (за каждое отдельное обновление), эти покупки также должны быть оплачены с использованием кода учетной записи 9000. ПРИМЕР. Если вы покупаете офисные стулья на 10,000 50 долларов, а каждое кресло стоит 3180 долларов, вся покупка должна быть оплачена по коду счета 5,000.00, поскольку стоимость каждого отдельного предмета не превышает XNUMX долларов США. Учетный код 9020 Компьютерное оборудование> 5,000 долларов - этот учетный код используется для компьютеров и серверов (только аппаратное обеспечение), которые имеют все три (3) из следующих характеристик: • Передвижной • Стоимость самого предмета превышает 5,000.00 долларов • срок службы элемента превышает 1 (один) год. ПРИМЕЧАНИЕ 1. Если с этой покупкой связаны расходы на транспортировку или установку (независимо от стоимости), эти расходы также должны быть закодированы в код учетной записи 9020. ПРИМЕЧАНИЕ 2: Если есть обновления существующего компьютерного оборудования, стоимость которых превышает 5,000.00 долларов США (за каждое отдельное обновление), эти покупки также должны быть оплачены с использованием кода учетной записи 9020. ПРИМЕР. Если вы покупаете 10 компьютеров на общую сумму 6,000 долларов США (каждый компьютер стоит 600 долларов США), вся покупка должна быть оплачена по коду счета 3189, поскольку стоимость каждого отдельного элемента не превышает 5,000.00 долларов США. Код счета 9040 Оборудование без титула UNM - Этот код счета используется, если: • Оборудование приобретается по контракту или гранту, в котором указано, что оборудование является собственностью финансирующего агентства. • UNM не будет иметь права собственности на приобретаемое оборудование. • Он подвижен и имеет срок службы более одного (1) года.   Учетный код 9060 Изготовленное оборудование - Этот учетный код используется, если: • Детали приобретаются для оборудования, которое будет построено (изготовлено) в UNM. • Полная стоимость оборудования превышает 5,000.00 XNUMX долларов США. • Готовая часть оборудования не будет частью здания или прикреплена к конструкции. ПРИМЕЧАНИЕ 1. Этот учетный код не используется для затрат на сборку или установку, связанных с изделием, которое не производится в UNM. ПРИМЕЧАНИЕ 2: Когда проект по изготовлению (оборудования) будет завершен, пожалуйста, сообщите об этом в Департамент инвентаризационного контроля, чтобы мы могли капитализировать это оборудование. ПРИМЕР: Отдел закупает детали, которые будут использоваться для создания лабораторного оборудования, которое будет использоваться для проведения экспериментов. Цена этих частей будет взиматься с этого кода учетной записи. Учетный код 9300 Стационарное оборудование - Этот учетный код используется для следующих типов покупок: • Системы отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха • Системы сигнализации • Системы пожаротушения. ПРИМЕЧАНИЕ. Это оборудование является стационарным и неподвижным. Этот учетный код используется для оборудования, которое прикреплено к части здания.   ПРИЛОЖЕНИЕ 3: РАБОЧИЕ КАТЕГОРИИ LEDGER Это Категории, в которые должны правильно входить ваши расходы. Обратите внимание, что в некоторых случаях (большинство из них указано в этом материале) расходы также должны быть в конкретном коде счета. В других случаях отдел может выбрать код счета В ПРАВИЛЬНОЙ КАТЕГОРИИ, на который они хотят, чтобы расходы упали. Категория Примечание Заработная плата Перераспределяется на тот же код счета. Выплаты по заработной плате будут перераспределены на тот же код счета. Расходные материалы Будьте осторожны с расходами, связанными с компьютером. Путешествие Будьте осторожны с иностранными гостями. Все расходы на переезд ДОЛЖНЫ быть в размере 38L0. Затраты на обучение Затраты на исследования Затраты на уход за пациентами Расходы на связь Услуги Техническое обслуживание завода Храните гарантии отдельно от ремонта. Коммунальные услуги Прочие расходы Расходы по контракту на специальный грант В первую очередь все субподрядчики. Капитальные затраты В случае сомнений позвоните в службу управления запасами. Полезные советы по кодированию новых расходов: 1) Прочтите описания кодов счетов. 2) Посмотрите на аналогичные предыдущие расходы. Какой учетный код использует ваш отдел? 3) Если сомневаетесь, позвоните своему бухгалтеру или фискальному контролеру. ПРИЛОЖЕНИЕ 4: КОДЫ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ НА ПРОДОВОЛЬСТВИЕ Код счета Описание Цель 31A0 Бизнес-еда - местные продукты питания, потребляемые ЛОКАЛЬНО, в основном персоналом, преподавателями и их гостями из UNM в ситуациях, когда еда не связана с встречей, лекцией и т. Д. Примеры: закуски для сотрудников (или студентов) во время дневного ретрита, конференции или тренинга, обед с приглашенным докладчиком, закуски для волонтеров на мероприятиях Popejoy. Пожалуйста, предоставьте подробный список с именами, компаниями, должностями, если участников <20, или общий список тех, кто откуда, если> 20. 31B0 Пищевые продукты, исключаемые из F&A Весь алкоголь. Еда для студенческих мероприятий (не связанных с обучением), а также маркетинговых, развлекательных, фандрайзинговых и рекламных мероприятий. В мероприятиях участвует общественность / сообщество / студенты. Примеры: социальный час барбекю со студентами и преподавателями; обед с потенциальными донорами, развлечение бразильской торговой делегации; ужин с аспирантами и приглашенным спикером. Пожалуйста, предоставьте подробный список с именами, компаниями, должностями, если участников <20, общий список, кто откуда, если> 20. 3800, 3820, 3840 и т. Д. Путевые суточные или фактические расходы на питание для путешественника, включая транспорт, гостиницу и т. Д. 3860 Business Meals and Hospitality Gen Все связанные с бизнесом расходы на питание, приобретенные для гостей во время ПУТЕШЕСТВИЯ, за исключением еды для приема на работу. Укажите имена, компании, должности. 31M0 Расходы на набор персонала / Питание для преподавателей закуплено для приема на работу преподавателей. Укажите имена, компании, должности. Не только для еды. 31M1 Расходы на найм / Персонал Продовольствие, закупленное для найма персонала. Укажите имена, компании, должности. Не только для еды. 40C0 Общественное питание Студенческие C&G гранты или легкая атлетика: расходы на питание, специально субсидируемые финансовым агентством для студентов-участников. Пожалуйста, укажите имена, описание. Также используется для детского питания. 4640 Поощрение участников Гранты C&G, как правило, или исследования: еда, предоставляемая в качестве «награды или подарка» за участие в исследовании или эксперименте. Пожалуйста, укажите имена, описание.   ПРИЛОЖЕНИЕ 5: ВЫ ДЕЛАЕТЕ ОТВЕТЫ НА ЗВОНКИ 1) Брошюры были заказаны и доставлены внешней компанией ABC Printing. • Будет использован код учетной записи службы. • Лучшим кодом счета является 6350-F&A Expense F&A. Приемлемым выбором будет 69Y0-Professional Services F&A Excludable. Это расходы, подлежащие исключению из F&A в категории услуг. Это единственные коды счетов, подлежащих исключению из F&A в категории «Услуги». • Включите соответствующий текст позиции, чтобы оправдать выбранный код счета. 2) Брошюры были заказаны и предоставлены внешней компанией Van Johnson Designs, Inc. • Будет использоваться код учетной записи службы. • В зависимости от того, как этот пункт был включен в бюджет, как он обычно обрабатывается Dr. Подразделение Barstow и другие связанные данные, правильный учетный код может быть одним из следующих: 6370-Printing / Copying / Binding Gen, 63L0-Typesetting Printing Gen, 63L1-Graphic Design Gen, 63X0-Technical Services Gen или 69Z0-Other Professional. Услуги. • Включите соответствующий текст позиции, чтобы оправдать выбранный код счета. 3) Дизайн исследования был заказан и предоставлен сторонним лицом. Опрос был проведен доктором. Отделение Ред Монда. • Код учетной записи службы будет использован для оплаты Ральфа. • В зависимости от того, как этот пункт был включен в бюджет, как он обычно обрабатывается Dr. Отдел Red Mond и другие связанные данные, правильный код счета для затрат на дизайн Ральфа может быть одним из следующих: 63L1-Graphic Design Gen, 63X0-Technical Services Gen или 69Z0-Other Professional Services. • Включите соответствующий текст позиции, чтобы оправдать выбранные коды счетов. 4) Это расходы на материалы и оборудование. • Учетный код или учетные коды в области «Расходные материалы» будут использоваться для бумаги и тонера, например, 3100-Office Supplies General. • Счетный код 3180-Non Capital Equi9pment <5,001 XNUMX $ будет использован для оплаты копировального аппарата. • Включите соответствующий текст позиции, чтобы оправдать выбранные коды счетов. 5) Это незначительные (100,000 0699 долл. США в год продаж) средства внутреннего сервисного центра. Дополнительные сведения см. В инструкциях внутреннего центра обслуживания по адресу: http://www.unm.edu/~gacctng/changesinternalservicecenterproc.html • Код счета доходов - 63 • Код счета расходов - 0C3100-Copying Gen • Обратите внимание, что вы НЕ используйте XNUMX-Office Supplies в качестве кода счета для расходов. Это код счета расходных материалов, и вы оказали услугу. • Включите соответствующий текст позиции, чтобы оправдать выбранные коды счетов. Отметьте, что это второстепенное распределение внутреннего сервисного центра. 6) Это покупка компьютера стоимостью менее 5,001 доллара и принтера. Детали указаны в квитанции. • Компьютер (1,200 долларов США) будет отнесен на расходы по статье 3189-Компьютеры • Два принтера (750 долларов США) и монитор (400 долларов США) будут отнесены на расходы по статье 3150-Компьютерные принадлежности и серверы <5,001 XNUMX долларов США. • Включите соответствующий текст позиции, чтобы оправдать выбранные коды счетов. 7) Это покупка офисного ремонта, стульев, модульной мебели. • Расходы на рабочую силу, окна и ковер будут отнесены на счет с кодом 7000 Ремонт и техническое обслуживание завода, поскольку общая сумма затрат не превышает 500,000 XNUMX долларов США и не является крупным проектом. • Кабинки, поверхность стола, стулья и шкафы, которые представляют собой модульную мебель, будут отнесены на расходы по коду счета 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 5,000 долларов, поскольку общая стоимость составляет> 5,000 3180 долларов. Если бы совокупные затраты были меньше 5,000 долларов, они были бы отнесены на расходы XNUMX, за исключением капитального оборудования <XNUMX долларов. • Три офисных стула будут отнесены на расходы по коду счета расходных материалов, например, 3180-неосновное оборудование <5,000 5,000 долларов, поскольку они менее XNUMX XNUMX долларов. 8) Это покупка оборудования на сумму, превышающую 5,001 доллар. Это оборудование должно быть капитализировано. • Расходы на гизмо будут списаны на счет с кодом 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 долларов • Доставка, установка и обучение персонала также будут капитализированы в счете с кодом 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 долларов • Гарантия будет списана на счет с кодом 70C1- Гарантии на оборудование / Контракты на обслуживание, поскольку гарантии не капитализируются.  

Избегайте NSF за счет надлежащего бюджетирования

Ведущий: Норма Аллен
Дата: 02-09-2009

Презентация - PowerPoint
Раздаточный материал - Word

  Предотвращение NSF за счет соответствующего бюджетирования Представлено Нормой Аллен 2/9/09 (обновлено для резервов 11/8/11) подготовлено Терри Шуботэмом специалистом по управлению бизнесом При значительной поддержке: Управление планирования, бюджета и анализа Бюджет и администрирование HSC СОДЕРЖАНИЕ ПРОВЕРКА NSF 3 На кого и на что влияет NSF REJECT? 3 КАК БАННЕР РАССЧИТАЕТ NSF? 3 ОПЕРАЦИИ, ПОДЛЕЖАЩИЕ ПРОВЕРКЕ NSF: 3 ОПЕРАЦИИ, НЕ ПОДЛЕГАЮЩИЕ ПРОВЕРКЕ NSF: 4 КОДА УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ НЕ ВЛИЯЮТ на NSF 4 КАК УКАЗАТЬ, ЧТО ВЫ СОСТАВЛЯЕТСЯ В СТАТУСЕ NSF ИЗБЕГАЙТЕ СИТУАЦИЙ с NSF 4 ПРОФИЛАКТИЧЕСКИЕ МЕРЫ, КОТОРЫЕ МОЖНО ПРИНЯТЬ, ЧТОБЫ ИЗБЕЖАТЬ NSF: 4 УСТРАНЕНИЕ НЕПОЛАДОК NSF 6 ЕСТЬ ЛИ У МЕНЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ, ДЕЙСТВУЮЩАЯ БОЛЕЕ ОДНОГО ФИНАНСОВОГО ГОДА? 12 ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ МОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ТРУДА СОВРЕМЕННЫМ И ТОЧНЫМ? 12 ДОЛЖНЫ ЛИ МОИ РАСХОДЫ ОПЛАТИТЬСЯ? 13 ТРАДУЮ ЛИ Я НЕБЮДЖЕТНЫЕ РЕЗЕРВЫ? 13 ЕСТЬ ЛИ ОЖИДАЮЩИЕСЯ СДЕЛКИ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ОЧИСТИТЬ ИЗ БАННЕРНОЙ СИСТЕМЫ? 13 ОБЪЯВЛЯЕТСЯ ЛИ СОСТОЯНИЕ NSF ДРУГИМ ИНДЕКСОМ В МОЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ? 14 СОВЕТОВ ПО БЮДЖЕТУ 14 ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДОЛЖНЫ ОСТАВАТЬСЯ СБАЛАНСИРОВАННЫМ 15 ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВСЕ ДОЛЛАРЫ 16 ДОЛЖЕН БЮДЖЕТ ДОЛЖЕН ПЕРЕМЕСТИТЬСЯ 16 НЕВОЗМОЖНО СОЗДАТЬ ОТРИЦАТЕЛЬНЫЙ БАЛАНС СЧЕТА С ЗАПИСЬМИ БЮДЖЕТА 16 ДОПОЛНИТЕЛЬНО ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ДОБАВЛЕННОСТЬ СЧЕТА 18 ДОПОЛНИТЕЛЬНО ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ДОБАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ СЧЕТОВ CARRY FORWARD 18 ПОЛУЧИТЕ ЗНАКОМСТВО С УЧЕБНЫМИ РУКОВОДСТВАМИ И ВЕБ-СТРАНИЦЫ БЮДЖЕТА UNM MAIN CAMPUS 18 ОТЧЕТОВ, ПОМОГАЮЩИХ С БЮДЖЕТОМ И БЮДЖЕТОМ NSF 19 НА УРОВНЕ ИНДЕКСА 19 КРАТКОЕ РУКОВОДСТВО 20 ЛЮДИ 20 ВЕБ-САЙТЫ 21 ДРУГИЕ 21 ПРИЛОЖЕНИЕ 22 - ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ СПРАВКА -НОВЫЙ ОТЧЕТ HYPERION 22 NSF ПРОВЕРЯЕТ, КТО И НА ЧТО ЗАНИМАЕТСЯ NSF REJECT? Когда организация уровня 5 находится в статусе «Недостаточно средств» (NSF), транзакции, такие как совместные предприятия, DP-EZ и заявки, отклоняются в ожидании корректирующих действий со стороны подразделения. В частности, NSF настроен отклонять в баннере для: 1. Организации уровня 5 и уровня фонда 3 с использованием средств I&G. 2. Организация уровня 5 и фонд Уровень 3 с использованием неограниченных исследовательских индексов. 3. Организация уровня 5 и уровень фонда 3 с использованием индексов неограниченных государственных услуг, включая индексы необеспеченных фондов. 4. Легкая атлетика на уровне организации 6 Примечание для HSC: для колледжа медсестер, фармацевтического колледжа, информационного центра библиотеки медицинских наук и администрации HSC в дополнение к проверкам баннеров организационного уровня 5 и уровня 3, финансовые службы HSC вручную проверяют для статуса NSF на уровне индекса. КАК БАННЕР РАССЧИТАЕТ NSF? Баннер использует формулу, приведенную ниже, для расчета вашего бюджета, доступного для расходов. Если вычислено отрицательное число, вы находитесь в NSF. Это означает, что если в любом из элементов формулы есть ошибка, вы можете случайно попасть в NSF. Каждая часть формулы должна генерировать правильный номер для правильной работы NSF. Общие накопленные расходы Бюджет минус: фискальный с начала года Фактический минус: фискальные обязательства с начала года (обременения / резервирования) Минус: незавершенные транзакции [не включая внутренние PR] = бюджет, доступный для расходования ОПЕРАЦИЙ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПРОВЕРКЕ NSF: все документы, инициированные в баннере, включая: - Ваучеры журнала - Счета-фактуры - Заявки от LoboMart - Заказы на закупку - Общие обременения - Перераспределение P-карты ОПЕРАЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИЕ ПРОВЕРКЕ NSF: Любые потоки в баннер: - Расчет заработной платы - P-карта - Налог на баннер - Телекоммуникации - Внутренние каналы продаж, такие как Книжный магазин и др. Обратите внимание: транзакции, которые не подлежат проверке NSF, могут привести к дефициту единицы, если доступного бюджета недостаточно для финансирования транзакции. Ежемесячно сверяйте свои каналы с Banner. КОДЫ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ НЕ ВЛИЯЮТ на NSF. Перемещение бюджетных средств с одного кода счета на другой в пределах индекса или уровня фонда 3 или уровня организации 5 никогда не освобождает от статуса NSF. Изменения необходимо вносить, как указано в данном руководстве. КАК СКАЗАТЬ, ЧТО ВЫ УЧАСТВУЕТ В ИНДИКАТОРАХ СТАТУСА NSF: • Инициатор документа увидит сообщение об ошибке при попытке завершить документ, если организация уже находится в состоянии NSF (недостаточный бюджет для финансирования фактической транзакции). Вы не можете заполнить DPEZ и заявки в Banner, если организация уже находится в состоянии NSF. Вы можете создать СП, если ваша организация находится в NSF. Однако эти СП будут направлены в очередь NSF. Если на всех строках сводной формы JV включен индикатор «P», они могут быть разнесены. Индикатор «E» означает, что произошла ошибка, и СП не будет публиковать сообщения. Индикатор «N» означает, что NSF и JV будут направлены в очередь NSF. • Если организация тратит средства на покрытие дефицита, пока документ ожидает утверждения, документ будет направлен в очередь утверждения NSF после обычного утверждения. • Инициатор может отслеживать документ, чтобы убедиться, что он публикуется (FOAAINP). • Если документ приостановлен из-за NSF, он будет в очереди «NSF-Over Budget».   Обратите внимание, что при попытке создать совместное предприятие для индекса в фонде NSF уровня 3 вы получите следующее сообщение, а статус будет «N». Это предупреждает вас о статусе NSF. Баннер не позволит вам обрабатывать JV или DPI, если существует условие NSF.     ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ПОМОЩИ В ПРОВЕРКЕ NSF ВКЛЮЧАЮТ: Отчеты Hyperion можно найти по адресу: - Отчет Hyperion FOH0003: Подробные и сводные отчеты о наличии бюджета. Этот отчет находится в папке «Финансовые производственные отчеты». Если вы запросите с опцией «Подробности», в отчете будут показаны номера отдельных ожидающих рассмотрения документов, которые резервируют доступный баланс. Если вы выберете опцию «Дефицит отдела», все организации уровня 5, входящие в NSF, будут напечатаны, что позволит вам определить, какие индексы несут ответственность за проблему NSF. Чтобы найти свою организацию уровня 5, если вы знаете только начало кода, введите начало, а затем поставьте знак%. Затем выберите «Найти». Будут перечислены все коды организаций уровня 5 с таким началом. Выберите правильный. Здесь был выбран 997A. Теперь мы собираемся создать список дефицитных средств для 997A: уровень педиатрии 5. После того, как вы (1) «Выберите значения» и выберите из (2) «Доступные отчеты», нажмите (3) «Создать отчет».   Это страницы 6 и 7 отчета. В этом примере вы можете видеть, что в фонде 3U0007 организация 997A имеет дефицит на уровне организации 5, уровне фонда 3 для фонда 3U0007. Если вы выберете «Просмотр», а затем выберите «Каталог разделов», появится меню слева. Затем вы можете просмотреть информацию, которую вы запустили (в данном случае 997A, уровень 5), в различных форматах без повторного запуска отчета. Вот пример сводного отчета. - Отчет Hyperion FSH0002: Отчет о распределении рабочей силы. Этот отчет можно найти в папке «Финансовые производственные отчеты», и он позволит вам проверить, является ли распределение рабочей силы в организации актуальным и точным. - Баннерная форма FGIBAVL, Форма статуса доступности бюджета - позволяет запрашивать по коду индекса или конкретной комбинации фонд / организация и проверять доступный баланс на уровне организации 5 и фонде. FGIBAVL показывает вам доступный баланс. Для запроса выберите F7, введите номера фонда и организации и нажмите F8. Фонд для этого примера - 3U0007, фонд уровня 3. Это тот, который мы рассмотрели на страницах 6 и 7 отчета FORH0003 в предыдущем примере. Организация уровня 5 - это 997A, из нашего исходного запроса отчета.   FGIBAVL, баннерная форма, покажет вам в одной строке доступный баланс на уровне организации 5 для этого фонда уровня 3. В этом случае мы проверяем фонд 3U0007, показанный выше, а также на 6-й и 7-й страницах отчета FOH0003, использованного в приведенном выше примере выше. Как видите, бюджет этого фонда составляет 1,515 долларов, а на текущий финансовый год израсходовано 3,189.27 долларов. Нет никаких обязательств, поэтому фонд 3U0007 для педиатрии уровня 5 Org (997A) имеет дефицитные расходы в размере 1,674.27 XNUMX долларов США. - Баннерная форма FGIBDST, Форма статуса организационного бюджета - позволяет запрашивать по коду индекса и проверять доступный баланс. FGIBDST показывает доступный баланс для индекса или фонда. Введите порядковый номер и выберите «следующий блок».   Индекс в этом примере такой же, как на страницах 6 и 7 отчета FORH0003 в предыдущем примере. Это дает вам разбивку счета. Счета расходов [-428.44, -1537.98, 308.72, -16.57 = 1,674.27] добавляют к той же сумме.   Если снять отметку в поле «Включить счета доходов», эта форма предоставит вам результаты по финансированию, как показано ниже: Опять же, доступный баланс показывает, что фонд 3U3 уровня 0007 имеет дефицит на 1,674.27 XNUMX доллара. КАК ИЗБЕЖАТЬ СИТУАЦИЙ NSF ПРОАКТИВНЫЕ МЕРЫ, КОТОРЫЕ МОЖНО ПРИНЯТЬ, ЧТОБЫ ИЗБЕЖАТЬ NSF: - Точно запланируйте в Banner все ваши текущие неограниченные индексы. - Своевременно согласовывайте все индексы для проверки полноты и точности расходов (особенно транзакций, которые загружаются в баннерную систему, минуя централизованное утверждение бухгалтерского учета). - Поскольку заработная плата составляет около 80% большей части бюджета, необходимо своевременно проверять распределение рабочей силы и согласовывать изменения заработной платы. - Своевременные изменения в процессе перераспределения рабочей силы. - Проверьте невыполненные заказы на закупку на предмет необходимости и целесообразности. - Своевременно обрабатывать любые необходимые изменения заказа на поставку. - Обновляйте основные заказы на поставку на основе финансового года. - Ликвидируйте обременение вручную, как только транзакция будет завершена / размещена в Banner. [Это НЕ происходит «автоматически»!] - Суммы бюджетных резервов, которые подразделение намеревается потратить в текущем финансовом году. - Удалите из системы Banner все ожидающие транзакции, которые были инициированы, но больше не предназначены для завершения. УСТРАНЕНИЕ НЕИСПРАВНОСТЕЙ NSF ИМЕЮТСЯ ЛИ У МЕНЯ PO, ДЕЙСТВУЮЩИЕ БОЛЕЕ ОДНОГО ФИНАНСОВОГО ГОДА? Баннер смотрит на оставшуюся сумму в заказе на покупку и предполагает, что она будет потрачена в текущем финансовом году. Пример: у вас есть пятилетний заказ на поставку на сумму 5,000 долларов США, и вы собираетесь тратить 1,000 долларов в год, а в Banner бюджет только 1,000 долларов. Banner вычитает из вашего бюджета все 5,000 долларов, в результате чего вы перестраиваете 4,000 долларов. Измените многолетние заказы на покупку с помощью формы изменения заказа на поставку. Каждый заказ на поставку должен отражать расходы на текущий финансовый год. Координируйте свои усилия с отделом закупок. Ваш первоначальный Заказ на покупку должен быть на полную сумму, чтобы позволить Покупкам избежать дополнительных покупок, что является незаконным в соответствии с кодом штата. После того, как ваш первоначальный заказ на покупку будет на месте, вы можете изменить его, включив только часть текущего года. ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ МОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ТРУДА СОВРЕМЕННЫМ И ТОЧНЫМ? Ежемесячно сверяйте свои индексы. Распределение рабочей силы может быть обновлено с помощью EPAF, доступ к которому вы получите через Loboweb. Как только EPAF будет утвержден и опубликован, распределение рабочей силы будет правильно разнесено для будущих платежных ведомостей. Чтобы создать EPAF, вы должны пройти курс EPAF-BAN HRP EP 101, предлагаемый через Learning Central, и отправить BAR под названием «Исходя из EPAF по распределению рабочей силы» для создания EPAF в Лобовебе. Обременения по заработной плате корректируются при публикации, поэтому вы можете не сразу увидеть свою корректировку. Перераспределение рабочей силы производится с помощью PZAREDS. Таким образом вы исправляете уже зарегистрированные трудозатраты, которые не находятся в правильном индексе. PZAREDS - это баннерная форма, к которой вы можете получить доступ из Banner. Вы должны пройти курс PZAREDS, предлагаемый через Learning Central, и отправить BAR под названием «Перераспределение труда Министерства», чтобы получить доступ к PZAREDS в Banner. Как только ваш PZAREDS будет опубликован, неправильные транзакции будут перемещены вместе с соответствующими преимуществами в правильный индекс. Обратите внимание, что перераспределение рабочей силы НЕ влияет на обременения.   ДОЛЖНЫ ЛИ МОИ РАСХОДЫ ОПЛАТИТЬСЯ? Ежемесячно сверяйте свои индексы. См. ОБУЧЕНИЯ, размещенные на http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml под заголовком «Основы согласования индексов и промежуточное согласование индексов» для получения помощи или Центр поддержки финансовых услуг в разделе «Байты баннера»: http: // www. unm.edu ~ fssc / bannerbyte.html за помощью. Особо обратите внимание: • Баннерные ленты. Они будут публиковать сообщения независимо от того, состоите вы в NSF или нет. Сюда входят расходы на ITS (Telecom). Они могут отправить вас в NSF. ТРАЖУ ЛИ Я НЕБЮДЖЕТНЫЕ РЕЗЕРВЫ? Любые резервы (средства, неизрасходованные за предыдущий год), которые вы хотите потратить в текущем году, должны быть включены в бюджет. Если у вас есть сумма резервов, заложенная в бюджет, она будет на счете 1901. Даже если у вас есть большие фактические резервы на счете 1900, вы не должны тратить их, если они не предусмотрены в бюджете на счете 1901. Если вы тратите не предусмотренные в бюджете резервы, вы рискуете поместить свой баннерный фонд уровня 3 в NSF. При необходимости отправьте пересмотр бюджета, указав, как вы собираетесь потратить резервы. Чтобы подать пересмотр бюджета, вы должны предоставить журнальный ваучер с типом журнала BD4. Как только этот ваучер журнала будет одобрен и опубликован, запись должна облегчить ваш статус NSF.   ЕСТЬ ЛИ ОТРАЖАЮЩИЕСЯ СДЕЛКИ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ОЧИСТИТЬ ИЗ БАННЕРНОЙ СИСТЕМЫ? При расчете NSF Banner вычитает все незавершенные совместные предприятия, DPEZ и заявки на покупку. Баннер вычитает их независимо от того, опубликованы они или ожидают рассмотрения. Если у вас есть документы, которые никогда не будут опубликованы, удалите их. Документ для очистки формы для использования Как очистить ваучер журнала Запись / удаление FGAJVCQ, дважды удаление записи DPEZ FZADPEZ, дважды удаление заявки на закупку, часть 1 FOADOCU Удаление или «самоотклонение» заполненной заявки на закупку. Примечание: это только для незавершенных заявок, которые не получили окончательного действия при закупке. Это действие можно предпринять, если документ НЕ был преобразован в ЗАКАЗ НА ПОКУПКУ. http://www.unm.edu/~purch/ Purchasing Requisition Part 2 LoboMart Remove purchase requisition request if not completed for approval routing in Banner.   ОБЪЯВЛЯЕТСЯ ЛИ СОСТОЯНИЕ NSF ДРУГИМ ИНДЕКСОМ В МОЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ? Если ваш индекс не входит в NSF, но вы получаете индикаторы NSF, причиной может быть другой индекс в вашей организации. Проверьте доступный баланс вашего отдела, используя баннерную форму FGIBDSR, форму резюме. Эта форма позволяет вам запрашивать определенную организацию, чтобы проверить доступный баланс. Если ваша организация в целом является NSF, все индексы внутри организации будут иметь статус NSF. Обсудите ситуацию со своим руководителем. BUDGET TIPS INDICES MUST STAY BALANCED 1) In any BD4 or BDT entry that you prepare, you need to make sure that the indices "stay balanced" on all indices whose budgets will be changed by your JV.  To "stay balanced", the sum of the budget adjustments to the revenue account codes (including 1901) must equal the sum of the budget adjustments to the expenditure account codes for each index.  (As is required when entering original budgets, Revenues must equal Expenditures on every index.) 2)  If you are wanting to increase the overall amount you are allowed to spend on an index, the amounts of both revenue and expenditure budget adjustments to that index will be entered as positive (+) amounts; and the resulting sum of your revenue budget adjustments must equal the sum of your expenditure budget adjustments.  (Much of the confusion that I have encountered when reviewing JV's has to do with initiators wanting to offset positive revenue adjustments on an index with negative expenditure adjustments on the same index, or vice versa, which does not keep the index in balance.)  Conversely, if you are wanting to decrease the overall amount you will be able to spend on an index, the amounts of both revenue and expenditure budget adjustments to the index will be entered as negative (-) amounts; and the resulting sum of the revenue budget adjustments must equal the sum of the expenditure budget adjustments.   Here are a couple of examples:  To increase the overall amount you can spend from an index by using carried forward balance, the JV would be structured like this:         BD4   043XXX  1901   $2,000 (+)        BD4   043XXX  3100   $1,000 (+)        BD4   043XXX 3820   $500  (+)        BD4   043XXX 8060   $500  (+) To decrease the overall amount you can spend from an index if, for instance, anticipated revenue has decreased, the JV would look like this:             BD4  043XXX 07Z0   $100,000  (-)         BD4  043XXX 2000   $  75,000  (-)          BD4  043XXX 21J0   $  25,000  (-)        To move budget from one index to another, here is an example of how the JV might look:         BD4   043XXX 0381 $100,000 (-) (Giving Index)         BD4   043XXX 69Z0 $100,000 (-) (Giving Index)         BD4   043XX1 0381 $100,000 (+) (Receiving Index)         BD4   043XX1 3100 $  50,000 (+) (Receiving Index)     BD4  043XX1 3820  $50,000 (+) (Receiving Index)  In each of these three examples, all indices have "stayed balanced" - the sum of the adjustments made to revenue account budgets equals the sum of the adjustments made to expenditure account budgets on each index.  You also can have a budget revision entry that has only revenue account adjustments or only expenditure account adjustments.  However, in this case, the entries must net to zero when summed.  For example, if you are wanting to reclassify $1,000 of revenue to account 0380 that was originally budgeted to account 0310, the JV would look like this:           BD4 043XXX 0390 $1,000  (-)        BD4 043XXX 0380 $1,000  (+) Similarly, if you are wanting to increase the amount you can spend from account 3820 by reducing the amount you had originally budgeted to 3100, the JV would look like this:    BD4 043XXX 3100 $1,000  (-)   BD4  043XXX 3820 $1,000  (+) In each of these two cases, the indices "stays balanced".   The sum of the revenue adjustments in the first example is zero, and since there are no adjustments to expenditure account codes, the index stays in balance.  Similarly in the second example, there are no revenue adjustments, and the sum of the expenditure adjustments is zero, keeping the index in balance. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЦЕЛЫЕ ДОЛЛАРЫ 3) Все статьи бюджета (коды классов правил BD4 или BDT) должны вводиться с использованием целых долларов, а не центов. (Это правило также применимо при вводе исходных бюджетов - пожалуйста, никаких копеек!) ДОЛЖЕН БЮДЖЕТ ДОСТУПЕН ДЛЯ ПЕРЕМЕЩЕНИЯ 4) Если вы хотите переместить бюджет из одного индекса в другой, вы должны сначала определить, есть ли в наличии соответствующий бюджет, который можно уменьшить по показателю «дачи». Формула для расчета «доступного бюджета» для индекса следующая: Общие накопленные бюджеты расходов минус фискальные фактические расходы с начала года минус фискальные расходы по расходам с начала года минус незавершенные транзакции по расходам. Если вы обнаружите, что «доступный бюджет» недостаточен для сокращения бюджета вашего «благотворительного» индекса, вам может потребоваться сначала переместить расходы из вашего «благотворительного» индекса в другой индекс, чтобы высвободить «доступный бюджет».          Быстрый способ узнать сумму, которую можно передать из индекса, - это перейти к форме баннера FGIBDST. Введите свой «дающий» порядковый номер, а затем снимите флажок «Включить учетные записи доходов». После этого нажмите кнопку «Следующий блок». Сумма в нижней части формы под «Доступным балансом» - это ваш «доступный бюджет» перед любыми Незавершенными расходными операциями. Вычтите все незавершенные транзакции расходов из суммы «Доступный остаток», чтобы попасть в «доступный бюджет», который можно переместить в другой индекс. (В Hyperion также есть отчет под названием: FOH0003 & 4 Подробные и сводные отчеты о доступности бюджета, который может помочь вам определить, имеет ли индекс достаточный доступный бюджет, который можно переместить в другой индекс. Объяснение функций этого отчета прилагается к на обороте этих советов.) НЕВОЗМОЖНО СОЗДАТЬ ОТРИЦАТЕЛЬНЫЕ СЧЕТА РАСХОДОВ С ЗАПИСЬЮ БЮДЖЕТА 5) Корректировки бюджетов счетов расходов не могут привести к отрицательным суммам. (Это также верно при подготовке исходных бюджетов весной - бюджеты расходов нельзя вводить как отрицательные суммы.) Если вы хотите уменьшить сумму бюджета расходов по индексу, вам нужно сначала посмотреть, сколько в настоящее время заложено в бюджет для этих расходов. код счета (см. Баннерную форму FGIBDST). Например, если у вас есть только 1,000 долларов, заложенных в бюджет для счета 3100 в одном из ваших индексов, вы не можете ввести СП BD4, которое сокращает бюджет счета 3100 для этого индекса на 1,500 долларов. Это приведет к тому, что в бюджете счета 3100 будет отражена отрицательная сумма (-500.00 долларов США), что приведет к отклонению вашего СП. Если в настоящий момент у вас нет бюджета для кода счета расходов в индексе, вам не следует подавать СП, которое отражает сокращение этого кода счета в этом индексе. Кроме того, фактические расходы, обременения и незавершенные транзакции сокращают доступный бюджет на уровне кода счета для каждого индекса. Если для кода счета 2000 одного из ваших индексов у вас есть бюджет в размере 100,000 15,000 долларов США, и у вас есть 85,000 2000 долларов США в виде фактических сборов с начала года и 100,000 15,000 долларов США в виде Обременений, бюджет для счета с кодом 85,000 не может быть уменьшен, поскольку доступный бюджет для этого кода счета в этом индексе составляет уже ноль (0 долларов за вычетом XNUMX долларов за вычетом XNUMX долларов = XNUMX долларов). НОВЫЕ КЛИНИЧЕСКИЕ СЧЕТА ДОХОДОВ 6) Клинические доходы должны распределяться с использованием счетов 0381 (ранее 0311), 0391 (ранее 0321), 0341 или 0351. При распределении долларов FOM, которые были первоначально созданы на счете 0380 (ранее 0310) или 0390 (ранее 0320), из одного индекса FOM в другой индекс FOM (где средства, связанные с каждым индексом, оба переходят в фонд уровня 2 3U41 - HU UPA), соответствующий учетный код для использования в этом распределении будет либо 0381 (ранее 0311), либо 0391 (ранее 0321). При распределении долларов UH, которые были первоначально созданы на счете 0340, из одного индекса UH в другой индекс UH (где средства, связанные с каждым индексом, переходят в Фонд уровня 2 3U42 - HU UNMH), соответствующий код счета для использования для этого распределения будет быть 0341. Обоснование использования 0381, 0391 и 0341, как указано выше, заключается в том, что это соответствует первоначальному руководящему принципу перераспределения этих типов финансирования от департамента к отделу (или от отдела к отделу) и сохраняет источник финансирования в соответствии с его происхождением для целей отчетности . Эти записи о распределении клинических доходов могут пересекать фонды, когда это применимо. Вот пример, демонстрирующий вышеуказанные требования: BD4 043XXX 0381 25,000 долларов (-) (Индекс предоставления) BD4 043XXX 69Z0 25,000 долларов (-) (Индекс предоставления) BD4 043XX2 0381 25,000 долларов (+) (Индекс получения) BD4 043XX2 3100 25,000 долларов (+) (Индекс получения) В этом примере сумма увеличенных и уменьшенных сумм в 0381 равна нулю, суммы, увеличенные и уменьшенные на счетах расходов, равны нулю, а общие суммы, увеличенные и уменьшенные в совместном предприятии, равны нулю (-50,000 50,000 долларов США + +0 XNUMX = XNUMX долларов). СУММЫ ДОЛЖНЫ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ОБНУЛЕНЫ 7) При составлении бюджета отчислений от одного индекса к другому, суммы, "данные" из одного индекса с использованием учетных кодов, начинающихся с "16" (1600, 1610, 1620, 1660 и т. Д.), Должны быть компенсированы в долларах за долларов с суммами, «полученными» в другой индекс с использованием тех же учетных кодов «16XX», так что все записи для этих соответствующих учетных кодов в вашем совместном предприятии будут нулевыми. Вот пример, демонстрирующий требования приведенного выше абзаца: BD4 043XXX 1660 10,000 4 долларов (-) (Индекс пожертвований) BD043 3100XXX 10,000 4 043 долларов США (-) (Индекс предоставления) BD1 1660XX10,000 4 043 1 долларов США (+) (Индекс получения) BD3820 10,000XX10,000 043 1660 10,000 долларов США (+ ) (Индекс получения). В этом примере, если вы добавите -043 1 долларов, уменьшенные на счете с индексом 1660XXX, 1660, к + 8 09 долларов, увеличенным на счете с индексом 09XX09, счет XNUMX, сумма этих XNUMX корректировок в рамках СП будет равна нулю. ЗАПРОСИТЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ УТВЕРЖДЕНИЕ ДЛЯ БЮДЖЕТА ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕРЕНОСА XNUMX) В этом году (XNUMX финансовый год) Медицинский факультет потребовал от департаментов запросить предварительное одобрение, прежде чем планировать дополнительное использование переносимых средств. Департаменты просят обосновать свои запросы на использование в бюджете переноса, который не был включен в бюджет (или разрешен для включения в бюджет) в течение бюджетного сезона в апреле. Запрос должен быть в служебной записке или электронном письме и должен указывать: конкретные задействованные индексы, объем переносимых по индексу, который, по вашему мнению, ваш отдел определенно потратит в XNUMX финансовом году, если запрос будет одобрен, причину, по которой вам нужно потратить перенос (другими словами, на что будут использоваться перенесенные деньги) и почему запрашиваемые вами расходы не могут быть потрачены из доходов текущего года. Мы не сможем включить в бюджет все перенесенные остатки, и поэтому просим вас внимательно изучить все свои индексы, чтобы увидеть, есть ли другие варианты приобретения того, что вам нужно в XNUMX финансовом году, без дополнительного бюджетирования переноса. . ПОЛУЧИТЕ ЗНАКОМСТВО С УЧЕБНЫМИ РУКОВОДСТВАМИ И ВЕБ-СТРАНИЦЕЙ БЮДЖЕТА ОСНОВНОГО КАМПУСА UNM 9) Financial Services недавно выпустила документ, в котором обсуждаются распределения, переводы и движение резервов с использованием счета 1903. 2008. Этот документ можно найти на веб-сайте Unrestricted Accounting, HSC: http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml или на веб-сайте Центра поддержки финансовых услуг (FSSC) в разделе Banner Bytes: http: / /www.unm.edu/~fssc/bannerbyte.html. Выберите вариант Word.) В нем подробно обсуждаются процедуры, которым необходимо следовать при подготовке любого из этих типов совместных предприятий. Для вас очень важно ознакомиться с правилами и процедурами, содержащимися в этом документе, потому что правила, содержащиеся в нем, необходимо будет соблюдать при составлении среднегодовых прогнозов в январе и ваших бюджетов на 10 финансовый год позже весной. 10) На веб-сайте Управления планирования, бюджета и анализа главного кампуса ЕНД, расположенного по адресу http://www.unm.edu/~budget/, выберите область СОП серым цветом. Это покажет вам множество текущих стандартных операционных процедур бюджетирования. Чтобы получить более подробные инструкции по использованию записей BD4 и BDT, см. Руководство по ваучерам LEARN Journal для резервов, ассигнований и переводов, размещенное на веб-сайте неограниченного учета и отчетности по адресу http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/ learn.shtml или на веб-сайте Центра поддержки финансовых услуг (FSSC) в разделе Banner Bytes: http://www.unm.edu/~fssc/bannerbyte.html. Выберите вариант Word.) В этом Руководстве очень подробно рассказывается о правилах создания этих записей.   ОТЧЕТЫ, ПОМОГАЮЩИЕ С БЮДЖЕТОМ и NSF FOH0003 & 4 Подробные и сводные отчеты о доступности бюджета: Цель: предоставить сводную и подробную информацию о доступности бюджета, которую можно использовать для анализа и устранения проблем с бюджетом организации. Связь с FGIBAVL в Internet Native Banner. Обновленная информация о расчетах NSF на 09 финансовый год: более 80 фондов (неограниченные исследования, неограниченная государственная служба, обучение и общие вопросы, а также легкая атлетика) теперь отклонены из-за наличия бюджета. При расчете сначала рассматривается уровень организации 5, затем уровень финансирования 3 для расчета доступности бюджета. Описание отчетов: Краткий отчет: сгруппирован по организационному уровню 3 (если выбран), затем по организационному уровню 5, затем по финансированию, затем по организационному уровню 6, чтобы предоставить промежуточные итоги доступности бюджета, которые будут связаны с BANP. Сводный отчет департамента: сгруппирован по организационному уровню 5, затем по финансированию, затем по организациям более низкого уровня (6, 7 и 8), чтобы предоставить немного больше деталей, чем сводный отчет. Этот отчет написан в основном для очень крупных отделов, которым не нужно сразу обращаться к подробному отчету для анализа. Подробный отчет отдела: сгруппирован по уровню организации 5, затем по финансированию, затем по организациям более низкого уровня (6,7,8), затем по индексу, затем по коду счета, чтобы предоставить как можно больше подробностей для анализа доступности бюджета. Основная цель этого отчета - предоставить подробную информацию о том, что находится в столбце «неопубликованные обязательства», поскольку эта информация не доступна ни в какой форме в Internet Native Banner. Отчет о дефиците департамента: то же, что и подробный отчет департамента, но отсортированный по остатку в порядке убывания, так что те показатели внутри организации / фонда, которые испытывают дефицит, будут отображаться первыми. Это может быть полезно при устранении неполадок в сценарии нехватки средств в организации. БЮДЖЕТ НА УРОВНЕ ИНДЕКСА Каждый индекс, из которого вы планируете потратить средства, должен иметь эти расходы и соответствующую сумму дохода, заложенную в этот индекс. КРАТКОЕ СПРАВОЧНОЕ РУКОВОДСТВО ДЛЯ ЛЮДЕЙ Вопросы по составлению бюджета: Главный кампус: …………………………………………………………………………………………………… 277- 6465 HSC Campus: ……………… .. ………………………………………………………………………………… .. 272-2885 Неограниченный учет Вопросы: Главный кампус: …………………………………………………………………………………………………… 277-2018 Кампус HSC:… ……………………………………………………………………………………………… 272-6264 Вопросы об удержании заработной платы: Центр поддержки финансовых услуг:… ………………… ... …………………………………… .. ……… 277-3457 EPAF Вопросы: Центр поддержки HRPR …………………………… ……………………………………………………………. 277-4777 ВЕБ-САЙТЫ Составление бюджета HSC: http://hsc.unm.edu/about/budget/ Составление бюджета основного кампуса: http://www.unm.edu/~budget/ Неограниченный учет HSC: http: //hsc.unm. edu / financialservices / Accounting / Неограниченный учет Основная часть: http://www.unm.edu/~gacctng/ Учет контрактов и грантов HSC: http://hsc.unm.edu/financialservices/postaward/ Учет контрактов и грантов Основная часть: http : //www.unm.edu/~cgacctng/ Центр поддержки финансовых услуг: http://www.unm.edu/~fssc/index.html Быстрая информация: http://fastinfo.unm.edu/v0508/index. php ДРУГИЕ УЧЕБНЫЕ материалы: Кампус HSC: http://hsc.unm.edu/financialservices/accounting/learn.shtml (включает расписание УЗНАТЬ по предстоящим темам, прошлым руководствам и прошлым презентациям Power Point) Главный кампус: http: // www. unm.edu/~fssc/index.html (слева выберите «Banner Bytes». Вы найдете множество презентаций, включая презентации LEARN). Центр поддержки финансовых услуг: [http://www.unm.edu/~fssc/ index.html] Banner Bytes - содержит много полезных презентаций, в том числевсе презентации УЧИТЬСЯ Помощники по работе - полезные инструкции по выполнению конкретных финансовых задач Руководства для участников - самые последние руководства, используемые в формах классов EOD - прямые ссылки на Справку по ITS Forms Financial Services: http://its.unm.edu/ support / index.html на этом сайте перечислены номера телефонов справочных служб в главном кампусе, кампусе HSC, больнице и других. Имеется прямая ссылка на Fast Info. В нем перечислены несколько других способов получения технической поддержки, все на главной странице.   ПРИЛОЖЕНИЕ 1 - ДРУГИЕ ПОЛЕЗНЫЕ ФОРМЫ БАННЕРОВ - Баннерная форма FGIBDSR, Исполнительная сводная форма - будет показывать фактический бюджет и доступность различными способами по индексу, фонду, организации и т. Д. Если вы установите флажок «Включает счета доходов» (см. Ниже), вы можете увидеть свой бюджет и скорректированную с начала года деятельность для счетов доходов и резервов. Вы можете развернуть, чтобы получить подробную информацию на этой странице. Фонд 3U0007 [включая счета доходов]: очевидно, что если бы не предусмотренная в бюджете сумма в 1900 году была заложена в бюджет, это вывело бы Фонд из состояния дефицита. Помните, что вы не можете его потратить, если в бюджете не предусмотрен будущий бюджет.   Если вы снимите отметку с поля «Включает счета доходов» (см. Ниже), запрос будет запрашиваться только по расходам, предусмотренным в бюджете. Здесь отчетливо видно, что этот индекс имеет дефицит на 1,674.27 XNUMX доллара; Скорректированный бюджет за вычетом активности с начала года за вычетом суммы обязательств отображается в столбце Доступный остаток. Фонд 3U0007 [без учета доходов]: обратите внимание, что результаты не всегда возвращаются сразу, поскольку эта форма требует много ресурсов.   ПРИЛОЖЕНИЕ 2 - НОВЫЙ ОТЧЕТ HYPERION На момент завершения этого руководства этот отчет не был опубликован в папке Finance Production, но он должен быть опубликован в ближайшее время. Название может немного измениться. Этот отчет специально разработан, чтобы помочь отделам увидеть и проанализировать ситуации NSF.

Пример кода учетной записи

Ведущий: Джон Брандт
Дата: 12-12-2008

Презентация - PowerPoint
Раздаточный материал - Word

  Учетный код для начинающих, представленный Джоном Брандтом 12/12/08, подготовленный Терри Шуботэм, специалист по управлению бизнесом. В сотрудничестве с: HSC и Неограниченный учет в главном кампусе. Учет по контрактам и грантам в главном кампусе. Бухгалтерский учет (277-7715) Закупки (277-2018) СОДЕРЖАНИЕ, УТОЧНЯЮЩИЕ ЭТИ КОДЫ 277 КЛАССИФИКАЦИЯ РАСХОДОВ - РУКОВОДЯЩИЕ ПРИНЦИПЫ 2036 ДОПУСТИМЫЕ РАСХОДЫ? 3 Средства университета не могут быть использованы на следующие виды расходов. 3 ДОЛЖНЫ ЛИ РАСХОДЫ «ОБЪЕКТЫ И АДМИНИСТРАТИВНЫЕ РАСХОДЫ»? 3 ПРАВИЛЬНАЯ РАБОЧАЯ КАТЕГОРИЯ LEDGER? 3 Где найти списки учетных кодов 4 Базовая структура учетной записи 4 ЧАСТО ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ КОДЫ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ 5 ПОСТАВКА ИЛИ ОБСЛУЖИВАНИЕ? ОТВЕТ УПРАВЛЯЕТ ВЫБОР КОДА УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ 6 ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ ЗАВОДА ИЛИ УЛУЧШЕНИЕ КАПИТАЛА? ОТВЕТ УПРАВЛЯЕТ ВЫБОРОМ УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ. 8 ОБЩИЕ ОШИБКИ 9 3189-КОМПЬЮТЕРЫ 9 3150-КОМПЬЮТЕРНЫЕ РАСХОДЫ И СЕРВЕРЫ 9 ОБОРУДОВАНИЕ - ГАРАНТИЯ ИЛИ ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ? 9 ПОСТАВКА ИЛИ ОБСЛУЖИВАНИЕ? 9 НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ: 10 Иностранные студенты, посетители, продавцы 10 Расходы на переезд 10 ТРЕБОВАНИЯ К ПЛАТЕЖНОМУ УЧЕТУ НЕДВИЖИМОСТИ 10 ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ, РЕМОНТ ИЛИ РЕМОНТ? 10 ПОДАРКИ / СУВЕНИРЫ / РЕКЛАМА 11 ТЕКСТ ПУНКТА И КОММЕРЧЕСКАЯ ЦЕЛЬ - БУДЬТЕ ОПИСАННЫМИ И КОНКРЕТНЫМИ 11 ВЫ ЗВОНИТЕ 12 ПРИЛОЖЕНИЕ 1: ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОДА УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ 20 ПРИЛОЖЕНИЕ 2: СОБСТВЕННОСТЬ С УЧЕТОМ 25 БИБЛИОТЕК НА ДОЛЛ. 25 ОПРЕДЕЛЕНИЯ КОДА УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ СОБСТВЕННОСТИ 10,000 ПРИЛОЖЕНИЕ 25: РАБОЧИЕ КАТЕГОРИИ ЛИДГЕРОВ 25 ПРИЛОЖЕНИЕ 3: ПРОДОВОЛЬСТВЕННЫЕ СЧЕТА 29 ПРИЛОЖЕНИЕ 4: ВЫ ДЕЛАЕТЕ ОТВЕТЫ НА ЗВОНКИ 30 УТОЧНЕНИЕ ЭТИХ КОДОВ Если вы недавно просматривали План счетов UNM, вы заметили, что множество кодов расходных счетов. В течение 5 финансового года 31 код, не включая коды субсидий или заработной платы, использовался для классификации товаров, закупленных ЕНД. Ожидается, что вы выберете наиболее подходящий код для каждого контролируемого вами расхода. Это не всегда легко. Есть 2008 кодов поставок. В разделе «Путешествия» есть 291 кодов, из которых ОДИН лучше всего подходит для каждой транзакции. Чтобы упростить вашу работу, мы собираемся объяснить некоторые руководящие принципы для выбора наиболее подходящего кода счета расходов. Эти принципы помогут вам выбрать код, который обычно будет одобрен финансовыми службами. Мы также собираемся пересмотреть и попрактиковаться в использовании этих принципов, особенно в отношении некоторых из наиболее часто неправильно используемых кодов. Если вы научитесь правильно использовать эти руководящие принципы, вы значительно сократите количество документов, в которых вам отказывают. КЛАССИФИКАЦИЯ РАСХОДОВ - ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ДОПУСТИМЫЕ РАСХОДЫ? Деловая политика UNM 4000 - Допустимые и недопустимые расходы, объясняет, что допустимо, а что недопустимо. Его можно найти по адресу http://www.unm.edu/~ubppm/ubppmanual/4000.htm. Ниже приводится краткое изложение, которое поможет вам с некоторыми из наиболее часто возникающих вопросов.   УНИВЕРСИТЕТСКИЕ ФОНДЫ НЕ МОГУТ ИСПОЛЬЗОВАТЬСЯ ДЛЯ СЛЕДУЮЩИХ ВИДОВ РАСХОДОВ. Фонды университета ЗАПРЕЩАЕТСЯ использовать для оплаты обслуживания и содержания частных транспортных средств, таких как страхование, топливо, настройка, смазочные материалы, шины, лицензии и другой ремонт, даже если эти автомобили могут использоваться для бизнеса Университета. Однако сотрудник может иметь право на возмещение расходов в соответствии с политикой Университета в отношении поездок. Покупка личных подарков, включая, помимо прочего, цветы и другие подарки, выражающие сочувствие, скорбь или поздравления преподавателям, сотрудникам и студентам ЗАПРЕЩЕНА, кроме случаев, когда утверждены другой опубликованной политикой Университета (например, награды за заслуги перед сотрудниками). На средства университета НЕЛЬЗЯ покупать праздничные украшения для офисов и зданий Университета. Покупка офисных прохладительных напитков (включая кофеварки, продукты питания и напитки) ЗАПРЕЩЕНА, за исключением случаев, когда напитки предназначены в первую очередь для гостей Университета или на деловых встречах. Развлечение сотрудников Университета (например, расходы на питание), кроме как в соответствии с политикой Университета в отношении поездок, ЗАПРЕЩЕНО. Исключения допускаются, если мероприятие является мероприятием гостеприимства, в котором участвуют как сотрудники Университета, так и приглашенные гости Университета. В соответствии с правилами налоговой службы (IRS), все запросы на возмещение расходов на гостеприимство или запросы на оплату счетов должны сопровождаться списком лиц, присутствующих на мероприятии. Для мероприятий, на которых присутствуют более двадцати (20) человек или открытых для публики, достаточно описания функции и определения приглашенных гостей. Покупка алкогольных напитков ЗАПРЕЩАЕТСЯ, за исключением случаев, когда это связано с деятельностью Университета, например, при проведении мероприятий для гостей Университета. Когда алкогольные напитки подаются на территории кампуса, функция должна быть заранее письменно утверждена президентом. ОПЛАТА ИЛИ ВОЗМЕЩЕНИЕ ЗА ПОКУПКУ АЛКОГОЛЬНЫХ НАПИТКОВ НЕ ДОЛЖНА ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ ИЗ ИНСТРУКЦИЙ И ОБЩИХ ПРЕДНАЗНАЧЕННЫХ СРЕДСТВ ИЛИ ДОГОВОРА И ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СРЕДСТВ. Когда алкогольные напитки подаются на территории кампуса, необходимо соблюдать ограничения Университета в отношении местоположения и участия студентов. ЗАПРЕЩАЕТСЯ приобретать страховое покрытие, которое копирует университетское страхование (например, страхование управления рисками университетского оборудования). ДОЛЖНЫ ЛИ РАСХОДЫ «ОБЪЕКТЫ И АДМИНИСТРАТИВНЫЕ РАСХОДЫ»? Университет должен отдельно отслеживать «исключаемые на F&A» расходы для целей бухгалтерского учета. Услуги и административные расходы - это те расходы, которые, хотя и разрешены политикой UNM, не допускаются в качестве расходов, когда UNM рассчитывает федеральные ставки F&A каждые 4 года. ЕНД должно отделить эти расходы, чтобы их можно было исключить из расчетов F&A при расчете этой ставки. Расходы, разрешенные политикой UNM, но носящие исключительно рекламный характер, не подлежат F&A. [См. Более подробное объяснение в Федеральном циркуляре A-21.] Если вы не уверены, подлежат ли расходы исключаемым F&A, позвоните своему бухгалтеру или налоговому контролеру и спросите. Назначение счета 31B0-Пищевые продукты, исключаемые из F&A, алкогольные напитки. Расходы на питание на развлечения, сбор средств и маркетинг. Студенческая деятельность и расходы на выпускников. 37Y0-Расходы на поставку Не включаемые в закупку и закупки Расходные материалы, используемые для рекламных мероприятий. 39Y0-Travel F&A Excludable Путешествие, связанное с лоббированием, развлечениями. 6350-Promotional Exp F&A Excludable Gen Рекламные предметы, подарки и расходы на рекламу и связи с общественностью, предназначенные исключительно для продвижения Университета. 69Y0-Профессиональные услуги, подлежащие исключению из F&A Услуги, приобретенные для исключаемых из F&A деятельности или товаров. ПРАВИЛЬНАЯ РАБОЧАЯ КАТЕГОРИЯ LEDGER? Для организации финансовой информации, содержащейся в отчетах Hyperion Operating Ledger, используется всего несколько категорий: в сводных отчетах индивидуальные коды счетов классифицируются как доход или расходы, а подробные отчеты объединяют коды счетов по трем категориям: доход, расходы на заработную плату и прочее. Расход. В обоих отчетах будет указан код каждого счета, по которому ведется финансовая деятельность в течение выбранного периода. Для целей данного учебника оставшаяся часть нашего обсуждения будет сосредоточена на кодах счетов, отнесенных к категории «Прочие расходы» или «Прочие операционные расходы» (как в отчете об иерархии учетных записей ePrint). Основные используемые подкатегории включают: расходные материалы, командировочные расходы, расходы на обучение, расходы на исследования, расходы на уход за пациентами, расходы на связь, услуги, техническое обслуживание оборудования, коммунальные услуги, капитальные затраты и другие расходы. В каждую из этих подкатегорий попадают определенные коды учетных записей. Как правило, для контрактов и грантов подходящим кодом счета для использования будет тот, который содержит утвержденный вами бюджет. Руководящий принцип заключается в следующем: выберите код учетной записи, который попадает в наиболее подходящую категорию. Если ваши расходы включают питание, приобретенное для деловой встречи, на которой присутствуют не сотрудники UNM, и покупка была сделана сотрудником во время поездки, код, который вы используете, должен быть под заголовком «Путешествие». Если расходы связаны с тем же типом деловой встречи, но являются покупкой для местной деловой встречи, расходы должны быть НЕ в разделе «Поездки», а в разделе «Расходные материалы». В разделе «Путешествия» вы найдете код 3860-Bus Meals and Hospitality Gen. В разделе «Принадлежности» вы найдете код 31A0-Bus Food-Local. Лучший способ решить, какой код учетной записи использовать, - это хорошо ознакомиться со структурой кода учетной записи, содержащейся в отчете об иерархии учетных записей (и других источниках, перечисленных ниже), а затем следовать руководящему принципу. Если покупка связана с путешествием, она принадлежит ему. Если это не связано с путешествием, оно относится к припасам. Если покупка является услугой (брошюры, привязанные к вам), а не товаром (покупка бумаги, используемой для печати брошюр), она будет отнесена к подкатегории «Услуги». Категории операционной книги и полезные советы можно найти в Приложении 3. ГДЕ НАЙТИ СПИСКИ КОДОВ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ Определения учетных кодов Операционной книги показывают все активные счета в UNM, а также дают определение и использование для каждой учетной записи. Чтобы просмотреть или распечатать этот список, перейдите по адресу http://www.unm.edu/~gacctng/resources/OpLegAcctDef 6-23-08.pdf. На веб-сайте http://www.unm.edu/~gacctng/ есть список «часто используемых учетных кодов». Для большинства ваших нужд этого списка будет достаточно. Он значительно короче и содержит определения для перечисленных учетных записей. Вы можете получить список всех кодов учетных записей, запустив отчет ePrint FGRACTH. Этот отчет можно найти, войдя в ePrint, перейдя в каталог fin banp - Finance Banner - Production (banp) и выбрав FGRACTH из списка отчетов в небольшом раскрывающемся списке внизу страницы.   В этом отчете не дается определение или использование учетных записей. ОСНОВНАЯ СТРУКТУРА СЧЕТА Обратите внимание, что счета доходов начинаются с нуля. Независимо от названия, их нельзя использовать на расходы. Первая цифра кода счета Тип счета 0 Доход 1 Доход и переводы 2 Расходы на оплату труда 3 Расходные материалы и поездки 4 Расходы на обучение и исследования 5 Расходы на уход за пациентами 6 Плата за связь и услуги (см. «Услуги» ниже) 7 Техническое обслуживание оборудования (например: ремонт, техническое обслуживание, рисование. Часто это вид услуги.) 8 Прочие расходы, расходы по специальным контрактам и грантам 9 Капитальные, облигационные и безналичные расходы Услуги - это то, что делается для вашего отдела за определенную плату. Они могут включать компонент «товары», но в первую очередь не являются «вещами». Примером могут служить полиграфические услуги. Да, вы получаете печатные материалы, но в первую очередь покупается услуга печати на бумаге, а не на бумаге. В этой области часто встречаются трудности. Если вы сомневаетесь, позвоните своему бухгалтеру или финансовому контролеру, объясните ситуацию и позвольте им помочь вам выбрать учетную запись. ЧАСТО ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ КОДЫ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ Расходные материалы 3100-Office Supplies Gen Включает стоимость бумажной продукции, письменных принадлежностей и прочих принадлежностей, используемых в административных офисных функциях, а не для перепродажи. Состоит в основном из расходных материалов, но также включает инвентарь недорогих офисных инструментов, таких как степлеры. ОЧЕНЬ ГИБКИЙ. Эта учетная запись часто используется как учетная запись Pcard по умолчанию. 3140-Computer Software Gen Включает программное обеспечение на дисках, лицензированное или загруженное, необходимое для работы на домашних компьютерах. Большая часть компьютерного программного обеспечения оплачивается здесь. Единственным исключением могут быть очень большие закупки программного обеспечения, которые нельзя рассматривать как поставку, но из-за их размера и продолжительности жизни они должны относиться на расходы по статье капитальных затрат. 3150-Компьютерные расходные материалы и серверы <5,001 долл. США Включает в себя аксессуары для компьютеров и принтеров, периферийные устройства и принтеры стоимостью менее 5,001 долл. США, такие как мониторы, сетевые фильтры, мыши, планшеты, бумага для принтеров, тонер. Включает компьютерные серверы стоимостью менее 5,001 долл. США. Если стоимость превышает 5,001 доллар, см. Заголовок «Капитальные затраты». 3189-Компьютеры <5,001 долл. США Компьютеры, такие как ноутбуки и настольные ПК, стоимость единицы менее 5,001 долл. США. Примечание: исключая серверы и принтеры, а также мониторы, если они указаны отдельно. При кодировании заказа на поставку компьютерные системы следует по возможности разбивать на отдельные компоненты. Если расходы на монитор и другие аксессуары указаны отдельно, то эти расходы должны быть закодированы для счета 3150. Однако, если системы не могут быть разбиты и стоимость превышает 5,001 доллар, см. Заголовок «Капитальные затраты». 3180-Non Capital Equipment <5,001 XNUMX $ Использование для неограниченных средств. Оборудование, стоимость одного предмета которого составляет менее 5,001 долларов США. Примеры: стулья, книжные полки, измельчители бумаги, музыкальные инструменты, картотеки. ПОСТАВКА ИЛИ ОБСЛУЖИВАНИЕ? ОТВЕТ УКАЗЫВАЕТ ВЫБОР КОДА УЧЕТНОГО ЗАПИСИ Поставка: Мы купили материалы. Пример - мы приобрели специальную бумагу, клей и крепеж для создания рекламных брошюр. Использование: 31G0-Binding Supplies Gen. Материалы, используемые для скрепления листовок, руководств и т. Д. ИЛИ 3100-Office Supplies Gen ИЛИ Другой счет снабжения, используемый вашим отделом. Обслуживание: Мы заплатили кому-то другому за выполнение этой работы. Пример - Мы заплатили Kinkos за печать и / или переплет нашей брошюры. Использование: 6350-Promotional Exp F&A Excludable Gen Используется, когда брошюра была разработана исключительно для продвижения университета ИЛИ 6370-Printing / Copying / Binding Gen Стоимость всех не рекламных печатных форм и документов. Включает в себя билеты и программы для спортивных мероприятий или сценических представлений, каталоги художественных шоу, исследовательские бюллетени и журналы, студенческие публикации, почтовые отправления, телефонные карточки, канцелярские товары, квитанции и другие печатные материалы. Также включает любые связанные с этим обязательные расходы. ИЛИ Другой соответствующий сервисный аккаунт, используемый вашим отделом. Другие услуги 63A0-Conference Fees Общие сборы, уплачиваемые за посещение конференций. 63A1-Event Fees Взнос, уплачиваемый за фиксацию выступления или мероприятия. Пример: мероприятие в музее Максвелла. (НЕ плата за участие в конференции.) 70C1-Equip Гарантии / контракты на обслуживание Гарантии на оборудование и контракты на обслуживание оборудования. 70D0-Equipment Repairs Maintenance Gen Стоимость ремонта и обслуживания оборудования UNM. ОБСЛУЖИВАНИЕ ЗАВОДА ИЛИ УЛУЧШЕНИЕ КАПИТАЛА? ОТВЕТ УПРАВЛЯЕТ ВЫБОРОМ УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ. Техническое обслуживание завода: плановая замена изношенных предметов, даже если они дорогостоящие. Пример. Мы заменяем всю электропроводку в нашем здании за 250,000 XNUMX долларов. [Это замена изношенного или устаревшего предмета. Это стоит менее 500,000 70 долларов.] XNUMXxx аккаунтов. Позвоните в отдел учета имущества, если не уверены в точном счете. Капитальный ремонт: новое оборудование или дорогостоящий ремонт Пример. Мы строим пристройку за 1,000,000 500,000 9 долларов к нашему зданию, значительно увеличивая его размер. [Это новый предмет. Это стоит более $ XNUMX XNUMX] аккаунтов XNUMXxxx. Позвоните в отдел учета имущества, если не уверены в точном счете. ОБЩИЕ ОШИБКИ В этом разделе приведены примеры типичных ошибок при использовании кода учетной записи. 3189-КОМПЬЮТЕРЫ Отдел приобрел настольный компьютер за 4,000 долларов. Вся компьютерная система была списана по коду счета 3189. Только ЦП должен был уйти в 3189. Монитор, мышь и клавиатура должны были быть отнесены на счет менее 3150. 3150-КОМПЬЮТЕРНЫЕ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ И СЕРВЕРЫ Отдел приобрел за 5,000 долларов весь компьютер. система, которая включала в себя принтер и карманный пилот для начальника отдела. Все, кроме Palm Pilot, было отнесено на счет с кодом 3189. Palm Pilot было отнесено на счет с кодом 3150. Только ЦП должен был быть отнесен на счет с кодом 3189. Монитор, мышь, клавиатура, принтер и Palm Pilot должны были быть списаны с учета. расходы по коду счета 3150. ОБОРУДОВАНИЕ - ГАРАНТИЯ ИЛИ ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ? 70C1-Гарантия или соглашение об обслуживании. ДОГОВОР. 70Д0-Ремонт. Спорадические вызовы для ремонта сломанного или неисправного оборудования. БЕЗ КОНТРАКТА. ПОСТАВКА ИЛИ ОБСЛУЖИВАНИЕ? Отдел закупил 5 коробок с бумагой у компании, которая разработал логотип своего отдела, и передал их 69Z0-Other Professional Services, General. Бумага является расходным материалом, и ее не следует относить на счет обслуживания. Отдел приобрел новый дизайн логотипа отдела и списал расходы по статье 3100-Канцелярские товары Общие. Разработка логотипа - это услуга, и ее не следует относить на счет снабжения. Стоимость большинства основных расходных материалов составляет 3ххх. Плата за большинство услуг составляет 6ххх. Для служб требуется SPQ [вопросник поставщика услуг, доступный по адресу http://www.unm.edu/~gacctng/forms.html], если поставщик не является поставщиком универсальных услуг. Чтобы узнать, является ли поставщик назначенным поставщиком универсальных услуг (USP), используйте баннерную форму FTIIDEN. Вы можете: • ввести идентификатор поставщика и запросить его. • Щелкните значок Web Xtender. • Если есть форма SPQ, значит, это утвержденный USP. • Дважды щелкните документ SPQ, чтобы просмотреть его. Если вы полагаетесь на универсальный SPQ, вы ДОЛЖНЫ включить следующее заявление в поле «Бизнес-цель / подробное описание позиции» при заполнении заявки в LoboMart: «Поставщик был утвержден в качестве поставщика универсальных услуг, и, насколько мне известно, конфликта между ними нет. проценты в соответствии с полисом 4325, раздел 3 ». НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ, СВЯЗАННОЕ С НАЛОГООБЛОЖЕНИЕМ: ИНОСТРАННЫЕ СТУДЕНТЫ, ПОСЕТИТЕЛИ, ПРОДАВЦЫ Если у вас есть транзакция с участием иностранного студента, посетителя или продавца, вы должны использовать один из следующих кодов учетной записи. Эти коды счетов указывают на правильность проверки для целей удержания: Командировочные расходы 3850,4682,4683 Награды 4021 Взносы участников 40A1 Стипендии 4661 Гонорары 63E1 Услуги 63V1 Роялти 8081 Субподряды 88XX (только C&G) Расходы на перемещение Расходы на перемещение должны быть списаны с использованием счета 38L0-New Расходы на переезд сотрудников Общие. Охота на жилье - это расходы на переезд, которые не могут быть отнесены на другие счета командировок. В случае сомнений спросите своего бухгалтера или финансового контролера. ТРЕБОВАНИЯ К PCARD УЧЕТА СОБСТВЕННОСТИ При покупке компьютера с Pcard, Учет собственности требует определенной информации о покупке компьютера. Чтобы предоставить эту информацию, воспользуйтесь формой покупки компьютера для учета имущества. Эту форму можно найти на веб-сайте закупок по адресу: http://www.unm.edu/~purch/pcardtrain/computer.html. Эта веб-форма автоматически пересылается в Учет собственности, чтобы для компьютера могла быть выпущена бирка оборудования. Проблемы или вопросы с формой? Позвоните в отдел закупок по телефону 277-2036. ОБСЛУЖИВАНИЕ, РЕМОНТ ИЛИ РЕМОНТ? Когда одна компания нанимается для внесения значительных изменений в физическое пространство, у вас есть ремонт. Когда компания нанимается в первую очередь для того, чтобы изношенное пространство выглядело лучше, нанося новую краску или заменяя изношенные ковры, вам необходимо техническое обслуживание. Когда ремонтируются поврежденные участки, например, при замене стекол на разбитом окне или при замене просевшей потолочной плитки, вызванной протечкой крыши, у вас есть ремонт. Если вы сомневаетесь в правильности счета, позвоните в Отдел учета имущества, объясните детали вашей ситуации и попросите их предоставить правильный счет. ПОДАРКИ / СУВЕНИРЫ / РЕКЛАМА Расходы этого типа должны быть понесены только для продвижения Университета. Подарки не могут быть для сотрудников или преподавателей, или для внешних ораторов, даже если подарки приносят пользу Университету. Кроме того, средства I&G никогда не могут быть использованы для покупки подарков, сувениров или рекламы. Если какой-либо из этих предметов будет приобретен, он будет подвергнут особой проверке. Будьте очень конкретны в тексте своего пункта. Объясните, как приобретенные предметы способствовали развитию Университета. Эти позиции относятся к исключенному счету F&A, например, 6450 или 37Y0. Цветочные композиции на выпускной относятся к 37Y0 годам. ТЕКСТ ПУНКТА И КОММЕРЧЕСКАЯ ЦЕЛЬ - БУДЬТЕ ПОДРОБНЫ И КОНКРЕТНЫМ Многие документы отклонены не потому, что вы выбрали неправильный код учетной записи, а потому, что текст вашей позиции или бизнес-цель недостаточно объясняют транзакцию для поддержки выбора кода учетной записи. Руководящий принцип здесь: объясните сделку!  Кто (студенты, преподаватели, сотрудники, имена, должности, UNM или нет)  Что (мероприятие, деятельность, покупка, контракт)  Когда (дата)  Где (в кампусе или за пределами кампуса)  Почему (бизнес-цель) Предоставить оригинал Номера баннерных документов и даты проводок для любых транзакций, которые вы перемещаете в другое место. Укажите свое имя и номер телефона. Ваш документ НЕ будет отклонен, если вы предоставите больше информации, чем необходимо. В этом можно отрицать, если вы не даете достаточно. Например, вы отправили DPI для покупки восточного ковра за 2,000 долларов. Вы выбираете аккаунт 31Т1-Наборы и Декорации. Ваша деловая цель гласит: «Восточный ковер». Этот DPI, вероятно, будет подвергнут сомнению и может быть отклонен во время этого процесса. Если, однако, вы написали в области бизнес-целей: «Восточный коврик выделен для театральной постановки« Король и я », поставленной доктором Дж. Азбука Хаузера театра и используемая в качестве декорации в спектакле », ваш DPI, вероятно, будет одобрен без каких-либо вопросов или задержек. Это также верно для текста позиции при переносе расходов с помощью журнального ваучера. Будьте конкретны и подробны. ВЫ ЗВОНИТЕ 1) Dr. Смит подготовил рекламную брошюру для своего офиса. Он нанял Марти Джонсона из ABC Printing, чтобы он помог с дизайном документа и выпустить его. Вы только что получили счет Марти, в котором говорится: Какую учетную запись или учетные записи вы могли бы использовать для покрытия этих расходов? Почему? А) Счет 3100-Канцелярские товары Общие. Мы купили бумагу с печатью на ней. Это поставка. Б) Учетная запись 6370-Печать / копирование / переплет Генерал. Мы приобрели дизайн брошюры. Это услуга, которая включает в себя печать и переплет. C) Счет 6350 - Расходы на рекламные акции F&A, подлежащие исключению. Это услуга для объекта, не подлежащего включению в F&A. D) Счет 55Z0 - Прочие расходы на снабжение пациентов. Эти брошюры предназначены для пациентов, поэтому они попадают в категорию «Стоимость ухода за пациентами».   2) Popejoy подготовил образовательную брошюру для учителей начальной школы, чтобы повысить культурную осведомленность об их программе. Он нанял VanJohnson Designs, Inc. Вы только что получили их счет, в котором говорится: Какой счет или счета вы могли бы использовать для оплаты этих расходов? Почему? A) Счет 6350 - Расходы на рекламные акции F&A, подлежащие исключению. Это услуга для объекта, подлежащего исключению из F&A. B) Счет 6370-Печать / копирование / переплет Генерал. Мы приобрели дизайн брошюры. Это услуга, которая включает в себя печать и переплет. C) Счет 3100-Канцелярские товары Общие. Мы купили больше бумаги (12,000 долларов), чем дизайна (2,500 долларов). Это запас. D) Счет A801-Inventory Other. У нас много брошюр, так что сейчас их инвентарь.   3) Доктор. RedMond нуждался в опросах для своих пациентов. Он нанял Ральфа Гетти для разработки опросов и напечатал их собственными силами. Счет-фактура Ральфа, выписанный доктором. RedMond только что дал вам следующее: Какую учетную запись или учетные записи вы могли бы использовать для покрытия этих расходов? Почему? A) 20P0-Временная зарплата Генерал Ральф - физическое лицо, а не бизнес. Он был временно нанят ЕНД для разработки этого исследования. Б) 0280-Общие сборы за тестирование. Эти опросы будут использоваться для тестирования пациентов на различные заболевания. C) 3100-Канцелярские товары Общие. Эта категория может использоваться для всех покупок канцелярских товаров. Г) Учетная запись 69Z0-Прочие профессиональные услуги. Ральф оказал услугу, разработав брошюры.   4) Вы делаете перераспределение PCard в Banner. (FWAINVT). Вы перераспределяете покупку для своего отдела на общую сумму 3,527.32 2,006.00 доллара США. Этот заказ был на стопки бумаги (892.17 629.15 долларов США), картриджи с тонером для нескольких принтеров (XNUMX долларов США) и новый копировальный аппарат (XNUMX долларов США). Бумага будет использоваться для различных принтеров и копировального аппарата. Ваша повседневная работа включает изготовление копий форм, инструкций и брошюр для различных врачей вашего отделения. Какую учетную запись или учетные записи вы могли бы использовать для покрытия этих расходов? Почему? А) Счет 3100-Канцелярские товары Общие. Это все канцелярские товары. Это самая подходящая категория. Б) Счет 3100-Общие канцелярские товары для бумаги и тонера. Счет 3150-Компьютерные принадлежности и серверы <5,001 доллар за копировальный аппарат. C) Счет 3100-Офисные принадлежности Общие для бумаги и тонера. Учетная запись 9530-Общие улучшения сайта для копировального аппарата. Копировальный аппарат значительно улучшил наш рабочий сайт. D) Счет 3100-Офисные принадлежности Общие для бумаги и тонера. Счет 3180-Non Capital Equipment <5,001 доллар для копировального аппарата.   5) Ваш отдел ведет записи об использовании копировального аппарата и взимает плату с индексации пользователей в зависимости от количества копий, сделанных каждый месяц, из расчета 5 центов за страницу. В этом месяце различными ведомствами было выпущено 4,000 копий. Какой доходный счет или счета вы могли бы использовать для этих сборов? Почему? А) Счет доходов? Я оплачу расходы компании 3100-Office Supplies General, чтобы снизить стоимость бумаги и тонера, которые мы использовали для изготовления этих копий. Б) Я кредитую новый счет доходов внутреннего сервисного центра, 0699-Разные услуги. C) Я пополню счет 08Z0-Разное Gen. за эту небольшую сумму дохода. D) Я кредитую 37Z0-Прочие расходы на снабжение Общие, потому что в настоящее время он израсходован, и нам все еще нужно закупить дополнительные расходные материалы, используя этот счет. Какой счет или счета вы могли бы использовать для покрытия этих расходов? Почему? A) Я отнесу эти копии на счет 3100-Office Supplies General. Это бумага и тонер. Б) Я отправлю эти копии на счет 69Z0-Other Professional Services General. Мы предоставили услугу другим отделам, сделав для них эти копии. C) Я оплачу эти копии тезисов 63C0-Copying Gen. Мы продаем копии. Г) Наш отдел использует бартерную систему. Копии компенсированы какой-то бывшей в употреблении мебелью, которую они передали нашему отделу в прошлом месяце. Запись не требуется.   6) Ваш отдел приобрел настольный компьютер с монитором, клавиатурой и мышью. В то же время вы также приобрели у того же поставщика два новых принтера. Счет-фактура приведена ниже: Какой счет или счета вы могли бы использовать для оплаты этих расходов? Почему? A) Я буду использовать 9020-Computer Hardware для всех этих расходов. Б) Я буду использовать 3189-Computers для компьютера и 3150-Computer Supplies and Servers для остальных позиций счета. C) Поскольку это одна покупка, я буду использовать 3189-Computers для всего счета. D) Я буду использовать 3180-Non Capital Equipment для всех расходов, так как общая сумма составляет менее 5,001 доллара.   7) В вашем офисе идет ремонт. Была нанята сторонняя компания, чтобы снести две стены, заменить шесть окон, два из которых треснуты, и заменить изношенный ковер новым. Они также поставляют 3 новые рабочие станции по цене 4,500 долларов за станцию. Каждая станция включает стенки кабин (1,970 долларов), два верхних (по 800 долларов) и один нижний (450 долларов) шкафы, поверхность стола (300 долларов) и стул (180 долларов). Их счет следует ниже: Какой счет или счета вы могли бы использовать для покрытия этих расходов? Почему? A) Понятия не имею, поэтому предполагаю, что 9220-Building Improvement Gen верен. Звучит неплохо… Б) Понятия не имею, поэтому я разделю все это следующим образом: Работы на: 69Z0-Прочие профессиональные услуги Общие Остальное на: 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 долларов (Если я ошибаюсь, может, никто не заметит…) В) Понятия не имею, поэтому я позвонил своему другу из другого отдела, у которого в прошлом году были аналогичные расходы. Мы решили: рабочая сила, окна, ковер, 7000-завод Ремонт мебели до 9000-оборудование / мебель> $ 5,000 D) Понятия не имею, поэтому я позвонил в бухгалтерию и списываю их так, как мне сказали: рабочая сила, окна , ковровое покрытие на 7000-Завод Ремонт Модульная мебель на 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 долларов Офисные стулья до 3180-не капитальное оборудование <5,001 8 долларов XNUMX) Ваш отдел приобрел часть оборудования.             Какую учетную запись или учетные записи вы могли бы использовать для покрытия этих расходов? Почему? Счет 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 долларов, потому что это капитальное оборудование, и вся сумма капитализируется. Счет 9000-Оборудование / Мебель на все, кроме Гарантии. Гарантия зачисляется на счет 70C1-Гарантии на оборудование / Контракты на обслуживание. Гарантии не капитализируются. Это мерзко. Оборудование входит в 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 долларов, Гарантия в 70C1-Гарантии на оборудование / Контракты на обслуживание, Отгрузка в 31D0-Грузовые перевозки, установка в 63X0-Technical Services Gen и обучение в 63T0-Contract Services Общий. Один взгляд на это, и у меня заболела голова. Я пошел домой больным, и мой начальник что-то с этим сделал. Куда бы он ни пошел, это не моя вина!   ПРИЛОЖЕНИЕ 1: ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОДОВ УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ Университет Нью-Мексико Наиболее часто используемые коды счетов Веб-сайт общего бухгалтерского учета, где расположен: http://www.unm.edu/~gacctng/ 07ZZ Возмещение от сотрудников: Этот доход используется при получении средств от сотрудника, а в некоторых случаях из других источников, но его необходимо отнести к расходам через ваучер журнала. В конце финансового года должен быть нулевой баланс. 08Z0 Прочие доходы Gen: выручка, специально не указанная в отдельном коде счета. 3100 Канцелярские товары Общие: Стоимость бумажной продукции, письменных принадлежностей и прочих принадлежностей, используемых в административных офисных функциях, а не для перепродажи. Состоит в основном из расходных материалов, но также включает инвентарь недорогих офисных инструментов, таких как степлеры. 3110 Книги Периодические издания Gen: Журналы Книги, справочные материалы. Не включает учебники и библиотечные книги. Видеокассеты 3131: Включает VHS или DVD. 3140 Computer Software Gen: включает программное обеспечение и диски, необходимые для работы на домашних компьютерах. 3150 Компьютерные расходные материалы и серверы <5,001 долл. США: включает аксессуары для компьютеров и принтеров, периферийные устройства и принтеры стоимостью менее 5,001 долл. США, такие как сетевые фильтры, мыши, планшеты, бумага для принтеров и тонер. Включает компьютерные серверы стоимостью менее 5,001 долл. США.   Расходные материалы для копиров 3160 Gen: Включает бумагу, тонер и другие расходные материалы, используемые для работы копировального аппарата. 3170 Принадлежности для хранения Gen: Включает в себя принадлежности для уборки и санитарии. 3180 Non Capital Equipment <5,001 5,001 $: Оборудование, стоимость единицы которого меньше XNUMX $. Примеры: стулья, принтеры, книжные полки 3185 C&G Non Capital Equip от 1,000 до 5,000 долларов: Некомпьютерное оборудование C&G со стоимостью единицы от 1,000 до 5,000 долларов. Для использования с ограниченным фондом. 3189 Компьютеры <5,001 доллар: компьютеры, такие как ноутбуки и настольные ПК, стоимость единицы не превышает 5,001 доллар. Примечание: исключая серверы и принтеры. 31A0 Деловая еда - местная: Еда, потребляемая в основном гостями университета или на деловой встрече, где еда не обязательна к встрече. Еда, указанная в этом коде аккаунта, не связана с поездкой. 31B0 Food F&A Excludable Gen: Все платежи за алкогольные напитки, при условии, что они соответствуют всем другим требованиям университета, должны производиться с этого кода счета. Расходы на питание, понесенные во время развлечений, сбора средств, мероприятий для выпускников и маркетинга. Закуски в офисе, которые не потребляются в основном гостями университета или на деловых встречах. 31C0 Членские взносы Gen: Включает взносы за членство в таких организациях, как профессиональные, региональные или национальные ассоциации. Также включены профессиональные лицензионные сборы. 31K0 Postage Gen: Включает покупку почтовых марок, штампованных карточек и конвертов, а также внутренние счета в почтовом отделении UNM за специальные услуги, такие как заказная почта. 31L0 Printing Supplies Gen: Расходы на расходные материалы, связанные с печатью, такие как чернила, бумага, штамп. 31M0 Расходы на набор персонала Gen: включают расходы, связанные с процессом собеседования на территории кампуса, такие как реклама «Требуется помощь», агентство по трудоустройству, расходы на связь, питание для поискового комитета, понесенные во время визитов кандидатов в университетский городок (спортсмен, преподавательский состав и т. Д.) UBPP 4040 31M1 Набор персонала Общие расходы: включают затраты, связанные с процессом собеседования на кампусе, такие как реклама «Требуется помощь», агентство по трудоустройству, расходы на связь, питание для поискового комитета, понесенные во время визитов кандидатов в университетский городок, (набор персонала) 37Y0 Расходы на поставку. исключается в соответствии с Федеральным циркуляром A-21. Приемные материалы, расходы на студенческую деятельность, деятельность выпускников; Сбор средств 37Z0 Прочие затраты на снабжение Обобщение: затраты на снабжение, которые не могут быть классифицированы в кодах счетов 31xx.   3800 In State Travel Gen: включает все командировочные расходы внутри штата, понесенные сотрудниками во время поездок от имени UNM. НЕ включает поездки сотрудников спортивного департамента для разведки, набора или командировочных целей, а также расходы на переезд или переезд сотрудников. Конкретные допустимые расходы включают: пробег в / из аэропорта, аренду автомобиля, общественный транспорт, проезд, плату за парковку, проживание, питание и прочее. расходы на поездку. UBPP 4030 3820 Поездки за границу Gen: включает все командировочные расходы за границу, понесенные сотрудниками во время поездок от имени ЕНД. НЕ включает поездки сотрудников спортивного департамента в целях разведки, найма или командировок, а также расходы на переезд или переезд сотрудников. . Конкретные допустимые расходы включают: пробег в / из аэропорта, аренду автомобиля, общественный транспорт, проезд, плату за парковку, проживание, питание и прочее. расходы на поездку. UBPP 4030 3840 Зарубежные командировки Gen: включает все зарубежные командировочные расходы, понесенные сотрудниками во время поездок от имени ЕНД. НЕ включает поездки сотрудников спортивного департамента в целях разведки, набора персонала или командировок, а также расходы на переезд или переезд сотрудников. Конкретные допустимые расходы включают: пробег в / из аэропорта, аренду автомобиля, общественный транспорт, проезд, плату за парковку, проживание, питание и прочее. расходы на поездку. UBPP 4030 3850 Иностранный посетитель UNM Travel Gen: командировочные расходы, понесенные иностранным гражданином (не сотрудником). УБПП 2180. Включая студенческие поездки. 3860 Bus Meals and Hospitality Gen: все связанные с бизнесом расходы на питание, приобретаемые для гостей во время путешествий, за исключением расходов на питание, понесенных в процессе набора персонала. 3880 Расходы на транспортное средство Gen: Возмещение миль за использование личных транспортных средств для использования в городе. 38L0 Расходы на переезд нового сотрудника Gen: Фактические расходы на транспортировку предметов домашнего обихода, мебели и личных вещей, включая упаковку, упаковку и страховку. UBPP 4020 38N0 Набор командировочных: Расходы на транспорт, проживание, питание для кандидатов, направляющихся в университетский городок UNM, могут включать в себя супруга (а), если сотрудник по найму сочтет это целесообразным. UBPP 4030 и 4040 39Y0 Исключаемые F&A командировочные расходы: командировочные расходы, связанные с лоббированием, развлечениями или другими исключаемыми F&A расходами. См. Федеральный циркуляр A-21. 39Z1 Поездки сотрудников, не являющихся сотрудниками UNM, не являющихся иностранцами: включают все командировочные расходы, понесенные сотрудниками, не являющимися сотрудниками UNM, во время поездок от имени UNM. НЕ включают поездки сотрудников спортивного департамента для разведки, набора или командировок, а также расходы на переезд или переезд сотрудников. Конкретные допустимые расходы включают: пробег (от / до аэропорта, аренда автомобиля, общественный транспорт, проезд, плата за парковку, проживание, питание и прочее). расходы на поездку. 6350 Promotional Exp F&A: Gen Excludable Gen Рекламные предметы и памятные вещи, включая модели, подарки и сувениры; расходы на рекламу и связи с общественностью, предназначенные исключительно для продвижения университета. Федеральный циркуляр A-21, раздел J1. 6370 Печать / Копирование / Переплет Gen: Стоимость всех печатных форм и документов. Включает билеты и программы для спортивных мероприятий или сценических представлений, каталоги художественных шоу, исследовательские бюллетени и журналы, студенческие публикации, почтовые отправления, телефонные карточки, канцелярские принадлежности, квитанции и другие печатные материалы. Также включает любые обязательные расходы, связанные с вышеупомянутым.   63A0 Сборы за участие в конференциях Gen: сборы за посещение конференций. 63A2 Семинары / Стоимость обучения: Плата за посещение учебных занятий или семинаров.   63C0 Copying Gen: Стоимость копий, сделанных вне отдела, не для перепродажи (например, копии, сделанные Службой копирования университетов). 63E0 Honoraria Gen: Выплата лицу, имеющему особые достижения или известность, в обмен на его готовность посетить университет и принять участие в краткосрочном университетском мероприятии (например, выступать, рецензент, участник семинара и т. Д.), С понимание того, что оплата не является компенсацией, соизмеримой с фактически предоставленными услугами. SPQ не требуется. НЕ МОГУТ выплачиваться сотруднику. 63E1 Honoraria - Иностранный посетитель: выплата лицу, имеющему особые достижения или известность, в обмен на его готовность посетить Университет и принять участие в краткосрочном мероприятии Университета (например, выступающий, рецензент, участник семинара и т. Д.), при том понимании, что оплата не является компенсацией, соизмеримой с фактически предоставленными услугами. SPQ не требуется. Только для иностранных граждан. НЕ МОГУТ выплачиваться сотруднику. 63V1 Гонорары консультантов - Иностранный посетитель: «Иностранное» физическое лицо, оказывающее консультационные услуги. 69Y0 Профессиональные услуги F&A: Исключаемые профессиональные услуги, исключенные в соответствии с A-21. 69Z0 Прочие профессиональные услуги Gen: Включает стоимость профессиональных услуг, предоставляемых сторонним источником, не входящим в кампус, в соответствии с соглашением, за исключением тех, которые присвоены другим учетным кодам 63 * или 69 *. 8045 Межведомственная поддержка: Политику и процедуры см. На веб-сайте общего бухгалтерского учета. Код счета 8045 ДОЛЖЕН быть дебетовой И кредитной стороной любой записи, в которой он используется. 8060 Прочие операционные расходы Генеральная: Стоимость, необходимая для продолжающейся деятельности, за исключением затрат, определенных в другом месте в плане счетов. 9000 Оборудование / Мебель> 5,000 долларов США: включает капитализированную стоимость оборудования и мебели стоимостью более 5,000.00 долларов США за единицу.   9020 Компьютерное оборудование> 5,000 долларов: включает капитализированные затраты на компьютеры и компьютерное оборудование, при этом стоимость каждой единицы товара превышает 5,000 долларов (на каждую единицу будут приходиться ЦП и монитор вместе взятые). Примеры: ноутбук с стоимостью единицы> 5,000 долларов, настольный компьютер ж / д стоимость единицы> 5,000 долларов, компьютер-серверы. Не включает гарантии, соглашения об обслуживании или дополнительное программное обеспечение, не необходимое для работы компьютера.   ПРИЛОЖЕНИЕ 2: УЧЕТ ИМУЩЕСТВА Вопросы по учету имущества?  Звоните: 277-7715 Электронная почта: plantfun@unm.edu Веб-сайт: http://www.unm.edu/~plantfun/ ТОЛЬКО УЧЕТНЫЕ ЗАПИСИ БИБЛИОТЕКИ: Следующие учетные записи могут использоваться только основными библиотеками, такими как HSC Library, Zimmerman Library, Приходская библиотека, Центральная инженерная библиотека и т. Д. Эти учетные записи НЕ МОГУТ ИСПОЛЬЗОВАТЬСЯ для ведомственных библиотек. 6312,6313,6314,6315, счета, начинающиеся с 91 ** БОЛЬШЕ, ЧЕМ ИЛИ ДОЛЛАРОВ НА 10,000 10,000 ОБОРУДОВАНИЕ Кодекс закупок Департамента высшего образования штата Нью-Мексико требует, чтобы любая ЕДИНАЯ ЧАСТЬ оборудования, закупочная цена которой превышает или равна XNUMX XNUMX долларов США. должны быть отнесены на счет индекса растительного фонда. Департаменты должны использовать индекс заводского фонда для этого типа оборудования. У фонда в описании будет буква «P». Например, 2Pxxx, 3Pxxx и т. Д. Программный код для индекса будет P501. Если у вас есть какие-либо вопросы, обращайтесь в Бухгалтерский учет недвижимости. ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОДА УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ ИМУЩЕСТВА (можно найти по адресу http://www.unm.edu/~plantfun/, «Заметки и обновления»). В отдел учета имущества недавно поступили вопросы относительно того, какие счета использовать для покупок оборудования и компьютеров. Эта памятка предназначена для разъяснения использования определенных учетных записей для этих покупок и дополнения прилагаемой схемы принятия решений по учетным кодам оборудования. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно этой информации или относительно того, какую учетную запись использовать для покупки оборудования или компьютера, пожалуйста, свяжитесь с Отделом учета имущества по телефону 277-7715 или по электронной почте plantfun@unm.edu. Учетная запись 3140 Компьютерное программное обеспечение - Эта учетная запись используется для следующих типов покупок: • Программное обеспечение Microsoft PowerPoint • Программное обеспечение Adobe Acrobat ПРИМЕЧАНИЕ. Это только прикладное программное обеспечение, приобретенное для существующих компьютеров (т. Е. на компьютере не было уже установленного программного обеспечения при первоначальной покупке машины). Учетная запись 3150 Компьютерные расходные материалы <5,001 XNUMX долл. США - Эта учетная запись используется для следующих типов покупок: • Принтеры • Портативные ПК (т. Е. Palm Pilots) • Компьютерные серверы • Мониторы (только сменные мониторы) • Компьютерные аксессуары (т. Е. мышь, клавиатура и т. д.) приобретаются отдельно от всей компьютерной системы. ПРИМЕЧАНИЕ 1. Каждый из вышеперечисленных предметов должен иметь индивидуальную стоимость не более 5,000.00 долларов США. ПРИМЕЧАНИЕ 2: Вся компьютерная система будет означать, что в предложении / заказе на покупку указана одна (1) стоимость компьютера, монитора и всех аксессуаров. Счет 3180 Non Capital Equipment <5,001 5,000.00 $ - Этот счет используется для следующих типов покупок: • Факсы • Проекторы • Лабораторное оборудование (центрифуги, весы) • Любое оборудование стоимостью не более XNUMX долларов США и не соответствует критериям любой другой аккаунт, указанный в этой памятке. Учетная запись 3189 Компьютер <5,001 5,000.00 доллар - Эта учетная запись используется для следующих типов покупок: • Настольные компьютеры (только ЦП) • Портативные компьютеры • Планшетные компьютеры ПРИМЕЧАНИЕ. Каждая из вышеперечисленных позиций должна иметь индивидуальную стоимость не более XNUMX долларов. Учетная запись 70C1 «Гарантии на оборудование / контракты на обслуживание» - эта учетная запись используется для гарантий или контрактов на обслуживание, стоимость которых указана отдельно в заказе на поставку. Учетная запись 70E0 «Обслуживание компьютерного оборудования» - эта учетная запись используется для ремонта или обслуживания компьютерного оборудования. Учетная запись 70E1 «Обслуживание компьютерного программного обеспечения» - эта учетная запись используется для ремонта или обслуживания компьютерного программного обеспечения. Счет 9000 «Оборудование / мебель> 5,000 долларов США» - этот счет используется для покупок оборудования / мебели, которые имеют все три (3) из следующих характеристик: • Он может быть передвижным • Стоимость самого предмета превышает 5,000.00 долларов США • Срок службы предмета больше одного (1) года. ПРИМЕЧАНИЕ 1. Если с этой покупкой связаны расходы на транспортировку или установку (независимо от стоимости), эти расходы также следует указать в учетной записи 9000. ПРИМЕЧАНИЕ 2: Если есть обновления существующего оборудования, стоимость которых превышает 5,000.00 долларов США (за каждое отдельное обновление), эти покупки также должны быть оплачены со счета 9000. ПРИМЕР: Если вы покупаете офисные стулья на 10,000 50 долларов, а каждое кресло стоит 3180 долларов, вся покупка должна быть списана на счет 5,000.00, поскольку стоимость каждого отдельного предмета не превышает XNUMX долларов США. Учетная запись 9020 Компьютерное оборудование> 5,000 долларов - Эта учетная запись используется для компьютеров и серверов (только оборудование), которые имеют все три (3) из следующих характеристик: • Он может перемещаться • Стоимость самого предмета превышает 5,000.00 долларов • Срок службы срок действия товара превышает 1 (один) год. ПРИМЕЧАНИЕ 1. Если с этой покупкой связаны расходы на транспортировку или установку (независимо от стоимости), эти расходы также следует указать в учетной записи 9020. ПРИМЕЧАНИЕ 2. Если есть обновления существующего компьютерного оборудования на сумму более 5,000.00 долларов США (за каждое отдельное обновление), эти покупки также должны быть оплачены со счета 9020. ПРИМЕР. Если вы покупаете 10 компьютеров на общую сумму 6,000 долларов (каждый компьютер стоит 600 долларов), вся покупка должна быть оплачена на счет 3189, поскольку стоимость каждого отдельного элемента не превышает 5,000.00 долларов США. Счет 9040 Оборудование без титула UNM - Этот счет используется, если: • Оборудование приобретается по контракту или гранту, в котором указано, что оборудование является собственностью финансирующего агентства. • UNM не будет иметь права собственности на приобретаемое оборудование. • Он подвижен и имеет срок службы более одного (1) года.   Учетная запись 9060 Изготовленное оборудование - Эта учетная запись используется, если: • Покупаются детали для оборудования, которое будет построено (изготовлено) в UNM. • Полная стоимость оборудования превышает 5,000.00 XNUMX долларов США. • Готовая часть оборудования не будет частью здания или прикреплена к конструкции. ПРИМЕЧАНИЕ 1. Эта учетная запись не используется для затрат на сборку или установку, связанных с элементом, который не производится в UNM. ПРИМЕЧАНИЕ 2: Когда проект по изготовлению (оборудования) будет завершен, сообщите об этом в Отдел учета имущества, чтобы мы могли капитализировать это оборудование. ПРИМЕР: Отдел закупает детали, которые будут использоваться для создания лабораторного оборудования, которое будет использоваться для проведения экспериментов. Стоимость этих деталей будет снята с этого счета. Учетная запись 9300 «Стационарное оборудование» - эта учетная запись используется для следующих типов покупок: • Системы отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха • Системы сигнализации • Системы пожаротушения. ПРИМЕЧАНИЕ. Это оборудование является стационарным и неподвижным. Эта учетная запись используется для оборудования, которое прикреплено к части здания.   ПРИЛОЖЕНИЕ 3: РАБОЧИЕ КАТЕГОРИИ LEDGER Это Категории, в которые должны правильно входить ваши расходы. Обратите внимание, что в некоторых случаях (большинство из них указано в этом материале) расходы также должны быть в конкретном коде счета. В других случаях отдел может выбрать код счета В ПРАВИЛЬНОЙ КАТЕГОРИИ, на который они хотят, чтобы расходы упали. Категория Примечание Заработная плата перераспределяется на тот же счет. Выплаты по заработной плате будут перераспределяться на тот же счет. Расходные материалы Будьте осторожны с расходами, связанными с компьютером. Путешествие Будьте осторожны с иностранными посетителями. Все расходы на переезд ДОЛЖНЫ быть включены в 38L0. Расходы на студентов. Расходы на исследования. Затраты на уход за пациентами. Коммуникационные услуги. Услуги по обслуживанию завода. Храните гарантии отдельно от ремонта. 1) Прочтите описание кода учетной записи. 2) Посмотрите на аналогичные предыдущие расходы. Какую учетную запись использует ваш отдел? 3) Если сомневаетесь, позвоните своему бухгалтеру или фискальному контролеру. ПРИЛОЖЕНИЕ 4: ПРОДОВОЛЬСТВЕННЫЕ СЧЕТА Учетный код Описание Цель 31A0 Деловая еда - местные продукты питания, потребляемые МЕСТНО, в первую очередь персоналом, преподавателями и их гостями из UNM в ситуациях, когда еда не связана с встречей, лекцией и т. Д. Примеры: закуски для сотрудников (или студентов) во время дневного ретрита, конференции или тренинга, обед с приглашенным докладчиком, закуски для волонтеров на мероприятиях Popejoy. Пожалуйста, предоставьте подробный список с именами, компаниями, должностями, если участников <20, или общий список тех, кто откуда, если> 20. 31B0 Пищевые продукты, исключаемые из F&A Весь алкоголь. Еда для студенческих мероприятий (не связанных с обучением), а также маркетинговых, развлекательных, фандрайзинговых и рекламных мероприятий. В мероприятиях участвует общественность / сообщество / студенты. Примеры: социальный час барбекю со студентами и преподавателями; обед с потенциальными донорами, развлечение бразильской торговой делегации; ужин с аспирантами и приглашенным спикером. Пожалуйста, предоставьте подробный список с именами, компаниями, должностями, если участников <20, общий список, кто откуда, если> 20. 3800, 3820, 3840 и т. Д. Путевые суточные или фактические расходы на питание для путешественника, включая транспорт, гостиницу и т. Д. 3860 Business Meals and Hospitality Gen Все связанные с бизнесом расходы на питание, приобретенные для гостей во время ПУТЕШЕСТВИЯ, за исключением еды для приема на работу. Укажите имена, компании, должности. 31M0 Расходы на набор персонала / Питание для преподавателей закуплено для приема на работу преподавателей. Укажите имена, компании, должности. Не только для еды. 31M1 Расходы на найм / Персонал Продовольствие, закупленное для найма персонала. Укажите имена, компании, должности. Не только для еды. 40C0 Общественное питание Студенческие C&G гранты или легкая атлетика: расходы на питание, специально субсидируемые финансовым агентством для студентов-участников. Пожалуйста, укажите имена, описание. Также используется для детского питания. 4640 Поощрение участников Гранты C&G, как правило, или исследования: еда, предоставляемая в качестве «награды или подарка» за участие в исследовании или эксперименте. Пожалуйста, укажите имена, описание.   ПРИЛОЖЕНИЕ 5: ВЫ ДЕЛАЕТЕ ОТВЕТЫ НА ЗВОНКИ 1) Брошюры были заказаны и доставлены внешней компанией ABC Printing. • Будет использоваться учетная запись службы. • Лучший счет - 6350-F&A Expense F&A. Приемлемым выбором будет 69Y0-Professional Services F&A Excludable. Это расходы, подлежащие исключению из F&A в категории услуг. Это единственные счета, подлежащие исключению из F&A в категории «Услуги». • Включите соответствующий текст элемента, чтобы оправдать выбранную учетную запись. 2) Брошюры были заказаны и предоставлены внешней компанией Van Johnson Designs, Inc. • Будет использоваться сервисный аккаунт. • В зависимости от того, как этот пункт был включен в бюджет, как он обычно обрабатывается Dr. Отдел Барстоу и другие связанные данные, правильная учетная запись может быть одной из следующих: 6370-Printing / Copying / Binding Gen, 63L0-Typesetting Printing Gen, 63L1-Graphic Design Gen, 63X0-Technical Services Gen или 69Z0-Other Professional Services. . • Включите соответствующий текст элемента, чтобы оправдать выбранную учетную запись. 3) Дизайн исследования был заказан и предоставлен сторонним лицом. Опрос был проведен доктором. Отдел RedMond. • Сервисный аккаунт будет использоваться для оплаты Ральфа. • В зависимости от того, как этот пункт был включен в бюджет, как он обычно обрабатывается Dr. Для отдела RedMond и других связанных деталей, правильный расчет затрат на дизайн Ральфа может быть одним из следующих: 63L1-Graphic Design Gen, 63X0-Technical Services Gen или 69Z0-Other Professional Services. • Включите соответствующий текст пункта, чтобы оправдать выбранные счета. 4) Это расходы на материалы и оборудование. • Учетная запись или учетные записи в области «Расходные материалы» будут использоваться для бумаги и тонера, например 3100-Office Supplies General. • Счет 3180-Non Capital Equi9pment <$ 5,001 XNUMX будет использован для оплаты копировального аппарата. • Включите соответствующий текст пункта, чтобы оправдать выбранные счета. 5) Это незначительные ($ 100,000 0699 продаж в год) средства внутреннего сервисного центра. Дополнительные сведения см. В инструкциях внутреннего центра обслуживания по адресу: http://www.unm.edu/~gacctng/changesinternalservicecenterproc.html • Счет доходов - 63 • Счет расходов - 0C3100-Copying Gen • Обратите внимание, что вы НЕ используете XNUMX -Офисные принадлежности в качестве вашего расходного счета. Это учетная запись расходных материалов, и вы оказали услугу. • Включите соответствующий текст пункта, чтобы оправдать выбранные счета. Отметьте, что это второстепенное распределение внутреннего сервисного центра. 6) Это покупка компьютера стоимостью менее 5,001 доллара и принтера. Детали указаны в квитанции. • Компьютер (1,200 долларов США) будет отнесен на расходы по статье 3189-Компьютеры • Два принтера (750 долларов США) и монитор (400 долларов США) будут отнесены на расходы по статье 3150-Компьютерные принадлежности и серверы <5,001 XNUMX долларов США. • Включите соответствующий текст пункта, чтобы оправдать выбранные счета. 7) Это покупка офисного ремонта, стульев, модульной мебели. • Затраты на рабочую силу, окна и ковровое покрытие будут отнесены на счет 7000 «Ремонт завода», поскольку затраты не составляют в общей сложности 500,000 XNUMX долларов США и более и не представляют собой крупный проект. • Кабинки, поверхность стола, стулья и шкафы, которые представляют собой модульную мебель, будут отнесены на расходы по счету 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 5,000 долларов, так как общая стоимость составляет> 5,000 3180 долларов. Если бы совокупные затраты были меньше 5,000 долларов, они были бы отнесены на расходы XNUMX, за исключением капитального оборудования <XNUMX долларов. • Три офисных стула будут списаны на счет расходных материалов, например, 3180 - не капитальное оборудование <5,000 5,000 долларов, поскольку они менее XNUMX XNUMX долларов. 8) Это покупка оборудования на сумму, превышающую 5,001 доллар. Это оборудование должно быть капитализировано. • Расходы на гизмо будут списаны на счет с кодом 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 долларов • Доставка, установка и обучение персонала также будут капитализированы на счете 9000-Оборудование / Мебель> 5,000 долларов • Гарантия будет списана на счет 70C1-Гарантии на оборудование / Сервисные контракты, поскольку гарантии не капитализируются.

Грантовые закрытия

Ведущий: Джессика Розен
Дата: 10-13-2008

Презентация - Word
Презентация - PowerPoint

  Завершение гранта, представленное Джессикой Роузен 10, подготовлено Терри Шуботэмом, специалистом по управлению бизнесом. В сотрудничестве с: HSC Контракт и учет грантов Контракт главного кампуса и учет грантов Содержание Грант против закрытия фонда 13 Что такое закрытие гранта? 08 Что такое закрытие фонда? 3 Зачем закрывать грант или фонд сразу после его окончания? 3 Рабочий процесс 4 Различия в закрытии гранта: главный кампус и HSC 4 Обязанности отдела закрытия гранта 6 Срок действия гранта или фонда истекает? 6 Расходы правильно и полностью 7 Будет ли убыток? 7 Соответствующие отчеты / документы заполнены. 7 Форма сверки, отправленная в отдел учета контрактов и грантов. 8 Как насчет F&A? 8 Он еще не закрыт? 8 Отдел бухгалтерского учета контрактов и грантов Обязанности по закрытию гранта 8 Процесс в одно касание 8 Завершение сделки начинается с вашей возвращенной формы сверки 10 Контрольные списки 10 Устранение недопустимых расходов 11 Исправьте F&A, если необходимо 11 Запишите остаточный баланс или убыток 11 Закройте грант или фонд 11 Приложение 11A - Заполненная форма согласования HSC 12 Связанные экраны 1 Приложение 13B - Заполненная форма выверки основного кампуса 14 Связанные экраны 1 Приложение 16 - Экраны подтверждения закрытия баннера 18 Приложение 2A - Контрольный список для отдела 22 Приложение 3B - Контрольный список для контрактов и грантов 27 Грант и закрытие фонда В чем разница между грантом и фондом? Следующая структура бухгалтерского учета поможет вам увидеть разницу: Код гранта XXXXX Фонд 3 Индекс 28 Индекс 1 Фонд 1 Индекс 2 Фонд 2 Индекс 1 Индекс 3 Индекс 1 Что такое закрытие гранта? Закрытие гранта включает завершение и анализ всей деятельности по завершенному гранту, в том числе: • завершение программы • отчеты о ходе работ и заполнение другой необходимой документации • согласование и закрытие баннера o для каждого индекса o в каждом фонде для всего гранта. Когда грант закрывается, все фонды и индексы для этого гранта закрываются. Все расходы по гранту прекращаются с даты окончания проектного периода для гранта, которую вы можете увидеть на баннерном экране FRAGRNT. Текущие расходы переносятся из гранта. Код гранта XXXXX-Статус «C» Фонд 1-FROE Индекс 1-закрыт Индекс 2-закрыт Фонд 2-FROE Индекс 1-закрыт Фонд 3-FROE Индекс 1-закрыт Индекс 2-закрыт Индекс 3- закрыт Все отчеты и другие документы в связи. Когда грант закрывается, статус гранта меняется на "C" (закрыто) в FRAGRNT.   Что такое закрытие фонда? В чем разница между закрытием фонда и закрытием гранта? Ниже показано различие: Код гранта XXXXX-Статус «A» Фонд 1 Индекс FROE 1 -закрытый Индекс 2-закрытый Фонд 2 Индекс 1 Фонд 3 Индекс 1 Индекс 2 Индекс 3 Для гранта может потребоваться новый фонд каждый год, в котором он находится. операции или на другие периоды, в зависимости от требований гранта. Обычно, когда для гранта требуется новый фонд, старый фонд закрывается. Однако грант остается открытым. Для этого продолжающегося гранта будет выпущен новый фонд с новым индексом. С даты начала работы нового фонда все расходы по гранту будут отнесены на счет нового фонда. Все текущие расходы также будут переведены в новый фонд.   Старый фонд / индекс больше не используется для будущих сборов. Могут существовать элементы выверки, которые необходимо перенести в старые индексы или из них, прежде чем фонд можно будет закрыть. Форма сверки заполняется отделом индексов в закрывающем фонде, и фонд закрывается. Когда старый фонд закрыт, на экране FRAGRNT в баннере НЕ будет отображаться буква «C» (закрыт) для гранта. Статус останется «А» (активен). Когда старый фонд закрыт, на экране FTMFUND в баннере будет указано, что закрытие завершено, с помощью слова «FROE» в названии фонда. Дата закрытия фонда и сумма, на которую был закрыт фонд, теперь также отображаются в поле заголовка. Баланс на счете A0CC «Требование наличных» будет равен нулю. Отчеты и другие документы продолжают поступать на постоянной основе. Зачем закрывать грант или фонд сразу после его окончания? Есть несколько причин, по которым гранты и фонды должны быть закрыты отделами в течение 60 дней после даты их окончания, но самая важная из них для отделов заключается в том, что это должно снизить вашу рабочую нагрузку. Когда все средства гранта закрыты, расходы не могут случайно попасть в грант. Вам больше не нужно ежемесячно проверять показатели гранта или перемещать ошибочные расходы. Это может привести к значительной экономии времени. Вы также останетесь в лучших отношениях со своим спонсором. Когда вы соблюдаете условия вашего гранта, спонсор воспринимает департамент хорошо. Самая важная причина для своевременного закрытия грантов ЕНД заключается в соблюдении федеральных правил, требующих закрытия грантов в течение 90 дней после окончания.   Рабочий процесс Рабочий процесс Grant Closeout - это автоматизированная система, которая запрограммирована на отправку электронных писем определенным людям на различных этапах процесса закрытия. Рабочий процесс также автоматически вносит изменения в баннер при завершении определенных задач. Рабочий процесс был запущен во всех кампусах 9. Вы можете найти Рабочий процесс на экране MyUNM: Рабочий процесс предназначен для повышения эффективности процесса закрытия для главного исследователя, отдела, отделов предварительного присуждения и контрактов и грантов. Рабочий процесс улучшает взаимодействие, отслеживание и подотчетность на различных этапах процесса. Различия в закрытии гранта: главный кампус и HSC Нет никаких различий в процессе закрытия гранта между университетскими городками. Рабочий процесс одинаков как для HSC, так и для главного кампуса. Закрытие гранта или фонда в главном кампусе или в кампусе HSC включает в себя те же действия департамента. Для основных бухгалтерских офисов существуют некоторые процедурные вариации, но они не влияют на отделы. Обязанности отдела закрытия гранта Есть несколько шагов, которые необходимо предпринять, чтобы быстро и правильно закрыть свой грант или фонд. Срок действия гранта или фонда истекает? Когда вы получаете электронное письмо о рабочем процессе, в котором говорится, что ваш фонд заканчивается, вам необходимо определить, правильно это или нет. Существует множество способов определить, когда истекает срок действия вашего гранта или фонда. Вот некоторые из них: • Прочтите ваше Уведомление о гранте. Это сообщит вам, когда закончится грант. • Если у вас есть грант SNAP [Упрощенный процесс подачи неконкурирующих заявок], фонд следует увеличить, если грант еще не истек. • Сведения о грантах Центра науки о здоровье можно найти в FRAGRNT на вкладке «Пользовательские». В нем может быть сказано: «Имеет расширенные полномочия», «Не имеет расширенных полномочий», LOC или «Бюджетный период требует нового индекса». • Обсудите с вашим PI, чтобы определить статус. • Спросите своего финансового контролера. Убедитесь, что вы, ваш финансовый контролер, отдел предварительного заключения и главный исследователь понимаете, заканчивается ли грант, заканчивается фонд или что-то одно или оба НЕ заканчиваются. Если грант продолжается, но фонд заканчивается: • Узнайте статус нового фонда для гранта. Вам понадобится новый фонд с новым индексом, чтобы грант продолжался без перерыва. При необходимости отправьте форму запроса на расходование средств (RTSF). • Перенесите все повторяющиеся расходы, такие как заработная плата, P-карты или ITS (телефонные) расходы, в индекс нового фонда с правильной датой вступления в силу как можно скорее. Вам также может потребоваться скорректировать Постоянный заказ CRLS для внутренних заказов на поставку центральных лабораторных материалов. Убедитесь, что это соответствует дате начала новой награды. • Просмотрите все расходы в фонде и внесите или выведите любые расходы, которые необходимо перенести. Если вы ежемесячно согласовываете свой индекс, это будет несложной задачей. Если грант истекает: • Перенесите все текущие расходы, такие как заработная плата, P-карты или ITS (телефонные) расходы, в новый индекс с правильной датой вступления в силу. Не забудьте скорректировать Постоянный заказ CRLS для внутренних заказов на поставку центральных лабораторных материалов. • Удалите все неиспользуемые обременения, как только вы решите, что они не понадобятся. • Просмотрите все расходы в фонде и внесите или выведите любые расходы, которые необходимо перенести. Если вы ежемесячно согласовываете свой индекс, это будет несложной задачей. Расходы правильные и полные? Когда расходы будут правильными в FRIGITD, используя рабочий процесс, верните заполненную форму выверки в установленный срок. Будет ли потеря? Чтобы избежать потерь, не позволяйте прямым расходам вашей позиции по гранту на возмещение затрат превышать бюджет прямых затрат вашей позиции. Прямые расходы - это все расходы на всех счетах, кроме счета 89Z0-F&A «Расходы». Единственное исключение из этого правила - если вы включили в бюджет исключаемые расходы и вместо этого перенесли неисключаемые расходы в грант. Это может привести к увеличению вашего F&A сверх того, что было запланировано на F&A. Если вы думаете, что можете это делать, рассчитайте изменение F&A или обратитесь за помощью к своему финансовому контролеру. С контрактами на оплату услуг ваш доход зависит от предоставленных услуг. Если затраты превышают этот доход, вы понесете убыток. Прямые расходы на сверку, которые вы отправляете, должны соответствовать прямым расходам в Banner. Подождите, пока не будут отправлены ваучеры на переезд и ваши обязательства не будут очищены [равны нулю]. После подписания ваша форма сверки свидетельствует о том, что вы просмотрели операции по расходам по гранту и подтверждаете их правильность. Бухгалтерский учет по контрактам и грантам не несет ответственности за обнаружение ошибок; Ты. Соответствующие отчеты / документы полны? • PI отправляет отчет о проделанной работе напрямую спонсору. • Другие документы отправляются по мере необходимости. • Администратор учетной записи документирует, что это было сделано в рабочем процессе. • Fiscal Monitor отправляет форму сверки и патентную форму, если применимо, в департамент для заполнения. Правильно ли заполнена и отправлена ​​в учет по контрактам и грантам Форма сверки? Форма сверки должна быть заполнена и возвращена в отдел учета контрактов и грантов в установленный срок. Номера прямых расходов в этой форме ДОЛЖНЫ СООТВЕТСТВОВАТЬ номерам прямых расходов в системе учета Banner, прежде чем фонд можно будет закрыть. Все расходы должны быть исправлены и представлены до заполнения и возврата этой формы. Перед возвратом этой формы с гранта должны быть сняты все обременения. А как насчет F&A? После того, как ваша форма сверки будет возвращена, бухгалтерский учет по контрактам и грантам внесет все необходимые исправления в F&A. Если ваши фактические прямые расходы по статьям гранта на возмещение затрат не превышают прямые расходы по статьям бюджета, у вас не будет убытков, когда учет контрактов и грантов скорректирует ваши F&A. Он еще не закрыт? После того, как вы выполнили свои обязанности по закрытию, вы захотите узнать, когда бухгалтерия контрактов и грантов завершила закрытие. Проверить это несложно. Ниже представлены два экрана с баннером, которые покажут вам, закрыт ли грант или фонд. Если предполагается, что весь Грант (а не только один фонд в рамках Гранта) будет закрыт, вы можете посмотреть FRAGRNT и FGITBAL. Если в поле «Статус» указано «C» (закрыт) и на счете A0CC, «Требование о наличных», баланс равен нулю, грант закрывается. Вы можете увидеть учетную запись A0CC на FGITBAL или на любом баннерном экране, на котором показаны балансовые счета. Если статус по-прежнему «A» (активен), он не был закрыт. Один или несколько фондов могут быть закрыты, но если какие-либо фонды активны, грант будет иметь активный статус.   Этот грант закрыт.   Если предполагается закрыть только один фонд Гранта, это можно увидеть на нескольких экранах. Один из таких экранов - ФГИТБАЛ. Если «FROE» и сумма в долларах и дата появляются после фонда и счета A0CC, то сальдо «Требование по наличным деньгам» равно нулю, фонд был закрыт. Если фонд закрыт, вы всегда будете видеть описание «FROE» с суммой в долларах и датой закрытия в названии фонда на любом экране, который отображает эту информацию. Это верно независимо от того, был ли закрыт весь грант или только этот фонд. Отдел бухгалтерского учета контрактов и грантов Обязанности по закрытию гранта Процесс One Touch В рамках учета контрактов и грантов HSC используется процесс «One Touch», когда это возможно, для закрытия гранта. «Одно касание» означает, что вся необходимая информация собрана, и файл затрагивается только один раз. Вся работа по закрытию завершается за один сеанс. Концепция проста, и вы тоже можете ее использовать. • Выполняйте ежемесячные сверки по каждому гранту. Решайте любые проблемы ежемесячно. • Храните всю информацию о гранте организованной и актуальной в папке. • По мере приближения даты окончания Гранта заранее переместите все периодические платежи, включая платежи по заработной плате и телефонные разговоры, в новый индекс с правильной датой в будущем. • По окончании гранта ОДИН РАЗ возьмите форму сверки. Заполните форму и немедленно отправьте ее обратно. Грантовая работа сделана. Закрытие начинается с вашей возвращенной формы сверки. Обычно процесс закрытия не начинается в бухгалтерском учете по контрактам и грантам, пока вы не вернете эту форму. Своевременное возвращение этой формы поможет бухгалтерии контрактов и грантов быстро закрыть ваш грант. Контрольные списки Некоторые департаменты разработали свои собственные контрольные списки закрытия. В Приложении 3A собраны лучшие идеи, используемые в настоящее время несколькими отделами. Вы можете найти этот контрольный список отдела полезным. Измените его в соответствии с потребностями вашего отдела. Вы найдете эту форму, Контрольный список закрытия отдела, размещенную на веб-сайтах по учету контрактов и грантов в разделе «Формы». URL-адрес HSC: http://hsc.unm.edu/financialservices/postaward/forms.shtml. Главный URL-адрес кампуса: http://www.unm.edu/~cgacctng/forms.html. Учет контрактов и грантов имеет подробный контрольный список, который их сотрудники могут использовать при закрытии грантов. Вы можете увидеть, сколько шагов они проходят в Приложении 3B. Убрать недопустимые расходы Контракт и учет гранта не несет ответственности за обнаружение недопустимых расходов, относящихся к вашему гранту. Департамент под руководством главного исследователя отвечает за обеспечение того, чтобы на грант были отнесены только допустимые расходы. Тем не менее, Отдел учета контрактов и грантов будет рассматривать расходы вашего гранта на предмет разумности. Если будут замечены какие-либо расходы, которые кажутся недопустимыми, ваш финансовый контролер спросит вас о них. Если они недопустимы, вас попросят снять их с гранта. Деньги, которые спонсор уже заплатил, могут быть возвращены спонсору. Убедитесь, что с вами этого не случится. Ежемесячно сверяйте свои гранты и не позволяйте недозволенным расходам закрасться. При необходимости исправьте F&A Расчет F&A является предметом другого класса. Ваш фискальный контролер проверит ваши F&A и при необходимости исправит их на этом этапе процесса закрытия. Не думайте, что ваш F&A правильный, если вы точно не знаете, как его рассчитать. Если ваши фактические прямые расходы не превышают ваших прямых расходов, предусмотренных в бюджете, у вас не будет убытков, когда учет контрактов и грантов скорректирует ваши F&A. Запишите остаточный баланс или убыток. После того, как вы удостоверились, что расходы по гранту верны и ваш бюджетный монитор откорректировал F&A, финансовый монитор проверит остаток в финансовых счетах гранта. Если существует остаточный баланс (прибыль), который ваш отдел может сохранить, он будет перемещен в неограниченный индекс, определенный вашим отделом. Убытки отражаются в грантовом фонде как убытки. Убыток относится на счет 8600, и используемый индекс является неограниченным индексом, предоставленным департаментом. Закройте грант или фонд. Когда все ваши записи будут зарегистрированы, ваш финансовый монитор будет следить за тем, чтобы весь причитающийся доход был получен и на счете A0CC, Claim on Cash, есть нулевой баланс. Вскоре после этого ваш бюджетный монитор закроет грант или фонд. Когда каждый фонд в вашем гранте закрывается, название фонда меняется. Название всех закрытых фондов начинается с «FROE», за ним следует сумма в долларах дохода, полученная в этом фонде, и дата закрытия фонда. Вы можете увидеть это изменение на любом экране баннера, на котором отображается название фонда. Некоторые из этих экранов - FTMFUND, FGITBAL и FGITBSR. Когда все средства в гранте закрываются, сам грант закрывается. Статус гранта в FRAGRNT изменен на «C» (закрыт). Счет A0CC, Claim on Cash, имеет нулевой баланс. Приложение 1A - Заполненная форма выверки HSC X Соответствующие экраны Обратите внимание, что F&A оставалось для заполнения основного офиса в приведенной выше выверке. Сумма выше (красный) НЕ совпадает с суммой баннера ниже (красный). Однако, если вы посмотрите на детали сверки (зеленый), общая сумма прямых расходов в сверки [26,348.79 XNUMX долларов] ДЕЙСТВИТЕЛЬНО совпадает с общей суммой прямых расходов на баннер (зеленый), строка за строкой. Единственная разница - это F&A. ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ: Помните, что если ваши Фактические прямые расходы [26,348.79 29,763 долларов США, ниже] не превышают ваш бюджет прямых расходов [XNUMX XNUMX долларов США, ниже], у вас не будет убытков после корректировки F&A. Прямые расходы - это все расходы, кроме F&A.       ФГИТБАЛ покажет вам остатки на грантах. Обратите внимание, что фонд закрыт. Счет A0C, Требование по наличным деньгам равно нулю. Теперь в заголовке фонда написано: «FROE…» Приложение 1B - Заполненная форма выверки основного кампуса Подпись внизу указывает на подтверждение отделом правильности всех начислений.     Обратите внимание, что в этой таблице перечислены сборы, которые должны быть переведены из гранта. Он дает идентификационные номера, чтобы можно было идентифицировать исходную транзакцию.   Связанные экраны Чтобы определить, какой фонд закрывается, перейдите в FTMACCI. Выберите «Ввести запрос». Введите индекс [зеленый]. Выберите «Выполнить запрос». Это говорит о том, что закрывается фонд 272H1 по гранту 2R72H.   Теперь вы можете зайти в FRIGITD и посмотреть, как выглядят расходы этого фонда. Установите флажок «Сводка по фонду».   Теперь выберите следующий блок.   Обратите внимание, что фонд 272H1 выделен в верхней части экрана. Это означает, что расходы в нижней половине экрана составляют 272H1.   Что вы можете сказать, посмотрев на бюджет и текущую деятельность по данному гранту? 1) Общие расходы МЕНЬШЕ, ЧЕМ общий бюджет (см. Общая сумма нетто в 288.54 доллара в кружке). Грант не израсходован. Остается доступный остаток в размере 288.54 доллара, который можно было бы потратить, но этого не произошло. [красный] 2) После того, как Бухгалтерия по контрактам и грантам соберет всю невыплаченную выручку и проверит правильность балансовых счетов (ноль), они закроют грант. Не все гранты с остаточным балансом приводят к остаточному сальдо («прибылью») для отдела. Гранты на возмещение затрат никогда не приводят к возникновению остаточного баланса («прибыли»). Многие другие виды грантов также не приносят прибыли департаменту. Попросите своего финансового контролера объяснить, считаете ли вы, что вы должны были получить остаточный баланс, но не получили.     Этот фонд закрыт? Чтобы это определить, заходим на ФГИТБАЛ. Фонд закрыт?   Ответ: Нет. На этом экране есть два способа определить, что фонд все еще открыт. 1) В названии фонда не написано «FROE» с суммой и датой в долларах. У него по-прежнему обычное название фонда: «MR-Native Language Tribal 2006-2007» [красный] 2) Счет A0CC, Требование наличных средств не имеет нулевого баланса.   Приложение 2 - Экраны подтверждения закрытия баннера Подтверждение закрытия FRAGRNT - весь грант Обратите внимание, что вы также должны проверить, чтобы убедиться, что на счете A0CC, Claim on Cash, баланс равен нулю [экран FGITBAL].  FRIGITD - проверьте блоки «Сводка по фондам», выберите «Следующий блок». FRIGITD показывает четыре фонда: перейдите в FTMFUND. Выберите «Ввести запрос» [или F7] и поместите первый фонд в блок «Фонд». Выберите «Выполнить запрос» [или F8]. Обратите внимание, что в заголовке написано «FROE», а дата прекращения - более ранняя. Вы можете повторить для каждого индекса. Если фонд не закрыт, вы все равно можете увидеть, активен ли фонд, посмотрев на дату закрытия [зеленый]. Если дата прекращения ПЕРЕД сегодняшней датой, фонд неактивен. Вы можете проверить баланс A0CC, Требование наличных денег в FGITBAL, как показано ранее. Это ноль. Приложение 3A - Контрольный список отдела Грант / контракт _____________ Главный исследователь __________________________ Фонд ____________________ Отдел. Ближе _________________________________ Указатель ____________________ Завершено (подпись и дата) _______________________ Дата окончания _________________ Рассмотрение (подпись и дата) ____________________________ Первоначальное Когда завершено Дата когда завершено Пункт Комментарии Закрывается ли грант или контракт? Фонд закрывается? Если фонд (но не грант или контракт) закрывается, создается ли новый фонд / индекс? Все регулярные платежи переносятся из гранта / контракта с правильной датой вступления в силу (включая Telecom / ITS). Все расходы - это правильные выплаты по гранту / контракту. Любые неправильные начисления были сняты. Правильная плата за грант / контракт отсутствует. Любые недостающие платежи были переведены в правильный фонд гранта. Все обременения нулевые. ГИ подтвердил, что все отчеты о ходе работ были сданы. Все остальные необходимые документы были заполнены (список под комментариями). Форма согласования была заполнена и отправлена ​​в отдел учета контрактов и грантов. (Только HSC) прямые расходы соответствуют прямым расходам Banner. Подтвердите, что грант / контракт или фонд были закрыты основным офисом. Приложение 3B - Контрольный список контрактов и грантов (используется фискальными наблюдателями для закрытия гранта или фонда) ПРИЛОЖЕНИЕ 4A - Таблица согласования контрактов и грантов в главном кампусе Университета Нью-Мексико MSC01 1245 Телефон: 277-4721 Факс: 277-8567 Закрытие контрактов и грантов Код гранта на согласование: Код фонда: Номер индекса: Финансирующее агентство: Дата окончания: Главный исследователь: Согласно нашим данным, указанный выше грант истек. Пожалуйста, заполните, подпишите и верните эту сверку с согласованием контракта и закрытия гранта до _______________________________________________. Если вы не ответите до этой даты, Бухгалтерский учет по контрактам и грантам продолжит закрытие вышеуказанного Циркуляра ОМБ по гранту / фонду / индексу A-110, разд. D.71 требует, чтобы федеральные фонды были закрыты в течение 90 дней с даты окончания их бюджетного периода. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы помочь в учете контрактов и грантов. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно этой формы, пожалуйста, свяжитесь с вашим налоговым инспектором по указанному выше номеру телефона. Если необходимо внести изменения, обработайте соответствующие Устаревшие формы перераспределения или перераспределения рабочей силы (PZAREDS) для любых расходов на заработную плату и / или журнальных ваучеров для других расходов в Banner Finance. При необходимости отправьте любые 90-дневные записки с завершающей сверкой. Пожалуйста, укажите любые платежи, которые еще не зарегистрированы в баннере (FRIGITD) в столбце A. Пожалуйста, укажите любые элементы, которые были переданы и еще не зарегистрированы в баннере (FRIGITD) в столбце B. (A) (B) Дополнительные платежи в дополнительных платежах. 1. _____________________________________ 1. _____________________________________ 2. _____________________________________ 2. _____________________________________ 3. _____________________________________ 3. _____________________________________ 4. _____________________________________ 4. _____________________________________ 5. _____________________________________ 5. _____________________________________ Кроме того, для закрытия необходимы любые пункты, отмеченные ниже: ________ Документация по разделению затрат (в натуральном выражении, сопоставление третьей стороной и т. Д.) ________ Сертификат PI / документация, требуемая агентством ________ Изменение заказа на отмену или передачу невыполненных открытых обязательств ________ Другое: ___________________________________________________ Если применимо, перенесите остаточный баланс / убыток в Banner Index: __________________________________ Подготовлено: _______________________________________________________ Дата: _______________ Как ИП, я подтверждаю, что все расходы, указанные выше, предназначены для соответствующих целей и в соответствии с спонсорским соглашением. В индексах возмещения затрат это будет окончательная сумма счета. Никакие дальнейшие изменения, кроме упомянутых выше, не разрешаются. Сертификат PI: ______________________________________________________ Дата: _______________ ПРИЛОЖЕНИЕ 4B- HSC Сверка ДОГОВОРА ИЛИ ГРАНТА ВЫПОЛНЕНИЕ ПРИМИРЕНИЯ ВОЗВРАЩЕНИЕ В FSD ОТ: Возврат на: MSC09 Код гранта 5220: Код фонда: Счет FRS № NA Общий бюджет: Дата окончания: Расширенные полномочия? (отметьте, если да) Финансирующее агентство: Главный исследователь: Администратор счета отдела: Отдел: Этот раздел заполнен отделом Дата создания снимка экрана FRIGITD: Прикрепите копию экрана баннера FRIGITD («Дата начала гранта»).   Корректировки с начала года до даты проекта ABCD Окончательное общее объяснение (Примеры; используйте то, что на FRIGITD) Суммы по состоянию на (Дополнения / Корректировки расходов Описание кода счета 1/0/00 Вычитания) 2000 Заработная плата преподавателей $ - 2020 Зарплата администратора $ - 2040 Заработная плата техников $ - 20A0 GA TA RA PA PA Sal $ - 20F0 Оклады домашнего персонала $ - 20J0 Оклады студентов $ - 20L0 Федеральное исследование работы $ - 20P0 Временная зарплата $ - 21E0 Отказ от платы за обучение $ - 21J0 Другие выплаты $ - 3100 Канцелярские товары $ - 3150 Компьютер Расходные материалы $ - 3180 Некапитальное оборудование $ - 31K0 Почтовые расходы Общие $ - 31M0 Re Расходы на поездку $ - 3800 $ - Путешествие $ - 4600 $ Расходы на животных $ - 4640 Поощрение участников $ - 50E0 Лабораторные / медицинские принадлежности $ - 55Z0 Прочие расходы на пациента $ - 63C0 Копирование $ - 70D0 Аренда оборудования $ - 8060 Прочие эксплуатационные расходы $ - 9000 Оборудование - Мебель - 9020 долл. Оборудование - Компьютер - 89Z0 F&A дата указанная выше. Срок платежа составляет 0.00 дней после даты окончания бюджетного периода Фонда, если требования агентства не являются более строгими. Циркуляр OMB A-0.00, разд. D.71 требует, чтобы федеральные фонды были закрыты в течение 90 дней с даты окончания их бюджетного периода. Подготовлено: Администратором счетов отдела Дата: Как PI, я подтверждаю, что все расходы, указанные выше, предназначены для соответствующих целей и в соответствии с соглашениями, изложенными в заявке и документах о присуждении контракта. В индексах возмещения затрат это будет окончательная сумма счета. Отдел не разрешает никаких дальнейших изменений, кроме указанных выше.     

Правила ваучера журнала

Ведущий: Терри Шуботэм
Дата: 07-14-2008

Презентация - PowerPoint
Раздаточный материал - PDF

Руководство по ваучерам журнала для резервов, распределения и передачи записей Терри Шуботэм Специалист по управлению бизнесом В сотрудничестве с: Бюджетное управление HSC Главное бюджетное управление кампуса Главный кампус Общий учет Неограниченный учет и отчетность HSC 7 Обновлено 14/08 Содержание Определения полезного Условия и позиции: .............................................. ............................................. 3 Запись о распределении: .............................................. .................................................. ......................... 3 Записи о переводе: .............................................. .................................................. .......................... 3 Перевод фонда растений: ............................................. .................................................. ................... 3 1900 -Запасы: ............................................. .................................................. ........................... 4 1903 -Изменения в записи запасов: .......................................... .................................................. .. 4 1901 - Бюджетное использование резервов: .......................................... .................................................. . 4 8045 - Записи межведомственной поддержки ............................................ ...................................... 5 напоминаний о связанных бюджетных записях: ............................................ ................................................ 5 FORH008 HSC Transfers Allocation, отчет Hyperion: ........................................ .................. 6 Передача vs. Распределение: как сказать ............................................. ................................................. 6 Как делать записи: ........................................... .................................................. .................. 6 Ввод запасов: .............................................. .................................................. ........................... 6 Запись о распределении: .............................................. .................................................. ......................... 8 Трансферная запись: .............................................. .................................................. ............................ 9 8045 Запись о межведомственной поддержке: ............................................ ........................................ 10 статей бюджета: .............................................. .................................................. .......................... 10 распространенных ошибок ваучера журнала, которых следует избегать: .......................................... .............................. 12 Блок-схема - Перенос или перераспределение? .................................................. ........................................... 13 Приложение 1 - Исключения записи распределения ........................................... ......................................... 14 Коды счетов резервов .............................................. .................................................. ........... 15 Коды счетов распределения .............................................. .................................................. ........ 15 Коды переводных счетов .............................................. .................................................. ........... 16 Коды счетов распределения клинических доходов ............................................ ............................... 19 Приложение 3 - Неограниченная структура фонда HSC .......................................... .................................. 20 Структура неограниченного фонда основного кампуса ............................................ ...................................... 23 Приложение 4-Элементы FOAPAL ............................................ .................................................. .... 29 Приложение 5-FORH008A - Передача ........................................... .................................................. 30 FORH008A - Размещение .............................................. .................................................. ............... 31 Приложение 6 - Форма перевода средств завода HSC ......................................... ................................... 32 Приложение 7 - Контрольный список для записей о резервах / распределении / переводе ...................................... ......... 33 Определения полезных терминов и элементов: Запись о распределении: Записи о распределении обычно используются для перемещения фактического финансирования из одного индекса в поддержку другого индекса. Записи о распределении должны быть предусмотрены в бюджете; либо в исходном бюджете, либо в пересмотренном бюджете. Он используется между индексами в рамках одного и того же уровня Фонда 2. Он используется для передачи доклинических доходов в отделения. Запись о распределении использует счета распределения доходов и не влияет напрямую на резервы. Уровень программы 2 должен быть таким же, за некоторыми исключениями [см. Приложение 1]. Записи о распределении НЕ пересекают университетские городки. Если сумма еще не заложена в бюджет, необходимо также подготовить запись в бюджете. Список кодов лицевых счетов можно найти в Приложении 2. Список Фондов можно найти в Приложении 3. Записи о распределении будут использовать коды счетов распределения в диапазоне 1600–1666 [см. Приложение 2]. Лицо, создающее ваучер журнала, должно иметь роль безопасности «Журналист отдела», иначе он не сможет заполнить запись. Используйте код класса правил BD4 для записей бюджета распределения и JE2 для записи фактического финансирования. Записи о передаче: запись о передаче используется, когда запись о распределении не разрешена. Он используется для перемещения финансирования между баннерными программами [например, I&G, государственная служба и т. Д.] Или между университетскими городками. Он позволяет перемещать финансирование из одного Баннерного фонда Уровня 2 или Программного Уровня 2 в другой Фонд Уровня 2 или Программного Уровня 2. Все переводы должны быть предусмотрены в бюджете; либо в исходном, либо в пересмотренном бюджете. Крайний срок для всех бюджетных статей, связанных с трансфертами, - 31 марта. После этой даты переводы, не предусмотренные в бюджете, не могут быть осуществлены. В записях переводов будут использоваться коды счетов переноса в диапазоне 1100–12T0 [см. Приложение 2]. Лицо, создающее ваучер журнала, должно иметь роль безопасности «Передающий орган», иначе он не сможет заполнить запись. Код класса правила BDT должен использоваться для бюджетных трансфертов. Позвоните в свой основной бюджетный офис, прежде чем пытаться сделать одно из них. Переводы фонда растений: при переводе средств в фонд растений на HSC вы должны заполнить форму фонда растений, приведенную в Приложении 6 или на веб-сайте Бюджетного управления HSC [http://hsc.unm.edu/about/budget/budget. shtml] в разделе «Формы бюджетного управления HSC». Эта форма должна быть подписана, как указано, до утверждения перевода. 1900 - Резервы: для неограниченных индексов оставшаяся сумма [т. Е. Средства, оставшиеся для расходования] или кассовый дефицит [т. Е. Средства, которые вы израсходовали, но не имели] на конец финансового года, переносятся в системе бухгалтерского учета в новый финансовый год. год. Это сумма резервов за год. Это похоже на начальный баланс в вашей чековой книжке. Этот повтор транзакций - это система, созданная системой управления финансовыми системами (FSM) на счете 1900. Записи в журнале не могут быть сделаны с использованием кода счета 1900. Резервы представляют собой фактические доллары, а не бюджет. Код класса правил JBF используется FSM для перемещения этих фактических профицитов или дефицитов на конец года во все неограниченные индексы. 1903 - Изменение записи в резервы: наиболее распространенная запись в счетах резервов включает перемещение баланса от одного индекса к другому для покрытия дефицита в индексе или для финансирования индекса. Еще одна распространенная причина входа в Резервы - закрытие индекса, у которого есть баланс, но не было активности в текущем году; в данном случае единственный счет с балансом - 1900. Еще одна причина для ввода резервов - исправление записей за предыдущий год. Когда после закрытия учетных записей за финансовый год в неограниченном индексе обнаруживается ошибка, которая влияет только на неограниченные индексы, изменение записи в резервах является методом, используемым для исправления ошибки. Эти записи используют учетную запись 1903 с обеих сторон записи. Участвующие индексы должны относиться к одному и тому же уровню Фонда 2 и Уровню программы 2. Если ошибка между кодами счетов в одном индексе, вводить не нужно. Эти записи увеличивают (или уменьшают) остаток на конец предыдущего года в затронутых индексах. Они не влияют на счета расходов, на которых изначально были сделаны записи. Эти записи должны быть хорошо документированы, чтобы можно было идентифицировать исходную исправляемую запись. 1901 - Бюджетное использование резервов: финансирование резервов, которое, как ожидается, будет израсходовано в течение текущего финансового года, заложено в бюджет с кодом счета 1901. Код класса правила BD4 используется для корректировки бюджета. Отрицательные резервы или сокращение средств, которые необходимо потратить в текущем году для покрытия дефицита, также должны учитываться в бюджете с использованием кода счета 1901. 8045 - Записи межведомственной поддержки Эти записи иногда можно использовать, когда записи о распределении и резервах использовать нельзя. Эти записи позволят избежать использования более сложной записи переноса. Как и в случае записей распределения, переноса и резервов, один и тот же код счета [8045 в этих записях] должен использоваться как для дебетовой, так и для кредитной стороны записи. Запись должна быть равна нулю. Кроме того: .  Отдельные позиции, влияющие на любые другие учетные коды, не могут использоваться в совместном предприятии, в котором используется учетный код 8045. .  Существует лимит в 5,000 долларов на транзакцию и 20,000 XNUMX долларов в год на каждый индекс. Это означает, что общая сумма транзакции документа не может превышать 10,000 5,000 долларов США, 5,000 XNUMX долларов США по дебету и XNUMX долларов США по кредиту. .  Любые исключения из этих лимитов должны быть одобрены Центральным бухгалтерией до подачи записи. . Заработная плата не может быть перемещена с использованием кода счета 8045. . Бюджеты для этого аккаунта не разрешены. . Код счета 8045 нельзя использовать с ограниченными индексами. . Должно быть подробное описание типа выставляемых расходов, как и в случае записей о распределении, переносе и резервах. . Код счета 8045 нельзя использовать для покупок на более высоких рынках. . Код счета 8045 не может использоваться для перераспределения транзакций P-Card. Напоминания о связанных бюджетных записях: ДЛЯ ПЕРЕВОДА:. Поле описания для каждой последовательности СП должно включать индекс смещения и код счета в качестве первого набора символов в поле. . Все записи должны быть простыми, а не составными. . Обязательный текст документа должен быть предоставлен. . В ОСНОВНОМ: . Перемещаемое финансирование должно быть предусмотрено в бюджете. Если они не включены в исходный бюджет, подготовьте необходимые бюджетные записи одновременно с фактическим распределением или переносом. Для использования резервов в бюджете необходимо использовать код счета 1901. Только та часть фактических резервов, которую вы предполагаете потратить в текущем финансовом году, закладывается в бюджет с кодом счета 1901. Используйте код класса правил BD4 для записей бюджета резервов и распределения. Используйте код класса правил BDT для проводок трансфертного бюджета. Используйте отчет FORH008, чтобы определить правильную проводку бюджета для переводов и перерасчетов. Помните, что счет расходов 8060 является отчетом по умолчанию; используйте правильный счет расходов. Коды счетов 1900 или 1903 нельзя использовать в проводках бюджета.  Отрицательные резервы также должны быть учтены в бюджете с использованием 1901 и уменьшат общие бюджетные доходы и расходы. FORH008 HSC Transfers Allocation, отчет Hyperion: этот отчет поможет вам в определении типа необходимой записи, распределения или передачи. Этот отчет важен, потому что он дает вам описание, необходимое для записей переноса. Он покажет вам, какой индекс / счет использовать как для фактических долларов, так и для бюджета. Он сообщит вам, должна ли запись быть записью о передаче или распределении, или если запись не разрешена. Он находится в Brio / Finance Reports / F Dept_School_College / F HSC / FORH008 в вашем каталоге Hyperion. Передача vs. Распределение: как определить Движение средств между программами, например, между образовательными программами и исследовательскими программами, является переводом. Перемещения в рамках программ, такие как перевод средств на обучение и общие средства из программы обучения медсестер и общей программы в HSC в программу обучения и общей программы для аптек в HSC, являются ассигнованиями. Структура бухгалтерского учета, используемая UNM, поможет вам определить, какой тип транзакции вы планируете, а отчет FORH008 поможет вам в подготовке записи. Как делать записи: Резервный вход:. Эти записи перемещают доход из одного индекса в другой. . Эти записи также делаются для исправления ошибок предыдущего года, обнаруженных после закрытия года. . Записи о резервах используются ТОЛЬКО, когда все затронутые индексы не ограничены. . Определение правильности записи: o Перемещаете ли вы доход, который является резервами? В этом случае фактические доллары будут находиться на счете 1900. Если они заложены в бюджет, они будут включены в бюджет счета 1901. o Все ли индексы участвуют в одном и том же уровне Фонда 2 и Уровне программы 2? .  Вы переместите деньги на счет 1903. Запись будет иметь 1903 как для дебета, так и для кредита, поэтому общая активность для кода счета равна нулю. Обе стороны записи резервов всегда будут использовать код счета 1903. Они всегда будут обнулять 1903 год. .  Пример: Мэри Смит обнаружила ошибку при покупке оборудования на сумму 14,000 XNUMX долларов в одном из своих неограниченных индексов. В предыдущем году это было сделано по неверному неограниченному индексу [34xxxx]. Она хочет исправить оба задействованных индекса, переместив расходы в правильный неограниченный индекс 21xxxx. Оба индекса относятся к одному и тому же уровню фонда 2 и уровню программы 2. .  Счет резервов: o Выясните, в каком индексе слишком много денег. В этом случае Index 34xxxx имеет слишком большие расходы на 14,000 XNUMX долларов. На их резервном счете не хватает 14,000 XNUMX долларов денег. Если бы расходы были должным образом учтены в предыдущем году, у них было бы на 14,000 XNUMX долларов больше средств для переноса на будущие периоды. Эти 14,000 34 долларов наличными законно относятся к индексу XNUMXxxxx, поскольку именно они действительно заплатили за оборудование по ошибке. o Подсчитайте, что осталось на счете резервов индекса, который должен отказаться от средств: • Чтобы рассчитать, что осталось на счете резервов, возьмите сумму 1900 и 1903. Например, если в индексе 20,000xxxx, код счета 21, есть 1900 1903 долларов США, а в коде счета 8,000 - 12,000 20,000 долларов США, у вас остается 8,000 12,000 долларов США в коде резервного счета, который вы можете переместить [XNUMX XNUMX - XNUMX XNUMX долларов США = XNUMX XNUMX долларов США]. Обратите внимание, что знак +/- Коды счетов доходов противоположны знакам +/- на кодах счетов расходов. Этот баланс в размере 12,000 XNUMX долларов представляет собой деньги, которые можно потратить. Текущее сальдо в 21xxxx: Код класса дебетового кредита счета правила индексации o 21xxxx JE2 1900 20,000 21 o 2xxxx JE1903 8,000 XNUMX XNUMX. o За вычетом двух кодов счетов: 12,000 14,000 o Вам нужно переместить XNUMX XNUMX долларов. Это на 2,000 долларов больше, чем у вас в кодах счетов, связанных с резервами. • Сначала переместите 12,000 XNUMX долларов, которые у вас есть на счете резервов. .  Дебетовый индекс 21xxxx, код счета 1903, для 12,000 8,000 [у вас есть XNUMX XNUMX долларов для начала]. Теперь вы добавите - 12,000 20,000 долларов, в общей сложности - XNUMX XNUMX долларов, когда будет опубликован ваучер на журнал. Это равняется 20,000 1900 долларов, которые у вас были в XNUMX году. Это максимум, что вы можете перенести из этого кода учетной записи. Присудите индексу, получив доход в размере 12,000 XNUMX долларов США. .  Переместите оставшиеся 2,000 долларов, которые вам нужно переместить, с записью о распределении. Код класса дебетового счета правила индексации Код класса дебетового кредита o 21xxxx JE2 1903 12,000 34 o 2xxxx JE1903 12,000 0 1903 o Влияние записи на коды счетов: XNUMX Обратите внимание, что дебет и кредит для этой записи в XNUMX году приводят к перемещению или снятию «нулевых» долларов учетной записи. Это всегда должно быть верно для записей Reservations, allocation или 8045. Влияние ввода на индекс 21xxxx: Код счета индекса Дебетовый кредит o 21xxxx 1900 20,000 21 [существующий] o 1903xxxx 8,000 21 1903 [существующий] o 12,000xxxx 0 34 34 [эта запись] o Сумма, остающаяся в кодах счета резервов: 1900 долл. США Влияние записи на индекс 34xxxx : Индексный код счета Дебетовый кредит o 1903xxxx 12,000 o 34xxxx 12,000 XNUMX XNUMX o Сумма финансирования перенесена на XNUMXxxxx: XNUMX XNUMX долларов США Запись о распределении:.  Определите, является ли это правильной записью: o Вы перемещаете доход, который распределяется в рамках одного и того же уровня Фонда 2 и Уровня программы 2, но по разным индексам. o Вы перемещаете финансирование, не указанное в коде счета резервов. o Если вы переводите клиническую выручку в индекс дочернего отдела, см. Приложение 2 - Коды счетов распределения клинических доходов и соответствующее объяснение. .  Обычно вы будете использовать код счета 1660 как дебетовый и кредитный для этой записи. Посмотрите в списке кодов счетов [см. Приложение 2] другие коды счетов. Выберите код счета, соответствующий типу выделяемого финансирования. . Ваша запись всегда будет приводить к обнулению общей активности для кода счета. . Имеет ли индекс (не счет) сумму в долларах, которую вы хотите выделить, оставаясь в неизрасходованных бюджетных долларах? . В приведенном выше примере вы списываете 21xxxx с кода счета 1660 на сумму 2,000 долларов. Вы будете кредитовать индекс, получающий финансирование, в размере 2,000 долларов. Код класса дебетового кредита правила индексации o 21xxxx JE2 1660 2,000 34 o 2xxxx JE1660 2,000 0 21 o Эффект записи на счет: 2 Суммарное влияние этих двух записей на оба индекса: Код класса дебетового кредита счета правила индекса o 1903xxxx JE12,000 21 2 1660 o 2,000xxxx JEXNUMX XNUMX XNUMX.   Код класса дебетового кредита правила индексации o 34xxxx JE2 1903 12,000 34 o 2xxxx JE1660 2,000 2,000 21 В индексе XNUMXxxxx должно быть не менее XNUMX XNUMX долларов бюджетных ассигнований и неизрасходованных средств; в противном случае часть распределения этой записи не может быть выполнена. Обратите внимание, что НИКАКИЕ СЧЕТА РАСХОДОВ не были затронуты, хотя это корректировка расходов по сравнению с предыдущим годом. Трансферная запись:.  Определите, правильная ли запись. o Перемещаете ли вы доллары, которые выделяются другому Фонду уровня 2 и / или Уровня программы 2? Затем сделаете трансферную запись. o Вы будете использовать код учетной записи для переноса между 11xx и 12xx. .  Используйте соответствующий код учетной записи, чтобы сделать запись. Запрещается вводить какие-либо записи о форвардном бюджете или распределении, которые перекрещиваются с кодами уровня 2 Фонда и / или кодами уровня 2 программы. Пример: вице-президент исследовательского отдела Мэри Смит согласился поддержать клинический аутрич-проект с финансированием в размере 5,000 долларов. Финансирование VP будет поступать из индекса 406009, фонда 3U0023, программы P161. Проект клинической помощи реализуется Министерством семейной и общинной медицины Index 160010, Фонд 3U0029, Программа P171. Этой поддержки не было в первоначально представленном бюджете. . Запустите отчет FORH008 для двух индексов. Следуйте инструкциям по отчету, чтобы сделать запись. Используйте в точности описательный текст, напечатанный в отчете. . Запись: Актуально: Правило индексации Дебетовый кредит СП Краткий код класса Код Описание 406009 JET 11E0 5,000 160025-11C0 160025 JET 11C0 5,000. 406009-11E0 Бюджет: счет правила индекса (-) Bud (+) Bud JV Краткий код класса Код Описание Уменьшение Увеличение 406009 BDT 11E0 -5,000 160025-11C0 406009 BDT 8060 * -5,000 160025-8060 * 160025 BDT 11C0 5,000 406009-11E0 160025 БДТ 8060 * 5,000. 406009-8060 * * обратите внимание, что 8060 - это код учетной записи по умолчанию. Используйте здесь соответствующий код учетной записи. 8045 Запись межведомственной поддержки:.  Предел для 8045 записей составляет 20,000 5,000 долларов в год на индекс. Ни одна запись не может превышать XNUMX долларов. .  Иногда необходимо переместить средства, но это невозможно сделать с помощью записи «Резервы» или «Распределение». Они достаточно малы, чтобы соответствовать требованиям 8045. Когда это происходит, вы иногда можете сделать запись 8045-Interdepartmental Support вместо перевода. .  Иногда это происходит, когда вы исправляете транзакции предыдущего года. .  Пример: Роджер Джонс имеет индекс 49xxx3, фонд 3U0023; Программа P161, которую необходимо закрыть. Его текущий баланс убытков составляет 87.52 доллара. Его нельзя закрыть до тех пор, пока баланс индекса не станет нулевым. Департамент желает закрыть индекс, финансируя дефицит за счет неограниченных средств заведующего отделом в индексе 49xxx7, фонд 3U0303, программа P171. Индекс заведующего кафедрой относится к программе и фонду другого уровня 2, чем индекс, который необходимо закрыть. .  Роджер отправляет следующую запись: Дебетовый кредит индексного счета o 49xxx7 8045 87.52 o 49xxx3 8045 87.52. В результате баланс 49xxx3 обнуляется, и индекс можно закрывать. Статьи бюджета:. Записи в бюджете должны быть в целых долларах. Никаких центов. . Индекс «выдачи» средств [эта дебетовая запись заносится в Журнал с отрицательным знаком; бюджет этого счета сокращается] должно быть достаточно денег, чтобы покрыть вход. [то есть, если текущий бюджет составляет 9,000 долларов, а фактические расходы составляют 500 долларов и есть обременение в 1,500 долларов, то остается только 7,000 долларов (9,000-500-1,500 долларов = 7,000 долларов), и только 7,000 долларов можно переместить]. .  ПОМНИТЕ: если вы переводите финансирование из индекса (или в него), вы также должны переместить ту же сумму расходов из индекса (или в него). Бюджет должен оставаться сбалансированным. .  В случае сумм резервов используйте код счета 1901 и класс правил BD4 для перемещения финансирования из одного индекса в другой. Если вы хотите потратить не предусмотренные в бюджете деньги из резервов, которые находятся в 1900 году, вы должны запланировать использование финансирования в коде счета1901. Обратитесь к вашему отчету Hyperion, чтобы узнать, сколько использования резервов в настоящее время предусмотрено в бюджете. .  В случае сумм распределения, которые используют коды счетов 16xx, используйте ОДИН код счета с кодом класса правил BD4, чтобы переместить достаточно бюджета для покрытия записи. Вы хотите переместить в индекс фактические расходы предыдущего года в размере 3,000 долларов в качестве записи распределения. Вы по-прежнему ожидаете, что расходы в размере 2,000 долларов, изначально заложенные в бюджет, произойдут позже в этом году. Вы ДОЛЖНЫ перевести 1,000 долларов бюджетных денег на покрытие 3,000 долларов расходов, которые вы переводите. 1,000 долларов, добавленные к существующим 2,000 долларов, будут равны 3,000 долларов, в которые вы въезжаете. Вы ДОЛЖНЫ перевести 3,000 долларов бюджетных денег, чтобы покрыть все 3,000 долларов расходов, и оставить текущую бюджетную сумму в 2,000 долларов. Это покроет 2,000 XNUMX долларов расходов, которые ожидаются позже в этом году. .  В случае сумм перевода, которые используют коды счетов от 11xx до 12xx, используйте соответствующий код счета с кодом класса правил BDT, чтобы переместить достаточно бюджета, чтобы покрыть проводку. Используйте отчет FORH008, чтобы определить, как ввести свой бюджет. .  Крайний срок для всех бюджетных статей, связанных с переводами, - 31 марта. Пример 1: Департамент имеет фактические резервы в индексе государственной службы в размере 25,000 15,000 долларов. Они намерены потратить XNUMX XNUMX долларов из оставшейся суммы в текущем финансовом году. Запись бюджета с использованием кода класса правил BD4 будет завершена следующим образом: Уменьшение увеличения кода счета индекса 3-XXXXX 1901 +15,000 Увеличение дохода 3-XXXXX 3100 + 5,000 3-XXXXX 3820 + 2,000 Расходы также увеличиваются на 15,000 долларов 3-XXXXX 8060 + 8,000 Пример 2: Департамент имеет отрицательные фактические резервы в индексе государственной службы - 15,000 XNUMX долларов. Они планируют восполнить этот дефицит в размере 5,000 долларов в текущем финансовом году. Запись бюджета с использованием кода класса правил BD4 должна быть завершена следующим образом: Уменьшение увеличения индекса счета 3-XXXXX 1901 Уменьшение доходов -5,000 3-XXXXX 3100-4,000 3-XXXXX 3820 Уменьшение расходов -1,000 из 5,000 общих ошибок ваучерах журнала избегать: .  Не используйте «выделить» в тексте записи журнала переводов. .  Не используйте слово «перенос» в тексте записи журнала распределения. .  Создание резервов или записи распределения, которая пересекает фонды уровня 2 или программы уровня 2. .  Отправка распределения записи журнала резервов, в которой используются разные коды счетов, используемые в одной и той же записи. .  Использование кодов счетов распределения, которые не отражают тип выделяемого финансирования.  Попытка переместить больший баланс, чем есть в наличии. .  Попытка без ограничений переместить исправляющие записи за предыдущий год в их исходный код счета. Они должны быть перемещены в код резервного счета [1903] в качестве дебета и кредита для соответствующих индексов. .  Дебет не равен кредиту. .  Подача записей о распределении, резервах или переносе вместо переноса расходов текущего года в соответствующий индекс. .  В статьях бюджета доходы не равны расходам. .  В статьях бюджета 16xx не обнуляется. .  В проводках бюджета средства индекса и кода счета перемещаются «из» недостаточно средств. Отрицательный баланс НЕ МОЖЕТ быть результатом. Блок-схема - перевод или перераспределение? Выполните поиск индекса F. Нет отчета Hyperion. Обратите внимание на фонд и программу для каждого индекса.   ПЕРЕДАЧА Да Является ли код программного уровня 2 одинаковым для обоих индексов? Нет Нет Имеются ли программные коды уровня 2 в инструкциях и общих правилах? Да ПЕРЕВОД Приложение 1 - Исключения при распределении средств на входе Уровень фонда Исключения на уровне программы 2 2 Учебные и общие программы с P09 по P14 допустимы; однако не может пересекать университетские городки. Приложение 2 - Коды счетов Резервные коды счетов Код счета Название Описание 1900 Резервы Только для использования в системе. Остаточная заработанная сумма перенесена с предыдущего финансового года. Только для фактических данных, а не для бюджета. 1901 Бюджетное использование резервов Бюджетное использование резервов. Сумма перенесенного излишка или дефицита, которую планируется израсходовать или возместить в текущем году. 1903 Изменение резервов Используется для перемещения суммы резервов с кодом счета 1900 (Резервы) из одного индекса в другой индекс. Участвующие индексы должны относиться к одному и тому же Уровню Фонда 2 или Уровню Программы 2. Код счета 1903 должен использоваться для дебета и кредита в любой такой записи. Contact your accounting office if you have questions.  Allocation Account Codes  Account  Code  Title  Description  1600  Allocations Earned